Índice
¿Qué es esta integración?
La integración con NewHotel conecta Golfmanager con el PMS (sistema de gestión hotelera) NewHotel. Permite, desde el TPV de Golfmanager, localizar al huésped (por número de habitación, nombre o apellido), importarlo como cliente y cargar sus compras a la reserva que tiene en el hotel.
El importe deja de cobrarse en caja y se añade a la cuenta del huésped en NewHotel, que lo paga al hacer el check-out. También permite registrar en NewHotel pagos con tarjeta (incluida la pasarela ADYEN) o efectivo.
Un PMS (Property Management System) es el programa con el que el hotel gestiona reservas, habitaciones y la cuenta de cada huésped. NewHotel es uno de esos sistemas. Esta integración hace de puente entre tu TPV y la reserva del huésped en el hotel.
¿Qué problema resuelve?
El huésped no paga en el momento: consume en el golf, la tienda o el bar y todo se acumula en su reserva del hotel.
Localiza al huésped fácilmente buscando por habitación, nombre o apellido, y lo crea como cliente con sus datos.
Evita la doble gestión: el cargo viaja al PMS al instante.
Soporta varios hoteles y distintos tipos de cargo y de pago.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta el TPV de Golfmanager con el PMS NewHotel (a través de su servicio web), en tiempo real:
Golfmanager consulta a NewHotel las reservas para localizar al huésped (por habitación, nombre o apellido).
Golfmanager envía el cargo (o la devolución) a la reserva, con sus códigos de sección y servicio.
NewHotel responde si la operación se ha realizado, y Golfmanager la registra.
¿Qué información se intercambia?
Información | Dirección | Para qué |
Búsqueda de reservas/huéspedes (por habitación o nombre) | NewHotel → Golfmanager | Identificar a quién se carga e importarlo como cliente |
Cargo: importe, concepto, sección y servicio | Golfmanager → NewHotel | Añadir el cargo a la reserva del huésped |
Confirmación / devolución | Golfmanager ↔ NewHotel | Confirmar o anular el movimiento |
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Que el hotel use el PMS NewHotel y tenga activado su servicio web.
Tener el módulo NewHotel instalado en tu Golfmanager, junto con los módulos de TPV y facturación.
Las credenciales de NewHotel (login, token y hash), la cuenta general, el endpoint y la URL del servicio.
Los códigos de hotel, sección y servicio que usa el hotel.
Permisos de gestión de sistema/facturación para configurar.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Datos de conexión
Accede a Golfmanager con un usuario administrador.
Entra en NewHotel > Configuración.
Introduce el Login público, el Token privado y el Hash que te facilita NewHotel (de prueba y de producción).
Introduce el Número de cuenta general, el Endpoint y la URL del servicio.
Indica el Código de moneda (por ejemplo, "MN").
Deja el Modo de producción desactivado para empezar (pruebas).
Guarda los cambios. Las credenciales sensibles se almacenan cifradas.
Paso 2 — Hoteles
Entra en NewHotel > Hoteles.
Crea cada hotel con su Código de hotel, su Nombre, su Estado (activo) y la Cuenta de no residente.
Guarda los cambios.
Paso 3 — Catálogos de tarjeta
Entra en los apartados de Tipos de tarjeta y Marcas de tarjeta de NewHotel.
Da de alta los tipos (crédito/débito) y las marcas (VISA, MASTERCARD, etc.) que vayas a usar.
Paso 4 — Códigos de sección y servicio en los productos
Edita cada producto.
Asigna su Código de servicio y su Código de sección de NewHotel.
Guarda y, cuando todo esté listo, haz un cargo de prueba y solo entonces activa el Modo de producción.
⚠️ Recomendación: empieza en modo de pruebas con las credenciales de test, valida un cargo de ejemplo y activa el modo de producción solo cuando todo funcione.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema). Cada credencial tiene una versión de prueba y otra de producción.
A) Configuración de conexión (NewHotel > Configuración)
1. Modo de producción
Descripción: interruptor que indica si se trabaja en pruebas (desactivado) o en producción (activado).
Impacto en el sistema: determina qué juego de credenciales se usa (prueba o producción) y si los cargos son reales en la cuenta del huésped. Por defecto, desactivado.
Ejemplo de uso: lo activas cuando terminas de validar la integración.
Qué ocurre cuando se utiliza: desactivado, los cargos van al entorno de pruebas; activado, son reales.
Comportamiento del sistema: según el interruptor, Golfmanager usa el login/token/hash/endpoint/URL de prueba o de producción.
2. Login público
Descripción: el usuario público con el que Golfmanager se identifica ante el servicio web de NewHotel.
Impacto en el sistema: obligatorio; forma parte de las credenciales de acceso.
