El sistema Edvibe Balance es una herramienta automática para llevar el control del número de lecciones en las cuentas de los alumnos, recibir los pagos de las lecciones y controlar la asistencia a los grupos. No tendrá que registrar manualmente el número de lecciones de cada alumno en archivos separados; el sistema Edvibe Balance lo hará por usted.

🔹 Le permite establecer planes de precios flexibles y, si es necesario, ofrecer descuentos y tarifas especiales para las lecciones de prueba.

🔹 Puedes controlar fácilmente el número de lecciones pagadas que quedan en las cuentas de los estudiantes mediante informes.

🔹 Permite restringir el acceso de un alumno a las clases si no le quedan suficientes lecciones en su saldo (si este ajuste está activado).

🔹 Cuando se combina con la opción de aceptar pagos de los estudiantes, permite a los estudiantes comprar independientemente paquetes de lecciones, que se abonarán automáticamente a su saldo.

Antes de activar el Sistema de Saldo, debe configurar los planes de precios de la escuela. Vaya a la sección "Configuración - Clases en vivo - Sistema de Saldo" y haga clic en el botón para crear un nuevo plan de precios.

A continuación, deberá facilitar la siguiente información sobre el plan:

Si su centro ofrece clases de prueba, puede crear el paquete correspondiente con coste cero.

Si, por alguna razón, no tiene intención de utilizar un plan de precios en particular, puede archivarlo. Los planes archivados no estarán disponibles para que los alumnos los elijan, y no podrás asignarlos a ningún alumno nuevo.

Para reactivar un plan, vaya a la pestaña "Archivado" y pulse el botón "Activar".

Nota importante:

❗️ Si desea archivar un plan de precios que esté actualmente activo para alguno de los alumnos del centro, deberá eliminarlo del perfil de cada alumno

Antes de activar el Balance System, realice las configuraciones necesarias.

1. Aceptar pagos a través de la Plataforma

Si tiene previsto utilizar un sistema de pago específico para recibir los pagos de los alumnos, primero debe configurarlo y, a continuación, activar la opción de pago.

2. Prohibir la entrada al aula con saldo vacío

Activando este ajuste se restringe el acceso a las clases virtuales a los alumnos que no tengan lecciones disponibles en su saldo.

3. Los estudiantes pueden cancelar lecciones sin penalización

Establezca un periodo de tiempo durante el cual un estudiante puede cancelar una lección sin ninguna penalización, lo que significa que la lección no se deducirá de su saldo. Por ejemplo, si establece la opción "3 horas" y un estudiante cancela una lección más de 3 horas antes de su hora de inicio, no habrá deducción, pero si es menos de 3 horas, la lección se deducirá.

4. Mensaje para un estudiante

Los alumnos con saldo de lección disponible cero que intenten entrar en una clase virtual y los que quieran recargar su saldo con el sistema de pago desactivado verán este mensaje en una ventana emergente.

Cuando haya completado todas las configuraciones, coloque el interruptor "Utilizar un sistema de equilibrado" en la posición activa.

Nota importante:

❗️ ¡Una vez activado el Balance System en la escuela, no se puede desactivar!

Si ya ha añadido estudiantes a la escuela, verá la opción de añadir paquetes de lecciones a sus perfiles basados en los planes de precios establecidos en el sistema.

Haga clic en el botón "Añadir un nuevo paquete de lecciones" y seleccione el paquete de lecciones que el estudiante ha pagado.

También puede crear un paquete personalizado para el estudiante, basado en los planes de precios de la escuela y la duración de las lecciones. Haga clic en la pestaña "Paquete de lecciones personalizado", elija el número de lecciones, fije el coste y especifique la validez del paquete. Puede añadir cualquier comentario si es necesario, por ejemplo, la razón para añadir un paquete personalizado.

Posteriormente podrá editar o eliminar los paquetes de lecciones asignados a un alumno.

Al editar un paquete, tenga en cuenta que no puede cambiar el plan de precios ni la duración de las lecciones. Solo puede deducir o añadir lecciones y modificar el periodo de validez del paquete.

Nota importante:

❗️ Sólo puede eliminar un paquete de lecciones para un estudiante cuando su saldo es cero. Si desea eliminar un paquete antes de que el estudiante haya utilizado todas las lecciones, tendrá que descontar primero las lecciones restantes.

Con el Sistema de Saldos, sólo puede programar lecciones si hay paquetes de lecciones disponibles en los saldos de los estudiantes. Lo mismo se aplica a los profesores de la escuela: el sistema no permitirá reservar lecciones con estudiantes que tengan saldo cero.

Las lecciones programadas no se deducirán visualmente del saldo del estudiante; la deducción se producirá sólo cuando la lección comience y se lleve a cabo. Si una lección ya ha comenzado, el profesor puede cambiar el estado de la lección de "Lección realizada con éxito" a "Ausencia de lección" en la ficha de la lección.

Este estado se reflejará en los detalles del paquete de lecciones adquirido en el perfil del estudiante.

