Ohjeen sisältö:
1. Yleiset huomiot
2. Procountor rajapinnan käyttöönotto eTaskussa
3. Kululaskujen tiliöinti
4. Aineiston vienti Procountoriin muistiotositteena
5. Aineiston vienti Procountoriin kulu- tai matkalaskuna
6. Mahdolliset virheilmoitukset
1. Yleiset huomiot
Kun olet käsitellyt yrityksen tositteet ja matkalaskut eTaskussa rajapinnan kautta haettujen tietojen mukaan, voit siirtää aineiston tiliöintitiedot kuvien kera Procountoriin napin painalluksella kirjanpitoon tai maksatukseen
Integraatio eTaskun ja Procountorin välillä on maksuton
Myyntien tiliöimisessä valitaan ALV-osuudeksi myynnin verokanta ja summan eteen lisätään miinus -merkki
Jos lisäät Procountoriin uuden tilin, verokannan tai dimension, tulee tiedot hakea uudestaan kohdan 2 mukaisesti rajapintaa pitkin
Tosite numeroituu Procountorin päässä automaattisesti (laskunumero) ja kirjanpitoon siirtyy eTaskun tositenumero sekä tositeID
Huomioithan, että aiemmin eTaskussa käytössä olleet verokannat päivittyvät API-rajapinnan käyttöönotossa. Tarkista samalla asiakasasetuksista tiliöintisääntöjen verokannat, jotta saat jatkossa hyödynnettyä tiliöintiehdotuksia integroimasi kirjanpito-ohjelman verokantojen mukaan
2. Procountor rajapinnan käyttöönotto eTaskussa
2.1. Oikeudet Procountorissa
Rajapintayhteyden luomista varten tulee Procountorissa antaa seuraavat oikeudet:
Uusi matka- ja kululasku
Uusi muistiotosite
Yrityksen perustiedot
Oikeudet pääset katsomaan Procountorissa valitsemalla Hallinta → Käyttäjä ja käyttöoikeudet. Tarvittavat oikeudet löydät Hallinta ja Ostot -otsakkeiden alta.
2.2. Asetukset eTaskussa
Procountor API
eTaskussa luodaan Procountor API -rajapintayhteys asiakas- ja kirjanpitäjäkohtaisesti. Procountor API -yhteydellä saat vietyä eTaskusta tiliöidyt tositteet ja matkalaskut muistiotositteena Procountoriin.
1. Kun lähdet luomaan Procountor-yhteyttä, eTasku ohjaa sinut kirjautumaan Procountorin sivuille ja tämän jälkeen pääset valitsemaan listauksesta asiakkaan, johon yhteyttä olet luomassa. Tämän jälkeen sivu siirtyy automaattisesti takaisin eTaskuun.
Yhteyden pääset luomaan:
Asiakasasetukset → Ohjelmistointegraatiot → Procountor API → Luo Procountor-yhteys
2. Procountor -yhteyden luonnin jälkeen klikkaa uudelleen eTaskussa ohjelmistointegraatio -sivulla Procountor API -laatikkoa, josta pääset noutamaan vielä rajapintaa pitkin seuraavat tiedot eTaskuun:
Hae dimensiot
Tuo tilit
Tuo verokannat
Huom! eTasku noutaa Procountorista asiakkaalle käytettäväksi määritellyt ALV-oletukset eli ALV-prosentit ja ALV-statukset
Mikäli joku toinen kirjanpitäjä käsittelee saman asiakkaan aineistoa eTaskussa, tulee hänen luoda vain Procountor-yhteys. Tilejä ja verokantoja ei tarvitse tuoda uudelleen, jos ne on jonkun toisen käyttäjän toimesta jo aiemmin tuotu.
Jos Procountorin päässä tehdään muutoksia asiakkaan tileihin, verokantoihin tai dimensioihin, niin tiedot ei päivity automaattisesti eTaskuun. "Tuo tilit" -painikkeen kautta voit tuoda esim. tilit uudelleen eTaskuun.
Procountor API lasku
Kulu- ja matkalaskut voit viedä eTaskusta Procountoriin maksatukseen, ja siihen liittyen tulee asiakasasetuksissa tehdä seuraavat toimenpiteet:
1. Kulu- ja matkalaskujen siirtämistä varten, aseta ensimmäiseksi yritykselle ja sen käyttäjille pankkitiedot sekä henkilötunnukset
Asiakasasetukset → Pankkitiedot
2. Valitse seuraavaksi Ohjelmistointegraatio -osiosta Procountor API lasku ja hae tunnukset maksatusta varten sekä matkalasku-tuoterivit. Toiminto tuo eTaskun ohjelmistointegraatio-sivun vientitunnukset-laatikkoon numerosarjan, jolloin aineiston siirrossa tiedot kohdistuvat oikein käyttäjittäin henkilö- ja vientitunnuksen avulla.
4. Kun Matkalasku -tuoterivit on haettu, aseta yritykselle käyttöön Procountor palkkalajit
Asiakasasetukset → Palkkalajit
3. Kululaskujen tiliöinti
Tositteet, joiden maksutavaksi on valittu kulukorvaus tiliöidään siten, että valitset normaalista tiliöinnistä poiketen tilin sijaan palkkalajin. Palkkalaji on Procountorin rekisteristä eTaskuun haettu tuote ja sille Procountorissa asetettu tili täydentyy automaattisesti tiliöintiriville. Jos tositteen tietoihin on asetettu tositeluokitus, joko asiakkaan tai kirjanpitäjän toimesta, ja samalla nimellä eTaskusta löytyy olemassa tuote, tämä tuote täydentää automaattisesti tiliöinti-rivistöille palkkalajin ja tilin. Lisäksi jatkossa matkalaskun liitteet eli kululaskut saa tiliöityä Procountorin tuotekoodeille.
