När vi startar upp ert nya konto i Evity behöver vi importera era medarbetare samt den personalinformation ni vill ha med i systemet. Detta görs via en importmall i Excel format som vi skickar till er efter uppstartsmötet och som ni fyller i.

När medarbetarna importeras skapas profiler för samtliga användare i Evity, men inga inbjudningar skickas ut i detta steg.

Om ni vid ett senare tillfälle vill komplettera med mer information eller lägga till nya medarbetare går det bra att göra fler importer, men detta används främst vid behov av massimport. Annars går det bra att när som helst både bjuda in medarbetare samt uppdatera eller lägga till information direkt i Evity.

All data kopplas till medarbetarens jobb epostadress. Om en medarbetare saknar jobb epostadress används istället personlig epostadress.

Ladda ner tom importfil

Ladda ner fil med demodata

Se video hur du fyller i filen för import

Importfilens 11 flikar och vad dessa innebär

Welcome

Här hittar du nödvändig information för att komma igång med importen.

Staff Import (prioriteras vid uppstart av Evity)

Här skriver du in all persondata som du vill ha in i Evity, exempelvis personnummer, adress, nuvarande lön, bankkontouppgifter etc.

⚠️ OBS Detta är den aktuella medarbetardatan. Du har enbart ett fält per medarbetare.

Employment history import

Om ni vill importera in anställningshistorik i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Role history import

Om ni vill importera in rollhistorik i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Salary history import

Om ni vill importera in lönehistorik i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Other Salary import

Om ni vill importera in övriga löneuppgifter i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Other Benefits import

Om ni vill importera in övriga förmåner i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Emergency contacts import

Om ni vill importera in kontakt vid nödsituation i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Children import

Om ni vill importera in medarbetarens barn i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Certificate import

Om ni vill importera in certifikat i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Skills import

Om ni vill importera in kompetenser i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.

Staff Import

Förnamn, efternamn, jobbmejladress (alt. privat mejladress om jobbmejladress ej finns) är obligatoriska fält.

Resterande fält är inte obligatoriska utan kan lämnas blanka, men många av dessa bör importeras in för att minska det administrativa arbetet senare. Men med det sagt går informationen även att lägga till direkt i Evity också efter det att man har importerat in medarbetarna.

First Name: Medarbetarens förnamn.

Last Name: Medarbetarens efternamn.

Work Email: Medarbetarens jobbmejladress.

Personal Email: Medarbetarens personliga mejladress.

Phone Number: Medarbetarens jobbtelefonnummer (skriva numret utan inledande nolla eller landskod, exempelvis "701234567")

Personal Number: Medarbetarens personnummer (10 eller 12 siffror, med eller utan bindestreck).

Address Line 1, Post Code, City, Country: Medarbetarens adress.

Gender: Medarbetarens kön.

Date of Birth: Medarbetarens födelsedatum (viktigt att ha i Evity om du vill ha tillgång till födelsedagar i kalendern, då detta inte är kopplat till personnummer).

About/Biography: Information om medarbetaren. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort.

Competencies: Medarbetarens kompetenser. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort. Fältet är inte kopplat till kompetensbiblioteket eller kompetenskartläggningen utan syftar mer på exempelvis HLR.

Interests: Medarbetarens intressen. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort.

Bank Name: Banken där medarbetaren har sitt bankkonto (exempelvis Swedbank eller Handelsbanken).

Name on Bank Account: Medarbetarens namn på kontot (exempelvis Allkonto).

Clearing Number: Medarbetarens clearingnummer (den första delen, 4 eller 5 siffror, av bankkontonumret).

Account Number: Siffrorna efter clearingnumret.

Tax Code: Medarbetarens skattetabell.

IBAN Number: Medarbetarens IBAN-nummer (om tillämpligt).

Food Allergies: Eventuella matallergier som är viktiga att känna till.

Favorite Foods: Medarbetarens favoriträtter. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort.

Medical Notes: Eventuella hälsoproblem som det kan vara bra att känna till.

Evity Permission Template: Anger medarbetarens behörigheter i Evity. Detta läggs ofta till senare direkt i Evity.

Employment Type: Är medarbetaren fastanställd eller temporärt anställd? Om temporär, skriv vilken typ av anställning i fältet "Temporary Employment Type", om fastanställd lämnar du den blank.

Employment Start Date: Medarbetarens anställningsstartdatum (YYYY-MM-DD).

Employment End Date: Medarbetarens anställningsslutdatum, om tillämpligt.

End of Probation Date: Om medarbetaren haft provanställning kan du lägga till denna information.

Time Type: Välj typ av anställning (heltid, deltid etc.) från rullgardinslistan.

Hours per Week: Antal arbetade timmar per vecka.

