La Firma Digital permite firmar documentos de manera remota, optimizando y agilizando el proceso de firma. Este mecanismo incorpora tres niveles de seguridad que deben cumplirse para completar la firma de un documento.
Los niveles de seguridad son los siguientes:
Cédula de Identidad: Requiere el ingreso del número de serie de la cédula de identidad del firmante.
Validación de Identidad mediante Preguntas: Consiste en la verificación de datos personales del firmante a través de preguntas previamente configuradas en la plataforma de Firma Digital.
Firma Electrónica Avanzada: Corresponde al nivel más alto de seguridad, ya que exige el uso de la Clave Única del usuario. Este mecanismo garantiza que la firma sea realizada exclusivamente por el titular correspondiente.
Para Ingresar al Módulo de Firma Digital debemos ir a: Firma Digital (1)
En la sección de Archivos, podrá visualizar los documentos firmados por la empresa. Puede aplicar Filtro por Nombre de Documento (1), Filtro por Fecha de Emisión del Documento (2), o Filtro por Estado de Documento (3) (Todos, Firmados, por Firmar o Firmado por mí).
En el Boton acciones si eres el usuario administrador te saldran estas 6 opciones:
En la sección Ingresar usuario, podrás crear nuevos firmantes
Seleccionar si tiene rut, DNI o N° de pasaporte.
Rut
Email
Nombre
Apellidos
Teléfono
Una Vez completada la información seleccionamos el botón "Finalizar" Nos arrojara el siguiente mensaje:
Y listo el firmante quedara creado.
2. En la sección Subir documento, podrá cargar un archivo para su firma digital y posteriormente enviarlo a los firmantes correspondientes.
Una vez dentro el sistema nos da la opción de arrastrar o adjuntar el documento de su equipo y seleccionar "Siguiente"
Luego de ingresado el documento se procede a ingresar las personas firmantes, para ello solo debemos digitar parte del rut o nombre y el sistema auto completa la información.
En la parte inferior sección "Nivel de Seguridad"
Cédula de Identidad: Firma Simple Validación con Numero de Serie.
Validación de Identidad Mediante Preguntas: Preguntas Personales del Firmante.
Firma Electrónica Avanzada: Firmar con Clave Única.
Por Ultimo Seleccionamos "Finalizar"
3. En la sección Administrar Permisos, podrá acceder al listado de usuarios, el cual incluye su nombre, RUT y correo electrónico. Además, podrá configurar el nivel de acceso de cada usuario. Las opciones de acceso que se pueden configurar son:
Puede Subir Documentos.
Puede Crear Usuarios.
Puede administrar permisos.
Puede eliminar cualquier documento pendiente.
Puede ver todos los documentos de la empresa.
Utiliza mensaje s de Texto (SMS) en vez de email. (Esta Opción se puede asignar al momento de crear al usuario)
Ademas podras filtrar por nombre rut de la persona y por permiso del usuario
4. En la sección Mis Datos, podrá visualizar la información asociada a la cuenta con la que ha iniciado sesión en Firma Digital.
5. En la sección “Mis Carpetas”, podrá visualizar todas las carpetas de empleados creadas en la plataforma de firma, así como los documentos asociados que han sido enviados a firma para cada persona.
5. En la sección “Generar Reportes”, podrá obtener un informe de los documentos cargados en la plataforma de firma digital. Para ello, deberá aplicar filtros por rango de fechas, lo que permitirá visualizar el conjunto de documentos correspondiente al período seleccionado.
Si requiere identificar únicamente los documentos pendientes de firma, deberá seleccionar la opción “Documentos pendientes”.
Finalmente, solo deberá descargar el archivo para obtener el reporte generado.
Si desea obtener más información sobre este módulo, le proporcionamos un enlace a un video que explica el tema: