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¿Qué es esta integración?
La integración con Prinex permite pasar las facturas y los tickets de Golfmanager a la contabilidad sin teclearlos a mano. Golfmanager genera un fichero con los apuntes de lo que selecciones, y ese fichero se importa en Prinex (el ERP de gestión, muy usado en grupos inmobiliarios y de construcción).
Prinex es un ERP de gestión empresarial. El fichero que genera Golfmanager es un archivo de texto (.txt) con los datos separados por punto y coma, en el formato que Prinex sabe leer para incorporar las facturas automáticamente.
¿Qué problema resuelve?
Elimina la introducción manual de facturas y tickets en la contabilidad.
Reduce errores de tecleo en importes, cuentas e IVA.
Ahorra tiempo en el cierre mensual o trimestral.
Mantiene la coherencia entre lo facturado en Golfmanager y lo contabilizado en Prinex.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
La integración funciona en un solo sentido: de Golfmanager hacia Prinex.
Es una exportación bajo demanda: seleccionas las facturas o tickets y generas el fichero cuando lo necesitas.
Prinex no devuelve información a Golfmanager.
El "puente" es el fichero que Golfmanager descarga y que después se carga en Prinex (no se envía solo).
¿Qué información se exporta?
El fichero incluye, por cada factura o ticket, varias líneas según su tipo:
Tipo de línea | Qué contiene |
Cliente (S) | Los datos del cliente (nombre, NIF, dirección, cuenta…) |
Cabecera (F) | Los totales de la factura y el desglose de IVA (hasta cuatro tipos) |
Detalle (J) | Una línea por concepto, con su cuenta y su importe (base) |
Los importes van en euros.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager.
Tener el módulo Prinex instalado.
Permisos de facturación para acceder a la exportación.
Una cuenta contable en cada subfamilia de producto (se usa como código de producto en Prinex).
Saber cómo está configurada la contabilidad en Prinex (cuentas y código de obra/promoción).
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Configuración general de Prinex
Accede a Golfmanager con un usuario con permiso de facturación.
Entra en Configuración > Facturación > Prinex.
Introduce la Cuenta contable por defecto (la de clientes; suele empezar por 43).
(Opcional) Introduce el Código de obra/promoción de Prinex.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Cliente por defecto para tickets
En la misma configuración, rellena el cliente por defecto para los tickets sin cliente concreto: Nombre (por ejemplo, "CVG - Clientes Varios Golf"), NIF, Dirección, Ciudad y Código postal.
Guarda los cambios. (Las facturas usan los datos reales de cada cliente; esto solo aplica a tickets.)
Paso 3 — Cuentas contables por subfamilia
Entra en Productos > Subfamilias.
Edita cada subfamilia y rellena el campo Cuenta con su código contable de Prinex.
Guarda los cambios.
💡 Consejo de implantación: configura junto a la gestoría las cuentas y el código de obra antes de empezar. Si falta la cuenta en alguna subfamilia, la exportación dará error indicando cuál. Después, el mantenimiento es mínimo.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Configuración general (Configuración > Facturación > Prinex)
1. Cuenta contable por defecto
Descripción: la cuenta contable de clientes que se usa en los apuntes (suele empezar por 43).
Impacto en el sistema: es obligatoria. Sin ella no se puede exportar ni facturas ni tickets.
Ejemplo de uso: introduces la cuenta que te indica tu gestoría (por ejemplo, 4300000001).
Qué ocurre cuando se utiliza: se incluye en las líneas del fichero como referencia del cliente.
Comportamiento del sistema: si falta, al exportar aparece "Debes configurar la cuenta contable por defecto en la configuración de Prinex" y no se genera el fichero.
2. Código de obra/promoción
Descripción: el código de obra o promoción de Prinex que clasifica los apuntes.
Impacto en el sistema: es opcional. Si lo rellenas, viaja en todas las líneas del fichero.
Ejemplo de uso: lo introduces con el código que te facilita tu equipo de Prinex/gestoría.
