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Remonter mes données de ventes : extracteur ou listing PDF

En résumé

Pour transmettre vos donnĂ©es de ventes dans le cadre d’une opĂ©ration commerciale, vous pouvez :

- utiliser un extracteur connectĂ© Ă  votre logiciel de gestion d’officine ;

- déposer manuellement un listing de ventes au format PDF.

L’extracteur permet de transmettre automatiquement vos donnĂ©es depuis votre LGO. Si la remontĂ©e automatique n’est pas disponible ou rencontre un problĂšme, vous pouvez dĂ©poser votre listing manuellement.

Remonter automatiquement mes données de ventes avec un extracteur

L’extracteur permet de transmettre automatiquement depuis votre LGO les donnĂ©es de ventes nĂ©cessaires Ă  certaines opĂ©rations commerciales.

Une fois les données récupérées, vous devez les vérifier et les valider dans Faks afin de confirmer leur exactitude et de les transmettre au laboratoire ou au groupement.

⚠ Seul le propriĂ©taire du compte peut activer un extracteur.

Comment activer l’extracteur ?

Depuis le site Faks :

  1. Ouvrez le profil de votre pharmacie.

  2. SĂ©lectionnez l’onglet Connexion extracteur.

  3. Choisissez votre extracteur dans la liste.

  4. Cochez la case Je certifie.

  5. Cliquez sur Confirmer.

Depuis l’application mobile :

  1. Ouvrez les paramĂštres de votre pharmacie.

  2. SĂ©lectionnez Connexion extracteur.

  3. Choisissez votre extracteur.

  4. Cochez la case Je certifie.

  5. Cliquez sur Confirmer.

Si vous ne voyez pas l’onglet Connexion extracteur, cela signifie peut-ĂȘtre que la fonctionnalitĂ© n’est pas encore activĂ©e pour votre pharmacie.

Dans ce cas, contactez le support Faks depuis Conversations, puis Envoyez-nous un message.

Quels sont les extracteurs partenaires ?

Faks peut fonctionner avec plusieurs extracteurs partenaires, notamment :

  • Santestat ;

  • Ospharm ;

  • Offisante.

Vous devez disposer d’un abonnement auprùs de l’un de ces extracteurs.

Si vous ne savez pas quel extracteur utilise votre pharmacie, demandez au titulaire ou Ă  votre groupement.

Cas particulier de Santestat

AprÚs avoir sélectionné Santestat dans Faks, vous recevez un e-mail de contrat.

Pour finaliser la connexion :

  1. Ouvrez l’e-mail envoyĂ© par Santestat.

  2. Signez le contrat demandé.

  3. Attendez la confirmation de la connexion.

  4. VĂ©rifiez ensuite le statut dans Faks.

Cas particulier d’Ospharm

AprÚs avoir sélectionné Ospharm :

  1. Retournez dans l’onglet Connexion extracteur.

  2. Cliquez sur le lien proposé dans Faks.

  3. Autorisez Ospharm à transmettre vos données de ventes.

Cas particulier d’Offisante

La connexion avec Offisante est automatique lorsque votre pharmacie dispose d’un abonnement actif.

Quand les données sont-elles disponibles ?

AprĂšs l’activation de l’extracteur ou la signature du contrat, un dĂ©lai peut ĂȘtre nĂ©cessaire avant la rĂ©cupĂ©ration des donnĂ©es.

Les relances de connexion sont effectuĂ©es chaque nuit entre J+7 et J+30 aprĂšs l’opĂ©ration.

Lorsque les données sont disponibles dans Faks :

  1. Ouvrez l’opĂ©ration concernĂ©e.

  2. Consultez les données récupérées.

  3. VĂ©rifiez qu’elles sont exactes.

  4. Modifiez-les ou ajoutez un listing PDF si nécessaire.

  5. Validez les données pour les transmettre au laboratoire ou au groupement.

⚠ Si vous ne validez pas les donnĂ©es rĂ©cupĂ©rĂ©es, elles ne pourront pas ĂȘtre transmises et votre compensation risque de ne pas ĂȘtre prise en compte.

Pourquoi l’extraction peut-elle Ă©chouer ?

Une extraction peut Ă©chouer pour plusieurs raisons :

  • aucune vente n’a Ă©tĂ© rĂ©alisĂ©e sur la pĂ©riode concernĂ©e ;

  • le contrat de l’extracteur n’a pas Ă©tĂ© signĂ© ;

  • le code EAN d’un produit n’a pas Ă©tĂ© reconnu ;

  • le code CIP renseignĂ© pour votre pharmacie est incorrect ;

  • votre abonnement auprĂšs de l’extracteur n’est plus actif ;

  • une interruption temporaire empĂȘche la transmission des donnĂ©es.

Que faire si la remontée automatique ne fonctionne pas ?

Si un message indique que la remontĂ©e automatique de vos donnĂ©es de ventes n’a pas pu ĂȘtre effectuĂ©e :

  1. Connectez-vous Ă  Faks.

  2. Ouvrez l’onglet Connexion extracteur.

  3. VĂ©rifiez le statut de votre connexion.

Le statut indique « Opérationnel »

Votre connexion est active.

