「DENTISをもっとうまく使いこなしたい」「せっかく導入したのに、結局アナログな運用から脱却できない」……そんなお悩みをお持ちの医院様は多いのではないでしょうか。
本記事では、DENTISのメッセージ機能を活用して自院の課題を洗い出し、「業務効率化」と「高い患者満足度」を両立された福岡県・しのくま歯科診療所様の取り組みをご紹介します。
NPSアンケート(顧客満足度調査)を起点とした改善により、来院から診療までの待ち時間を15分から5分へ短縮し、受付の電話対応を47%削減するという劇的な効果を生み出しました。明日からすぐに真似できる具体的なノウハウや設定ポイントも解説しますので、ぜひ自院の運営にお役立てください。
自院の「隠れた課題」を発見!きっかけはメッセージ機能での「NPSアンケート自動送信」
しのくま歯科診療所様では、DENTISを導入して3年が経つものの、当時はまだ「便利になった」という実感が持てない状態が続いていました。転機となったのは、他院(松岡歯科様)の事例動画です。アプリでの自動チェックイン、事前問診、チェアサイド会計などの先進的な運用に衝撃を受け、自院でもスマートデンタル化を目指してさまざまな施策に挑戦しました。しかし、他院の事例を真似て試作を重ねても、井上院長の中では「本当に患者様の役に立っているのか?」という疑問が残り、明確な手応えを得られずにいました。
そこで院長は、施策の効果を検証するためにNPSアンケート(顧客満足度調査)を行うことにしました。そこで着目したのが、DENTISの「メッセージ機能」です。DENTISのメッセージ配信に無料のアンケートツール(Googleフォームなど)を組み合わせることで、自動で患者様のリアルな声を集める仕組みを構築しました。
診療完了の1日後に、アンケートURLを載せたメッセージを自動送信
患者様がスキマ時間で手軽に回答できる環境を整えました
NPSスコア「+57.6」の高スコアを獲得! 一方で浮き彫りになった「待ち時間」と「電話対応」の課題
回収したNPSアンケートの結果は、「+57.6」という非常に高いスコアを記録。嬉しい結果となった一方で、コメント欄には「待ち時間」に関する指摘が多数寄せられ、これまで見えていなかった課題が浮き彫りになりました。
院長が内訳を分析したところ、要因は以下の3点にあることが判明しました。
要因1：紙の問診票によるタイムロス(来院後の記入に15分かかり、診療時間が圧迫される)
要因2：受付の電話対応(絶え間ない電話に追われ、目の前の患者様への対応に時間が割けない)
要因3：駐車場の混雑（診療の延長により、次の患者様の車と重なってクレーム化する）
この結果を受け、さらに電話の着信内訳を調べたところ、約半数(47%)が「予約・変更・キャンセル・日時確認」など予約関連の内容であることが分かりました。そこで、DENTISと連携する予約管理アプリ「melmo」の普及に本格的に取り組む方針を固めました。
課題解決の鍵は「melmo」の普及! 待ち時間を15分から5分へ
「melmo」は、Web予約・Web問診票機能・キャッシュレス決済機能など、受付の負担を軽くする機能がたくさんあります。実は、しのくま歯科診療所様では過去に「受付でのご案内に時間が取られてしまう」という理由でmelmoの導入を断念した経緯がありました。しかし、NPSアンケートで本質的な課題を把握したことで、「受付での一時的なご案内負担よりも、スタッフ全員で患者様皆様にmelmoを案内し、電話予約による日常的な受付負担を減らすことの方が重要だ」と捉え直し、再挑戦を決定したのです。
井上院長自らスタッフへ熱意を伝えて音頭を取り、スタッフ全員が患者様お一人おひとりにmelmoをご案内するなど、医院一丸となって普及を推進しました。加えて、ホームページ上のアプリ導線の整理や初診枠を確認できるリンクの設置など、対面での案内とWeb整備の両輪で、電話予約からmelmo経由の予約へシフトできる体制を整えました。
HP上に初診の来院予約ボタンを作成し、初診の来院予約動線を整備
その結果、melmoとDENTISの連携率は75%を超え、わずか5%だったWeb予約比率が2倍の10%まで増加しました(2026年8月現在)。
Web予約の推進により、あらかじめWeb問診を終えた状態で来院される患者様が増加。従来行っていた「紙での問診」や「電話予約」の対応作業が大幅に削減された結果、来院から診療までの待ち時間が15分から「5分」へ劇的に短縮されました。
トップダウンでスタートした取り組みでしたが、実際に現場で対応するスタッフからも前向きな喜びの声があがっています。
受付・スタッフの声:電話に出る時間が短くなり、目の前の患者様への対応や診療に集中できるようになりました。診察券の忘れ・紛失もなくなり、スタッフの負担も減ってスムーズに進んでいます。
歯科衛生士の声:診察券のやり取りが減り、来院時に線を引いたり記入していた手間や、ユニットと受付の間で受け渡しする行き来が少なくなり、とても便利になったと実感しています。
歯科衛生士と受付の間で課題が明確になっていなかった頃は「案内に時間が取られる」という足元の問題で躊躇していましたが、満足度調査で「解決すべき本質」が明確になったことで、より高い視座を持ってmelmo導入に取り組むことができました。
DENTISは単なる業務ツールではなく「医院改善の分析パートナー」
「医院運営に課題を感じているものの、どこを改善すべきか分からない」と悩む医院様は少なくないのではないでしょうか。DENTISは、カルテ入力や予約管理といった日々の業務をこなすだけのツールではなく、患者様の声を集めて自院の「隠れた課題」を見える化し、解決(melmo連携など)を助ける分析・改善パートナーとしてもお使いいただけます。
実際にNPSを実施した院長も、「業務効率化はもちろん、患者様の普段聞けない声を直接聞くことができたのが何より良かった」と確かな手応えを感じていらっしゃいます。顧客満足度とスタッフ満足度を同時に高める第一歩として、ぜひしのくま歯科診療所様の取り組みを真似てみてください!
こちらの内容は、月刊DENTISニュースにも掲載中です。ぜひご確認ください。
明日からできる設定のワンポイント
【メッセージ自動送信の設定】
DENTISの「設定 > 拡張機能 > メッセージ」から、診療完了1日後に「御礼+アンケートURL」を記載したメッセージが自動送信されるようセット
【melmoサポート面談のご案内・無料ダウンロード】
melmoの活用相談がしたい方はこちらのURLからお申し込みください！
しのくま歯科診療所様で実際に使用した質問の内容はこちらからダウンロードできます。
ぜひ日々の診療にお役立てください！