Ejemplo de uso: lo introduces tal y como te lo facilita NewHotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: se envía en cada consulta y cada cargo para autenticarse.
Comportamiento del sistema: si falta, al operar aparece "Error de configuración" y no se realiza la operación.
3. Token privado
Descripción: credencial privada del servicio de NewHotel, complementa al login.
Impacto en el sistema: obligatorio. Es privado y se guarda cifrado.
Ejemplo de uso: lo copias del dato que te da NewHotel y lo pegas.
Qué ocurre cuando se utiliza: se envía junto al login y el hash en cada operación.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Error de configuración".
4. Hash de NewHotel
Descripción: tercera credencial de seguridad exigida por el servicio de NewHotel.
Impacto en el sistema: obligatorio. Se guarda cifrado.
Ejemplo de uso: lo introduces con el valor que te facilita NewHotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: acompaña al login y al token para autorizar la conexión.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Error de configuración".
5. Número de cuenta general
Descripción: la cuenta/folio por defecto para huéspedes sin reserva localizable (no residentes).
Impacto en el sistema: obligatorio. Sirve de respaldo cuando no hay un código de reserva al que cargar.
Ejemplo de uso: lo introduces con el número que te indica el hotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: si el huésped no tiene reserva, el cargo se dirige a esta cuenta general.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "Error de configuración".
6. Endpoint de NewHotel
Descripción: la dirección del servicio web de NewHotel al que Golfmanager envía las consultas y los cargos.
Impacto en el sistema: obligatorio. Define a qué servidor del hotel se conecta.
Ejemplo de uso: pegas la dirección del servicio que te facilita el hotel/NewHotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: todas las operaciones viajan a esa dirección.
Comportamiento del sistema: si es incorrecto o el servicio no responde, la operación falla y queda registrada en las transacciones.
7. URL de NewHotel
Descripción: la dirección técnica (espacio de nombres) que acompaña a las llamadas al servicio de NewHotel.
Impacto en el sistema: necesaria para que el hotel reconozca correctamente las peticiones.
Ejemplo de uso: la introduces con el valor que te indica NewHotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: se usa en cada petición para que el servicio la interprete bien.
Comportamiento del sistema: si es incorrecta, el servicio puede rechazar las llamadas.
8. Código de moneda
Descripción: el código de la moneda en la que se envían los importes a NewHotel (por ejemplo, "MN").
Impacto en el sistema: indica al hotel en qué moneda está el cargo.
Ejemplo de uso: lo ajustas a la moneda que use el hotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: cada cargo viaja con ese código de moneda.
Comportamiento del sistema: debe coincidir con el que espera el hotel para que el importe se registre correctamente.
B) Hoteles (NewHotel > Hoteles)
9. Código de hotel
Descripción: el código que identifica al hotel dentro de NewHotel.
Impacto en el sistema: se envía en cada búsqueda y cada cargo para que NewHotel sepa de qué hotel se trata.
Ejemplo de uso: lo introduces con el código que te da el hotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: las búsquedas y los cargos se dirigen a ese hotel.
Comportamiento del sistema: si es incorrecto, no se encontrarán reservas o los cargos se rechazarán.
10. Nombre del hotel
Descripción: el nombre con el que verás el hotel en Golfmanager.
Impacto en el sistema: es identificativo; ayuda a elegir el hotel correcto al buscar huéspedes.
Ejemplo de uso: escribes un nombre claro (p. ej., "Hotel Playa").
Qué ocurre cuando se utiliza: aparece en el desplegable de selección de hotel.
Comportamiento del sistema: no afecta a la conexión; solo a cómo lo identificas.
11. Estado del hotel
Descripción: indica si el hotel está activo o no.
Impacto en el sistema: solo los hoteles activos se usan en las búsquedas de huéspedes.
Ejemplo de uso: lo desactivas si dejas de operar con un hotel.
Qué ocurre cuando se utiliza: un hotel inactivo no aparece para buscar ni cargar.
Comportamiento del sistema: mantén activos solo los hoteles con los que trabajas.
12. Cuenta de no residente
Descripción: la cuenta/folio del hotel a la que se cargan los consumos de quien no tiene una reserva con check-in.
Impacto en el sistema: es el destino del cargo cuando no hay código de reserva del huésped.
Ejemplo de uso: la rellenas con el número que te indica el hotel para ese hotel concreto.
Qué ocurre cuando se utiliza: los cargos sin reserva van a esta cuenta.
Comportamiento del sistema: si no existe ni reserva ni esta cuenta, el cargo se rechaza.
C) Productos
13. Código de servicio (NewHotel)
Descripción: el código de servicio del producto en NewHotel (por ejemplo, golf), que clasifica el cargo.
Impacto en el sistema: viaja con cada cargo para que el hotel lo asigne al concepto correcto.
