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¿Qué es esta integración?
La integración con ACIGRUP conecta Golfmanager con el PMS del hotel (el sistema de gestión hotelera ACIGRUP). Permite que, desde el TPV de Golfmanager, el personal cargue las compras de un huésped directamente a su habitación.
El importe deja de cobrarse en caja y queda añadido a la factura del hotel, de modo que el huésped lo paga todo junto al hacer el check-out.
Un PMS (Property Management System) es el programa que el hotel usa para gestionar habitaciones, reservas y la cuenta de cada huésped. ACIGRUP es uno de esos sistemas. Esta integración hace de puente entre tu TPV de Golfmanager y la cuenta del huésped en el hotel.
¿Qué problema resuelve?
El huésped no tiene que pagar en el momento: juega, compra en la tienda o consume en el bar, y todo se acumula en su cuenta del hotel.
Evita la doble gestión: no hace falta cobrar aparte y luego cuadrar con el hotel; el cargo viaja al PMS al instante.
Mejora la experiencia del cliente en complejos que combinan hotel y golf/instalaciones deportivas.
Deja rastro de cada operación: cada cargo y cada devolución quedan registrados y son consultables.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta el TPV de Golfmanager con el PMS ACIGRUP del hotel, y la comunicación es en tiempo real.
Golfmanager consulta a ACIGRUP qué habitaciones están ocupadas y quién es el huésped (al buscar por número de habitación).
Golfmanager envía el cargo (o la devolución) a ACIGRUP, y ACIGRUP responde si lo ha aceptado o lo ha rechazado.
No es una exportación de ficheros: cada operación se hace en el momento, de forma automática, mientras cobras en el TPV.
¿Qué información se intercambia?
Información | Dirección | Para qué |
Número de habitación buscado | Golfmanager → ACIGRUP | Localizar al huésped |
Habitaciones ocupadas y nombre del huésped | ACIGRUP → Golfmanager | Elegir a quién se carga |
Importe, número de piezas y concepto, agrupados por departamento | Golfmanager → ACIGRUP | Añadir el cargo a la cuenta del huésped |
Confirmación o error del cargo | ACIGRUP → Golfmanager | Saber si la operación se completó |
Las ventas se agrupan por subfamilia de producto y se envían con el código de cargo de ACIGRUP correspondiente (por ejemplo, restauración, tienda o bar), para que el hotel sepa a qué departamento asignar el importe.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Que el hotel use el PMS ACIGRUP y tenga activado su servicio web (la vía por la que Golfmanager se comunica con él).
Tener el módulo ACIGRUP PMS instalado en tu Golfmanager, junto con los módulos de TPV y facturación. Si no lo tienes, contacta con soporte.
Datos de conexión del hotel: la URL del servicio y el código de hotel, que facilita el equipo de IT del hotel.
Los códigos de cargo de ACIGRUP de cada departamento (restauración, tienda, bar…), que también facilita el hotel.
Permisos de gestión de facturación para configurar.
Configuración en Golfmanager (paso a paso)
La configuración tiene tres partes.
Parte 1 — Datos de conexión
Accede a Golf Manager.
En el menú lateral, selecciona ACIGRUP PMS > Configuración.
Introduce la URL y el Código de hotel (de producción), y la URL (test) y el Código de hotel (test) (de pruebas), con los valores que te dé el IT del hotel.
Guarda los cambios.
Parte 2 — Modo de producción
En la misma pantalla de Configuración, localiza el interruptor Modo de producción.
Déjalo desactivado para usar los datos de prueba mientras validas la conexión.
Actívalo solo cuando vayas a operar en real (cargos reales a los huéspedes).
Guarda los cambios.
Parte 3 — Códigos de cargo por subfamilia
Ve a Productos > Subfamilias.
Edita cada subfamilia cuyos productos se vayan a cargar a habitación.
Introduce el Código de cargo ACIGRUP con el valor que te dé el hotel (por ejemplo, restauración, tienda o bar).
Guarda la subfamilia.
⚠️ Importante: si la subfamilia de un producto no tiene código ACIGRUP, el cargo a la habitación fallará. Asegúrate de que todos los productos que se vayan a cargar a habitación tienen su subfamilia con código.
Detalle de cada campo de configuración
Modo de producción
Descripción: interruptor que decide si la integración usa los datos de conexión de prueba o los reales.
Impacto en el sistema: activado → usa la URL y el código de hotel de producción (cargos reales). Desactivado → usa los de prueba (sin afectar a cuentas reales).
Comportamiento: según el interruptor, el sistema usa un par de datos u otro en cada operación.
Ejemplo de uso: durante la implantación, déjalo desactivado y valida un cargo de ejemplo; cuando todo funcione, actívalo para operar en real.
URL
Descripción: la dirección del servicio web de ACIGRUP en producción.
Impacto en el sistema: es la vía por la que Golfmanager se comunica con el PMS real; sin ella, en producción no se pueden cargar habitaciones.
