Étape 1 – Centraliser tous les freelances dans le pool
Tous les freelances travaillant avec l’entreprise sont centralisés dans un seul et unique pool.
Vous pouvez facilement rechercher, filtrer et accéder aux profils à travers les différentes équipes.
Étape 2 – Gérer le KYC et les documents légaux des freelances
Folkyn gère l’ensemble du processus KYC des freelances.
Les documents légaux sont collectés, stockés et suivis dans le temps.
Cela permet à l’entreprise de rester conforme et de réduire les risques juridiques.
Étape 3 – Accéder aux disponibilités des freelances
Les freelances déclarent directement leurs disponibilités dans Folkyn.
Les responsables d'équipes peuvent rapidement identifier qui est disponible pour de nouvelles missions.
Cela rend le staffing plus rapide et plus fiable.
Étape 4 – Assigner les freelances à leurs missions
Les missions permettent de définir le périmètre, la durée et la tarification.
Les freelances sont assignés directement depuis le vivier.
Tout ce qui concerne une mission est centralisé au même endroit.
Étape 5 – Générer et signer les contrats
Les contrats sont générés automatiquement à partir des informations de la mission.
Ils sont signés par le freelance et par l’entreprise directement dans Folkyn.
Cela garantit traçabilité et cohérence juridique.
Étape 6 – Collecter les rapports d’activité mensuels
À la fin de chaque mois, les freelances soumettent un rapport d’activité.
Ils déclarent le temps travaillé, téléchargent leurs factures et leurs justificatifs de frais.
Plus besoin de relances manuelles ni de tableurs.
Étape 7 – Examiner et approuver les comptes-rendus d’activité
Les référents reçoivent une notification lorsqu’un rapport est soumis.
Ils peuvent examiner les informations et approuver ou refuser le rapport.
Seuls les rapports approuvés peuvent être payés.
Étape 8 – Permettre à la finance de gérer les paiements et la comptabilité
Les équipes Finance peuvent générer les fichiers de paiement en un clic.
Les exports SEPA (XML) et internationaux (CSV) sont disponibles.
Les factures peuvent être envoyées directement vers les outils comptables.
Étape 9 – Donner accès aux ressources aux freelances
Des liens et documents utiles peuvent être partagés avec les freelances.
Cela inclut les documents d’onboarding, les guides internes, les politiques de sécurité, etc.
Ces ressources restent accessibles pendant toute la mission.
Étape 10 – Suivre les accès aux outils et les appareils
Folkyn permet de suivre les accès aux outils et les appareils attribués aux freelances.
Les équipes IT et Juridique peuvent suivre ces accès tout au long de la mission.
Cela renforce la sécurité et le contrôle opérationnel.