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¿Qué es esta integración?
La integración con Host Hotel Systems conecta Golfmanager con el PMS del hotel (el sistema de gestión hotelera Host). Permite que, desde el TPV de Golfmanager, el personal cargue las compras de un huésped directamente a su habitación.
El importe deja de cobrarse en caja y queda añadido a la cuenta del hotel, de modo que el huésped lo paga todo junto al hacer el check-out.
Un PMS (Property Management System) es el programa con el que el hotel gestiona habitaciones, reservas y la cuenta de cada huésped. Host Hotel Systems es uno de esos sistemas. Esta integración hace de puente entre tu TPV y la cuenta del huésped en el hotel.
¿Qué problema resuelve?
El huésped no paga en el momento: consume en el golf, la tienda o el bar y todo se acumula en su cuenta del hotel.
Evita la doble gestión: no hay que cobrar aparte y cuadrar con el hotel; el cargo viaja al PMS al instante.
Mejora la experiencia del cliente en complejos que combinan hotel y golf.
Deja rastro de cada operación: cargos y devoluciones quedan registrados.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta el TPV de Golfmanager con el PMS Host del hotel (a través de su servicio en la nube), en tiempo real:
Golfmanager consulta a Host la lista de habitaciones ocupadas y sus huéspedes.
Golfmanager envía el cargo (o la devolución) a la habitación, indicando el código de cargo según el tipo de producto.
Host responde si la operación se ha realizado, y Golfmanager marca la venta como pagada.
ℹ️ Además, los pagos hechos con otros métodos (efectivo, tarjeta…) también se reflejan en Host usando una habitación auxiliar, para que el hotel tenga la foto completa de lo que se vende en el golf. Esos importes no se cobran al huésped: solo aparecen en Host para conciliación.
¿Qué información se intercambia?
Información | Dirección | Para qué |
Lista de habitaciones y huéspedes | Host → Golfmanager | Elegir a quién se carga |
Importe, concepto y código de cargo | Golfmanager → Host | Añadir el cargo a la cuenta del huésped |
Confirmación de la operación | Host → Golfmanager | Confirmar el cargo y dejar registro |
Las ventas se agrupan por código de cargo (según la subfamilia del producto), para que el hotel sepa a qué concepto/departamento asignar el importe.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Que el hotel use el PMS Host Hotel Systems y tenga activado su servicio.
Tener el módulo Host instalado en tu Golfmanager, junto con los módulos de TPV y facturación.
La clave de suscripción (Primary Key) que facilita Host (y la de prueba).
Los códigos de cargo que usa el hotel (para asignarlos a las subfamilias).
Permisos de gestión de facturación para configurar.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Instalar el módulo
Instala el módulo Host (con ayuda de soporte). Después aparece el menú Host con la Configuración y las Transacciones.
Paso 2 — Datos de conexión
Ve a Host > Configuración.
Para empezar a probar, deja el Modo de producción desactivado e introduce la Clave de prueba y la Habitación auxiliar de prueba.
Para operar en real, activa el Modo de producción e introduce la Clave principal y la Habitación auxiliar.
Guarda los cambios. Las claves se guardan cifradas.
Paso 3 — Códigos de cargo por subfamilia
Ve a Productos > Subfamilias.
En cada subfamilia, rellena el campo Código con el código de cargo que te dé el hotel.
Guarda.
Paso 4 — Probar y activar producción
Con el modo de prueba, haz un cargo de ejemplo a la habitación de prueba y comprueba en Transacciones que sale correcto.
Cuando todo funcione, activa el Modo de producción con la clave principal.
⚠️ Importante: en producción los cargos son reales en la cuenta del huésped. No mezcles las claves/habitaciones de prueba con las de producción.
Detalle de cada campo de configuración
A continuación se explica cada campo: qué es, cómo afecta al sistema, cómo se comporta y un ejemplo de uso. Se agrupan en la configuración de Host y los códigos de cargo.
Configuración de Host (Host > Configuración)
Modo de producción
Nombre del campo: Modo de producción. Es un interruptor (activado/desactivado, por defecto desactivado).
Descripción: decide si los cargos son reales o de prueba.
Impacto en el sistema: activado, usa la clave y la habitación de producción y carga de verdad; desactivado, usa las de prueba.
Comportamiento del sistema: según el modo, exige tener rellenos los datos correspondientes (clave y habitación); si faltan, da "error de configuración".
Ejemplo de uso / qué ocurre: lo dejas desactivado mientras pruebas y lo activas cuando vas a operar en real.
Clave principal (Primary Key)
Nombre del campo: Clave principal (Primary Key).
Descripción: la clave de suscripción con la que Golfmanager se autentica ante Host en producción.
