1. ¿Qué es el Asistente IA de Ventas?
El Asistente IA de Ventas es un agente conversacional integrado al módulo Venta Nova de Defontana ERP. Permite consultar, analizar y gestionar información de ventas directamente a través de una interfaz de chat en lenguaje natural, sin necesidad de navegar por menús ni conocer la estructura del sistema.
El asistente se conecta en tiempo real a los datos de tu empresa: documentos de venta, clientes, pedidos, vendedores y métricas. Todo lo que muestra proviene directamente del ERP.
¿Qué puede hacer el asistente?
• Buscar y mostrar el detalle de cualquier documento de venta (facturas, boletas, notas de crédito, guías)
• Analizar el desempeño de ventas con KPIs, comparaciones y proyecciones
• Gestionar pedidos: ver estado, aprobar, rechazar y anular
• Generar informes en Excel, gráficos interactivos y archivos descargables
• Enviar reportes por email
• Programar tareas automáticas recurrentes (reportes diarios, alertas, etc.)
ℹ️ | El asistente NO inventa información. Si no encuentra datos en el sistema, te lo indica claramente. |
2. ¿Quién puede usarlo?
El acceso al Asistente IA está controlado por permisos configurados por el administrador del sistema. Existen dos niveles:
Nivel | Permiso requerido | Qué habilita |
Empresa | Tiene Acceso ModoIA | Botón "Consultar IA" en el listado de documentos V2 |
Usuario | Tiene Acceso ModoIA | Chatbot integrado en el formulario de ventas V2 |
Perfiles de usuario habilitados
Perfil | Uso principal | Acceso típico |
Gerente de Ventas | Métricas, proyecciones, rankings de vendedores | Completo |
Vendedor | Consulta documentos de sus clientes y pedidos | Panel embebido en formulario |
Supervisor de Operaciones | Gestión de pedidos y documentos | Completo |
Ejecutivo de Cuentas / Cobranzas | Deuda de clientes, historial, recordatorios | Completo |
Soporte al cliente | Busca documentos para resolver consultas | Acceso limitado |
⚠️ | Si no ves el botón "Consultar IA" o el panel de chat, contacta a tu administrador de sistema para que habilite el permiso correspondiente. |
3. Cómo acceder
El asistente está disponible en dos modalidades dentro de Venta Nova V2:
3.1 Modo pantalla completa
• Ingresa a Venta Nova desde el menú principal del ERP
• Asegúrate de estar en la Versión nueva (V2) — si no lo estás, haz clic en "Versión nueva" (esquina superior derecha)
• En el listado de documentos, abre el menú de opciones (⋮ tres puntos) de cualquier documento
• Selecciona "Consultar IA"
• Se abrirá el chat en pantalla completa con el contexto del documento seleccionado
3.2 Panel embebido en formulario
Cuando estás en el formulario de creación o consulta de un documento (V2), el asistente aparece como un panel lateral de 380px a la derecha del formulario. Esto te permite hacer preguntas sobre el documento mientras lo editas, sin salir de la pantalla.
4. La interfaz del chat
Elementos de la pantalla
Elemento | Descripción |
Campo de texto | Donde escribes tu consulta o pregunta |
Botón enviar | Envía el mensaje (también puedes presionar Enter) |
Burbuja del asistente | Respuesta en Markdown con tablas, listas y gráficos |
Burbuja del usuario | Tu consulta mostrada en naranja (#FF5100) |
Botón 👍/👎 | Califica la respuesta del asistente |
Botón historial 🕐 | Abre el panel lateral con conversaciones anteriores |
Botón workspace 📁 | Archivos generados por el agente (informes, gráficos) |
Sugerencias contextuales
Al final de cada respuesta, el asistente sugiere 2 a 4 acciones relacionadas con lo que acabas de consultar, por ejemplo:
• ¿Quieres ver el estado FEL de este documento?
• Mostrar la deuda pendiente de este cliente
• Generar un PDF tributario de este documento
Archivos generados (links en el chat)
Cuando el asistente genera un archivo, aparece un link de descarga directamente en la respuesta:
• 📊 Ver gráfico interactivo → abre el gráfico en un panel dentro del chat
• ⬇️ Descargar → descarga el archivo a tu computador
• 📄 Descargar Informe → para Excel o PDF
5. Capacidades principales
5.1 Consultar documentos de venta
Puedes pedir al asistente que muestre el detalle completo de cualquier documento: facturas, boletas, notas de crédito/débito, guías de despacho, cotizaciones.
