Wat zijn documentnummers?
Elk document dat je binnen het systeem aanmaakt, krijgt een uniek referentienummer.
Voorbeelden van documentnummers zijn:
Een factuur met een factuurnummer
Een order met een ordernummer
Een afleverbon met een afleverbonnummer
Een factuurbatch met een factuurbatchnummer
Een creditnota met een creditnotanummer
Een picklijst met een picklijstnummer
Een retourbon met een retournummer
Het systeem bevat al voorgedefinieerde nummerreeksen voor alle documenttypes. Indien gewenst kun je elke nummerreeks aanpassen aan je eigen bedrijfsstandaarden.
Bijvoorbeeld
Het eerste ordernummer kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Je eerste factuur.
Je kunt de documentnummers aanpassen zodat ze het nummeringsformaat volgen dat jij verkiest, en je kunt bepalen hoe deze nummerreeksen binnen het systeem worden toegepast.
Je kunt bijvoorbeeld instellen dat factuurnummers doorgaan vanaf het laatste nummer dat je gebruikte in een vorig systeem of Excel‑bestand, zodat je de bestaande nummering ononderbroken kunt voortzetten.
Daarnaast kun je instellen of een nummerreeks gedeeld wordt binnen het volledige systeem of apart moet lopen per land, bedrijf of depot.
Zo kun je bijvoorbeeld een aparte ordernummerreeks per bedrijf gebruiken, of
aparte factuurnummerreeksen per land hanteren wanneer dat vereist is.
Instellingen van documentnummers bekijken
Om de huidige configuratie van alle documentnummers te bekijken en aan te passen, ga je naar Systeeminstellingen
Onder de kop “Onderhoudsgegevens” vind je de menu-optie “Documentnummers” (onderaan deze sectie).
Wanneer je deze menu‑optie opent, krijg je een lijst te zien van alle documenten die binnen het systeem worden gebruikt.
In deze lijst zie je per document de documentcode, het documenttype,
het domein (of niveau) waarop de nummerreeks wordt toegepast en het masker (de formule of logica) waarmee het unieke documentnummer wordt opgebouwd.
Een documentnummer bewerken
Elke nummerreeks kun je openen door op de naam‑hyperlink te klikken.
Wanneer je een documentnummer opent, krijg je de volgende velden tot je beschikking.
Naam: - Dit is de naam van het documentnummer. Deze wordt alleen gebruikt als herkenningsnaam in de lijst binnen Systeeminstellingen > Documentnummers.
Het wijzigen van deze naam heeft geen enkele impact op het systeem, behalve dat de naam in de lijst verandert.
Code: - De code is een korte afkorting voor dit documenttype en wordt gebruikt als de waarde van @code (die in het masker wordt toegepast, zie hieronder).
Masker: - Het masker is de formule of logica die wordt gebruikt om het unieke documentnummer op te bouwen. Je kunt hierin willekeurige tekens gebruiken, aangevuld met vier variabelen:
@code: - Deze waarde wordt overgenomen uit het veld Code hierboven.
@country: - Dit is de landcode van het land dat van toepassing is op het document. Je vindt deze codes in Systeeminstellingen > Landen.
@depot: - Dit is de depotcode van het depot dat voor dit document geldt.
Je vindt deze codes in Systeeminstellingen > Depots, waar je depots ook kunt toevoegen of aanpassen.
@indent: - Dit is de numerieke teller voor dit documentnummer. Deze waarde wordt automatisch met 1 verhoogd telkens wanneer een nieuw document van dit type wordt aangemaakt.
Je kunt een variabele op twee manieren aan het masker toevoegen door
handmatig het variabelenaam (zoals @code of @indent) in te typen, of
automatisch door op de variabele‑referentie te klikken die naast de kop Masker wordt weergegeven.
Wanneer je op een variabele klikt, wordt deze automatisch toegevoegd aan het einde van het huidige masker.
Deze variabelen kun je in elke gewenste volgorde opnemen, met of zonder andere tekens.
Alle andere tekens die je toevoegt, blijven vast onderdeel van het documentnummer en veranderen niet. Alleen de hierboven genoemde variabelen veranderen per document.
Voorbeeld
Een batchnummer‑document met het volgende masker:
Zou worden:
BN – GB/001: - 1 or
BN – US/Home: - 1
Waar
BN is de @code-waarde van het document.
GB of VS is de @country-waarde.
