⚠️ Kom igång – aktivera Automationer 2.0
Automationer 2.0 måste vara aktiverat för er organisation innan ni kan använda funktionen. Formulär 2.0 behöver vara igång först, så aktivera det om ni inte redan har gjort det.
Gå till Inställningar > Uppgifter.
Scrolla längst ner på sidan.
Klicka på aktivera för Automationer 2.0.
Är ni osäkra på om ni redan har det, kontakta er kontaktperson på Evity
Vad är en automation?
En automation är en mall uppbyggd av sektioner, och i varje sektion lägger du innehåll: uppgifter, mejl, formulär, dokument, avtal, möten eller systeminbjudningar. Varje del av innehållet skickas ut ett visst antal dagar före eller efter ett startdatum, till en eller flera mottagare.
Vilket startdatum som gäller styrs av vilken kategori mallen har:
Onboarding – utgår från medarbetarens första dag.
Offboarding – utgår från medarbetarens sista dag.
Födelsedag – utgår från medarbetarens födelsedag.
Allmän – utgår från den dag automationen sätts igång.
När mallen är byggd tilldelar du den till en eller flera medarbetare, antingen manuellt eller automatiskt via en händelse (mer om det längre ner).
Skapa er automation
Klicka på Inställningar i vänstermenyn.
Under Mallar, välj Automationer.
Klicka på Skapa automatisering uppe till höger.
Välj kategori enligt listan.
Bygg processen
Byggvyn är uppdelad i tre delar:
Till vänster väljer du vad du vill lägga till.
I mitten bygger du upp processen i sektioner.
Till höger ställer du in detaljerna för det du markerat.
Klicka på Ny sektion och ge den ett namn, till exempel "Innan första dagen". Lägg sedan till innehåll genom att klicka på det du vill lägga till i vänsterpanelen, eller dra det in i rätt sektion. Det finns fem typer att välja bland:
Uppgift – en att-göra-post, till exempel "Förbered arbetsplats".
E-post – ett meddelande som skickas till mottagaren, till exempel ett välkomstmeddelande.
Formulär – skickar ett formulär, till exempel en introduktionsenkät.
Dokument – skickar ett dokument som mottagaren måste bekräfta att hen läst, till exempel personalhandboken.
Systeminbjudan – ger medarbetaren åtkomst i systemet.
Du kan dra och släppa för att ändra ordningen, kopiera en hel sektion, eller flytta något till en annan sektion.
Ställ in när det ska skickas
Klicka på en sak i ett avsnitt, till exempel uppgiften "Förbered arbetsplats". Då öppnas en panel till höger. Fyll i:
Lägg till mottagare: vem som ska få utskicket, till exempel den nyanställda eller chefen.
Skicka ut: välj om den ska skickas före, på eller efter startdatum. Väljer du före eller efter visas ett fält där du skriver antal dagar, till exempel 5 dagar före för "Förbered arbetsplats".
Förfallodag: en deadline, om det behövs. Annars låter du "Inget förfallodatum" stå kvar. Deadline kan aldrig hamna före utskicksdatumet.
Fler inställningar för varje steg
Beroende på vilken typ av innehåll du valt, och om det har fler än en mottagare, kan du se fler inställningar i högerpanelen:
Delad uppgift – När denna funktion är aktiverad markeras uppgiften som slutförd för alla tilldelade personer så fort en av dem slutför den. När den är inaktiverad måste varje tilldelad person slutföra sin egen kopia av uppgiften.
Vidarebefordra efter slutförande – Meddela automatiskt personer när denna uppgift är slutförd.
Visa data från formulär – Visa formulärsvar inom denna uppgift för mottagare.
Villkorsstyrd trigger – Ange när detta ska aktiveras utifrån andra uppgifter och enkäter, till exempel att ett steg inte ska skickas ut förrän ett tidigare formulär är besvarat.
Målinriktad automatisering – Utlös detta steg bara när personen automationen gäller uppfyller de valda villkoren, till exempel roll, plats, team, avdelning, bolag eller taggar. Praktiskt om en mall används av flera avdelningar men ett enskilt steg bara ska gälla en av dem.
Taggar
Du kan personifiera meddelanden genom taggar, till exempel mottagarens förnamn eller medarbetarens startdatum. Taggen ersätts automatiskt med rätt värde för varje mottagare när meddelandet skickas ut.
💡 Vill ni undvika att saker skickas ut på helger går det att slå på "Skicka inte ut på helger" under organisationsinställningarna.
Tilldela automationen till en medarbetare
Det finns flera sätt som du kan lägga in en medarbetare i en automation
1. Snabba åtgärder
Det snabbaste sättet, och bra när du vill lägga till flera personer på samma gång.
Klicka på plusikonen högst upp i menyn ("Snabba åtgärder").
Välj Lägg till i automation.
Välj vilka som ska med: antingen alla i organisationen, eller ett urval baserat på till exempel avdelning, plats, roll eller tagg. Du kan också söka fram namngivna personer direkt.
Välj mall: vilken automation de ska in i.
Granska och bekräfta: du ser listan över vilka som läggs till innan du klickar igenom.
2. På personkortet
Bra när du bara vill lägga till en enskild medarbetare.
Öppna personens profil och gå till fliken Automationer.
