Pokud s Dishboardem právě začínáte nebo vás zajímá, jak nastavení Dishboardu a procesů kolem něj ještě více optimalizovat, tento průvodce je vytvořený přesně pro vás.
Níže najdete souhrn všech zásadních aspektů optimálního využívání Dishboardu společně s konkrétními tipy, jak každý z nich nastavit tak, abyste platformu dokázali využít na maximum.
Tak pojďme na to!
Jak vypadá pravidelná správa Dishboardu v praxi?
Obecně vzato může Dishboard vašemu podniku pomoci v následujících oblastech:
získání přehledu o ziskovosti v reálném čase a schopnost snížit náklady (P&L)
zjednodušení a zrychlení procesu placení faktur dodavatelům (Kalendář plateb)
ušetření času věnovaného práci s doklady v případě, že jste si evidenci příjmů a nákladů již dříve vedli někde jinde (např. v Excelu)
Jeden z výše zmíněných bodů (nebo jejich kombinace) je nejspíš hlavním důvodem, proč jste se Dishboard rozhodli využívat.
❗Všechny benefity zmíněné výše mají jednoho společného jmenovatele: průběžné nahrávání a schvalování dokladů.
Faktury a účtenky lze do Dishboardu nahrávat několika různými způsoby, zároveň je však důležité je nahrávat a schvalovat s co nejvyšší pravidelností.
Proč?
máte skutečně okamžitý přehled o tom, jak na tom váš podnik v daný moment zrovna je, a zda je třeba učinit nějaká urgentní rozhodnutí
můžete sledovat splatnost faktur v Kalendáři plateb a zjednodušit proces jejich placení
ušetříte si také čas na konci měsíce, kdy byste jinak tříděním dokladů a zadáváním dat do reportů museli strávit několik hodin vkuse
Průběžné nahrávání a schvalování dokladů přitom není žádná věda – stačí si jen vyhradit několik minut denně.
Pokud vás zajímá, jaké benefity pravidelné využívání a správa Dishboardu přináší týmu podniku Automat Matuška, mrkněte na naši případovou studii!
Pravidelné využívání Dishboardu v každodenním provozu může vypadat přibližně takto:
V závislosti na velikosti podniku a objemu zpracovávaných dokladů je ke správě Dishboardu zpravidla potřeba zhruba od 30 minut do 2 hodin týdně.
Denně (nebo jednou za pár dní)
Většina faktur vám chodí emailem, a jejich přeposlání do Dishboardu je tak takřka okamžité
vy nebo váš personál nahráváte papírové doklady, které se nashromáždí a roztřídí na provozovně, a následně schválíte doklady, které jsou v daný moment připravené ke schválení
Týdně
při nahrávání a schvalování zároveň mrknete na Kalendář plateb, uhradíte faktury splatné v nadcházejících dnech (či na delší období dopředu) a označíte je jako zaplacené
Pokud váš pokladní systém není propojený s Dishboardem, přidáte jednou za týden také příjmy (v případě potřeby samozřejmě lze zadávat častěji)
Měsíčně
jednou za měsíc pak stačí zadat mzdové a ostatní náklady (v případě potřeby samozřejmě lze zadávat častěji)
Pojďme si nyní projít konkrétní kroky, které vám průběžnou správu Dishboardu výrazně usnadní.
1) Nahrávání dokladů
V rámci automatizace nahrávání dokladů doporučujeme následující kroky:
a) Co nejvíce faktur nahrávejte elektronicky
Přeposílejte si faktury na sběrný email a případně si v emailové schránce nastavte automatické přeposílání faktur.
💡 Detailní instrukce pro využívání sběrného Dishboard emailu najdete v tomto článku.
Pokud vám někteří dodavatelé posílají faktury elektronicky i papírově, upřednostněte nahrávání elektronických PDF dokladů přímo z emailu. Přeposlat email s fakturou na sběrný email je zpravidla mnohem jednodušší, než doklad skenovat či fotit a následně nahrávat.
Papírovou verzi dokladu si následně na provozovně zařaďte do správné složky (viz následující bod).
b) Organizujte si papírové doklady na provozovně
Pro papírové účtenky a faktury, které chodí na provozovnu, si vytvořte systém třídění a nahrávání, abyste měli jistotu, že do Dishboardu nahráváte všechny doklady a zároveň některé nenahráváte zbytečně několikrát.