💬 Ejemplos de consultas — Documentos |
→ Muéstrame la factura 12345 |
→ ¿Cuál es el estado FEL de la factura 45123? |
→ ¿Está pagada la factura 12345? |
→ ¿Qué notas de crédito tiene esta factura? |
→ ¿En qué estado está la eliminación del documento 9988? |
Información que muestra:
• Encabezado: cliente, RUT, vendedor, fecha, condición de pago
• Detalle: productos, cantidades, precios unitarios, totales
• Estado FEL: envío al SII, errores, estado de aceptación
• Estado de pago: si está pagada o tiene deuda pendiente
• Referencias: notas de crédito/débito asociadas
5.2 Buscar ventas
Puedes buscar documentos con diferentes filtros en lenguaje natural.
💬 Ejemplos de consultas — Búsquedas |
→ Busca las ventas de enero 2026 |
→ Facturas del cliente 12.345.678-9 del último mes |
→ ¿Qué vendimos la semana pasada? |
→ Muéstrame las boletas entre el 1 y el 15 de mayo |
→ ¿Cuántos documentos tiene el vendedor Martínez? |
💡 | Si hay más de 20 resultados, el asistente te pregunta si quieres ver más o exportar a Excel. |
5.3 Analizar KPIs y métricas
El asistente puede hacer análisis conversacionales de métricas de venta directamente en el chat, con contexto e interpretación.
💬 Ejemplos de consultas — KPIs |
→ ¿Cómo van las ventas de hoy? |
→ Compara las ventas de este mes vs el mes anterior |
→ ¿Cuánto voy a facturar este mes? |
→ ¿Quiénes son los mejores clientes del trimestre? |
→ ¿Hay anomalías en las ventas de esta semana? |
→ Rendimiento de los vendedores de este mes |
Tipos de análisis disponibles:
Análisis | Qué muestra |
Resumen del día | Total facturado, top clientes, top vendedores, documentos por tipo |
Comparación de períodos | Variación % entre dos períodos con driver principal |
Proyección de facturación | Estimación del cierre del mes |
Pronóstico | Tendencias futuras basadas en historial |
Anomalías | Documentos duplicados o valores fuera de rango |
Pipeline | Cotizaciones + pedidos pendientes de facturar |
Ciclo de venta | Tiempo promedio pedido → factura |
Análisis de descuentos | Dónde y cuánto se descuenta |
ℹ️ | Para análisis con muchos datos o períodos mayores a 90 días, usa la función de informes en Excel (ver sección 5.6). El análisis en el chat está optimizado para respuestas rápidas. |
5.4 Gestionar pedidos
Puedes consultar y gestionar el estado de los pedidos de venta sin salir del chat.
💬 Ejemplos de consultas — Pedidos |
→ Muéstrame los pedidos pendientes de la empresa |
→ ¿Cuál es el estado del pedido 4587? |
→ Aprueba el pedido 4587 |
→ Rechaza el pedido 9902 con motivo 'precio incorrecto' |
→ Anula el pedido 5544 |
Acción | Descripción |
✅ Aprobar | Avanza el pedido al siguiente estado |
❌ Rechazar | Devuelve el pedido con comentario |
🚫 Anular | Cancela el pedido (acción irreversible) |
🔒 Cerrar | Cierra el pedido sin facturar |
⚠️ | Antes de aprobar, rechazar o anular un pedido, el asistente SIEMPRE pide confirmación. No realizará cambios sin tu aprobación explícita. |
5.5 Gestión de clientes
El asistente puede buscar clientes, mostrar su historial y comportamiento de compra, e identificar oportunidades comerciales.
💬 Ejemplos de consultas — Clientes |
→ Busca el cliente con RUT 12.345.678-9 |
→ Vista 360 del cliente Empresa ABC |
→ ¿Cuáles son los clientes que no compran hace más de 60 días? |
→ Top 10 clientes por monto vendido este año |
→ ¿Qué le puedo vender al cliente Empresa ABC? |
→ ¿Cuánto le debe el cliente 12.345.678-9? |
Vista 360 de cliente incluye:
Métrica | Descripción |
Total comprado (12 meses) | Monto histórico del año |
Documentos emitidos | Cantidad total de documentos |
Último documento | Tipo, folio y fecha del último documento |
Deuda pendiente | Monto vencido + por vencer |
Top productos | Productos más comprados con frecuencia |
Frecuencia de compra | Promedio en días entre compras |
5.6 Generar informes en Excel
Para datos completos y períodos largos, el asistente puede generar informes descargables en formato Excel.
