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¿Qué es esta integración?
La integración con Mailchimp permite exportar tus clientes de Golfmanager a una audiencia (lista) de Mailchimp, la plataforma de email marketing. Así puedes enviarles newsletters y campañas desde Mailchimp con sus datos siempre actualizados, sin tener que exportar e importar ficheros a mano.
Mailchimp es una herramienta para crear y enviar campañas de email. Una audiencia (también llamada lista) es el conjunto de contactos a los que envías esas campañas. Una clave de API es como una contraseña técnica que permite a Golfmanager comunicarse con tu cuenta de Mailchimp de forma segura.
¿Qué problema resuelve?
Lleva tus clientes a Mailchimp con un par de clics, sin ficheros intermedios ni copiar y pegar.
Mantiene la audiencia al día: si vuelves a exportar un cliente, sus datos se actualizan en lugar de duplicarse.
Facilita las campañas de marketing (promociones, novedades, eventos, recordatorios de temporada).
Evita duplicados: los contactos que ya existen no se repiten, se identifican por su email.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta Golfmanager con Mailchimp en un solo sentido:
Tú seleccionas clientes en Golfmanager y los envías a una audiencia de Mailchimp.
Los contactos quedan en Mailchimp como suscritos, listos para recibir campañas.
Mailchimp no devuelve datos a Golfmanager. Lo que ocurra después en Mailchimp (bajas, rebotes, aperturas) no vuelve a Golfmanager: es una exportación, no una sincronización en dos direcciones.
¿Qué información se exporta?
Solo se envían dos datos de cada cliente. Ni teléfono, ni dirección, ni historial de reservas: únicamente lo necesario para poder enviarle un email.
Dato en Golfmanager | A dónde va en Mailchimp |
Email del cliente | Identificador del contacto (email_address) |
Nombre del cliente | Campo de nombre (FNAME) |
Notas importantes sobre lo que se exporta:
Los clientes sin email se omiten automáticamente (no se puede enviar un email a quien no tiene dirección de correo).
El nombre completo del cliente viaja entero al campo FNAME (nombre) de Mailchimp. No se separa en nombre y apellido.
El email se usa además como identificador único del contacto, por eso nunca se crean duplicados.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener una cuenta de Mailchimp (sirve la gratuita para empezar).
Tener el módulo Mailchimp instalado en tu Golfmanager. Si no lo ves, contacta con soporte para que lo activen.
Una clave de API de Mailchimp, que se genera dentro de tu cuenta de Mailchimp.
Tener al menos una audiencia (lista) creada en Mailchimp. Las cuentas nuevas suelen traer una por defecto.
Permisos de administrador en Golfmanager para entrar en la configuración.
Cómo se configura (paso a paso)
Parte A — Obtener tu clave de API en Mailchimp
Accede a tu cuenta de Mailchimp.
Haz clic en tu nombre/avatar (arriba) y entra en Perfil (Profile).
Selecciona la pestaña Extras > API keys.
Pulsa en Create A Key (Crear una clave).
Copia la clave que aparece. Tiene un formato similar a
a1b2c3d4e5f6...-us21: una larga cadena, un guion y un código corto al final (por ejemplous21) que indica el centro de datos de tu cuenta.
⚠️ Guarda la clave en un lugar seguro en cuanto la copies. Por seguridad, Mailchimp solo te la muestra completa una vez.
Parte B — Introducir la clave en Golfmanager
Accede a Golfmanager con un usuario administrador.
Entra en Configuración > Mailchimp.
Pega la clave de API en el campo Clave de API (API Key).
Guarda los cambios. La clave se almacena cifrada, de modo que nadie puede leerla después.
Comprueba que en Mailchimp tienes al menos una audiencia creada.
⚠️ Sin la clave de API guardada y sin al menos una audiencia en Mailchimp, el sistema no te dejará exportar.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo con el que interactúas en esta integración: dónde aparece, para qué sirve, qué efecto tiene en el sistema y un ejemplo de uso.
1. Clave de API (API Key)
Nombre del campo: Clave de API (API Key).
Dónde está: Configuración > Mailchimp.
Descripción: es la credencial que conecta tu Golfmanager con tu cuenta de Mailchimp. Funciona como una contraseña técnica: identifica tu cuenta y autoriza el envío de contactos.