Ejemplo de uso: en un green fee asignas su código de servicio de golf.
Qué ocurre cuando se utiliza: el cargo se clasifica en NewHotel con ese servicio.
Comportamiento del sistema: si el producto no tiene código, se usa un valor por defecto; conviene asignarlo bien para que el importe no acabe en un concepto equivocado.
14. Código de sección (NewHotel)
Descripción: el código de sección (centro de coste) del producto en NewHotel.
Impacto en el sistema: acompaña al código de servicio para ubicar el cargo en la contabilidad del hotel.
Ejemplo de uso: asignas la sección que corresponda a ese producto.
Qué ocurre cuando se utiliza: el cargo se imputa a esa sección en NewHotel.
Comportamiento del sistema: si falta, se usa un valor por defecto; acuérdalo con el hotel para que coincida.
D) Catálogos de tarjeta
15. Tipos de tarjeta y 16. Marcas de tarjeta
Descripción: los catálogos de tipo (crédito/débito) y marca (VISA, MASTERCARD, etc.) que se usan al registrar pagos con tarjeta en NewHotel.
Impacto en el sistema: permiten identificar correctamente la tarjeta del pago que se registra en el hotel.
Ejemplo de uso: das de alta "Crédito"/"Débito" y las marcas que aceptas.
Qué ocurre cuando se utiliza: al cobrar con tarjeta, eliges el tipo y la marca, que viajan a NewHotel junto con los últimos 4 dígitos.
Comportamiento del sistema: si no están dados de alta, no podrás clasificar bien el pago con tarjeta.
E) Datos del huésped en la ficha del cliente (se rellenan al importar)
Estos campos no se rellenan a mano: se completan automáticamente al importar al huésped desde NewHotel.
17. Miembro de NewHotels: marca que indica que el cliente es un huésped importado de NewHotel. Impacto/comportamiento: habilita el cargo a habitación para ese cliente.
18. Hotel: el hotel al que pertenece el huésped. Impacto/comportamiento: determina a qué hotel (y código) se dirige el cargo.
19. Código de reserva: el identificador de la reserva del huésped en NewHotel. Impacto/comportamiento: es la referencia a la que se carga el consumo; si falta, se usa la cuenta de no residente.
20. Número de cuenta: la cuenta/folio del huésped en el hotel. Impacto/comportamiento: identifica su cuenta para los movimientos.
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Localizar e importar al huésped
En el TPV (o en Reservas), abre la búsqueda de huéspedes de NewHotel.
Elige el hotel en el desplegable.
Busca por habitación, nombre o apellido. Golfmanager consulta las reservas en NewHotel.
Selecciona al huésped en la lista de resultados.
(Opcional) Revisa o completa el email y pulsa Crear cliente: se crea o actualiza el cliente, vinculado a su reserva y hotel.
Cargar una venta a la habitación
En el TPV, añade los productos al carrito como siempre.
Asegúrate de tener seleccionado al cliente huésped (importado de NewHotel).
Como forma de pago, selecciona "Cargo a habitación".
Pulsa Pagar. El cargo se envía a su reserva en NewHotel en tiempo real.
Pagos con tarjeta o efectivo
Selecciona el método de tarjeta (incluida ADYEN) o efectivo.
Si es tarjeta, indica los últimos 4 dígitos, el tipo, la marca, la caducidad y la referencia.
Confirma. El pago se registra en NewHotel con esos datos.
Devoluciones
Localiza el pago de cargo a habitación que quieres anular.
Cancélalo desde Golfmanager: el sistema envía a NewHotel la anulación del movimiento.
Comprueba en las transacciones que la anulación se ha registrado.
Solo se pueden anular los pagos de cargo a habitación; otros pagos tienen un tratamiento distinto.
Consultar las transacciones
En NewHotel > Transacciones verás todas las operaciones enviadas a NewHotel (cargos y devoluciones), con el cliente, el importe, el tipo, si fueron correctas o fallidas, el detalle del error si lo hubo y el identificador del movimiento en NewHotel. Es la primera pantalla a revisar cuando un cargo no se ha completado.
Limitaciones a tener en cuenta
Depende del hotel: NewHotel debe estar accesible. Si su servicio no responde, no se pueden cargar reservas.
El huésped debe tener una reserva localizable en NewHotel (con check-in), o se usará la cuenta de no residente.
Los códigos de sección y servicio deben coincidir con los del hotel para que el importe se clasifique bien.
Las devoluciones se aplican solo sobre cargos a habitación; otros pagos pueden tener un tratamiento distinto.
Los cargos son en tiempo real (no hay envíos por lotes): si algo falla, se registra al instante en las transacciones.
No mezcles el modo prueba con el real: en producción los cargos son reales en la cuenta del huésped.