Allocation Time Percent: Procentuell arbetstid.

Employment Number: Medarbetarens anställningsnummer.

Vacation Days: Antal semesterdagar medarbetaren har.

Notice Period (resign): Vid egen uppsägning. Välj uppsägningstid från rullgardinsmenyn.
Notice Period (Terminated): Vid uppsägning. Välj uppsägningstid från rullgardinsmenyn.

Role: Medarbetarens nuvarande roll/titel.
Role Start Date: Medarbetarens startdatum för aktuella rollen.

Role End date: Medarbetarens slutdatum för aktuella rollen.

Salary Amount: Ange medarbetarens Heltidslön utan att använda kommatecken eller punkt. Exempel på korrekt format: 28970. Om det är en lön med decimaler använder du punkt, exempelvis 28970.12. Är det en person som arbetar deltid så lägger ni ändå in vad heltidslönen motsvarar.

Salary Frequency: Välj löneform (månadslön, timlön etc.).

Salary Currency: Exempelvis SEK.

Salary Notes: Eventuella anteckningar om lönen som du vill ska finnas i medarbetarens personkort.
Salary Start Date: Medarbetarens startdatum för aktuella lönen.
Salary End Date: Medarbetarens slutdatum för aktuella lönen, om ett sådant finns.

Manager Email: Medarbetarens chefs mejladress. Detta läggs till för att automatiskt koppla rätt chef i Evity.

Teams: Vilket team tillhör medarbetaren (t.ex. Ekonomi, Sälj, Marknad). Om medarbetaren tillhör flera team, separera dem med ett komma (,).

Location: Vilket kontor medarbetaren arbetar från.
Cost center: Medarbetarens kostnadsställe

Cost Object:

Personnel Type: Är medarbetaren tjänsteman eller kollektivarbetare? Välj ur rullgardinslistan.

Salary Review Year: Medarbetarens lönerevisionsår.

Employment History Import

Instruktioner för import av Anställningshistorik
Om ni vill importera anställningshistorik gör ni det via denna flik. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:

Employee Email (obligatorisk): Ange samma e-postadress för alla rader som tillhör samma medarbetare. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Employment type (obligatorisk): Välj anställningstyp från rullgardinslistan.
Temporary employment type (obligatorisk för visstidsanställningar): Specificera typen av visstidsanställning.
Employment Start Date (obligatorisk): Fyll i startdatum för anställningen i formatet "ÅÅÅÅ-MM-DD".
Employment End Date: Om anställningen har ett slutdatum, fyll i det här. Format "ÅÅÅÅ-MM-DD"
End of Probation Date: Ange sista datum för provanställningen, om det finns ett. Format "YYYY-MM-DD".
Time type (obligatorisk): Specificera om det är heltid, deltid eller timanställning - välj från rullgardinslistan.
Hours per Week: Om ni vill kan ni ange antal timmar per vecka som medarbetaren arbetar. Om det inte är ett heltal, skriv punkt (.) mellan: ex 39.75
Allocation Time Procent: Om ni vill kan ni fylla i procentsatsen för arbetstiden i förhållande till heltid (exempelvis 50 för 50%). Om det inte är ett heltal, skriv punkt (.) mellan: ex 85.50

Role History Import

Instruktioner för import av rollhistorik

Om ni vill importera rollhistorik gör ni det via denna flik. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:

Employee Email (Obligatoriskt): Ange samma e-postadress för alla rader som tillhör samma medarbetare. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Role (Obligatoriskt): Ange titel på rollen
Role Start Date (Obligatoriskt): Fyll i startdatum för rollen i formatet "ÅÅÅÅ-MM-DD".
Role End Date: Ange sista datum för rollen, om det finns ett. Format "YYYY-MM-DD".
Role Code: Eventuell rollkod
Prior Experience (Years): Tidigare erfarenhet av rollen i år
Prior Experience (Months): Tidigare erfarenhet av rollen i månader

Salary History import

Instruktioner för import av lönehistorik

Om ni vill importera lönehistorik gör ni det via denna flik. Det är viktigt att varje tidigare löneperiod anges på separata rader. Dessa kopplas sedan samman via medarbetarens e-postadress. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:

Employee Email(obligatoriskt): Ange samma e-postadress för alla rader som tillhör samma medarbetare. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Salary Amount (obligatoriskt): Varje rad representerar ett unikt lönebelopp för en specifik period.
Pay Frequency (obligatoriskt): Välj från rullgardinlistan.
Salary currency (obligatoriskt): Välj från rullgardinlistan.
Salary Notes: Om ni vill lägga till en anteckning på lönen.
Salary start date (startdatum är obligatoriskt):
- För varje rad anger du det datum då löneperioden började (Start Date).
- Om lönen är avslutad, anger du även ett slutdatum (End Date).
- För den nuvarande lönen (pågående löneperiod) lämnar du fältet End Date tomt.
Exempel: I exemplet ovanför har "Linn" haft fem olika löner under olika tidsperioder. Notera att den senaste raden saknar ett slutdatum, vilket visar att lönen fortfarande är pågående.

