De koppeling tussen Eitje en Nmbrs doet het volgende:
De persoonlijke informatie en contracten van je teamleden synchroniseren vanuit Nmbrs naar Eitje.
De gewerkte uren, de gewerkte dagen, verlofuren, ziekteuren, maaltijden en toeslagen doorzetten van Eitje naar Nmbrs.
Wil je liever een visuele uitleg? In deze video legt Sjoukje stap voor stap uit hoe je de Nmbrs koppeling activeert 👇
Koppeling activeren
Wat heb je nodig?
Houd je inloggegevens van Nmbrs bij de hand. Je moet kunnen inloggen op het Nmbrs-account met de juiste rechten en toegang tot de benodigde administraties.
Het is belangrijk om te controleren of de teamleden die je al wel in Eitje hebt staan hetzelfde e-mailadres hebben als in Nmbrs. Als dat niet zo is, worden de profielen niet gekoppeld en zul je dubbele profielen krijgen. Probeer dat te voorkomen.
Activeren
Om de koppeling te activeren begin je in Eitje. Navigeer bovenaan via 'Data' naar 'Koppelingen'. Klik dan op 'Toevoegen' bij Nmbrs.
Je wordt nu doorverwezen naar Nmbrs waar je moet inloggen om de koppeling te activeren. Hier voer je dus de inloggegevens van je Nmbrs-account in (niet van Eitje). Indien je problemen ondervindt met deze stap, kijk dan even in dit artikel hoe je het kan oplossen.
💡 Tip: Rechtsboven onder de knop 'Notificaties' ontvang je vanaf nu meldingen over je koppeling met Nmbrs. Lees hier meer over notificaties.
Hierna kom je weer terug in Eitje. Je moet nu nog de koppeling verder instellen.
Koppeling instellen
Je ziet nu de Nmbrs-koppeling staan. Klik op de drie puntjes bij de koppeling. en kies 'Instellen'.
Bij 'Vestigingen' geef je aan welke Nmbrs-vestiging(en) je wilt koppelen aan je vestiging(en) in Eitje. De Eitje-vestiging wordt getoond zoals in de afbeelding hieronder in het grijs. Met het drop-down menu vind je per vestiging de administratie die uit Nmbrs komt. Selecteer deze om te matchen. Eventuele administraties uit Nmbrs die niet gebruikt worden, dienen geselecteerd te worden bij 'Inactief'; laat niets ongeselecteerd.
Indien je toeslagen, maaltijden, verlof- of ziekteuren wilt doorzetten, moet je deze eerst koppelen aan loon- en uurcodes uit Nmbrs. Verschijnen deze codes niet? Dan moeten die eerst in Nmbrs geactiveerd worden.
💡 Tip: mocht je niet weten welke componenten je moet koppelen, kun je altijd even contact opnemen met je boekhouder of salarisadministratie. Zij weten dit vast!
Geef de startdag van je loonperiode aan. Loopt jouw loonperiode van 25 oktober t/m 24 november? Dan vul je hier '25' in. Dit is belangrijk voor het doorzetten van de uren naar Nmbrs.
Als je wilt dat teamleden automatisch uit dienst worden gemeld in Eitje zodra zij uit dienst zijn gemeld in Nmbrs, dan kun je dit schuifje aanzetten. Doe je dat niet, dan is het belangrijk dat je teamleden ook los in Eitje uit dienst meldt. Meer informatie hierover vind je hier.
Teamleden synchroniseren
Na het activeren en instellen van de koppeling worden je teamleden gesynchroniseerd. Ze komen op de Team pagina te staan in Eitje. Het kan zijn dat je de pagina even moet herladen voor je de teamleden ziet.
Elke avond rond 23:00 vindt er automatisch een synchronisatie plaats. Wil je tussendoor teamleden synchroniseren?
Op de teampagina vind je de knop 'Tools' met de optie 'Sync Nmbrs'.
Ook op de koppelingen-pagina (Data > Koppelingen) kun je de teamleden synchroniseren. Klik hiervoor op de drie puntjes, en vervolgens op 'Sync teamleden'.
Hoe werkt de synchronisatie?
