Documentos Públicos o Privados Gestor Documental
Si necesitas que un empleado pueda descargar documentos que hayas cargado en el Gestor Documental desde su aplicación de Gestión de Personas, es necesario que dichos documentos se encuentren configurados como Públicos.
De esta manera, los documentos estarán disponibles para su descarga a través del Portal del Trabajador.
Para revisar y configurar los documentos, debes ingresar a la siguiente ruta:
Gestor Documental (1) → Listado de Documentos (2) → Seleccionar un Espacio de Trabajo (3) → Entrar al Espacio de Trabajo (4).
En Listado de Documentos, se visualizarán todos los documentos ingresados en el módulo Gestor Documental, correspondientes al mes seleccionado en el filtro.
Por defecto, al cargar un documento en el Gestor Documental, este queda configurado con estado Privado. Esto significa que el documento no estará disponible para su descarga por parte del trabajador desde su Portal del Trabajador o APP.
Para que el documento sea visible y pueda ser descargado por el trabajador, debes cambiar su estado a Documento Público.
Al configurar el documento como Documento Público, este quedará disponible para el trabajador en su APP o Portal del Trabajador, permitiéndole descargarlo cuando lo necesite.
Una vez que presiones Publicar Documento, el sistema mostrará un mensaje de éxito, confirmando que la acción se realizó correctamente.
Además, el estado del documento cambiará a Público: Sí, lo que indica que el documento ya se encuentra disponible para que el trabajador pueda visualizarlo y descargarlo desde su APP o Portal del Trabajador.
Visualización del documento en el Portal del Trabajador
Una vez que el documento ha sido publicado, este estará disponible para el trabajador en su Portal del Trabajador.
Al ingresar al portal, el trabajador debe dirigirse a la opción Mis Documentos, donde podrá visualizar los documentos que han sido publicados y que se encuentran disponibles para su descarga.
Al ingresar a Mis Documentos, el trabajador visualizará las carpetas que contienen documentos disponibles para su consulta.
Al presionar la carpeta, se mostrarán los documentos que se encuentran disponibles. El trabajador podrá seleccionar el documento que necesite y descargarlo directamente desde el Portal del Trabajador.
Así de fácil es dejar disponibles los documentos cargados en Gestor Documental para que los trabajadores puedan visualizarlos y descargarlos desde su Portal del Trabajador.