Informe | Descripción |
Libro de ventas | Registro mensual para SII |
Resumen de ventas | Resumen ejecutivo por período |
Ranking de clientes | Clientes ordenados por monto facturado |
Ranking de vendedores | Vendedores ordenados por desempeño |
Comisiones de vendedores | Cálculo de comisiones por período |
Cuentas por cobrar | Documentos pendientes de pago |
Estado de clientes | Análisis completo de la base de clientes |
💬 Ejemplos de consultas — Informes Excel |
→ Genera el informe de ventas de enero 2026 |
→ Quiero el libro de ventas de mayo |
→ Genera el ranking de clientes del primer trimestre |
→ Informe de comisiones de los vendedores del semestre |
→ ¿Ya está listo el informe que pedí? |
Flujo de generación:
• 1. El asistente solicita la generación al sistema
• 2. Si el informe ya existe, lo muestra directamente (no genera uno nuevo)
• 3. Si está en proceso, te avisa: "El informe está siendo generado. Cuando esté listo puedes preguntarme '¿ya está listo?'"
• 4. Una vez listo, aparece el link de descarga en el chat
5.7 Generar gráficos y archivos
El asistente puede crear gráficos interactivos y archivos en distintos formatos descargables.
Formato | Cuándo usar |
HTML (gráfico interactivo) | Dashboards visuales con zoom y hover |
Excel | Datos tabulares para análisis |
CSV | Datos para importar en otras herramientas |
Informes formales para imprimir o compartir |
💬 Ejemplos de consultas — Gráficos |
→ Genera un gráfico de ventas por mes del último trimestre |
→ Muéstrame un gráfico de torta con el mix de documentos |
→ Crea un gráfico comparando este mes vs el anterior |
→ Genera un CSV con las ventas de enero |
💡 | Los gráficos HTML incluyen zoom, hover con valores exactos, y botón para descargar como PNG o CSV. Utilizan los colores corporativos Defontana. |
5.8 Procesar archivos adjuntos
Puedes adjuntar archivos al chat para que el asistente los analice y los compare con los datos del ERP.
Tipo | Extensiones | Qué puede hacer |
Extraer texto, resumir, identificar datos | ||
Excel | .xlsx, .xls | Leer datos tabulares, analizar columnas |
CSV | .csv | Procesar datos, calcular totales |
Texto | .txt | Leer y resumir contenido |
Imágenes | .png, .jpg | Describir el contenido visual |
💬 Ejemplos de uso — Archivos adjuntos |
→ [Adjunto lista_de_precios.xlsx] Compara estos precios con los que tienen mis clientes en el ERP |
→ [Adjunto factura_proveedor.pdf] Extrae los datos y verifica si el cliente existe en el sistema |
→ [Adjunto reporte_ventas_externo.csv] Cruza estos datos con mis ventas del mismo período |
⚠️ | Los archivos adjuntos tienen un límite máximo de 50MB. Para archivos más grandes, divídelos antes de adjuntarlos. |
5.9 Programar tareas automáticas
Puedes programar al asistente para que ejecute consultas o análisis de forma automática en un horario determinado.
Frecuencia | Ejemplos |
Diaria | "Todos los días a las 8am" |
Semanal | "Cada lunes a las 9am" |
Mensual | "El primer día de cada mes" |
Una sola vez | "El 15 de julio a las 10am" |
💬 Ejemplos de consultas — Tareas automáticas |
→ Mándame el resumen de ventas de hoy todos los días a las 9am |
→ Programa un reporte semanal de los 10 mejores clientes |
→ Avísame el primer día de cada mes con el total facturado del mes anterior |
→ ¿Qué tareas tengo programadas? |
→ Pausa el reporte diario de ventas |
⚠️ | Las tareas programadas siempre piden confirmación antes de crearse o eliminarse. |
5.10 Comunicación: email
El asistente puede enviar información directamente por email sin salir del chat.