4. Aineiston vienti Procountoriin muistiotositteena
Kun aineistot ovat käsitelty (𝙏 ✔️), valitse Procountor API Muistio
Vastatiliksi voit valita haluamasi tilin tai käyttää tiliöintikohtaisia vastatilejä. Lisätietoa tiliöintikohtaisista vastatileistä löydät täältä
Tositteiden numerointi alkaa automaattisesti numerosta 1, mutta voit muokata tätä myös itse. Numero tulee muistiotositteen nimi-laatikkoon
Valitse Vie liitteet -osio aktiiviseksi, jotta tositteiden kuvat siirtyy kirjanpitoon tositteiden mukana
Mikäli asiakkaalle on asetettu Procountorissa maksuperusteinen arvonlisävero käyttöön, tulee eTaskussa se aktivoida aineiston viennin yhteydessä ja asettaa ALV-päivä
Jos haluat viedä kaikki käsitellyt aineistot kerralla, valitse Vie kuukauden tapahtumat tai valitse vain tietyt tositteet (raksi ruutuun tositteen edessä), jolloin laatikkoon muodostuu teksti; Vie valitut. Tositteet siirtyvät Procountoriin omina muistiotositteina.
Jos haluat viedä koko kauden aineiston yhtenä muistiotositteena, niin luo tositenippu ennen aineiston siirtoa. Tositenipun ja sen sisältävät tositteet täytyy olla hyväksytty -tilassa ennen aineiston vientiä.
5. Aineiston vienti Procountoriin kulu- tai matkalaskuna
Kun kulu- ja matkalaskut ovat käsitelty (𝙏 ✔️), valitse Procountor API Lasku
Päivitä tositepäivä -osion aktivoimalla asetat vientipäivämäärän aineiston tositepäivämääräksi
Aseta maksupäivä, jolloin maksu suoritetaan
Valitse Vie liitteet -osio aktiiviseksi, jotta kuvat siirtyy mukana
Aktivoimalla Yhteenvetovienti -osion saat vietyä saman henkilön kulu- ja matkalaskut yhtenä rivinä
Alla näkyy kuva onnistuneesta aineiston viennistä Procountoriin. Tietoja voi muokata jälkikäteen myös suoraan Procountorissa.
Huom!
Tositteet tulevat Procountoriin Kesken -tilassa. Voit hyväksyä nämä kaikki nopeasti seuraavalla tavalla: Tarkastaminen → Usean laskun tarkastaminen → Valitse → Valitse kaikki → Hyväksy.
6. Mahdolliset virheilmoitukset
Tässä hieman apuja, mikäli saat seuraavanlaisia virheilmoituksia esim. aineiston viennin yhteydessä.
"API valtuuksia ei saatu uusittua"
Sinun tulee tällöin luoda Procountor yhteys uudelleen jokaisen asiakkaan kohdalla valitsemalla ensin "Ota Procountor API pois käytöstä", jonka jälkeen valitse "Luo Procountor -yhteys"
Yhteyden uudelleen luominen riittää, tilejä ja verokantoja ei tarvitse tuoda uudelleen
Tämä virheilmoitus syntyy, jos olet vaihtanut Procountor käyttäjätunnuksesi salasanan tai Procountor yhteys on eTaskussa luotu yli 6kk sitten
"Liitteitä ei saatu tallennettua"
Lataa tositenipussa olevat tositteet kahteen eri PDF-yhteenvetoon ja liitä ne manuaalisesti Procountorissa muistion liitteeksi
Tämä virheilmoitus syntyy, jos tositenipun PDF-tiedoston koko on liian suuri
"Export_id puuttuu"
Varmista, että olet asettanut eTaskussa Procountor API Lasku osion asetukset ohjeiden mukaisesti
Tämä virheilmoitus syntyy, jos eTaskussa Procountor API Lasku osion tunnus maksatusta varten on jäänyt hakematta tai jos eTasku käyttäjiä ei ole perustettu Procountorissa henkilörekisteriin
"Tosite: XXXX - Määrittelemätön virhe kuitin viennissä"
Tarkista, että Procountorissa on oikeus uusille Muistiotositteille ja matka- ja kululaskuille
"Server Error(500)"
Tarkista, että Procountorissa on oikeus Yrityksen perustietoihin. Katseluoikeudet riittävät
"Aseta ALV-päivä"
Mikäli olet aktivoinut kohdan Maksuperusteinen ALV, sinun tulee syöttää ALV-päivä
Tämä osio aktivoidaan siirron yhteydessä vain siinä tapauksessa, mikäli Procountorissa asiakkaalle on otettu käyttöön maksuperusteinen arvonlisäverotus asetus
"Virhe laskun viennissä: Matkalaskulle tarvitaan henkilön liikekumppanitunnus"
Sinun tulee tällöin hakea asetuksien Procountor API Lasku osion kautta rajapintaa pitkin uudelleen maksatustunnukset valitsemalla "Hae tunnukset maksatusta varten"