Impacto en el sistema: es obligatoria. De ella el sistema extrae automáticamente el centro de datos (el código final, p. ej.
us21) para saber a qué servidor de Mailchimp dirigir la información. Se guarda cifrada. Sin ella, el botón de exportar no funciona y no se pueden cargar las audiencias.Ejemplo de uso: pegas la clave
a1b2...-us21y guardas.Qué ocurre cuando se utiliza: Golfmanager queda vinculado a tu cuenta de Mailchimp y ya puede consultar tus audiencias y enviarles contactos.
Comportamiento del sistema: en cada exportación, el sistema descifra la clave, detecta el centro de datos y la usa para autenticarse con Mailchimp. Si la clave falta, es incorrecta o ha sido revocada, mostrará un mensaje de error (ver Preguntas frecuentes) y no exportará nada.
2. Lista / Audiencia de destino
Nombre del campo: Lista (List) — la audiencia de destino.
Dónde está: en la ventana que aparece al pulsar Exportar a Mailchimp desde el listado de clientes.
Descripción: menú desplegable donde eliges a qué audiencia de Mailchimp se añadirán los clientes seleccionados. El desplegable se rellena automáticamente con las audiencias que existen en tu cuenta de Mailchimp.
Impacto en el sistema: determina el destino de la exportación. Es obligatorio elegir una. Si tu cuenta tiene varias audiencias (por ejemplo, "Socios" y "Visitantes"), aquí decides en cuál entran los contactos.
Ejemplo de uso: seleccionas 50 clientes, pulsas Exportar a Mailchimp y eliges la audiencia "Newsletter Socios".
Qué ocurre cuando se utiliza: los clientes seleccionados (los que tengan email) se añaden a esa audiencia concreta.
Comportamiento del sistema: por defecto aparece seleccionada la primera audiencia de la lista. Si no eliges ninguna, el sistema te avisa de que debes seleccionar una lista. Si tu cuenta no tiene ninguna audiencia, el sistema te avisará y deberás crear una en Mailchimp antes de continuar.
3. Email del cliente (campo de origen)
Nombre del campo: Email (de la ficha del cliente en Golfmanager).
Descripción: la dirección de correo del cliente. No se introduce durante la exportación; se toma de la ficha del cliente.
Impacto en el sistema: es el dato imprescindible. Se usa tanto como dirección de envío como de identificador único del contacto en Mailchimp (por eso nunca se duplican contactos).
Ejemplo de uso: el cliente "Ana López" tiene el email
ana@correo.comen su ficha.Qué ocurre cuando se utiliza: Ana se añade (o se actualiza si ya existía) en la audiencia elegida, identificada por su email.
Comportamiento del sistema: si un cliente no tiene email, se omite automáticamente y se te informa de cuántos quedaron fuera por ese motivo. El email se trata en minúsculas para reconocer al mismo contacto aunque esté escrito con mayúsculas.
4. Nombre del cliente (campo de origen → FNAME)
Nombre del campo: Nombre (de la ficha del cliente), que en Mailchimp se guarda en el campo FNAME.
Descripción: el nombre del cliente, que viaja a Mailchimp para poder personalizar las campañas (por ejemplo, "Hola *|FNAME|*").
Impacto en el sistema: es informativo, no impide la exportación si está vacío. Se vuelca completo en el campo FNAME; no se divide en nombre y apellido.
Ejemplo de uso: el cliente se llama "Ana López" en Golfmanager.
Qué ocurre cuando se utiliza: en Mailchimp, el campo FNAME del contacto pasa a contener "Ana López".
Comportamiento del sistema: al usar
*|FNAME|*en una campaña, Mailchimp mostrará el nombre del cliente. Si quieres separar nombre y apellido, tendrás que ajustarlo dentro de Mailchimp.
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Accede a Golfmanager y ve al listado de Clientes.
Filtra si lo necesitas (por tipo de cliente, fecha de alta, etc.) para localizar a quién quieres exportar.
Selecciona los clientes que quieres exportar marcando sus casillas.
Abre el menú de acciones (el menú "más") y pulsa Exportar a Mailchimp.
Espera un momento: el sistema consulta tus audiencias de Mailchimp y las muestra en un desplegable.
Elige la audiencia (lista) de destino en el desplegable.
Pulsa Exportar.
Revisa el resumen: el sistema te indica cuántos clientes se han exportado y, si los hubiera, cuántos quedaron fuera por no tener email.
Continúa en Mailchimp: entra en tu cuenta y crea/envía la campaña a esa audiencia.
Las campañas (diseño, asunto, envío, estadísticas) se gestionan siempre dentro de Mailchimp. Golfmanager solo se encarga de llevar los contactos.
Mensajes que puede mostrar el sistema
Durante el proceso pueden aparecer estos avisos. Son normales e informativos:
"Exportados X de Y clientes": confirma que la exportación ha ido bien. X es el número de clientes con email que se han enviado e Y el total que habías seleccionado.
"X no exportados porque no tienen email": aviso de cuántos clientes seleccionados se omitieron por no tener dirección de correo. No es un error: simplemente no se les puede enviar email.
Los mensajes que indican un problema (clave no configurada, no hay listas, error al cargar o al exportar) se explican en detalle en las Preguntas frecuentes.
Privacidad y consentimiento
🔒 Al exportar contactos a Mailchimp, los añades como suscritos directamente, sin email de confirmación (no hay doble opt-in). Asegúrate de tener el consentimiento de esos clientes para enviarles comunicaciones comerciales y de cumplir la normativa de protección de datos (RGPD u otra que te aplique). Exporta solo a quienes hayan aceptado recibir marketing.
Recuerda además que la responsabilidad de gestionar las bajas recae en Mailchimp: cuando un cliente se da de baja desde una campaña, queda como "no suscrito" en Mailchimp, pero ese cambio no vuelve a Golfmanager.
Limitaciones a tener en cuenta
Es solo de exportación (un sentido): Golfmanager envía contactos a Mailchimp; no trae datos de vuelta (ni bajas, ni aperturas, ni estadísticas).
Solo se exportan email y nombre; los clientes sin email no se exportan.
Es una exportación bajo demanda: seleccionas y exportas cuando quieres; no se sincroniza sola ni hay envíos programados.
El nombre no se separa en nombre y apellido: va completo al campo FNAME.
Las campañas se crean y envían en Mailchimp, no en Golfmanager.
Para grandes volúmenes conviene exportar por tandas razonables (ver Preguntas frecuentes) para evitar que la operación tarde demasiado.
Implica consentimiento y normativa de privacidad (ver apartado anterior).
Preguntas frecuentes
El sistema dice "La clave de API no está configurada". ¿Qué significa?
Significa que aún no has guardado la clave de API en Golfmanager, o que el campo quedó vacío. Ve a Configuración > Mailchimp, pega la clave de tu cuenta de Mailchimp y guarda. Después vuelve a intentar la exportación.
Aparece "No se encuentran listas en Mailchimp" (o "Crea una lista desde Mailchimp primero"). ¿Por qué?
Tu cuenta de Mailchimp no tiene ninguna audiencia creada. Entra en Mailchimp, crea una audiencia (Audience) y vuelve a exportar. El desplegable de destino solo puede mostrar audiencias que ya existan.
Me sale "Error al cargar las listas de Mailchimp". ¿Cómo lo soluciono?
Este aviso aparece cuando Golfmanager no consigue comunicarse con tu cuenta de Mailchimp para traer las audiencias. Las causas más habituales son: la clave de API es incorrecta o está mal copiada (con espacios), la clave ha sido revocada o regenerada en Mailchimp, o hay un problema puntual de conexión. Comprueba que la clave es la correcta y vuelve a guardarla; si persiste, genera una nueva clave en Mailchimp e introdúcela de nuevo.
Me pide "Selecciona al menos un cliente". ¿Qué hago?
Has pulsado Exportar a Mailchimp sin marcar ningún cliente. Marca las casillas de los clientes que quieras exportar y vuelve a pulsar el botón.
Me pide "Selecciona una lista". ¿Por qué?
En la ventana de exportación no has elegido la audiencia de destino. Despliega el menú, selecciona una audiencia y pulsa Exportar.
Aparece "Error al exportar". ¿Qué ha pasado?
La exportación no se ha podido completar. Puede deberse a un problema temporal de conexión con Mailchimp, a que la audiencia elegida ya no existe, o a un volumen muy grande de clientes que hace que la operación tarde demasiado. Inténtalo de nuevo; si son muchos clientes, prueba a exportarlos en tandas más pequeñas.