Klicka Tilldela automation.
Välj mall och bekräfta.
Här slipper du steget där du väljer personer, eftersom det redan är den personen du står på.
3. Via HR-huben
Samma funktion som Snabba åtgärder (punkt 1), fast startpunkten är en annan.
Gå till HR-huben → Automationer, där du ser alla pågående automationer i organisationen.
Klicka Tilldela automation.
Samma guide som under Snabba åtgärder: välj personer, välj mall, granska och bekräfta.
4. Automatiskt via händelser
Någon signerar sitt anställningsavtal – personen kan automatiskt hamna i en Onboarding-mall så fort avtalet är signerat. Samma val finns för Offboarding och Födelsedag, det kryssas i på avtalet eller avtalsmallen.
En ny medarbetare bjuds in – personen kan automatiskt hamna i en Onboarding-mall i samband med att medarbetaren bjuds in.
Personal importeras (via importmall) – alla importerade kan automatiskt hamna i en Onboarding-mall.
Någon slutar – sätt anställningens slutdatum på personkortet och spara, då kommer frågan om personen ska in i en Offboarding-mall (visas bara en gång per person, och bara om ingen redan är kopplad).
Födelsedag – för medarbetare som är tillagda i automationen skickas notis ut årligen i samband med deras födelsedag.
Bra att veta
Ingen dubbelläggs. Är en person redan aktiv i samma automation läggs den inte till igen, oavsett vilket sätt du använder.
Externa mottagare. Enskilda mejlsteg i en automation kan gå till en extern person (funktionsroll) utan Evity-konto, till exempel en referens. Det gäller bara det steget, inte vem som räknas som "med" i automationen som helhet.
Följ upp automationen
Här ser ni en lista över alla pågående automationer i organisationen, en rad per medarbetare och automation, med status och hur stor andel av innehållet som är klart.
Listan går att sortera på bland annat:
Medarbetare – för att snabbt hitta en specifik person.
Nästa utskick – för att se vad som händer närmast.
Ni kan också filtrera på kategori (Onboarding, Offboarding, Födelsedag, Allmän) och status (till exempel Schemalagt, Skickat, Klart, Försenat, Kräver åtgärd), eller söka fram en person direkt.
Klicka på en rad för att se detaljerna. Där listas varje steg med sin egen status, så ni ser exakt vilken uppgift, vilket formulär eller mejl som är klart, skickat eller fortfarande väntar. Härifrån kan ni också skicka en påminnelse om att slutföra en uppgift.
Personkortet → fliken ”Automationer”
Samma vy som i HR Hub, fast bara för den här medarbetaren: pågående och avslutade automationer, med status, klar-andel och samma detaljvy per steg. Härifrån kan ni också avbryta en automation, den markeras då som avslutad istället för att tas bort.
Med rätt automationer på plats kan du lägga mindre tid på repetitiva uppgifter och mer tid på det som verkligen gör skillnad. Hör av dig till supporten om något känns oklart längs vägen, vi finns här för att hjälpa dig lyckas 🤩
Version 1 Automationer
Version 1 Automationer
Skapa er onboarding
Välj "Automationer" i menyn. För att skapa en ny onboarding klickar du sedan på "Skapa arbetsflöde".
Du kommer då till vyn i bilden nedan. Du kan namnge onboarding samt välja en färg och symbol för den.
Vyn är uppbyggd som en tidslinje med separata sektioner för den nyanställda och dennes chef. Du kan även lägga till fler personer från organisationen genom att klicka på ”Lägg till mottagare”.
Det gröna strecket i tidslinjen markerar den nyanställdas första arbetsdag.
Allt till vänster om strecket gäller tiden före första dagen.
Allt till höger om strecket gäller tiden efter första dagen.
För att lägga till information som ska skickas till den nyanställda, chefen eller en annan mottagare klickar du på plustecknet (+) på den rad där du vill skapa informationen.
Händelsedetaljer
Du namnger innehållet och fyller i den information du vill ska skickas ut till personen som är kopplad till denna post. Här väljer du även vilken dag i förhållande till första dagen du vill att informationen ska skickas ut. Processen blir lika oavsett vilket datum en ny person börjar.
Taggar
Här kan du personifiera meddelandet genom att välja vilken tag du vill använda. I detta exempel kommer förnamnet på mottagaren läggas in i meddelandet. Detta anpassar du utifrån vilket meddelande du skapar.
Lägg till uppgift
Du kan ge medarbetaren eller chefen uppgifter genom att klicka på "lägg till uppgift". Här kan du beskriva uppgiften, vem den är associerad med och hur många dagar innan den ska vara genomförd. När uppgiften är klar kan mottagaren bocka i att den är genomförd. Om uppgiften inte markerats som genomförd kommer en påminnelse skickas ut dagen innan den ska vara klar.
Lägg till dokument eller formulär
Du kan skicka formulär eller dokument till den nyanställda, till exempel för att samla in information eller ge viktig praktisk information. Klicka på ”Lägg till formulär” eller ”Lägg till dokument” för att välja vad som ska skickas.
Bjud in medarbetare till er onboarding
Klicka på ”Lägg till medarbetare” i onboardingresan. Sök på medarbetarens namn. och välj rätt person i rutan som visas. Klicka på ”Bjud in”.