Preguntas frecuentes
Al operar aparece "Error de configuración" de NewHotel. ¿Qué hago?
Faltan datos de conexión del modo en uso: el login público, el token privado, el hash o el número de cuenta general. Entra en NewHotel > Configuración, complétalos (los de prueba si estás en pruebas, los de producción si estás en producción) y guarda.
No aparece el huésped al buscar.
Puede que el huésped no tenga una reserva localizable en NewHotel (sin check-in), que estés buscando en el hotel equivocado o que NewHotel no esté respondiendo. Comprueba que has elegido el hotel correcto, que el huésped está registrado y que el servicio del hotel está accesible.
Me pide "Selecciona el cliente" al cobrar.
Para cargar a la habitación debe haber un cliente huésped seleccionado en el TPV. Localiza e importa al huésped primero y vuelve a intentar el cobro.
Aparece "No se pudo crear el usuario" al importar.
No se ha podido crear o actualizar el cliente a partir de los datos del huésped. Revisa que el email y los datos básicos sean correctos y vuelve a intentarlo; si persiste, contacta con soporte.
El cargo a habitación se rechaza.
NewHotel no ha aceptado el movimiento. Las causas habituales son: la reserva se ha cerrado (check-out ya hecho), faltan o no coinciden los códigos de sección/servicio, o el huésped no tiene cuenta válida. Abre la transacción para ver el detalle del error que devuelve NewHotel y corrige según indique.
El importe ha ido a un concepto equivocado en el hotel.
Los códigos de sección y servicio del producto no son los correctos. Revísalos en la ficha del producto y acuérdalos con el hotel; si un producto no los tiene, se usan valores por defecto que pueden no ser los deseados.
Intento anular un pago y me dice que no se pueden cancelar pagos que no sean cargos a habitación.
La anulación a través de NewHotel solo está prevista para los pagos de cargo a habitación. Otros métodos de pago se gestionan por su vía habitual.
Aparece "No se pudo cancelar la transacción".
NewHotel no ha aceptado la anulación del movimiento. Revisa el detalle en Transacciones (incluye el error y el identificador del movimiento) y coordínalo con el hotel; puede que la reserva ya esté cerrada.
¿Qué pasa si el huésped no tiene reserva (no residente)?
Si no hay un código de reserva, el cargo se dirige a la cuenta de no residente del hotel (o, en su defecto, a la cuenta general). Si no existe ninguna de las dos, el cargo se rechaza.
¿Cómo busco al huésped: por habitación o por nombre?
Puedes buscar por número de habitación, por nombre o por apellido. Elige el hotel y el criterio que te resulte más cómodo; Golfmanager consulta las reservas en NewHotel y te muestra los huéspedes coincidentes.
¿El cargo llega al instante a la cuenta del huésped?
Sí. Los cargos (y las anulaciones) se envían a NewHotel en tiempo real en cuanto confirmas el pago; no hay procesos por lotes ni envíos nocturnos.
¿Puedo registrar pagos con tarjeta además del cargo a habitación?
Sí. Además del cargo a habitación, puedes registrar pagos con tarjeta (incluida la pasarela ADYEN) o efectivo, indicando el tipo y la marca de tarjeta y los últimos 4 dígitos.
¿Cómo hago una prueba antes de cargar de verdad?
Deja el Modo de producción desactivado y usa las credenciales de prueba; realiza un cargo de ejemplo y comprueba en Transacciones que se ha aceptado. Cuando todo funcione, activa el Modo de producción con las credenciales de producción.
¿En qué moneda se envían los cargos?
En la que indiques en el campo "Código de moneda" de la configuración. Debe coincidir con la que espera el hotel para que el importe se registre correctamente.
¿Dónde veo si un cargo ha fallado y por qué?
En NewHotel > Transacciones. Cada operación muestra si fue correcta o fallida, el detalle del error y el identificador del movimiento en NewHotel. Es el primer sitio donde mirar ante cualquier incidencia.
¿Es seguro guardar las credenciales en Golfmanager?
Sí. El token y el hash se almacenan cifrados. Aun así, trátalos como credenciales sensibles y no los compartas.
¿Puedo trabajar con varios hoteles a la vez?
Sí. Puedes dar de alta varios hoteles, cada uno con su código y su cuenta de no residente, y elegir el hotel correspondiente al buscar al huésped y al cargar.
Buenas prácticas recomendadas
Prueba primero en modo test con las credenciales de prueba antes de activar producción.
Acuerda con el hotel los códigos de hotel, sección y servicio, y asígnalos a los productos.
Confirma siempre la habitación y el huésped antes de cargar.
Importa al huésped al empezar su estancia para tenerlo disponible en el TPV.
Ante un cargo fallido, revisa primero Transacciones: el detalle del error suele indicar la causa.