Impacto en el sistema: sin ella, no se puede operar en producción. Se guarda cifrada.
Comportamiento del sistema: es obligatoria si el modo de producción está activado; si falta, da "error de configuración".
Ejemplo de uso / qué ocurre: la copias de los datos que te da Host y la pegas aquí.
Habitación auxiliar
Nombre del campo: Habitación auxiliar (aparece como "Habitación de prueba"/Test Room en producción).
Descripción: el número de habitación que se usa para reflejar en Host las ventas pagadas con otros métodos (no cargo a habitación).
Impacto en el sistema: permite que el hotel vea en su PMS todo lo vendido en el golf, aunque no se cargue a un huésped concreto.
Comportamiento del sistema: es obligatoria en producción; esos importes no se cobran al huésped, son solo informativos.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones el número de habitación auxiliar que te indique el hotel.
Clave de prueba (Primary Test Key)
Nombre del campo: Clave de prueba.
Descripción: la clave de suscripción para el entorno de pruebas de Host.
Impacto en el sistema: se usa cuando el modo de producción está desactivado. Se guarda cifrada.
Comportamiento del sistema: es obligatoria en modo de prueba; si falta, da "error de configuración".
Ejemplo de uso / qué ocurre: la rellenas para validar la integración antes de pasar a producción.
Habitación auxiliar de prueba
Nombre del campo: Habitación auxiliar de prueba (Test Room).
Descripción: la habitación auxiliar para el entorno de pruebas (por defecto, 9000).
Impacto en el sistema: cumple la misma función que la habitación auxiliar, pero en pruebas.
Comportamiento del sistema: se usa en modo de prueba; es obligatoria en ese modo.
Ejemplo de uso / qué ocurre: la dejas en 9000 o pones la que te indique el hotel para pruebas.
Códigos de cargo
Código de la subfamilia
Nombre del campo: Código (en cada subfamilia de producto).
Descripción: el código de cargo que se envía a Host para clasificar el importe (a qué concepto/departamento va).
Impacto en el sistema: determina cómo se contabiliza el cargo en el hotel; las ventas se agrupan por este código.
Comportamiento del sistema: si una subfamilia no tiene código, el cargo se envía con un código vacío (puede que el hotel no lo clasifique bien).
Ejemplo de uso / qué ocurre: a la subfamilia "Green fees" le pones su código y a "Restaurante" el suyo; cada concepto llega a su departamento en Host.
Código Host de la forma de pago
Nombre del campo: Código Host (en la forma de pago).
Descripción: un código que puede asociarse a cada forma de pago para Host.
Impacto en el sistema: sirve para identificar en Host las ventas pagadas con cada método.
Comportamiento del sistema: es opcional; lo facilita el hotel si lo necesita.
Ejemplo de uso / qué ocurre: lo rellenas si el hotel quiere distinguir en su PMS los pagos por forma de pago.
Cómo se usa en el día a día
Cargar una venta a la habitación
En el TPV, añade los productos al carrito como siempre.
Como forma de pago, selecciona "Cargo a habitación" (Host).
Golfmanager muestra la ventana "Seleccionar una habitación", con la lista de habitaciones ocupadas (puedes buscar por nombre o número de habitación). Elige la del cliente.
Confirma. El cargo se envía a Host y la venta queda marcada como pagada.
Devoluciones
Para devolver, abre la venta y usa Cancelar / Descartar: Golfmanager envía a Host un cargo negativo. En un cargo a habitación, te pedirá seleccionar de nuevo la habitación; en pagos por otros métodos, la devolución se refleja en la habitación auxiliar.
Consultar las transacciones
En Host > Transacciones verás todas las operaciones enviadas a Host. Cada registro muestra:
El cliente y el importe.
El tipo (pago, devolución o cargo a habitación) y el identificador (Host ID) que devuelve el PMS.
Si fue correcta o fallida y el detalle del error si lo hubo.
Es la primera pantalla a revisar cuando un cargo o una devolución no se han completado.
Limitaciones a tener en cuenta
Es para el TPV (recepción), no para el pago online del cliente.
Depende del hotel: Host debe estar accesible. Si su servicio no responde, no se pueden cargar habitaciones.
El huésped debe estar registrado (con check-in): solo aparecen habitaciones ocupadas con huésped.
Los códigos de cargo deben coincidir con los del hotel para que el importe se clasifique bien.
No mezcles el modo prueba con el real: en producción los cargos son reales en la cuenta del huésped.
Los pagos por otros métodos se reflejan en Host (habitación auxiliar) solo a efectos informativos; no se cobran al huésped.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace exactamente esta integración?
Permite, desde el TPV del golf, cargar las compras de un huésped a su habitación del hotel (PMS Host). El huésped no paga en caja: el importe se añade a su cuenta del hotel y lo abona al hacer el check-out.
