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¿Qué es esta integración?
La integración con Twilio permite enviar y recibir mensajes de WhatsApp desde Golfmanager. Twilio es el servicio que conecta Golfmanager con WhatsApp. Con ella puedes mandar confirmaciones y recordatorios de reserva, confirmaciones y enlaces de pago, mensajes con archivos (por ejemplo, una factura en PDF) y recibir las respuestas de tus clientes.
Twilio es una plataforma de mensajería. Esta integración usa Twilio como puente para enviar tus comunicaciones por WhatsApp a los clientes y para recibir lo que ellos contesten.
¿Qué problema resuelve?
Comunicación por el canal preferido de muchos clientes: WhatsApp.
Menos ausencias (no-shows): recordatorios de reserva.
Cobros más ágiles: envío de enlaces de pago por WhatsApp.
Todo registrado: queda un histórico de mensajes enviados y recibidos.
¿Qué permite enviar?
Tipo de mensaje | Para qué |
Confirmación de reserva | Avisar al cliente de que su reserva está confirmada (puede enviarse automáticamente) |
Recordatorio de reserva | Recordar la cita y reducir ausencias (desde la ficha de la reserva) |
Confirmación / enlace de pago | Confirmar el cobro o enviar un enlace para pagar (en bloque desde el listado de ventas) |
Mensaje con archivo | Enviar imágenes o PDFs (por ejemplo, una factura) |
Mensaje a varios clientes | Envío en bloque de un mensaje (con imagen opcional) a clientes seleccionados |
Mensajes entrantes | Recibir y registrar las respuestas del cliente |
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta Golfmanager con WhatsApp a través de Twilio, en ambos sentidos:
Golfmanager → cliente: envía los mensajes (confirmaciones, recordatorios, pagos, archivos).
Cliente → Golfmanager: las respuestas entrantes llegan a Golfmanager mediante un aviso automático (webhook) y quedan registradas. El sistema puede contestar con respuestas automáticas a palabras clave (hola, reserva, ayuda…).
Twilio también informa del estado de cada mensaje (enviado, entregado, leído, fallido) mediante otro aviso automático.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener una cuenta de Twilio.
Tener el módulo WhatsApp Twilio instalado en tu Golfmanager.
Las credenciales de Twilio: Account SID y Auth Token.
Un número de WhatsApp: el de pruebas (sandbox) de Twilio o tu propio número de WhatsApp Business verificado para producción.
Permisos de administración para configurar.
Cómo se configura (paso a paso)
Accede a Golfmanager con un usuario administrador y entra en Configuración > WhatsApp.
Introduce el Account SID y el Auth Token de Twilio.
Indica el número de origen en formato
whatsapp:+…(con prefijo de país).Elige el modo de prueba (sandbox) para empezar, o desactívalo para producción con tu número propio.
(Opcional) Asigna una plantilla de pago para el envío de enlaces de cobro.
Guarda los cambios.
Para recibir mensajes y los estados de entrega, configura en Twilio los webhooks (de entrada y de estado) que apuntan a tu Golfmanager.
Comprueba que los clientes tienen su teléfono en la ficha y el WhatsApp activado.
⚠️ WhatsApp tiene reglas propias para los mensajes que inicia el negocio: requieren el consentimiento (opt-in) del cliente y, fuera de la ventana de 24 horas desde su último mensaje, plantillas aprobadas. Estas aprobaciones se gestionan en tu cuenta de Twilio/WhatsApp.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Configuración (Configuración > WhatsApp)
1. Account SID y 2. Auth Token
Descripción: las credenciales de tu cuenta de Twilio: el identificador de la cuenta y su clave.
Impacto en el sistema: imprescindibles para conectarse con Twilio.
Ejemplo de uso: copias el Account SID y el Auth Token del panel de Twilio.
Qué ocurre cuando se utiliza: cada mensaje se envía autenticándose con esas credenciales.
Comportamiento del sistema: si faltan, aparece "WhatsApp no está configurado. Configura primero tus credenciales de Twilio" y no se envía nada.