💬 Ejemplos de consultas — Email |
→ Envía el informe de ventas de hoy por email a mi jefe |
→ Manda el análisis de KPIs a gerencia@empresa.cl |
→ Envía el ranking de clientes por correo |
ℹ️ | Para enviar emails, el servidor de correo debe estar configurado previamente en los parámetros del sistema. |
6. Workspace — archivos generados
El workspace es el repositorio de archivos que el asistente genera para tu empresa: informes, gráficos, exportaciones y documentos.
Acceso al workspace
Haz clic en el ícono de carpeta (📁) en la barra superior del chat para abrir el modal del workspace.
Pestañas del workspace
• Mis archivos: archivos generados por ti en sesiones anteriores
• Archivos de empresa: archivos generados por cualquier usuario de la empresa
💬 Consultar el workspace desde el chat |
→ ¿Qué archivos tengo guardados? |
→ Busca el informe de ventas de enero que generé la semana pasada |
→ Abre el gráfico de KPIs del trimestre |
ℹ️ | Los archivos del workspace permanecen disponibles entre sesiones por 30 días. Después de ese período pueden no estar disponibles para descarga. |
7. Historial de conversaciones
El asistente mantiene historial de tus conversaciones anteriores, organizado por sesión.
Ver el historial
Haz clic en el ícono de historial (🕐) en la barra lateral del chat para abrir el panel de conversaciones anteriores. Cada conversación muestra:
• Título de la sesión (generado automáticamente)
• Fecha de la última interacción
• Preview del último mensaje
• Número de mensajes
Memoria del asistente
El asistente tiene memoria entre conversaciones. Esto significa que:
• Recuerda preferencias que hayas mencionado anteriormente
• Puede hacer referencia a análisis previos si los mencionas
• No necesitas repetir el contexto de tu empresa en cada sesión
8. Guías por perfil de usuario
👔 Gerente de Ventas
Objetivo: Monitoreo diario y análisis estratégico del negocio.
💬 Consultas recomendadas para Gerente de Ventas |
→ Buenos días, ¿cómo van las ventas de hoy? |
→ Compara las ventas de este mes vs el mismo mes del año anterior |
→ ¿Qué vendedores están por debajo de su meta? |
→ Proyección de cierre del mes |
→ Genera un gráfico con la evolución de ventas del trimestre |
→ Programa un reporte de KPIs todos los días a las 8:30am |
🧑💼 Vendedor
Objetivo: Consultar documentos de clientes y gestionar pedidos propios.
💬 Consultas recomendadas para Vendedor |
→ ¿Está pagada la factura 12345 del cliente ABC? |
→ Muéstrame las ventas del cliente Empresa XYZ de los últimos 3 meses |
→ ¿Cuál es el estado del pedido 4587? |
→ ¿Qué le puedo ofrecer al cliente Empresa XYZ la próxima visita? |
→ ¿Qué clientes no me han comprado en los últimos 30 días? |
🛠️ Supervisor de Operaciones
Objetivo: Gestión de documentos, pedidos y estado de facturación electrónica.
💬 Consultas recomendadas para Supervisor de Operaciones |
→ ¿Hay documentos con errores FEL activos? |
→ Listado de pedidos pendientes de aprobación |
→ ¿Cuál es el estado de la eliminación de la factura 9988? |
→ Busca documentos en estado FAILED de esta semana |
→ Aprueba el pedido 4587 |
💼 Ejecutivo de Cuentas / Cobranzas
Objetivo: Deuda de clientes, recordatorios y análisis de cartera.
💬 Consultas recomendadas para Ejecutivo de Cuentas |
→ ¿Cuánto debe el cliente 12.345.678-9? |
→ Listado de clientes con deuda vencida mayor a 30 días |
→ Envía recordatorio de pago al cliente ABC |
→ Clientes que no compran hace más de 90 días |
→ Genera el informe de cuentas por cobrar del mes |
📞 Soporte al Cliente
Objetivo: Responder consultas de clientes sobre documentos y estados del sistema.
💬 Consultas recomendadas para Soporte al Cliente |
→ El cliente dice que no le llegó la factura 12345, ¿cuál es el estado? |
→ ¿Por qué el documento 9988 fue anulado? |
→ El cliente tiene problemas con la NC 456, ¿a qué factura hace referencia? |
→ ¿Está en proceso la eliminación del pedido 7733? |