De koppeling tussen Eitje en Nmbrs doet het volgende:
De persoonlijke informatie en contracten van je teamleden synchroniseren vanuit Nmbrs naar Eitje.
De gewerkte uren, de gewerkte dagen, verlofuren, ziekteuren, maaltijden en toeslagen doorzetten van Eitje naar Nmbrs.
Wil je liever een visuele uitleg? In deze video legt Sjoukje stap voor stap uit hoe je de Nmbrs koppeling activeert 👇
Koppeling activeren
Om de koppeling te activeren begin je in Eitje. Klik bovenaan op 'Data' > Koppelingen. Klik dan op 'Toevoegen' bij Nmbrs.
Je wordt doorverwezen naar Nmbrs waar je moet inloggen om de koppeling te activeren. Hier moet je het domein, je e-mail en wachtwoord invullen (deze informatie krijg je van Nmbrs, Eitje heeft deze gegevens niet). Indien je problemen ondervindt met deze stap, kijk dan even in dit artikel hoe je het kan oplossen.
💡 Tip: Rechtsboven onder de knop 'Notificaties' ontvang je meldingen over de koppeling met Nmbrs. Lees hier meer over notificaties.
Koppeling instellen
Hierna wordt je terug doorverwezen naar Eitje. Je moet nu nog even de koppeling verder instellen.
Klik op de drie puntjes in je Nmbrs-koppeling en kies 'Instellen'.
Bij 'Vestigingen' duid je aan welke Nmbrs-vestiging(en) je wilt koppelen aan je vestiging(en) in Eitje.
2. Indien je toeslagen, maaltijden, verlof- of ziekteuren wilt doorzetten, moet je deze eerst koppelen aan loon- en uurcodes uit Nmbrs.
💡 Tip: mocht je niet weten welke componenten je moet koppelen, kun je altijd even contact opnemen met je boekhouder of salarisadministratie. Zij weten dit vast!
3. Geef de startdag van je loonperiode aan. Loopt jouw loonperiode van 25 oktober t/m 24 november? Dan vul je hier dus 25 in. Dit is belangrijk voor het doorzetten van de uren naar Nmbrs.
4. Als je wilt dat teamleden automatisch uit dienst worden gemeld in Eitje zodra zij ook uit dienst zijn gemeld in Nmbrs, dan kun je dit schuifje aanzetten. Doe je dat niet, dan is het belangrijk dat je teamleden ook los in Eitje uit dienst meldt. Meer informatie hierover vind je hier.
Teamleden synchroniseren
Na het activeren en instellen van de koppeling worden je teamleden gesynchroniseerd. Ze komen op de Team pagina te staan in Eitje. Het kan zijn dat je de pagina even moet herladen voor je de teamleden ziet.
We draaien dagelijks rond 23:00 een automatische synchronisatie. Wil je tussendoor teamleden synchroniseren? Op de teampagina vind je de knop 'Tools' > 'Sync Nmbrs'. Ook op de koppelingen-pagina (Data > Koppelingen) kun je de teamleden syncen. Druk hiervoor op de drie puntjes, en vervolgens op 'Sync teamleden'.
We importeren teamleden in Eitje als er in Nmbrs een actief dienstverband én e-mailadres bekend is. We matchen deze teamleden vervolgens aan de teamleden in Eitje op basis van BSN, e-mail of Nmbrs ID. Als een teamlid pas nét in Nmbrs staat, kan het 24 uur duren voordat het teamlid met de synchronisatie wordt meegenomen en in Eitje komt te staan.
⚠️ Let op: Staat er een teamlid dubbel in Eitje? Dit komt omdat er voor dit teamlid een ander e-mailadres gebruikt is in Nmbrs dan in Eitje. Lees hier hoe je dit kan oplossen.
➡️ Ook is het belangrijk om te weten dat Nmbrs leidend is wat betreft contractinformatie. Deze informatie pas je dus aan in Nmbrs, niet in Eitje! Als je deze informatie aanpast in Eitje, wordt dit bij de volgende sync overschreven door de informatie uit Nmbrs.
Teamleden uit dienst melden
Afhankelijk van je instellingen, moet je een medewerkers óók in Eitje uit dienst melden.
Alleen in Nmbrs: als de instelling ''medewerkers automatisch uit dienst melden'' aan staat, worden teamleden automatisch uit dienst gemeld in Eitje wanneer je hen uit dienst meldt in Nmbrs.
De instelling staat op de volgende locatie:
Navigeer naar Data > Koppelingen
Open je Nmbrs koppeling
Klik op de drie puntjes en vervolgens op Instellen
In stap 4 ''Instellingen'' kun je het schuifje aanzetten.
Zowel in Nmbrs als in Eitje: als de instelling ''medewerkers automatisch uit dienst melden'' uit staat, dan is het belangrijk om de medewerker zowel in Nmbrs als in Eitje uit dienst te melden. Je meldt het teamlid eerst uit dienst in Nmbrs en dan in Eitje. Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Eitje, komt die bij elke synchronisatie vanuit Nmbrs terug binnen. En als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Nmbrs, blijft die in Eitje staan. Vergeet het dus niet op beide plekken te doen!
⚠️ Let op: Een contract dat afloopt is niet hetzelfde als uit dienst treden.
Uren doorzetten naar Nmbrs
Afhankelijk van het contracttype dat je kiest, zetten we de volgende gegevens door naar Nmbrs:
Wat zetten we door? | Nul-urencontract | Urencontract |
Gewerkte uren | ✅ |
|
Gewerkte dagen | ✅ | ✅ |
Maaltijden | ✅ | ✅ |
Toeslagen | ✅ | ✅ |
Verlofuren | ✅ | ✅ |
Ziekte-uren | ✅ | ✅ |
Exporteren naar Nmbrs doe je door te gaan naar 'Uren' > Tools > Exporteren naar Nmbrs. Duid aan wat je wilt doorzetten.
⚠️ Let op: Eitje zet enkel goedgekeurde uren door, en ook alleen voor teamleden met een actief contract op de dag van de shift. Controleer voor het exporteren naar Nmbrs dus dat alle uren zijn goedgekeurd. Je kan de uren opnieuw doorzetten zonder risico mits je nog geen loonrun hebt gedraaid.
Zodra uren geëxporteerd zijn naar Nmbrs, kan je dit herkennen in de urenregistratie aan het grijze bolletje en de tekst 'Geëxporteerd'.
Omzetten oude naar nieuwe Nmbrs koppeling
We adviseren je om de oude koppeling om te zetten naar de nieuwe koppeling. Naast dat we geen support meer leveren aan de oude variant, biedt de nieuwe koppeling ook de volgende extra's:
Medewerkers automatisch uit dienst melden in Eitje, als zij uit dienst gemeld worden in Nmbrs.
Je kunt ook de verlof- en ziekteuren doorzetten naar Nmbrs.
De teamleden worden elke avond automatisch gesynchroniseerd naar Eitje. Dit hoeft niet handmatig.
Je kunt meerdere vestigingen toevoegen aan 1 koppeling.
Je hebt geen API token meer nodig.
Je kunt de oude koppeling met Nmbrs herkennen door eerst naar vestigingsinstellingen te navigeren. Onder het kopje Urenregistratie vind je de instelling ''Activeer HR koppeling''. Daar staat Nmbrs actief. Als dit niet aanwezig is, maak je geen gebruik van de oude koppeling.
⚠️ Let op: je hoeft de oude koppeling niet te verwijderen. Zodra je de nieuwe koppeling toevoegt, wordt de oude genegeerd.