Índice
¿Qué es GolfPilot?
Ubicación: panel web de GolfPilot (servicio adicional conectado a Golfmanager)
GolfPilot es un recepcionista con inteligencia artificial para tu club. Atiende las llamadas telefónicas y las conversaciones de WhatsApp que configures, responde a las preguntas aprobadas sobre el club y, si está habilitado, consulta disponibilidad y crea reservas directamente en Golfmanager.
Tu equipo revisa lo que ha hecho la IA (llamadas, reservas, peticiones que requieren a una persona) en el panel de GolfPilot. Golfmanager sigue siendo el sistema principal de reservas, tarifas y cobros: GolfPilot trabaja junto a Golfmanager, no lo sustituye.
¿Qué problema resuelve?
Menos trabajo rutinario en recepción: la IA responde a las preguntas frecuentes y gestiona las reservas sencillas para que el equipo se centre en las excepciones.
Un canal más para el golfista: puede llamar o escribir por WhatsApp y hablar con un asistente que conoce la información del club.
Reservas reales, no notas: cuando la IA confirma una reserva, esta se crea en la hoja de salidas de Golfmanager, con sus tarifas y su venta.
Seguimiento visible: las peticiones que necesitan a una persona quedan registradas como derivaciones (Handoffs) para que nadie se olvide de responder.
El mismo número de siempre: el club conserva su número de teléfono actual.
📌 Nota: el beneficio depende de tu volumen de consultas, tus reglas de reserva y las tareas que habilites. No supone un aumento de ingresos garantizado.
Formulario de autorización
Para autorizar la integración entre tu club y GolfPilot a través de la API, antes de empezar tendrás que enviar a Golfmanager el documento de autorización cumplimentado y firmado por ambas partes. Encontrarás el documento y el procedimiento en este enlace.
⚠️ Importante: sin el formulario firmado no se crea la clave de API de la integración, así que GolfPilot no podrá consultar disponibilidad ni crear reservas en Golfmanager.
Requisitos previos
Golfmanager v3 con la operativa de reservas configurada: áreas (campos), tipos de reserva y tarifas, que son los datos que la IA consulta.
Haber contratado GolfPilot: se solicita a Golfmanager. GolfPilot es un servicio adicional; puedes seguir usando Golfmanager sin él.
Haber enviado el formulario de autorización firmado por ambas partes.
Conexión con Golfmanager creada por nuestro equipo: la integración usa una clave de API multitenant vinculada a tu club y a un usuario de API propio de la integración. No tienes que generar claves ni compartir contraseñas.
Un usuario de API con permisos suficientes para consultar clientes, áreas y disponibilidad, y para crear reservas y ventas. Lo revisamos durante la puesta en marcha.
Acceso a tu servicio telefónico: una persona que pueda gestionar con tu operador el desvío de llamadas.
(Opcional) Cuenta de WhatsApp Business habilitada y autorizada, si quieres que la IA atienda también por WhatsApp.
Un responsable en el club que apruebe la información y las políticas, y otra persona que pueda verificar las reservas resultantes en Golfmanager.
Cómo se pone en marcha (paso a paso)
La puesta en marcha tarda entre 1 y 4 semanas, según la complejidad del club.
Paso 1 — Solicitar el servicio
Escríbenos en la burbuja azul de Golfmanager para conocer la oferta, las condiciones y las demostraciones disponibles.
Indica si quieres que la IA reserve o solo responda preguntas (modo de solo respuesta). Este modo se configura y prueba durante la puesta en marcha; no es un interruptor del panel.
Paso 2 — Facilitar la información del club
Prepara para el equipo de puesta en marcha:
Datos del club, campos y servicios que cubrirá la IA.
Información aprobada (código de vestimenta, servicios, normas…), idiomas y horario de apertura.
Reglas de reserva y tarifas que la IA puede ofrecer.
Contactos de notificación y departamentos a los que derivar.
Paso 3 — Conectar Golfmanager
Envía a Golfmanager el formulario de autorización cumplimentado y firmado por ambas partes.
Nuestro equipo crea la clave de API de la integración y la vincula a tu club con su usuario de API.
