Det går att importera och uppdatera information om personal enskilt - en i taget. Har du däremot flera du vill importera eller uppdatera går det att göra det genom att använda vår importmall. Nedan kommer vi gå igenom båda sätten.
Importera och uppdatera flera medarbetare
1. Importera och bjud in
Gå till fliken "Personal -> anställda" och klicka sedan på "Bjud in personal" i högra hörnet. Välj "Importera flera personer".
Du får då upp denna ruta på skärmen. Börja med att ladda ned importmallen. Du kan göra det i systemet eller genom att trycka här.
Därefter fyller du i all information du vill ska läggas upp i Evity i Excel-filen. Glöm inte att spara filen sedan. Samtliga rutor med en * är obligatoriska.
I nästa steg klickar du på "ladda upp från dator" och väljer Excel-filen du nyss sparade.
Slutligen väljer du om det ska skickas ett mejl till alla nya medarbetare så att de får tillgång till sitt personkort. Då klickar du på knappen som visas på bilden nedan:
Dessutom kan du också välja ifall du vill inkludera personerna i en onboarding-process och i en automation för födelsedagar. Dessa går också att applicera vid senare tillfällen, då välj då istället "Hoppa över för tillfället" i listan. För att importera din lista med medarbetare, tryck "Lägg till personal".
⚠️Vid stora importeringar kan det ta några minuter innan samtliga blivit tillagda.
2. Uppdatera personalinformation
För att enkelt uppdatera personalinformation för flera medarbetare samtidigt i Evity kan du använda vår importmall. Så här gör du:
Ladda ner importmallen genom att gå till fliken "Personal -> anställda" och klicka sedan på "Bjud in personal" i högra hörnet. Välj "Importera flera personer".
Lägg till medarbetarens mailadress i importmallen. För att systemet ska kunna matcha informationen korrekt behöver du fylla i den e-postadress som är registrerad på medarbetaren i Evity. Fyll i ny eller uppdaterad personalinformation i rätt kolumner i mallen. Det går även att lägga till historik och andra kompletterande uppgifter i samma importmall. Se flikarna för anställningshistorik, lönehistorik, kontakt vid nödsituation och certifikat.
☝🏼 Att tänka på:
Aktiv anställning, lön och roll går inte att uppdatera via importmallen. Denna information behöver istället uppdateras direkt på medarbetarens personkort eller i personallistan. För att lägga till historik (anställningar och lön) använder du de utmarkerade flikarna i importmallen.
Kontrollera att e-postadressen du anger i importen stämmer överens med den som finns i Evity, annars kommer inte informationen att matchas rätt.
Behöver du hjälp med mallen? Tveka inte att kontakta vår support, vi hjälper dig gärna!
Bjud in en medarbetare
För att bjuda in en enskild medarbetare i Evity går du in på "personal - anställda" klicka sedan på "Bjud in personal -> bjud in en person".
I första steget fyller ni in information om medarbetaren, obligatorisk information är: för och efternamn, startdatum och e-postadress (antingen privat eller jobb e-post).
Om man inte fyller i den övriga informationen här kan antingen du eller medarbetaren själv sedan lägga in detta på personkortet.
När du fyllt i all information klickar du på "Nästa".
Där kan du lägga in rollbeskrivning utifrån mallar som du skapat, vilken standardbehörighet den ska ha (ex. chef/admin/medarbetare), vem som är dennes chef och om du vill lägga till den i automatiseringen för onboarding och/eller födelsedagar.
Om du bockar i "Skicka e-post med inbjudan" får medarbetaren direkt ett meddelande på e-post där den kan skapa ett lösenord för att komma in på sidan. Om du inte bockar i detta kan du välja att göra det senare på personkortet.
Här kan du välja att redigera meddelandet som skickas till medarbetaren.
*Inringad ruta* - så ser meddelandet ut till medarbetaren efter du klickat på "skicka inbjudan".