We importeren teamleden in Eitje als er in Nmbrs een actief dienstverband én e-mailadres bekend is. Deze teamleden worden de eerste keer gematcht aan de hand van het e-mailadres. Hiermee krijgt het profiel in Eitje een Nmbrs-ID. Is er geen match met een bestaand profiel in Eitje? Dan wordt er een nieuw profiel aangemaakt. Dit profiel krijgt ook een Nmbrs-ID.
Bij elke volgende synchronisatie kijkt het systeem alleen naar het Nmbrs-ID en niet meer naar het e-mailadres.
Als een teamlid pas nét in Nmbrs staat, kan het 24 uur duren voordat het teamlid met de synchronisatie wordt meegenomen en in Eitje komt te staan.
In het profiel van een teamlid kun je het Nmbrs-ID terugvinden door het profiel te openen, en op 'Bewerk' te klikken. Kies dan links voor 'Overig'.
⚠️ Let op: Staat er een teamlid na de eerste synchronisatie dubbel in Eitje? Dit komt omdat er voor dit teamlid een ander e-mailadres gebruikt is in Nmbrs dan in Eitje. Lees hier hoe je dit kan oplossen.
➡️ Ook is het belangrijk om te weten dat Nmbrs leidend is wat betreft contractinformatie. Deze informatie pas je dus aan in Nmbrs, niet in Eitje! Als je deze informatie aanpast in Eitje, wordt dit bij de volgende sync overschreven door de informatie uit Nmbrs.
Teamleden uit dienst melden
Afhankelijk van je instellingen, moet je een medewerker eventueel óók in Eitje uit dienst melden.
Enkel in Nmbrs
Als de instelling ''medewerkers automatisch uit dienst melden'' aan staat, worden teamleden automatisch uit dienst gemeld in Eitje wanneer zij in Nmbrs uit dienst gemeld worden.
De instelling staat op de volgende locatie:
Navigeer via 'Data' naar 'Koppelingen'.
Klik bij de de Nmbrs-koppeling op de drie puntjes, en vervolgens op 'Instellen'.
In stap 4 'Instellingen' aan de linkerkant kun je het schuifje aanzetten.
Zowel in Nmbrs als in Eitje
Als de instelling 'medewerkers automatisch uit dienst melden' uit staat, dan is het belangrijk om de medewerker zowel in Nmbrs als in Eitje uit dienst te melden. Je meldt het teamlid eerst uit dienst in Nmbrs, en dan in Eitje. Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Eitje, komt wordt dit profiel bij elke synchronisatie vanuit Nmbrs weer terug in dienst gezet. Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Nmbrs, blijft die in Eitje staan. Vergeet het in dit geval dus niet op beide plekken te doen.
⚠️ Let op: Een verlopen contract is niet hetzelfde als uit dienst melden. Iemand met een verlopen contract blijft gewoon in dienst.
Uren doorzetten naar Nmbrs
Afhankelijk van het contracttype dat je kiest, zetten we de volgende gegevens door naar Nmbrs:
Wat zetten we door? | Nul-urencontract | Urencontract |
Gewerkte uren | ✅ |
|
Gewerkte dagen | ✅ | ✅ |
Maaltijden | ✅ | ✅ |
Toeslagen | ✅ | ✅ |
Verlofuren | ✅ | ✅ |
Ziekte-uren | ✅ | ✅ |
Exporteren naar Nmbrs doe je door te via 'Uren' naar 'Tools' te gaan. Kies daar voor 'Exporteren naar Nmbrs'. Selecteer welke data je precies wilt doorzetten.
⚠️ Let op: Eitje zet enkel goedgekeurde uren door, en ook alleen voor teamleden met een actief contract op de dag van de shift. Controleer vóór het exporteren naar Nmbrs dus dat alle uren in die peridoe zijn goedgekeurd. Je kunt indien nodig wel de uren opnieuw doorzetten zonder risico, mits je nog geen loonrun hebt gedraaid.
Zodra uren geëxporteerd zijn naar Nmbrs, kan je dit herkennen in de urenregistratie aan het grijze bolletje en de tekst 'Geëxporteerd'.
Op de pagina 'Uren als tabel' is hier een specifieke kolom voor beschikbaar:
