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¿Qué es esta integración?
La integración con Exact permite pasar las facturas y los clientes de Golfmanager a la contabilidad sin teclearlos a mano. Golfmanager genera ficheros XML (en el formato eExact-XML) compatibles con Exact Online y Exact Globe, que se importan directamente en el programa de contabilidad.
Ofrece dos exportaciones: la de facturas (los asientos de venta de un periodo) y la de clientes (las fichas de cuenta).
No es una conexión por API ni una sincronización automática. Golfmanager genera un fichero que descargas y que después se importa manualmente en Exact (normalmente lo hace la gestoría).
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de facturas y clientes en la contabilidad.
Reduce errores de tecleo en importes, cuentas e IVA.
Ahorra tiempo en el cierre mensual o trimestral.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en Exact.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia Exact.
Es una exportación bajo demanda: eliges el periodo y generas el fichero cuando lo necesitas.
Exact no devuelve información a Golfmanager. No es una sincronización en tiempo real ni bidireccional.
El "puente" entre ambos sistemas son los ficheros XML que Golfmanager descarga y que después se cargan en Exact.
¿Qué información se exporta?
Hay dos ficheros distintos:
Facturas: por cada factura, el asiento de venta con la línea del cliente (total) y las líneas de venta por producto, con su cuenta contable y su código de IVA.
Clientes: la ficha de cada cuenta de cliente (nombre, teléfono, email, dirección, código postal, ciudad, país y NIF/IVA).
Las facturas incluyen además el código de diario según el tipo (ventas estándar, recapitulativas o notas de crédito) y, para los socios, se usa su número de socio como código de cuenta.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager. Solo se exportan facturas confirmadas.
Tener el módulo Exact instalado desde el App Market. Tras instalarlo, aparece la sección Exact en la configuración de Facturación y los botones de exportación.
Permisos de gestión de facturación para acceder a la configuración y a las exportaciones.
Saber cómo está configurada la contabilidad en Exact: las cuentas y los diarios deben coincidir con los que usa tu gestoría. Conviene acordarlo con quien lleva la contabilidad.
Cómo se configura en Golfmanager (paso a paso)
Paso 1 — Instalar el módulo
Ve a Configuración > Sistema > App Market e instala el módulo Exact.
Paso 2 — Configuración de Exact
Ve a Configuración > Facturación > Exact (sección Configuración de Exact).
Introduce el Código de cliente por defecto (la cuenta para las facturas recapitulativas).
Selecciona la Serie de facturas recapitulativas, si la usas.
Comprueba el contador Siguiente cuenta a asignar (para clientes sin cuenta).
Guarda los cambios.
Paso 3 — Serie recapitulativa en la empresa
En la ficha de la empresa, rellena la Serie de facturas recapitulativas (tiene prioridad sobre el ajuste anterior).
Guarda los cambios.
Paso 4 — Cuentas de cliente
En cada cliente, comprueba la cuenta contable y, en los socios, el número de socio (que se usa como cuenta).
Guarda los cambios.
Paso 5 — Cuentas de producto y subfamilia
En cada producto (o en su subfamilia), rellena la cuenta contable de venta.
Guarda los cambios.
Paso 6 — IVA
Exact usa códigos de IVA concretos. Asegúrate de que tus impuestos usan los porcentajes admitidos:
IVA en Golfmanager | Código de IVA en Exact |
0% | 0 |
6% | 1 |
12% | 3 |
21% | 5 |
Otro porcentaje | Sin código de IVA |
⚠️ Si un producto usa un IVA distinto de 0%, 6%, 12% o 21%, la línea se exporta sin código de IVA (por el importe completo). Procura usar los porcentajes admitidos.
Detalle de cada campo de configuración
A continuación se explica cada campo: qué es, cómo afecta al sistema, cómo se comporta y un ejemplo de uso.
Configuración de Exact (Configuración > Facturación > Exact)
Código de cliente por defecto
Nombre del campo: Código de cliente por defecto.
Descripción: la cuenta contable de Exact que se usa para las facturas recapitulativas (agrupadas).
Impacto en el sistema: es la cuenta de cliente que se asigna a las facturas de la serie recapitulativa.
Comportamiento del sistema: solo se aplica a las facturas cuya serie coincide con la serie recapitulativa configurada.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones una cuenta tipo
43000000de "clientes varios" y todas las recapitulativas se contabilizan ahí.
Serie de facturas recapitulativas
Nombre del campo: Serie de facturas recapitulativas.
Descripción: indica qué serie de facturación corresponde a las recapitulativas.
Impacto en el sistema: las facturas de esa serie usan el código de cliente por defecto y el diario de recapitulativas (706).
Comportamiento del sistema: la serie se identifica por su contador concreto, no por el prefijo. Si está configurada en la ficha de la empresa, esa tiene prioridad sobre este ajuste.
Ejemplo de uso / qué ocurre: seleccionas tu serie de recapitulativas; el resto de facturas se tratan como ventas normales (diario 705).
Siguiente cuenta a asignar
Nombre del campo: Siguiente cuenta a asignar.
Descripción: un contador que asigna automáticamente un código de cuenta a los clientes que no tengan uno.
Impacto en el sistema: evita que una factura falle por no tener cuenta de cliente.
Comportamiento del sistema: cada vez que se exporta una factura de un cliente sin cuenta (ni número de socio), se le asigna el siguiente número y el contador avanza.
Ejemplo de uso / qué ocurre: lo dejas en 1 al empezar; según vas exportando, va numerando a los clientes sin cuenta.
En la ficha de la empresa
Serie de facturas recapitulativas (empresa)
Nombre del campo: Serie de facturas recapitulativas (en la ficha de la empresa).
Descripción: la serie recapitulativa de esa empresa concreta.
Impacto en el sistema: es la opción preferente; tiene prioridad sobre el ajuste global de Exact.
Comportamiento del sistema: si está rellena, se usa esta; si no, se usa la de los ajustes de Exact.
Ejemplo de uso / qué ocurre: útil cuando tienes varias empresas emisoras, cada una con su serie recapitulativa.
Cuentas (mapeo contable)
Cuenta contable del cliente
Nombre del campo: Cuenta contable (en la ficha del cliente).
Descripción: el código de cuenta del cliente en Exact.
Impacto en el sistema: es el código de cuenta de cliente que se usa en el asiento (salvo recapitulativas o socios).
Comportamiento del sistema: si está vacío, se intenta usar el número de socio o, en su defecto, una cuenta asignada automáticamente.
Ejemplo de uso / qué ocurre: pones la cuenta que la gestoría tiene para ese cliente en Exact.
Número de socio
Nombre del campo: Número de socio (en la ficha del cliente).
Descripción: el número de socio del cliente.
Impacto en el sistema: en los socios, se usa como código de cuenta de cliente en Exact.
Comportamiento del sistema: tiene prioridad sobre la cuenta contable del cliente (salvo en recapitulativas).
Ejemplo de uso / qué ocurre: a un socio con número 1234 sus facturas se contabilizan en la cuenta 1234.
Cuenta contable del producto / subfamilia
Nombre del campo: Cuenta contable (en el producto y en la subfamilia).
Descripción: la cuenta de venta que se usa para las líneas de ese producto.
Impacto en el sistema: determina en qué cuenta de ingresos se contabiliza cada línea.
Comportamiento del sistema: se usa la del producto; si no tiene, la de su subfamilia; si tampoco, una cuenta por defecto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: asignas a "Green fees" su cuenta de ventas y a "Restaurante" la suya.
Marca de control
Exportada a Exact
Nombre del campo: Exportada a Exact (en la factura).
Descripción: indica si la factura ya se ha incluido en una exportación.
Impacto en el sistema: te ayuda a saber qué facturas ya has enviado a la contabilidad.
Comportamiento del sistema: al exportar, las facturas incluidas quedan marcadas como exportadas.
Ejemplo de uso / qué ocurre: revisas esta marca para no volver a importar el mismo periodo por error.
Cómo se usa en el día a día
Exportar facturas
Ve a Facturación > Facturas.
En la barra de acciones, pulsa "Exportar a Exact" (se abre la ventana "Generar XML para Exact").
Indica el inicio (obligatorio), el fin (opcional; si no lo pones, será el mismo día) y la empresa emisora.
Pulsa "Descargar". Se generará un fichero
invoices-DD-MM-AAAA.xml(o con rango de fechas).Impórtalo en Exact (normalmente lo hace la gestoría). Al terminar, verás "Exportación completada".
Exportar clientes
Ve a Clientes.
En la barra de acciones, pulsa "Exportar clientes a Exact".
Se descargará el fichero
clients.xmlcon los clientes que tengan cuenta contable y al menos una factura. Verás "Exportación de clientes completada".
ℹ️ Conviene exportar primero los clientes y luego las facturas, para que las cuentas de cliente ya existan en Exact al importar los asientos.
Cómo se eligen las cuentas y los diarios
Para que el resultado en Exact sea correcto, conviene entender cómo decide Golfmanager cada dato:
Cuenta del cliente (en este orden): cliente por defecto si es una factura recapitulativa → número de socio → cuenta contable del cliente → número asignado automáticamente.
Cuenta de cada línea: cuenta del producto → cuenta de su subfamilia → cuenta por defecto.
Diario (journal): ventas estándar (705), recapitulativas (706) o notas de crédito (NCG).
Código de IVA: según el porcentaje (0/6/12/21% → 0/1/3/5; otros, sin código).
Datos que se sincronizan, en resumen
Dato en Golfmanager | A dónde va en Exact |
Cliente (nombre, NIF, dirección, contacto) | Ficha de cuenta (Account) |
Número de socio / cuenta del cliente | Código de cuenta de cliente |
Producto / subfamilia | Cuenta de venta de la línea |
Impuesto / IVA | Código de IVA |
Tipo de factura | Código de diario (ventas, recapitulativa o nota de crédito) |
Total, fecha y número de factura | Asiento de venta (GLTransaction) |
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido. No es automática ni en tiempo real. Exact no envía nada de vuelta.
Solo se exportan facturas confirmadas y las líneas no anuladas.
La exportación de clientes solo incluye los que tienen cuenta contable y al menos una factura.
Los tipos de IVA deben ser los admitidos (0%, 6%, 12%, 21%); otros salen sin código de IVA.
La calidad del resultado depende de la configuración de cuentas (cliente, producto, subfamilia) y de la serie recapitulativa.
Las facturas quedan marcadas como exportadas; evita importar dos veces el mismo periodo en Exact para no duplicar.
No usa la API de Exact ni credenciales: solo genera ficheros para importar manualmente.
Preguntas frecuentes
¿Golfmanager se conecta directamente con Exact?
No. Golfmanager genera un fichero XML (formato eExact-XML) que tú descargas y que después se importa manualmente en Exact (Online o Globe). No hay conexión por API, credenciales ni sincronización automática.
¿Qué se puede exportar?
Dos cosas, por separado: las facturas (asientos de venta de un periodo) y los clientes (fichas de cuenta). Son dos ficheros distintos.
¿Cómo exporto las facturas?
En Facturación > Facturas, pulsa "Exportar a Exact", indica el inicio, el fin y la empresa emisora, y pulsa "Descargar". Se genera un fichero invoices-….xml.
¿Cómo exporto los clientes?
En Clientes, pulsa "Exportar clientes a Exact". Se descarga clients.xml con los clientes que tienen cuenta contable y al menos una factura.
¿En qué orden conviene exportar?
Primero los clientes y después las facturas, para que las cuentas de cliente ya existan en Exact cuando importes los asientos.
Sale "Especifique la fecha de inicio". ¿Qué hago?
No has indicado la fecha de inicio. Selecciónala en la ventana de exportación antes de descargar.
Sale "Especifique la empresa emisora". ¿Qué hago?
Falta elegir la empresa. Selecciónala en la ventana de exportación.
Sale "El cliente de la factura X no tiene cuenta". ¿Qué reviso?
Ese cliente no tiene cuenta contable, ni número de socio, ni se le ha podido asignar una automáticamente. Asígnale una cuenta, o configura el contador Siguiente cuenta a asignar para que se le asigne sola.
El fichero descargado está vacío o no trae facturas. ¿Por qué?
Porque no hay facturas confirmadas en ese periodo y empresa. Solo se exportan las confirmadas (las líneas anuladas no cuentan). Comprueba las fechas y el estado de las facturas.
¿Qué es una factura recapitulativa y por qué importa?
Es una factura agrupada. Las de la serie que marques como recapitulativa usan el código de cliente por defecto y el diario de recapitulativas (706), en lugar de la cuenta de cada cliente y el diario de ventas (705).
El diario (journal) sale incorrecto. ¿Qué reviso?
Probablemente la serie recapitulativa no está bien configurada. Revísala en la ficha de la empresa o en los ajustes de Exact. Recuerda que la serie se identifica por su contador concreto, no por el prefijo.
¿Qué cuenta de cliente se usa en cada factura?
Por este orden: el cliente por defecto si la factura es recapitulativa; si no, el número de socio; si no, la cuenta contable del cliente; y si tampoco, un número asignado automáticamente.
¿Qué cuenta de venta se usa en cada línea?
La del producto; si no tiene, la de su subfamilia; y si tampoco, una cuenta por defecto. Por eso conviene tener bien asignadas las cuentas en productos o subfamilias.
No aparece el IVA en las líneas. ¿Por qué?
Porque el porcentaje de IVA no es uno de los admitidos (0%, 6%, 12%, 21%). En esos casos la línea se exporta sin código de IVA. Usa los tipos admitidos para que el IVA se separe correctamente.
¿Cómo se tratan las notas de crédito?
Se exportan con su diario propio (NCG) y con los importes invertidos, para que en la contabilidad se registren como rectificativas.
¿Para qué sirve "Siguiente cuenta a asignar"?
Es un contador que numera automáticamente a los clientes que no tienen cuenta ni número de socio. Cada vez que se asigna una, el contador avanza. Así una exportación no falla por un cliente sin cuenta.
¿Cómo sé qué facturas ya he exportado?
Las facturas incluidas en una exportación quedan marcadas como exportadas ("Exportada a Exact"). Revisa esa marca para no importar dos veces el mismo periodo.
¿Puedo exportar varias empresas?
Sí. En la exportación de facturas eliges la empresa emisora, y cada empresa puede tener su propia serie recapitulativa en su ficha.
¿Qué datos del cliente se exportan?
El código de cuenta, el nombre, el teléfono, el email, la dirección (calle, código postal, ciudad y país) y el NIF/número de IVA.
¿Hay que reautorizar o renovar algún token periódicamente?
No. Al no usar la API de Exact, no hay tokens que caduquen ni reautorizaciones. Solo descargas un fichero y lo importas.
¿Sirve tanto para Exact Online como para Exact Globe?
Sí. El fichero está en el formato eExact-XML, compatible con ambos. La importación se hace desde la propia herramienta de Exact.
¿Qué permisos necesito?
Permisos de gestión de facturación, que dan acceso a la configuración de Exact y a las acciones de exportación.
¿Con qué frecuencia debo exportar?
Lo habitual es hacerlo por periodos cerrados (mes o trimestre), coincidiendo con el cierre contable, y guardar cada fichero identificando el periodo.
Algunos caracteres especiales no aparecen en las descripciones. ¿Por qué?
Para que el fichero sea válido, se limpian ciertos caracteres especiales y saltos de línea de las descripciones de producto. No afecta a los importes ni a las cuentas.
¿Qué hago antes de empezar a usarlo de forma habitual?
Acuerda con la gestoría el plan de cuentas y la serie recapitulativa, y haz una prueba con pocas facturas validándola en Exact antes de adoptar el procedimiento.
Buenas prácticas recomendadas
Acuerda con la gestoría el plan de cuentas y la serie recapitulativa antes de empezar.
Exporta primero los clientes y luego las facturas, para que las cuentas existan en Exact.
Exporta por periodos cerrados (mes o trimestre) y guarda cada fichero identificando el periodo.
Usa los tipos de IVA admitidos para que el IVA se exporte correctamente.
Asigna cuentas a productos o subfamilias y a los clientes para evitar cuentas por defecto.
Haz una primera prueba con pocas facturas y valídala en Exact antes de adoptar el procedimiento.