Si se cuenta con la integración API con rindegastos, debemos dirigirnos al módulo de contabilidad y presionar la opción Rindegastos:
Una vez presionemos esta opción encontraremos un listado con el reporte de gastos, el cuál cuenta con diversos filtros:
Fecha de inicio y Fecha de Término: permite filtrar por un rango de fechas en particular.
Centralizado: Nos permite filtrar por todos los documentos, por los que estén centralizados y los que no cuenten con centralización (opciones Todos, Sí, No).
Filtro: nos permite realizar búsquedas por palabras claves contenidas en el título, ID, N° o un colaborador en particular.
En el listado de reportes de gastos se mostrarán los informes aprobados o cerrados de las rendiciones de gastos los cuales hayan sido importados al ERP mediante la API, si las configuraciones están correctamente realizadas se centralizarán y aparecerá un check en la columna "Centralizado".
En los tres puntos de cada reporte aparecerán algunas opciones. Si la rendición está centralizada, nos permitirá ver el detalle de gastos o eliminar el comprobante contable.
Desde los tres puntos en caso que en la columna Centralizado nos indique no lo está podremos también centralizar.
Adicionalmente a esto, en este menú contamos con la opción de Configuración.
En esta parte es que debemos definir la centralización contable de las rendiciones, con la opción Centralización.
La sección de Centralización cuenta con tres pestañas:
Categoría: en esta parte debemos definir las cuentas contables en que se deben centralizar las rendiciones de categorías de gastos, indicando la cuenta al debe y haber. Esto sólo aplica para gastos que provienen de vouchers o boletas.
Para configurar las cuentas presionamos en los tres puntos la opción Configurar.
Si deseamos eliminar una categoría de gastos, debemos presionar Eliminar.
Categoría (facturas): En esta parte se deben indicar las cuentas contables por el debe y haber para la centralización de las categorías de rendiciones de gastos que provengan de facturas.
Centro de Costos: Se deben parear los centros de costos con los que tengamos creados en el ERP para que el sistema los pueda asignar al centralizar en caso de que las cuentas contables cuenten con este análisis.
Para parear el centro en caso que Centro de negocios esté vacío o con un centro incorrecto, se presiona en los tres puntos la opción Configurar.
Se abrirá una ventana donde debemos buscar el centro de negocios del ERP a parear.
Y luego presionamos Guardar.
En configuración también contamos con el apartado de Permisos.
En Permisos podremos establecer qué usuarios tienen acceso o quitar accesos si es que ya estaban con este privilegio.
Para ello debemos presionar en los tres puntos en el usuario: la opción Quitar Acceso o Habilitarlo.
Por último, en la Configuración contamos con la opción General.
En ella podemos definir con cuál comprobante contable queremos que se centralicen las rendiciones de gastos, si queremos centralizar o no gastos asociados a Facturas, almacenar nuevos empleados o proveedores con puntos y si deseamos usar centros de costos asociados a gastos o trabajadores.
Esta definición la realiza cada empresa, seleccionando las opciones que requieran en las listas desplegables.