Qué ocurre cuando se utiliza: Prinex asigna los apuntes a esa obra/promoción.
Comportamiento del sistema: si lo dejas vacío, el fichero se genera igualmente sin ese código.
B) Cliente por defecto para tickets
3. Nombre, 4. NIF, 5. Dirección, 6. Ciudad y 7. Código postal (para tickets)
Descripción: los datos del cliente genérico bajo el que se exportan los tickets del TPV que no tienen un cliente concreto.
Impacto en el sistema: son obligatorios para exportar tickets (no para facturas). Forman la línea de cliente del fichero de ventas.
Ejemplo de uso: pones "CVG - Clientes Varios Golf", su NIF, dirección, ciudad y código postal.
Qué ocurre cuando se utiliza: todos los tickets exportados se agrupan bajo ese cliente.
Comportamiento del sistema: si falta alguno al exportar ventas, aparece "Faltan ajustes obligatorios de Prinex" con la lista de los campos que faltan. Las facturas no usan este cliente: llevan los datos reales de cada cliente.
C) Cuenta contable de la subfamilia (Productos > Subfamilias)
Nombre del campo: Cuenta (en la ficha de la subfamilia).
Descripción: el código contable de Prinex del producto (por ejemplo, una cuenta de ingresos 70x).
Impacto en el sistema: es obligatorio en cada subfamilia que se exporte; identifica el producto/concepto en el fichero (línea de detalle).
Ejemplo de uso: en la subfamilia de green fees pones su cuenta de ingresos.
Qué ocurre cuando se utiliza: cada concepto de la factura sale con su cuenta correcta.
Comportamiento del sistema: si una subfamilia no tiene cuenta, la exportación falla indicando "Falta la cuenta contable de la subfamilia: …".
D) "Exportado a Prinex" (marca interna)
Nombre del campo: Exportado a Prinex.
Descripción: una marca que llevan las facturas y las ventas para saber si ya se han exportado.
Impacto en el sistema: evita exportar dos veces lo mismo. No se rellena a mano.
Ejemplo de uso: tras exportar, las facturas/ventas quedan marcadas como exportadas.
Qué ocurre cuando se utiliza: si intentas volver a exportar algo ya exportado, el sistema lo impide.
Comportamiento del sistema: el botón "Resetear exportaciones" (en la configuración de Prinex) quita esta marca a todas las facturas y ventas para poder volver a exportarlas.
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Exportar facturas
Ve a Facturación > Facturas.
Selecciona las facturas que quieres exportar.
Pulsa "Exportar a Prinex".
Se descargará un fichero que después importas en Prinex.
Exportar tickets (ventas no facturadas)
Ve a Facturación > Ventas.
Selecciona los tickets del TPV que no se han facturado.
Pulsa "Exportar a Prinex". Se exportan bajo el cliente por defecto.
Los tickets que ya tienen factura no se exportan desde aquí: se exportan desde Facturas, para no duplicar. (Si seleccionas alguno con factura, el sistema te avisa.)
Volver a exportar
Si necesitas repetir un envío, en Configuración > Prinex usa "Resetear exportaciones", que marca todas las facturas y ventas como no exportadas.
⚠️ Al exportar, las facturas y tickets quedan marcados como exportados. Usa "Resetear" solo cuando de verdad necesites repetir, para no duplicar en Prinex.
Limitaciones a tener en cuenta
Es una exportación manual y en un sentido. No es automática ni en tiempo real. Prinex no envía nada de vuelta.
El fichero se descarga y se importa en Prinex a mano; Golfmanager no lo envía solo.
Cada subfamilia necesita su cuenta contable; sin ella, la exportación falla.
Los tickets ya facturados no se exportan desde Ventas (se exportan desde Facturas).
Las facturas/tickets quedan marcados como exportados; evita repetir sin control para no duplicar.
No filtra por fechas: seleccionas manualmente lo que quieres exportar. Opera en euros.
Preguntas frecuentes
No aparece el botón "Exportar a Prinex".