3. Número de origen
Descripción: el número de WhatsApp desde el que se envían los mensajes, en formato
whatsapp:+….Impacto en el sistema: imprescindible. Es el remitente de cada mensaje.
Ejemplo de uso: en pruebas usas el número sandbox de Twilio; en producción, tu número de WhatsApp Business.
Qué ocurre cuando se utiliza: los mensajes salen desde ese número.
Comportamiento del sistema: si falta o no está registrado en Twilio, aparece "El número de origen no está registrado en Twilio. Para el sandbox usa: whatsapp:+14155238886".
4. Modo de prueba (sandbox)
Descripción: indica si se usa el entorno de pruebas de Twilio o el de producción.
Impacto en el sistema: en sandbox el cliente debe activar el número de pruebas antes de recibir mensajes.
Ejemplo de uso: lo dejas activado mientras pruebas y lo desactivas al salir a real.
Qué ocurre cuando se utiliza: activado, se envía por el sandbox; desactivado, por tu número de WhatsApp Business.
Comportamiento del sistema: en sandbox solo reciben los clientes que lo hayan activado.
5. Plantilla de pago
Descripción: la plantilla de texto que se usa al enviar enlaces de pago (lleva un hueco donde se inserta el enlace).
Impacto en el sistema: necesaria para el envío en bloque de enlaces de pago.
Ejemplo de uso: seleccionas la plantilla "puede realizar el pago en este enlace: …".
Qué ocurre cuando se utiliza: al enviar enlaces de pago, el mensaje sale con esa plantilla y el enlace del cliente.
Comportamiento del sistema: si no está configurada, aparece "No hay una plantilla de pago configurada. Configúrala en Configuración > WhatsApp > Plantillas".
B) En el cliente
Nombre del campo: WhatsApp (en la ficha del cliente).
Descripción: indica si el cliente acepta recibir mensajes por WhatsApp (consentimiento).
Impacto en el sistema: las confirmaciones automáticas de reserva solo se envían si está activado y el cliente tiene teléfono.
Ejemplo de uso: el cliente lo activa en su perfil, o lo activas tú en su ficha.
Qué ocurre cuando se utiliza: el cliente entra en los envíos automáticos.
Comportamiento del sistema: si está desactivado, no recibe las confirmaciones automáticas; si no tiene teléfono, aparece "El cliente no tiene número de teléfono configurado".
C) Histórico de mensajes y errores
Mensaje (histórico): cada mensaje enviado o recibido, con su dirección (saliente/entrante), su estado (en cola, enviado, entregado, leído, fallido, recibido), el texto, el archivo si lo hay y la fecha. Comportamiento: es de solo lectura; el estado se actualiza con los avisos de Twilio.
Errores: los envíos que han fallado, con el código y mensaje de error, el destinatario y el detalle. Comportamiento: es la pantalla para diagnosticar por qué no llegó un mensaje.
Cómo se usa en el día a día
Confirmaciones de reserva se envían por WhatsApp automáticamente al confirmar la reserva (si el cliente tiene WhatsApp activado y teléfono).
Recordatorios de reserva: desde la ficha de la reserva, con la acción de enviar recordatorio.
Enlaces de pago: desde el listado de ventas, en bloque, se envía a cada cliente su enlace para pagar desde el móvil.
Mensaje a varios clientes: selecciona los clientes y envía un mensaje (con imagen opcional).
Respuestas del cliente: lo que conteste queda registrado en Golfmanager.
Puedes consultar el histórico de mensajes (enviados y recibidos) y los posibles errores de envío.
Modo prueba (sandbox) y producción
Sandbox (pruebas): usa el número de pruebas de Twilio. Es gratis y sin aprobaciones, pero los clientes deben enviar antes un código de activación al número sandbox. Útil para validar la integración.
Producción: usa tu propio número de WhatsApp Business verificado. Es lo que debes usar con clientes reales.
Limitaciones a tener en cuenta
WhatsApp requiere consentimiento (opt-in) del cliente para los mensajes que inicia el club.