¿Cómo cargo una venta a una habitación?
En el TPV, elige "Cargo a habitación" (Host), se abre "Seleccionar una habitación", buscas por nombre o número, eliges la del cliente y confirmas. La venta queda pagada.
¿Por qué no aparecen habitaciones en la lista?
Porque no hay habitaciones ocupadas con huésped, o porque Host no responde. Solo se muestran las habitaciones con número y huésped. Verifica que el huésped tiene check-in y que Host está accesible.
El cargo se ha rechazado. ¿Qué hago?
Host no aceptó la operación (por ejemplo, el huésped ya hizo check-out o la cuenta está cerrada). Revisa el detalle en Host > Transacciones; el cliente puede pagar por otro método.
Sale un "error de configuración" de Host. ¿Qué reviso?
Faltan datos según el modo activo. En producción, deben estar la Clave principal y la Habitación auxiliar; en prueba, la Clave de prueba y la Habitación auxiliar de prueba. Complétalos en Host > Configuración.
¿Cómo hago una devolución?
Abre la venta y usa Cancelar / Descartar. Golfmanager envía a Host un cargo negativo: en un cargo a habitación te pide volver a seleccionar la habitación; en otros pagos se refleja en la habitación auxiliar.
¿Qué es el "código de cargo" y dónde se pone?
Es el código con el que el hotel clasifica el importe (concepto/departamento). Se pone en el campo Código de cada subfamilia de producto, con el valor que te dé el hotel.
El importe llega a un concepto equivocado en el hotel. ¿Qué reviso?
El código de cargo de la subfamilia del producto es incorrecto. Revísalo en Productos > Subfamilias y ponlo según los códigos del hotel.
¿Qué pasa si una subfamilia no tiene código de cargo?
El cargo se envía igualmente pero con un código vacío, por lo que el hotel puede no clasificarlo correctamente. Conviene asignar el código a todas las subfamilias que se vayan a cargar.
¿Por qué aparecen en Host ventas que no son cargo a habitación?
Porque los pagos por otros métodos (efectivo, tarjeta…) también se reflejan en Host usando la habitación auxiliar, para que el hotel tenga la foto completa de lo vendido en el golf. No se cobran al huésped: son solo informativos.
¿Para qué sirve la "habitación auxiliar"?
Es una habitación que indica el hotel para reflejar en el PMS las ventas pagadas con otros métodos. Permite la conciliación, pero esos importes no son un cargo real a ningún huésped.
¿Hay entorno de pruebas?
Sí. Con el Modo de producción desactivado, se usa la clave de prueba y la habitación auxiliar de prueba (por defecto 9000). Valida un cargo y luego activa producción.
¿Cómo paso de pruebas a producción?
Activa el Modo de producción en Host > Configuración y asegúrate de tener la Clave principal y la Habitación auxiliar de producción. A partir de ahí, los cargos son reales.
¿Las claves están seguras?
Sí. La clave principal y la de prueba se guardan cifradas. Aun así, no las compartas y trátalas como contraseñas.
¿Puedo cargar varios conceptos distintos en un mismo ticket?
Sí. Las ventas se agrupan por código de cargo: si el carrito tiene productos de varias subfamilias con códigos distintos, Golfmanager envía un cargo por cada código.
¿Sirve para el pago online del cliente (reservas/tienda online)?
No. El cargo a habitación es una forma de pago del TPV (recepción), no del portal online del cliente.
¿Dónde veo el estado de un cargo o una devolución?
En Host > Transacciones: ahí está el cliente, el importe, el tipo, el identificador de Host y si fue correcto o fallido, con el detalle del error si lo hubo.
El huésped ha hecho check-out. ¿Puedo cargarle algo?
No: al hacer check-out su habitación deja de estar ocupada y no aparece en la lista. Si Host rechaza un cargo por este motivo, lo verás en Transacciones.
¿Qué permisos necesito para configurar la integración?
Permisos de gestión de facturación, que dan acceso a la configuración de Host y a las transacciones.
¿Hay algún proceso automático en segundo plano?
No hay tareas programadas: todo ocurre en el momento (consultar habitaciones al cobrar, enviar el cargo al confirmar, la devolución al cancelar). Golfmanager no envía nada por su cuenta de forma diferida.
Buenas prácticas recomendadas
Prueba primero en modo test con la clave y la habitación de prueba antes de activar producción.
Acuerda con el hotel los códigos de cargo y asígnalos a las subfamilias correctas.
Confirma siempre la habitación y el huésped antes de cargar.
Guarda bien las claves y no las compartas; se almacenan cifradas en Golfmanager.
Ante un cargo fallido, revisa primero Transacciones: el detalle del error suele indicar la causa.