Suele deberse a que el módulo Prinex no está instalado o a que tu usuario no tiene permiso de facturación. Comprueba ambos; el botón aparece en los listados de Facturas y de Ventas.
Aparece "Debes configurar la cuenta contable por defecto en la configuración de Prinex".
Falta la cuenta contable por defecto. Ve a Configuración > Facturación > Prinex, introduce la cuenta de clientes (suele empezar por 43) y guarda.
Me sale "Falta la cuenta contable de la subfamilia: …".
Una subfamilia de algún producto exportado no tiene cuenta. Ve a Productos > Subfamilias, edita la subfamilia indicada, rellena el campo Cuenta y vuelve a exportar.
Me dice que algunas facturas o ventas ya se han exportado.
Esas facturas/ventas ya están marcadas como exportadas y no se pueden volver a exportar para no duplicar. Si necesitas repetir el envío, usa "Resetear exportaciones" en la configuración (con cuidado) y vuelve a exportar.
Aparece "Algunas ventas seleccionadas ya tienen factura. Expórtalas desde el listado de facturas".
Has seleccionado en Ventas tickets que ya están facturados. Esos se exportan desde Facturas (no desde Ventas) para evitar duplicar. Quítalos de la selección o expórtalos desde el listado de facturas.
Al exportar tickets me dice que faltan ajustes de Prinex.
Falta algún dato del cliente por defecto (nombre, NIF, dirección, ciudad o código postal). Complétalos en Configuración > Prinex y vuelve a exportar; el mensaje indica qué campos faltan.
Los tickets salen sin datos de cliente en Prinex.
Es porque el cliente por defecto no estaba bien configurado al exportar. Completa el nombre, NIF, dirección, ciudad y código postal por defecto y vuelve a exportar.
¿El fichero se envía solo a Prinex?
No. Golfmanager genera y descarga el fichero; tú lo importas en Prinex con su procedimiento habitual. No hay envío automático ni en tiempo real.
¿Cuál es la diferencia entre exportar facturas y exportar tickets?
Las facturas se exportan desde Facturas, con los datos reales de cada cliente. Los tickets (ventas del TPV sin factura) se exportan desde Ventas, agrupados bajo el cliente por defecto. Un ticket ya facturado se exporta como factura, no como ticket, para no duplicar.
¿Qué contiene exactamente el fichero?
Por cada factura o ticket lleva una línea de cliente (S), una de cabecera con totales y el desglose de IVA por tipos (F) y una línea de detalle por concepto con su cuenta e importe (J). Es un texto separado por punto y coma.
¿Soporta varios tipos de IVA en una misma factura?
Sí. El desglose de IVA admite hasta cuatro tipos distintos por factura; cada tipo se agrupa con su base y su cuota.
¿Puedo filtrar por fechas al exportar?
No hay un filtro de fechas en la exportación: seleccionas manualmente las facturas o ventas. Lo recomendable es exportar por periodos cerrados (mes o trimestre) usando los filtros del listado.
¿En qué moneda salen los importes?
En euros.
¿Qué es el código de obra/promoción?
Es un código de Prinex (codDeObra) que clasifica los apuntes por obra o promoción. Es opcional; si lo rellenas, se incluye en el fichero. Acuérdalo con tu gestoría.
Tengo datos duplicados en Prinex. ¿Por qué?
Casi siempre por reexportar tras un "Resetear exportaciones" o por importar dos veces el mismo fichero en Prinex. Usa "Resetear" solo cuando sea imprescindible y coordina con la gestoría qué ficheros se han importado ya.
Buenas prácticas recomendadas
Acuerda con la gestoría las cuentas y el código de obra antes de empezar.
Rellena la cuenta de todas las subfamilias para evitar errores al exportar.
Exporta por periodos cerrados (mes o trimestre) y guarda cada fichero identificando el periodo.
Haz una primera prueba con pocas facturas y valídala en Prinex antes de adoptar el procedimiento.
Usa "Resetear" con cuidado y solo cuando sea imprescindible, para no duplicar.