001 of Home is de @depot-waarde.
1 is de @indent-waarde voor het eerste batchnummer dat wordt gemaakt, de volgende die daarna wordt gemaakt, heeft de waarde 2.
Beginwaarde: - De beginwaarde is het nummer waarmee de reeks (@indent-waarde) moet beginnen. Standaard is dit ingesteld op de waarde 1 en is er alleen een minimumwaarde van 1 toegestaan.
Wanneer je al een bestaande documentnummerreeks hebt en je wilt deze in ERP Go ononderbroken voortzetten, vul je hier het volgende nummer in dat in de oude reeks gebruikt zou worden. Zodra je dit aanpast, moet je de beginwaarde vervolgens resetten (zie uitleg hieronder).
De beginwaarde toont niet het volgende nummer dat gebruikt zal worden. Het geeft alleen aan waar de reeks ooit begonnen is.
Minimale lengte identiteit - Met deze instelling bepaal je de minimale lengte van de @indent‑waarde. Deze kan worden ingesteld tussen 0 en 10. Indien nodig worden er voorloopnullen toegevoegd om aan deze minimale lengte te voldoen.
Voorbeeld
Een Minimale lengte identiteit van 0, gecombineerd met het standaardmasker voor Batch Nummer 18, resulteert in het volgende documentnummer:
Een Minimale lengte identiteit van 10 met behulp van het onderstaande Masker als voorbeeld voor batchnummer 19.
Zal het volgende documentnummer opleveren.
Let op de acht voorloopnullen die zijn toegevoegd om de @indent‑waarde tot een lengte van 10 tekens te maken.
Domein: - Het domein bepaalt op welk niveau deze documentnummerreeks wordt toegepast, of welke domeinen binnen het systeem dezelfde nummerreeks voor dit documenttype delen.
Dit heeft uitsluitend een praktisch effect op de @indent‑waarde, namelijk waar deze teller wordt gedeeld of gescheiden binnen het systeem.
De niveaus waarop je dit kunt instellen, zijn:
Globaal: - Deze documentnummerreeks en de bijbehorende @indent‑waarde worden gedeeld binnen het volledige systeem.
Bedrijf: - Bedrijf - Deze documentnummerreeks en de @indent‑waarde worden gescheiden per bedrijf (zie Systeeminstellingen > Bedrijven). Elk bedrijf heeft dus zijn eigen @indent‑teller.
Land: - Deze documentnummerreeks en de @indent‑waarde worden gescheiden per land (zie Systeeminstellingen > Landen). Elk land heeft zijn eigen @indent‑teller.
Depot: - Depot - Deze documentnummerreeks en de @indent‑waarde worden gescheiden per depot (zie Systeeminstellingen > Depots). Elk depot heeft zijn eigen @indent‑teller.
Beginwaarde resetten - Dit is een Ja/Nee‑optie, waarbij de standaardwaarde Nee is.
Wanneer je dit omzet naar Ja en op Documentnummer bijwerken klikt, wordt de @indent‑waarde teruggezet naar de beginwaarde.
Wees zeer voorzichtig met deze optie. Onjuist gebruik kan ertoe leiden dat het systeem probeert een dubbel documentnummer aan te maken, vooral wanneer je hetzelfde masker gebruikt als voorheen én de beginwaarde de @indent‑waarde terugzet naar een nummer dat eerder al gebruikt is met datzelfde masker.
Als je de beginwaarde (hierboven) hebt bijgewerkt zodat de nummerreeks vanaf een nieuw nummer moet beginnen, dan is dat het enige moment waarop je de optie Beginwaarde resetten moet gebruiken.
Wijzigingen opslaan
Nadat je wijzigingen hebt aangebracht in de instellingen van een documentnummerreeks, klik je op de knop Documentnummer bijwerken.
Als alle ingevoerde waarden geldig zijn, worden de wijzigingen opgeslagen, krijg je een bevestigingsmelding te zien en keer je terug naar de lijstweergave.
Als er een probleem is, ontvang je een foutmelding waarin wordt uitgelegd wat er misgaat.
Het systeem blijft in het bewerkingsscherm van dat documentnummer staan, zodat je het probleem kunt bekijken en, indien gewenst, de nodige stappen kunt nemen om dit te corrigeren.
Heb je hulp nodig? Start een gesprek met behulp van de help-bubbel rechtsonder in het scherm.