He seleccionado 100 clientes pero el resumen dice que se exportaron menos. ¿Es un error?
No. Los clientes sin email se omiten automáticamente porque no se les puede enviar correo. El propio resumen te indica cuántos quedaron fuera por ese motivo. Si quieres incluirlos, completa su email en la ficha del cliente y vuelve a exportar.
Si exporto al mismo cliente dos veces, ¿se duplica en Mailchimp?
No. El email actúa como identificador único, así que un contacto que ya existe no se duplica: se vuelve a localizar por su email y se mantiene una sola entrada.
Si vuelvo a exportar un cliente que ya estaba, ¿se actualizan sus datos?
Sí. Si el contacto ya existe en la audiencia, sus datos (como el nombre) se actualizan con lo que haya ahora en Golfmanager. Lo que no se modifica es su estado de suscripción: si ya estaba dado de baja, seguirá de baja (ver siguiente pregunta).
¿Con qué estado entran los contactos nuevos? ¿Reciben un email de confirmación?
Los contactos nuevos entran directamente como suscritos, sin doble opt-in, es decir, sin email de confirmación. Por eso es tan importante exportar únicamente a clientes que hayan dado su consentimiento para recibir comunicaciones.
Un cliente se dio de baja en Mailchimp. Si lo vuelvo a exportar, ¿se vuelve a suscribir?
No. La exportación no reactiva a quien se dio de baja: el estado de un contacto que ya existe no se cambia. Volver a suscribir a alguien que pidió la baja debe hacerse respetando su consentimiento, y se gestiona desde Mailchimp.
¿La integración se sincroniza sola cada cierto tiempo?
No. Es una exportación manual y bajo demanda: solo se envían los contactos cuando tú seleccionas clientes y pulsas Exportar. No hay sincronización automática ni programada.
¿Mailchimp devuelve información a Golfmanager (aperturas, clics, bajas)?
No. El flujo es de un solo sentido. Las estadísticas de campañas, aperturas, clics y bajas se consultan dentro de Mailchimp y no se reflejan en Golfmanager.
¿Qué datos exactos ve Mailchimp de mis clientes?
Únicamente el email y el nombre (en el campo FNAME). No se envía teléfono, dirección, datos de reservas ni ningún otro dato de la ficha.
¿Puedo exportar muchos clientes a la vez?
Sí, todos los clientes seleccionados se envían en una sola operación. Aun así, con volúmenes muy grandes la operación puede tardar; si ves errores de tiempo de espera, divídelos en tandas más pequeñas.
¿Dónde encuentro mi clave de API y es seguro guardarla en Golfmanager?
La generas en Mailchimp en Perfil > Extras > API keys. En Golfmanager se guarda cifrada, de modo que no queda visible para nadie. Aun así, trátala como una contraseña: no la compartas y revócala en Mailchimp si crees que se ha filtrado.
¿Puedo elegir a qué audiencia exporto?
Sí. Al exportar eliges la audiencia de destino en un desplegable. Si tienes varias (por ejemplo, "Socios" y "Visitantes"), seleccionas la que corresponda en cada exportación.
¿Puedo deshacer una exportación desde Golfmanager?
No. Una vez exportados, los contactos están en Mailchimp. Para quitarlos o darlos de baja debes hacerlo desde tu cuenta de Mailchimp.
¿Dónde se diseñan y envían las campañas?
Siempre en Mailchimp. Golfmanager solo lleva los contactos a la audiencia; el diseño del email, el asunto, la programación del envío y las estadísticas se gestionan en Mailchimp.
Buenas prácticas recomendadas
Exporta solo a clientes con consentimiento de marketing, ya que entran como suscritos sin confirmación.
Mantén los emails al día en las fichas de cliente para no perder contactos en la exportación.
Usa audiencias o segmentos en Mailchimp para organizar tus envíos (socios, visitantes, eventos, etc.).
Exporta por tandas razonables si tienes miles de clientes, para evitar esperas o errores de tiempo de espera.
Guarda bien tu clave de API y no la compartas; se almacena cifrada, pero trátala como una contraseña.
Repite la exportación cuando incorpores clientes nuevos: los que ya existen se actualizan y los nuevos se añaden, sin duplicados.