Si vos données ne remontent toujours pas automatiquement :

  1. DĂ©posez votre listing de ventes manuellement au format PDF.

  2. Contactez votre extracteur afin de lui signaler le problĂšme.

  3. Indiquez-lui le code CIP de votre pharmacie.

  4. Validez ensuite vos données ou votre listing dans Faks.

Le numĂ©ro ou le lien du support de votre extracteur est indiquĂ© dans l’onglet Connexion extracteur.

Le statut indique « En attente » ou « En erreur »

Vérifiez les éléments suivants :

  • le contrat de l’extracteur a-t-il Ă©tĂ© signĂ© ?

  • votre abonnement est-il toujours actif ?

  • le bon extracteur est-il sĂ©lectionnĂ© ?

  • le code CIP de votre pharmacie est-il correct ?

  • une action est-elle demandĂ©e dans l’onglet Connexion extracteur ?

Si le problùme concerne votre compte auprùs de l’extracteur, contactez directement son support.

Si vous ne parvenez pas à identifier l’origine du problùme, contactez le support Faks.

Remonter mes données avec un listing PDF

Si vous ne disposez pas d’un extracteur ou si la remontĂ©e automatique ne fonctionne pas, vous pouvez transmettre vos donnĂ©es de ventes manuellement au format PDF.

⚠ Pour les opĂ©rations qui demandent un listing de ventes, le fichier doit ĂȘtre transmis au format PDF. Les photos restent acceptĂ©es uniquement pour les justificatifs qui prĂ©voient ce format, comme certaines photos de mise en avant.

Comment exporter mon listing de ventes en PDF ?

Vous devez exporter vos données directement depuis votre LGO.

LGPI

Utilisez la fonctionnalitĂ© d’export des statistiques de ventes de votre LGO afin de gĂ©nĂ©rer un fichier PDF.

Smart RX

Si vous ne trouvez pas la fonction d’export PDF :

  1. Contactez le support Smart RX depuis votre LGO.

  2. Demandez l’activation ou l’ajout de la fonction d’export PDF.

  3. Exportez ensuite votre listing de ventes.

  4. DĂ©posez le fichier PDF dans l’opĂ©ration concernĂ©e dans Faks.

Winpharma

Utilisez la fonctionnalité de statistiques de ventes de Winpharma pour générer votre listing au format PDF.

TA-Les-statistiques-de-ventes-par-laboratoire.pdf

Quel document déposer ?

Le document doit ĂȘtre :

  • gĂ©nĂ©rĂ© directement depuis votre LGO ;

  • au format PDF ;

  • lisible ;

  • complet pour la pĂ©riode demandĂ©e ;

  • non manuscrit ;

  • non annotĂ© ;

  • non photographiĂ© ou scannĂ© lorsque le laboratoire demande un export natif du LGO.

Un document PDF généré directement depuis le LGO est préférable à une photo ou à un scan, car il est plus facilement lisible et traité par les laboratoires et les groupements.

Exemple de document accepté

Un extrait gĂ©nĂ©rĂ© directement depuis le LGO au format PDF, lisible et non annotĂ©, peut ĂȘtre utilisĂ© comme justificatif.

Exemple de document non accepté

Un document scannĂ©, trop peu lisible ou comportant des annotations peut ĂȘtre refusĂ© par le laboratoire.

DĂ©poser le listing PDF dans Faks

Depuis l’opĂ©ration concernĂ©e :

  1. Ouvrez le menu d’action de l’opĂ©ration.

  2. Cliquez sur les trois points.

  3. SĂ©lectionnez l’option permettant d’ajouter un document.

  4. Choisissez votre fichier PDF.

  5. Vérifiez que le document est bien attaché.

  6. Validez ou publiez votre remontée.

Aprùs l’envoi du listing

Une fois le fichier déposé :

  1. VĂ©rifiez qu’il apparaĂźt bien dans l’opĂ©ration.

  2. ContrÎlez que le document correspond à la bonne période.

  3. VĂ©rifiez qu’il contient les produits ou les donnĂ©es demandĂ©s.

  4. Validez la remontée afin de la transmettre au laboratoire ou au groupement.

Un listing incomplet, illisible ou associĂ© Ă  la mauvaise pĂ©riode peut ĂȘtre refusĂ©.

À retenir

  • L’extracteur permet de transmettre automatiquement vos donnĂ©es depuis votre LGO.

  • Seul le propriĂ©taire du compte peut activer l’extracteur.

  • Vous devez valider les donnĂ©es rĂ©cupĂ©rĂ©es avant leur transmission.

  • Les extracteurs partenaires incluent notamment Santestat, Ospharm et Offisante.

  • Si la remontĂ©e automatique Ă©choue, vous pouvez dĂ©poser un listing PDF manuellement.

  • Un listing de ventes doit ĂȘtre exportĂ© directement depuis votre LGO.

  • Les photos ne remplacent pas un listing PDF lorsque l’opĂ©ration demande un export de ventes.

  • Une donnĂ©e non validĂ©e ou un justificatif non transmis peut empĂȘcher la prise en compte de votre compensation.

Besoin d’aide ?

Si vous rencontrez un problÚme avec la remontée de vos données de ventes, contactez le support Faks.

Indiquez dans votre message :

  • le nom de votre pharmacie ;

  • votre logiciel de gestion d’officine ;

  • le nom de l’opĂ©ration concernĂ©e ;

  • le nom de votre extracteur ;

  • le statut affichĂ© dans Faks ;

  • le message d’erreur Ă©ventuel ;

  • une capture d’écran si nĂ©cessaire.

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