Overzichtslijst Buiten Contractueel Werk (BCW)
Alle taken die gekenmerkt of aangemaakt zijn als BCW worden opgenomen in de overzichtslijst waarvan een voorbeeld hieronder is weergegeven. De details van een BCW opdracht bekijk of wijzig je door de regel aan te klikken.
Belangrijk is de kolom 'Verwerkt'. Het betekent dat wanneer er 'Ja' is ingevuld dat dan het betreffende meerwerk is aangeboden ter facturatie.
Facturatie en status 'Verwerkt'.
De facturatie van meerwerk wordt gedaan in je facturatie systeem (ERP, CRM of je boekhoudpakket). Met behulp van de BCW Exportlijst verwerk je die gegevens. Bij het klikken op het Export icoon kun je kiezen uit:
Alles exporteren - de volledige BCW lijst wordt geëxporteerd;
Gefilterd - het resultaat dat je op je scherm hebt staan, wordt geëxporteerd.
Vervolgens verschijnt het volgende scherm:
Door in dit scherm te kiezen voor 'Ja' worden de BCW regels die op het scherm staan niet alleen geëxporteerd naar Excel-csv maar wordt het kenmerk 'Verwerkt' op 'Ja' gezet met datum en tijd. Zo kan je zien welke regels je op het export moment moet factureren en zie je ook wanneer je ander BCW hebt verwerkt.
Let op: Indien je een BCW regel op verwerkt zet dan worden de detailgegevens bevroren en zijn niet meer wijzigbaar.
Service werkzaamheden en niet factureren
Indien er BCW werkzaamheden moeten worden uitgevoerd die eigenlijk vallen onder garantie of service dan wil je voorkomen dat die werkzaamheden bij jouw opdrachtgever in rekening gebracht worden. Indien dat het geval is, dan kun je de BCW regel ook handmatig op verwerkt zetten. Open hiervoor het detailscherm door op de BCW regel te klikken in de overzichtslijst BCW. Vervolgens kies je in het veld 'Verwerkt' voor 'Ja'.
Projectnummers, prijzen en producten
Projectnummers, prijzen en producten kun je nog wijzigen zolang je de BCW regel nog niet verwerkt hebt. Deze gegevens worden in het Export bestand opgenomen zodat de afdeling facturatie weet op welk projectnummer de opbrengsten geboekt moeten worden maar ook welk product en ten welke prijs.
Projectnummers worden ingesteld op het contract
Prijzen van de BCW werkzaamheden worden ingesteld op de contractregel en overgenomen naar de BCW regel
Producten komen voort uit de verschillende manieren waarop de BCW regel is aangemaakt
Opmerkingen worden getoond op de digitale werkbon voor de service engineer / monteur in het veld.