Ventana de 24 horas: fuera de las 24 h desde el último mensaje del cliente, WhatsApp exige plantillas aprobadas (se gestionan en tu cuenta).
El sandbox es solo para pruebas: el cliente debe activarlo y no sirve para uso real.
La producción necesita un número de WhatsApp Business verificado.
El cliente debe tener su número correcto (con prefijo de país) en la ficha para recibir los mensajes.
Depende de Twilio y de WhatsApp: si el servicio no está disponible, los envíos pueden fallar.
Preguntas frecuentes
No se envían los mensajes.
Lo más habitual es que falten credenciales. Aparece "WhatsApp no está configurado. Configura primero tus credenciales de Twilio". Revisa el Account SID, el Auth Token y el número de origen en Configuración > WhatsApp.
Aparece "el número de origen no está registrado en Twilio".
El número remitente no está dado de alta. En pruebas debes usar el número sandbox de Twilio (whatsapp:+14155238886); en producción, tu número de WhatsApp Business verificado.
El cliente no recibe el mensaje en sandbox.
No ha activado el sandbox. El cliente debe enviar el código de activación al número sandbox de Twilio antes de poder recibir mensajes de prueba.
Aparece "el cliente no tiene número de teléfono configurado".
Falta el teléfono en la ficha del cliente (o no tiene prefijo de país). Complétalo y vuelve a intentarlo.
Aparece "los números De y Para deben ser del mismo canal".
Es un aviso de Twilio cuando el remitente o el destinatario no están en formato de WhatsApp. Comprueba que el número de origen está en formato whatsapp:+….
No me deja enviar enlaces de pago.
Suele faltar la plantilla de pago: aparece "No hay una plantilla de pago configurada". Asígnala en Configuración > WhatsApp > Plantillas y vuelve a intentarlo.
No llegan las respuestas del cliente.
Falta configurar el webhook de entrada en Twilio. Configura en tu cuenta de Twilio el aviso (webhook) que apunta a tu Golfmanager para los mensajes entrantes.
Un mensaje aparece como "fallido". ¿Por qué?
Revisa el histórico y la pantalla de errores: muestran el código y el mensaje de Twilio (por ejemplo, número no válido, fuera de la ventana de 24 h, plantilla no aprobada). Ahí verás la causa concreta.
¿Por qué fallan los mensajes que inicia el club fuera de una conversación?
WhatsApp exige consentimiento del cliente y, fuera de la ventana de 24 horas desde su último mensaje, plantillas aprobadas. Esas aprobaciones se gestionan en tu cuenta de Twilio/WhatsApp.
¿Cómo controlo a qué clientes se les envía?
Con el campo WhatsApp de la ficha del cliente: si está desactivado, no recibe las confirmaciones automáticas. Mantén también el teléfono correcto y con prefijo de país.
¿Puedo enviar imágenes o PDFs?
Sí. En el envío a clientes puedes adjuntar una imagen, y se pueden enviar archivos (por ejemplo, una factura) como mensaje con archivo.
¿Responde solo el sistema a los mensajes entrantes?
Hay respuestas automáticas básicas a palabras clave (hola, reserva, ayuda…). El resto de la conversación la atiende tu equipo; todo queda registrado.
¿Qué prefijo de país se usa si no lo pongo?
Si un teléfono no empieza por "+", el sistema asume España (+34). Para clientes de otros países, guarda el número con su prefijo internacional.
¿Tiene coste enviar por WhatsApp?
Sí. Twilio cobra por mensaje según el país y el tipo. Consúltalo en tu cuenta de Twilio.
Buenas prácticas recomendadas
Prueba primero en sandbox y pasa a producción con tu número de WhatsApp Business.
Mantén los teléfonos de los clientes al día (con prefijo de país) y su WhatsApp activado.
Prepara y aprueba las plantillas que vayas a usar en tu cuenta de Twilio/WhatsApp.
Configura los webhooks (entrada y estado) para recibir respuestas y conocer el estado de los envíos.
Revisa el histórico y los errores para detectar envíos fallidos.