Een van de belangrijkste features in Eitje is de urenregistratie. Je kan ervoor kiezen enkel het rooster te gebruiken, maar de urenregistratie zorgt ervoor dat je inzicht krijgt in de daadwerkelijk gewerkte uren van je teamleden.
Waarom uren registreren?
Er zijn heel wat redenen waarom uren registreren nuttig is. Zo kan je:
Het verschil tussen de geplande en gewerkte uren bijhouden.
Verlof- en ziekteuren bijhouden.
Inzicht krijgen in de loonkosten en arbeidsproductiviteit.
Je teamleden correct uitbetalen.
Status van de urenregels
Je ziet in de urenregistratie dat de urenregels verschillende kleuren kunnen hebben.
Dit is wat ze betekenen:
Gepland (Blauw): Dit betekent dat er een shift in het rooster is, maar dat er nog geen uren zijn geschreven voor deze shift. Deze urenregel wordt automatisch zichtbaar voor het teamlid als de shift is begonnen. Zolang de urenregel blauw is, kan je de shift nog aanpassen in de planning.
In afwachting (Oranje): Een teamlid maakt de shift af en geeft dan door hoelang die gewerkt heeft. Er zijn dus uren geschreven, maar nog niet goedgekeurd. Nu kan je de shift in het rooster niet meer aanpassen. Zolang de uren nog niet zijn goedgekeurd, zullen deze ook niet worden meegenomen bij het exporteren.
Ingeklokt (Geel): Dit betekent dat dit teamlid op dit moment is ingeklokt via eitjeopdevloer, het kloksysteem. Als een teamlid uiteindelijk uitklokt zal het label automatisch aangepast worden naar 'In afwachting'.
Goedgekeurd (Groen): Dit betekent dat de uren zijn goedgekeurd door de admin of iemand met de rol 'Uren Accorderen'. Deze uren worden ook doorgezet naar de de exports en salarisadministratie. Mocht er een fout zijn gemaakt, dan kan je deze uren nog wel aanpassen.
Verlofuren (Paars): Teamleden met een vast urencontract kunnen verlof opnemen en door hun verlofuren te registreren blijven het plus/min- en verlofsaldo kloppen.
Ziekteuren/Bijzonder verlofuren (Roze): Door ziekteuren te registreren zorg je ervoor dat een teamlid met een vast aantal uren op contract geen minuren opbouwt. Hetzelfde geldt voor bijzonder verlof. Er gaan ook geen uren van het verlofsaldo.
Je hebt ook nog geëxporteerde uren (grijs): als je een koppeling hebt, dan worden de uren grijs zodra je deze hebt geëxporteerd naar het HR-systeem.
Uren doorgeven
Je moet natuurlijk weten hoeveel uren iemand heeft gewerkt om de urenregistratie te laten kloppen. Er zijn verschillende manieren om uren te schrijven:
Teamleden kunnen via de app of website hun uren doorgeven. Indien ze langer of minder langer hebben gewerkt dan op het rooster kunnen ze dit aangeven. Je kan dit ook uitzetten als je niet wilt dat teamleden dit zelf doen.
Teamleden kunnen in- en uitklokken met het kloksysteem Eitjeopdevloer. Hierdoor krijg je accuratere gewerkte uren.
Een admin of iemand met de rol 'Uren schrijven' kan uren schrijven voor een teamlid.
Na het doorgeven van de uren moeten deze ook nog goedgekeurd worden. Hoe je dat doet, lees je hier.
Er zijn overigens twee weergaven voor de urenregistratie. Zo heb je de uren per teamlid en de uren als tabel. Afhankelijk van de informatie die je nodig hebt is de ene of de andere handiger.
Dit is de basis van de urenregistratie, er valt uiteraard nog veel meer over te zeggen.
Zo kan je de uren exporteren en doorsturen naar je salarisadministratie. Je kan ook live inzicht krijgen in de loonkosten en de omzet. Lees meer over de features in de handleidingen over de urenregistratie.