💡 Papírové účtenky si na provozovně můžete třídit do následujících skupin:
a) je potřeba nahrát do Dishboardu
účtenky a faktury, které máte jen papírově, a je potřeba je nahrát do Dishboardu
b) Není potřeba nahrát do Dishboardu
papírové faktury od dodavatelů, které vám chodí na Dishboard email
doklady ze skupiny a), které už byly do Dishboardu nahrány
Po nahrání papírového dokladu ho následně jednoduše přesunete ze skupiny a) do skupiny b).
Díky tomuto (či podobnému) systému budete vy i váš personál vždy vědět, které doklady jsou již nahrané a které je ještě potřeba donahrát.
2) Schvalování dokladů
Druhým krokem procesu vytváření nákladů na základě faktur je jejich schvalování.
V rámci usnadnění práce se schvalováním dokladů doporučujeme následující kroky:
a) Zapamatování kategorií a automatické schvalování faktur
U dodavatelů, kteří vám vždy dodávají zboží stejné kategorie, zaškrtněte při schvalování pole Zapamatovat – u všech budoucích dokladů od tohoto dodavatele se pak již kategorie nastaví automaticky:
U jednodušších faktur, které vám chodí emailem a zaškrtli jste u nich pole Zapamatovat, si následně můžete zaškrtnout také Automatické schvalování faktur – všechny budoucí doklady od tohoto dodavatele se pak již budou schvalovat a kategorizovat automaticky:
b) Průběžné schvalování
Dishboard nahrané doklady zpravidla zpracuje během několika sekund až minut, nicméně může se stát, že u některých dokladů zpracování trvá o něco déle.
To znamená, že doklady, které jste zrovna nahráli, můžete často rovnou i schválit, když je Dishboard přečte dostatečně rychle – to je ideální případ.
Pokud však zpracování určitého dokladu trvá o něco déle, není třeba na něj čekat – můžete ho jednoduše schválit příště, až se do Dishboardu znovu přihlásíte.
I když doklad dosud není připraven ke schválení, můžete si ho v sekci Faktury ve zpracování stále prohlédnout a ujistit se, že jste ho skutečně nahráli:
3) Delegace práce, vytvoření uživatelských přístupů pro personál
Díky flexibilním uživatelským rolím, které Dishboard nabízí, můžete práci s Dishboardem efektivně (alespoň částečně) delegovat na své kolegy dle příslušných zodpovědností:
pokud se o zajištění každodenního chodu svého podniku dělíte se spolumajiteli, doporučujeme udělit přístup ostatním spolumajitelům, abyste mohli jednoduše spolupracovat přímo v Dishboardu
pro přístupy spolumajitelů je nejvhodnější role
Správce
pokud má každodenní chod podniku na starosti provozní či manažer, bude to platit nejspíš i pro správu Dishboardu
pro přístupy provozních je nejvhodnější role
Manažer
práci s nahráváním papírových účtenek a faktur pak můžete případně delegovat také na personál podniku, kteří mohou účtenky okamžitě po nákupu fotit a nahrávat
pro přístupy personálu je nejvhodnější role
Pouze nahrávání faktur
Detailní přehled uživatelských rolí a oprávnění najdete v tomto článku.
4) Usnadnění procesu hrazení faktur pomocí Kalendáře plateb
Jakmile si začnete v Dishboardu vytvářet náklady (ať už prostřednictvím nahrávání a schvalování faktur či ručním zadáváním), můžete ihned začít využívat funkci Kalendář plateb.
V Kalendáři plateb vždy vidíte, které faktury jsou splatné k jednotlivým dnům v měsíci, a můžete tak jednoduše sledovat, kdy, kolik a komu máte zaplatit.
Přímo v Kalendáři si tak můžete jednotlivé faktury otevřít, jednoduše je zaplatit pomocí QR kódu a následně označit jako zaplacené:
A je to! Není to žádná věda, co říkáte? 🙂
Jakmile máte v Dishboardu veškerá data, která potřebujete a kterým můžete věřit, můžete s nimi začít dále pracovat.
Pro informace o tom, jak s daty a reporty v Dishboardu dále pracovat, čtěte dále: