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¿Qué es esta integración?
La integración con Vector permite pasar las facturas de Golfmanager a la contabilidad sin teclearlas a mano. Golfmanager genera un fichero con las facturas que selecciones, listo para importarlo en Vector (el programa de contabilidad). El fichero incluye además los datos del SII (Suministro Inmediato de Información).
Vector es un programa de contabilidad. Golfmanager genera un archivo de texto con una línea por factura (con los datos del cliente, el IVA, las cuentas y los campos del SII) en el formato que Vector sabe leer.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de facturas en la contabilidad.
Reduce errores de tecleo en importes, cuentas e IVA.
Ahorra tiempo en el cierre mensual o trimestral.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en Vector.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia Vector.
Es una exportación bajo demanda: seleccionas las facturas y generas el fichero cuando lo necesitas.
Vector no devuelve información a Golfmanager.
El "puente" es el fichero que Golfmanager descarga y que después se importa en Vector.
¿Qué información se exporta?
El fichero incluye una línea por factura, con:
Datos del cliente (NIF, dirección, código postal, población, provincia…) y su cuenta contable.
El desglose de IVA (tipos 0 %, 10 % y 21 %) y las cuentas de ingresos (por subfamilia).
El total de la factura y los campos del SII exigidos por Hacienda.
Marcas para facturas rectificativas (abonos) y facturas resumen (recapitulativas), para que Vector las reconozca correctamente.
Los importes se exportan en euros.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager.
Tener el módulo Vector instalado.
Permisos de administración de facturación para acceder a la exportación.
Datos completos de los clientes (NIF, dirección, código postal, población y provincia) y su cuenta contable.
Productos asignados a subfamilias, y subfamilias con su cuenta contable.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Cuenta de cliente por defecto
Accede a Configuración > Facturación > Vector.
Indica la cuenta de cliente por defecto. Se usa para los clientes que no tengan una cuenta propia (por defecto,
430000001).Guarda los cambios.
Paso 2 — Cuentas de los clientes
Entra en la ficha de cada cliente.
Asigna su cuenta contable (si la dejas vacía, se usa la cuenta por defecto) y completa sus datos fiscales.
Guarda los cambios.
Paso 3 — Cuentas de las subfamilias
Entra en Productos > Subfamilias.
Asigna a cada subfamilia su cuenta contable (es la que se usa para el desglose de ingresos de cada línea).
Guarda los cambios.
💡 Consejo de implantación: configura junto a la gestoría las cuentas (cliente y subfamilias) y completa los datos fiscales de los clientes antes de empezar. Después, el mantenimiento es mínimo.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Configuración (Configuración > Facturación > Vector)
1. Cuenta de cliente por defecto
Descripción: la cuenta contable que se usa para los clientes que no tengan una cuenta propia.
Impacto en el sistema: evita que falte la cuenta del cliente en el fichero.
Ejemplo de uso: dejas la cuenta por defecto
430000001(o la que indique tu gestoría).Qué ocurre cuando se utiliza: los clientes sin cuenta propia se exportan con esta cuenta.
Comportamiento del sistema: si el cliente tiene su propia cuenta, se usa la suya; si no, esta.
2. Resetear exportaciones (acción)
Descripción: botón que vuelve a marcar todas las facturas como no exportadas.
Impacto en el sistema: permite volver a exportar facturas ya exportadas.
Ejemplo de uso: lo usas si necesitas repetir una exportación.
Qué ocurre cuando se utiliza: pide confirmación ("¡Atención! Esta operación marcará todas las facturas como no exportadas a Vector…") y, al aceptar, quita la marca de exportada.
Comportamiento del sistema: afecta a todas las facturas, no solo a las que selecciones; úsalo con cuidado para no duplicar en Vector.
B) En el cliente
Nombre del campo: Cuenta contable.
Descripción: la cuenta del cliente en la contabilidad de Vector.
Impacto en el sistema: es la cuenta que se exporta para ese cliente.
Ejemplo de uso: asignas la cuenta que te indique la gestoría.
Qué ocurre cuando se utiliza: la factura sale con esa cuenta de cliente.
Comportamiento del sistema: si la dejas vacía, se usa la cuenta por defecto.
Datos fiscales del cliente (NIF, dirección, código postal, población, provincia y país): se vuelcan en el fichero. Si el cliente está marcado como extranjero, se exporta con el tipo fiscal correspondiente. Comportamiento: si faltan, esos datos salen vacíos en el fichero.
C) En la subfamilia
Nombre del campo: Cuenta contable.
Descripción: la cuenta de ingresos de Vector para los productos de esa subfamilia.
Impacto en el sistema: es la cuenta del desglose de ingresos de cada línea.
Ejemplo de uso: en la subfamilia de green fees pones su cuenta de ingresos.
Qué ocurre cuando se utiliza: los importes de esas líneas se asignan a esa cuenta.
Comportamiento del sistema: si una subfamilia no tiene cuenta, ese desglose sale vacío.
D) En la factura
Nombre del campo: Exportada a Vector.
Descripción: indica si la factura ya se ha exportado.
Impacto en el sistema: evita exportar dos veces la misma factura.
Ejemplo de uso: lo consultas para saber qué queda por exportar.
Qué ocurre cuando se utiliza: al exportar, las facturas quedan marcadas como exportadas.
Comportamiento del sistema: una factura marcada no se vuelve a exportar salvo que se resetee.
Cómo se usa en el día a día
Ve a Facturación > Facturas.
Selecciona las facturas que quieres exportar, o no selecciones ninguna para incluir todas las pendientes de exportar.
Pulsa "Exportar a Vector" (en el menú "Más").
Se descargará el fichero vector_invoices.txt, que después se importa en Vector. Verás un mensaje con el número de facturas exportadas.
Control de facturas exportadas
Para evitar duplicar en Vector, la exportación controla qué facturas ya se han exportado:
Tras exportarlas, las facturas quedan marcadas como exportadas.
No se pueden volver a exportar facturas ya exportadas: si seleccionas alguna, el sistema avisa con un error.
Si necesitas repetir, ve a Configuración > Facturación > Vector y usa "Resetear exportaciones" para marcarlas de nuevo como no exportadas (afecta a todas las facturas).
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido. No es automática ni en tiempo real.
La calidad del resultado depende de los datos: datos fiscales del cliente y cuentas (cliente y subfamilias).
No se exporta dos veces lo mismo sin antes resetear el estado.
El reseteo afecta a todas las facturas (no es selectivo); evita resetear y reexportar sin control para no duplicar en Vector.
Tipos de IVA admitidos: 0 %, 10 % y 21 %. Los importes se exportan en euros.
Preguntas frecuentes
No aparece "Exportar a Vector".
El módulo no está instalado o falta el permiso. Instala el módulo Vector y comprueba que tienes permiso de administración de facturación.
Aparece "selecciona al menos una factura".
No hay ninguna factura indicada para exportar. Selecciona facturas o deja la selección vacía para incluir todas las pendientes de exportar.
Aparece "no hay facturas disponibles o ya han sido exportadas".
Las facturas elegidas ya estaban exportadas. Si necesitas repetir, usa "Resetear exportaciones" en Configuración > Facturación > Vector.
Aparece "no se pueden exportar facturas ya exportadas".
Has seleccionado alguna factura ya exportada. Quítala de la selección, o resetea el estado si de verdad quieres volver a exportarla.
En el fichero faltan datos fiscales del cliente.
El cliente no tiene completos el NIF o la dirección. Completa sus datos fiscales y vuelve a exportar.
Las cuentas salen vacías o no son las correctas.
Faltan cuentas en el cliente o en la subfamilia. Configura la cuenta contable del cliente (sin ella se usa la cuenta por defecto) y la cuenta de cada subfamilia.
¿Puedo volver a exportar una factura?
No directamente: una factura ya exportada queda bloqueada. Para repetir, usa "Resetear exportaciones", pero ten en cuenta que afecta a todas las facturas, así que hazlo con cuidado para no duplicar en Vector.
¿Por qué periodo se exporta?
Por las facturas que selecciones; no hay filtro de fechas. Lo habitual es exportar por periodos cerrados (mes o trimestre).
¿Dónde se guarda el fichero?
Se descarga en tu equipo con el nombre vector_invoices.txt. Después lo importas en Vector.
¿Se exportan los abonos y las facturas resumen?
Sí. Las facturas rectificativas (abonos) y las facturas resumen se marcan en el fichero para que Vector las reconozca como tales.
¿Vector devuelve algo a Golfmanager?
No. La integración es de un solo sentido (Golfmanager → Vector). El fichero es el puente; Vector no envía datos de vuelta.
¿En qué moneda y con qué IVA se exporta?
En euros, con el desglose por los tipos de IVA 0 %, 10 % y 21 %.
Buenas prácticas recomendadas
Acuerda con la gestoría el plan de cuentas antes de empezar.
Completa los datos fiscales de los clientes y las cuentas de las subfamilias.
Exporta por periodos cerrados (mes o trimestre) y guarda cada fichero identificando el periodo.
Haz una primera prueba con pocas facturas y valídala en Vector antes de adoptar el procedimiento.
Usa "Resetear exportaciones" con cuidado: afecta a todas las facturas.