Other Salary Import

Om ni vill importera övriga löneuppgifter gör ni det via denna flik. Dessa kopplas sedan samman via medarbetarens e-postadress. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:

Employee Email (obligatoriskt): Ange samma e-postadress för alla rader som tillhör samma medarbetare. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Other Salary Type (obligatoriskt): Välj typ från rulllgardinlistan.
Amount (obligatoriskt): Här anger du beloppet för löneuppgiften
Frequency (obligatoriskt): Välj från rullgardinlistan.
Currency (obligatoriskt): Välj från rullgardinlistan.
Notes: Om ni vill lägga till en anteckning
Start date (obligatoriskt): Fyll i startdatum för löneuppgiften i formatet "ÅÅÅÅ-MM-DD".
End date: Ange sista datum för löneuppgiften, om det finns ett. Format "YYYY-MM-DD".

Exempel från Evity

Other Benefits Import

Om ni vill importera övriga förmåner gör ni det via denna flik. Dessa kopplas sedan samman via medarbetarens e-postadress. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:

Employee Email (obligatoriskt): Ange samma e-postadress för alla rader som tillhör samma medarbetare. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Benefit Type (obligatoriskt): Välj typ från rulllgardinlistan.
Note: Om ni vill lägga till en anteckning.
Amount (obligatoriskt): Här anger du beloppet för förmånen.
Frequency (obligatoriskt): Välj från rullgardinlistan.
Currency (obligatoriskt): Välj från rullgardinlistan.
Start date (obligatoriskt): Fyll i startdatum för löneuppgiften i formatet "ÅÅÅÅ-MM-DD".
End date: Ange sista datum om det finns ett. Format "YYYY-MM-DD".

Exempel från Evity

Emergency contact import

I denna flik fyller ni i kontaktuppgifter till närmaste anhörig eller annan person som ska kontaktas vid en nödsituation. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:

Employee email (obligatorisk): Ange medarbetarens e-postadress. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Name (obligatorisk): Fyll i för- och efternamn på kontaktpersonen.
Number (obligatorisk): Ange telefonnummer till kontaktpersonen.
Relation (obligatorisk): Specificera relationen till medarbetaren, exempelvis “Make”, “Förälder”, “Vän” eller liknande.

Children Import

I denna flik fyller ni i uppgifter om medarbetarens barn. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:

Employee Email (obligatoriskt): Ange medarbetarens e-postadress. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Child Name (obligatoriskt): Namn på barn. Alternativt exempelvis "Barn 1" om man ej vill ge denna information.
Birth Date (YYYY-MM-DD) (obligatoriskt): Barnets födelsedatum.

Certificate import

Denna flik används för att importera medarbetares certifikat till Evity. Följ instruktionerna nedan för att fylla i filen korrekt:

Employee Email (obligatorisk): Ange medarbetarens e-postadress. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Certificate Name (obligatorisk): Fyll i namnet på certifikatet.
Certificate Category: Om ni vill kan ni specificera vilken kategori certifikatet tillhör, t.ex. "Säkerhet", "Marknadsföring" eller liknande.
Lecturer: Namn på den person eller organisation som hållit i utbildningen eller certifieringen.
Hours: Antal timmar som certifikatet omfattar.
Aquired Date (YYYY-MM-DD): Datum då certifikatet erhölls.
Expire Date (YYYY-MM-DD): Om certifikatet har ett utgångsdatum, fyll i det här. Lämna tomt om det inte finns något.
Notification Date (YYYY-MM-DD): Datum då en påminnelse om förnyelse ska skickas ut, om tillämpligt.
Certificate Description: Här kan ni skriva en valfri beskrivning av certifikatet, exempelvis innehåll, syfte eller annan relevant information.

Skills import

Denna flik används för att importera medarbetares kompetenser till Evity. Följ instruktionerna nedan för att fylla i filen korrekt:

Employee Email (obligatorisk): Ange medarbetarens e-postadress. Måste matcha den e-post som används i övriga flikar för att kopplas till rätt person.
Skill (Obligatoriskt): Namnet på kompetensen. Om ni redan har denna kompetens inlagt i Evity som en mall så se till att stava kompetensen på samma sätt.
Skill Category: Kategorin på kompetensen
Skill Level: Vilken nivå medarbetaren är på (baserat på de nivåer som finns i ert konto)
Skill Description: Beskrivning av kompetensen