Comportamiento: se usa cuando el modo de producción está activado.
Ejemplo de uso: introduce la dirección del servicio que te facilite el IT del hotel.
Código de hotel
Descripción: el identificador del hotel en ACIGRUP (entorno de producción).
Impacto en el sistema: indica a qué hotel pertenecen los cargos; debe coincidir con el que el hotel tenga en ACIGRUP.
Comportamiento: se envía en cada operación cuando el modo de producción está activado.
Ejemplo de uso: el código que te proporcione el hotel.
URL (test)
Descripción: la dirección del servicio web de ACIGRUP en el entorno de pruebas.
Impacto en el sistema: permite validar la conexión y los cargos sin afectar a cuentas reales.
Comportamiento: se usa cuando el modo de producción está desactivado.
Ejemplo de uso: la dirección de pruebas que te dé el hotel.
Código de hotel (test)
Descripción: el identificador del hotel en ACIGRUP para el entorno de pruebas.
Impacto en el sistema: identifica el hotel en las operaciones de prueba.
Comportamiento: se usa junto con la URL (test) cuando el modo de producción está desactivado.
Ejemplo de uso: el código de pruebas que te dé el hotel.
Código de cargo ACIGRUP (en cada subfamilia)
Descripción: el código de departamento/cargo de ACIGRUP que se asigna a cada subfamilia de producto.
Impacto en el sistema: es obligatorio para cargar a habitación; indica al hotel a qué departamento asignar el importe. Si falta en alguna subfamilia implicada, el cargo no se realiza.
Comportamiento: al cobrar, las ventas se agrupan por subfamilia y cada grupo viaja con este código.
Ejemplo de uso: en Productos > Subfamilias, pon en cada subfamilia el código que corresponda (por ejemplo, restauración, tienda o bar, según los códigos del hotel).
Cómo se usa en el día a día
Cargar una venta a la habitación
En el TPV, añade los productos al carrito como siempre.
Como forma de pago, selecciona "Cargo a habitación" (ACI Room Charge).
Aparecerá una ventana pidiendo el número de habitación. Escríbelo y pulsa Buscar.
En el desplegable "Selecciona el huésped", elige al cliente (se muestra como habitación - nombre del huésped).
Pulsa "Cargo a habitación" para confirmar.
Qué ocurre / comportamiento del sistema: al confirmar, Golfmanager agrupa las líneas de la venta por subfamilia, añade a cada grupo su código de cargo ACIGRUP y envía el cargo al PMS con el número de habitación. Si ACIGRUP lo acepta, la venta queda marcada como pagada, el pago se marca como "enviado a ACIGRUP" y verás "Cargo realizado correctamente". Si lo rechaza, se muestra el error y la operación queda registrada en Transacciones.
Devolver un cargo a la habitación
En el TPV, selecciona la venta que quieres devolver.
El sistema mostrará la habitación y el huésped originales del cargo.
Puedes devolver a la misma habitación (viene preseleccionada) o buscar otra habitación distinta.
Pulsa "Confirmar devolución".
Qué ocurre / comportamiento del sistema: la devolución se envía a ACIGRUP como un cargo negativo, es decir, se resta de la cuenta del huésped. Queda registrada igual que un cargo en Transacciones.
Consultar las transacciones
En el menú lateral, entra en ACIGRUP PMS > Transacciones ACIGRUP. Ahí verás todos los cargos y devoluciones enviados a ACIGRUP, con:
El tipo (cargo o devolución), la habitación y el nombre del huésped.
El importe cargado o devuelto y el identificador de ACIGRUP.
Si la operación fue correcta o fallida.
El detalle de lo enviado y la respuesta del hotel, y el mensaje de error si algo falló.
Al pulsar sobre cualquier transacción puedes ver el detalle completo, incluida la información técnica de la comunicación con el hotel. Es la primera pantalla a revisar cuando un cargo no ha salido como esperabas.
Limitaciones a tener en cuenta
Depende del hotel: ACIGRUP debe estar accesible. Si el servidor del hotel no responde, no se pueden cargar habitaciones.
El huésped debe estar registrado (con check-in): solo aparecen habitaciones ocupadas. Si ya hizo check-out o la habitación no admite cargos, ACIGRUP rechazará la operación.
Todas las subfamilias implicadas necesitan código ACIGRUP. Sin él, el cargo no se envía.
Funciona desde el TPV. Es una forma de pago del punto de venta, no de la web de reservas online.
No mezcles el modo prueba con el real: en modo de producción los cargos son reales en la cuenta del huésped.
Buenas prácticas recomendadas
Prueba primero en modo test: valida la conexión y un cargo de ejemplo antes de activar el modo de producción.
Revisa los códigos de subfamilia con el hotel al implantar, para que cada tipo de producto vaya al departamento correcto.
