Yrityksen kirjanpidon tilit on helpointa tuoda Finazillaan siten, että lähdejärjestelmästä tuodaan yrityksellä käytössä olevat tilit sisään.
Siirtotiedoston laatiminen
Yrityksen kirjanpidon tilien tuominen Finazillaan alkaa siitä, että yrityksellä käytössä olevat kirjanpidon tilit tulisi olla tuotuna kirjanpidon järjestelmästä Excel -tiedostoon.
Tiedosto muokataan alla näkyvään muotoon, eli kaikki tarpeeton tieto ja tyhjät rivit sekä sarakkeet poistetaan siten, että sarakkeeseen A jää tilinnumero ja sarakkeeseen B tilin nimi. Rivillä 1 tulee olla kuvanmukaiset otsikot.
Tiedosto tallennetaan Unicode -teksti muotoon.
Kuva: esimerkki tiedostosta, joka voidaan lukea suoraan sisään Finazillaan sellaisenaan. Tiedoston tallentaminen Unicode -muotoon mahdollistaa ääkkösten siirtymisen oikein.
Tilien lukeminen Finazillaan
Tämän jälkeen yrityksen tilit voidaan lukea Finazillaan sisään. Ensin tarkistetaan oikeasta ylälaidasta, että valittuna on oikea yritys. Tämän jälkeen mennään Company -valikon Accounts -toimintoihin ja valitaan vaihtoehto "Import Accounts". Tämän jälkeen haetaan tallennettu tiedosto sen sijaintipaikasta ja tuodaan tiedosto Finazillaan.
Tilien sisääntuonnin jälkeen Finazilla kysyy, halutaanko yritykselle luoda tilikartta. Valittaessa kyllä, voidaan valita jokin valmis tilikartta pohjalle. Valinnalla ei, voidaan tilikartta valita myöhemmin.
Uusien tilien lisääminen Finazillaan
Jos yhtiö ottaa kirjanpidossa käyttöön uusia tilejä, tilien numerot siirtyvät integraatioajossa automaattisesti tositteilta Finazillaan.
Tilien nimet eivät kuitenkaan siirry, joten nimeäminen pitää tehdä manuaalisesti. Näiden tilien nimen kohdalla lukee Company -valikossa Accounts -toiminnoissa ”New Account” , joten hakutoimintoa käyttämällä saa näkyviin uudet tilit ja nimeäminen tehdään Edit –toiminnon kautta.
Tilejä voi lisätä myös manuaalisesti valikossa Company - Accounts. Valitaan oikeasta yläkulmasta "New Account" ja annetaan uudelle tilille nimi ja tilinumero.
Mikäli tileihin tulee suurempi määrä muutoksia, voidaan muutokset ajaa myös tämän ohjeen mukaisesti siirtotiedostona. Siirtotiedostoon laitetaan vain päivitettävät tiedot; koko tililuetteloa ei ole tarve muodostaa enää uudelleen.
Jos uusi tili ei "ilmesty" automaattisesti esimerkiksi budjetille, tulee budjetilla painaa oikean yläkulman "refresh" painiketta.
Yrityksen tilejä voi tuoda automaattisella luonti -toiminnolla yritystä perustettaessa. Tämä toiminto tuo kuitenkin suuren määrän tilejä, jotka näkyvät kaikki mm. budjetointi -näkymässä. Lisäksi tilien nimet tulevat automaattisessa luonnissa vakionimillä. Tästä syystä suosittelemme yllä kuvattua tapaa. Automaattisen tilien luonnin voi ohittaa alla olevalla valinnalla "skip company creation wizard".