La Visión General Detallada proporciona un informe completo que contiene información sobre las recargas de saldo del estudiante y las deducciones de lecciones.

Para acceder al Resumen detallado, vaya al perfil del estudiante y haga clic en el botón "Detalles".

El informe incluye la siguiente información

En la vista general detallada, puede elegir un paquete de lecciones específico para ver información detallada sobre él.

Cualquier comentario dejado por el personal de la escuela durante la recarga y deducción de paquetes de lecciones también se mostrará en el Resumen detallado.

Para ver información completa sobre cada lección, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a la fecha de la lección.

En los grupos, el proceso funciona de forma ligeramente diferente. Primero debe establecer el plan de precios de la lección en la configuración del grupo, y sólo entonces el sistema le permitirá añadir saldos de lecciones a los estudiantes del grupo. Cada grupo sólo puede tener un plan de precios, y los estudiantes de ese grupo no pueden tener otros planes de precios.

Además, en los grupos, aparte del estado de la lección, también existe el concepto de "Asistencia", donde se puede marcar qué alumnos estuvieron presentes en la lección y cuáles no, teniendo en cuenta que cada alumno del grupo tiene su propio balance de la lección. Por favor, recuerde a los profesores que no deben olvidar rellenar los estados de asistencia del grupo. Puede encontrar más información sobre la asistencia en nuestro artículo.

Lección no asignada - Una franja horaria libre disponible para programar pero aún no asignada. El sistema sugerirá añadir una lección.

Lección planificada - Se ha reservado la franja horaria, pero la lección aún no se ha impartido. Aún puede cambiar la hora.

Lección realizada con éxito - Se marca automáticamente al inicio de la lección, indicando que la lección se ha realizado con éxito, y la lección se ha deducido del saldo del alumno.

Ausencia a clase - La clase se ha descontado del saldo del alumno y se ha marcado como no presentada debido a la ausencia del alumno.

Lección deducida por cancelación - Un estudiante cancela una lección con menos tiempo restante que el período de cancelación sin penalización especificado en la configuración de la escuela.

❗️ Si todas las lecciones de un paquete disponible ya están programadas, al intentar programar una nueva lección se colocará en la programación, pero la última lección programada se marcará en gris como lección sin saldo.

❗️ If una lección se cancela con más de 24 horas de antelación (configurable en los ajustes), la lección será simplemente eliminada de la programación.

En el horario, los diferentes estados de las lecciones se resaltan con diferentes colores.

Sin lecciones en el saldo - No hay lecciones en el saldo, pero hay lecciones recurrentes programadas, que se marcarán en el horario. Tan pronto como haya lecciones en el saldo, la siguiente lección programada debería completarse desde el paquete añadido.

Ninguna lección tenía saldo - El tiempo de la lección ya ha pasado, pero el saldo era cero.

Si anteriormente ha impartido clases sin utilizar el Sistema de Equilibrio y ahora desea activarlo, la lógica descrita en el artículo anterior se aplicará a los nuevos estudiantes que añada. Sin embargo, para los estudiantes existentes, hay un proceso separado para su transición al Sistema de Equilibrio.

Los estudiantes que estaban con usted antes de activar el Balance System permanecerán en el sistema anterior. La transición para estos estudiantes se realiza individualmente cuando añades su primer paquete de lecciones. Después de eso, la cuenta del estudiante será migrada al Balance System.

Tenga en cuenta que durante la transición, todas las próximas lecciones se eliminarán y tendrá que volver a programarlas en el calendario para activar el Sistema de Saldo.

Sistema de Saldo no activado:

Sistema de Balance activado:

La transición de clases de grupo ocurre cuando usted agrega el plan de precios al perfil del grupo. Después de establecer el plan de precios para el grupo, necesita agregar paquetes de lecciones para todos los estudiantes en ese grupo.

Paso 1: Establezca el plan de precios en el perfil del grupo.

Paso 2: Establezca el plan de precios para cada estudiante en el perfil del grupo.

Tras acceder a su cuenta, el estudiante puede recargar su saldo de forma independiente (si el sistema de pago está activado) o ponerse en contacto con el administrador para realizar el pago.

El estudiante hace clic en el botón "Recargar".

Si el sistema de pago está activado, el estudiante elige el plan de precios que desea pagar.

Tras seleccionar el plan de precios, el estudiante debe hacer clic en el botón "Pagar".

Si el pago se realiza correctamente, el saldo del estudiante se completará.

El saldo del alumno en la clase individual Alice contiene ahora 4 lecciones de 15 minutos y 20 lecciones de 45 minutos.

Si el estudiante programa y realiza una lección en esta clase con el plan de precios elegido, el número de lecciones con este plan de precios en el saldo disminuirá automáticamente en 1 lección.

Si el sistema de pago no está activado, y el estudiante intenta pagar un paquete de lecciones, verá un mensaje que ha añadido en los ajustes del Sistema de Saldo.