Ante un cargo fallido, mira primero Transacciones ACIGRUP: el detalle del error suele indicar la causa exacta.
Confirma siempre el huésped antes de cobrar: revisa que el nombre y la habitación del desplegable son los correctos.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el "cargo a habitación" de cobrar en caja?
Con un cargo a habitación no se cobra dinero en caja en ese momento. El importe se añade a la cuenta del huésped en el hotel y este lo paga todo junto al hacer el check-out. Por eso requiere que el huésped esté alojado y registrado (con check-in) en ACIGRUP.
¿Qué necesito tener listo para empezar a usarlo?
Tres cosas: (1) el módulo ACIGRUP PMS instalado, junto con TPV y facturación; (2) los datos de conexión del hotel (URL y código de hotel) introducidos en ACIGRUP PMS > Configuración; y (3) el código de cargo ACIGRUP en cada subfamilia de los productos que vayas a cargar a habitación.
¿Para qué sirve el "Modo de producción" y por qué hay datos de test y de producción?
El Modo de producción decide si la integración usa los datos reales (activado) o los de prueba (desactivado). Por eso se rellenan dos pares de datos: la URL/código de prueba para validar la conexión sin afectar a cuentas reales, y la URL/código de producción para operar de verdad.
Aparece "ACIGRUP no está configurado". ¿Qué hago?
Falta la URL en la configuración. Ve a ACIGRUP PMS > Configuración, introduce la URL (y el código de hotel) del entorno que vayas a usar, guarda y vuelve a intentarlo.
Aparece "La conexión con la API de ACIGRUP ha fallado". ¿Qué reviso?
Golfmanager no ha podido contactar con el servidor del hotel. Comprueba que la URL es correcta y que el servidor de ACIGRUP está accesible. Si la dirección es correcta y el problema continúa, suele ser una incidencia del lado del hotel: contacta con su equipo de IT.
Aparece "La subfamilia 'X' no tiene código de cargo ACIGRUP". ¿Qué significa?
Uno de los productos del carrito pertenece a una subfamilia sin código ACIGRUP. Ve a Productos > Subfamilias, edita esa subfamilia y rellena su Código de cargo ACIGRUP con el valor que te dé el hotel. Sin ese código, el cargo no se puede enviar.
Aparece "La transacción no se completó". ¿Por qué?
ACIGRUP ha rechazado el cargo. Lo más habitual es que el huésped ya haya hecho check-out o que la habitación no admita cargos. Revisa el detalle en Transacciones ACIGRUP, donde se indica el motivo exacto del rechazo.
Aparece "No se han encontrado habitaciones". ¿Qué ocurre?
Ninguna habitación ocupada coincide con la búsqueda. Verifica el número de habitación y que el huésped esté actualmente registrado (con check-in) en el hotel.
¿Puedo hacer devoluciones de un cargo a habitación?
Sí. Selecciona la venta en el TPV y confirma la devolución: se envía a ACIGRUP como un cargo negativo que se resta de la cuenta del huésped. Puedes devolver a la misma habitación (viene preseleccionada) o buscar otra distinta.
¿Es en tiempo real o se exporta un fichero?
Es en tiempo real. Cada cargo y cada devolución se envían a ACIGRUP en el momento, automáticamente, mientras cobras en el TPV. No hay ficheros que generar ni importar.
¿Dónde compruebo si un cargo se realizó correctamente?
En ACIGRUP PMS > Transacciones ACIGRUP. Verás cada operación con la habitación, el huésped, el importe, si fue correcta o fallida y el detalle de lo enviado y la respuesta del hotel. Es la pantalla de referencia ante cualquier incidencia.
¿Qué ocurre exactamente, paso a paso, cuando confirmo un cargo?
Golfmanager agrupa las líneas de la venta por subfamilia, añade a cada grupo su código de cargo ACIGRUP y envía el cargo al PMS con el número de habitación. Si ACIGRUP lo acepta, la venta se marca como pagada, el pago queda marcado como "enviado a ACIGRUP" y se muestra "Cargo realizado correctamente". Si lo rechaza, se muestra el error y queda registrado en Transacciones.
¿Por qué se agrupan las ventas por subfamilia?
Para que el hotel pueda asignar cada importe al departamento correcto (restauración, tienda, bar…). Cada subfamilia lleva su código de cargo ACIGRUP, y el cargo viaja al PMS ya repartido por departamentos.
¿Puedo usar el cargo a habitación en la web de reservas online?
No. El cargo a habitación de ACIGRUP funciona desde el TPV (es una forma de pago del punto de venta) y no aparece como opción en la web de reservas online.
¿Cambia algo en mis ventas de Golfmanager al hacer el cargo?
Al aceptarse el cargo, la venta queda marcada como pagada y el pago lleva una marca interna de "enviado a ACIGRUP". Por lo demás, la venta es como cualquier otra; el cobro real lo gestiona el hotel en la cuenta del huésped.