Se relacionan tus áreas (campos), tipos de reserva y tarifas con lo que la IA puede ofrecer.
⚠️ Importante: que recepción vea una tarifa en Golfmanager no significa que la IA pueda venderla. Solo se ofrecen las tarifas habilitadas para GolfPilot.
Paso 4 — Conectar el teléfono y, si aplica, WhatsApp
Mantienes tu número. El equipo te indicará cómo desviar las llamadas y qué pasos debe hacer tu operador.
Indica cuándo debe atender la IA (siempre, fuera de horario, si recepción está ocupada…). La opción disponible depende de tu servicio telefónico y debe probarse antes de activarse.
Si usas WhatsApp, se vincula la cuenta de empresa del club.
Paso 5 — Probar y activar
Revisad juntos el saludo, la información del club, los idiomas, las tarifas, el resultado de las reservas, los mensajes de confirmación y la derivación a una persona.
Acordad quién aprueba la activación.
📌 Nota: las pruebas que crean reservas reales en Golfmanager deben estar controladas; anúlalas después.
Paso 6 — Dar acceso al equipo
El administrador del club invita a cada persona desde Ajustes > Equipo.
Cada usuario crea su contraseña desde la invitación. Las credenciales de Golfmanager no sirven para entrar en GolfPilot.
Detalle de cada ajuste
Los ajustes están en el menú Ajustes del panel de GolfPilot. Lo que ves y puedes cambiar depende de tu rol.
Mi cuenta
Nombre del ajuste: Mi cuenta.
Descripción: cambia tu contraseña después de iniciar sesión.
Impacto en el sistema: solo afecta a tu acceso.
Comportamiento del sistema: la contraseña debe tener al menos ocho caracteres y la confirmación debe coincidir.
Ejemplo de uso / qué ocurre: introduces y confirmas la nueva contraseña; la próxima vez entras con ella.
Equipo
Nombre del ajuste: Equipo.
Descripción: invita, gestiona o elimina usuarios y envía correos de restablecimiento de contraseña.
Impacto en el sistema: controla quién accede al panel del club.
Comportamiento del sistema: solo propietarios y administradores; los propietarios tienen restricciones adicionales. Eliminar a un miembro no elimina el club ni cancela la suscripción.
Ejemplo de uso / qué ocurre: un recepcionista se incorpora: lo invitas y crea su contraseña desde el correo.
Perfil del club y Horarios
Nombre del ajuste: Perfil del club / Horarios.
Descripción: datos del club, ubicación, zona horaria y horarios recurrentes o de temporada.
Impacto en el sistema: la IA usa esta información al atender.
Comportamiento del sistema: cambiar el horario en GolfPilot no modifica la hoja de salidas de Golfmanager. Mantén ambos alineados.
Ejemplo de uso / qué ocurre: cambias al horario de invierno: actualízalo aquí y revisa también la disponibilidad en Golfmanager.
Reservas
Nombre del ajuste: Reservas.
Descripción: ajustes de pago y cancelación, como la cancelación automática de reservas no pagadas y su plazo.
Impacto en el sistema: define cuánto tiempo tiene el jugador para pagar antes de que la reserva se libere.
Comportamiento del sistema: la cancelación automática se puede activar o desactivar y su plazo es configurable. Las reservas ya creadas pueden conservar las condiciones con las que se crearon. Los recordatorios y cancelaciones no se ejecutan al segundo exacto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: amplías el plazo de pago: se aplica a las reservas nuevas, no necesariamente a las pendientes.
Correo y contacto
Nombre del ajuste: Correo y contacto.
Descripción: contactos de notificación y opciones de correo, incluida la imagen de marca y las plantillas, si están disponibles para tu cuenta.
Impacto en el sistema: decide quién recibe los avisos y cómo se ven los correos de reserva y pago.
Comportamiento del sistema: revisa la vista previa y conserva la información de reserva y pago antes de guardar.
Ejemplo de uso / qué ocurre: añades el correo de recepción a las notificaciones para que vea las nuevas derivaciones.
WhatsApp e Integraciones
Nombre del ajuste: WhatsApp / Integraciones.
Descripción: estado de los canales y conexiones del club.
Impacto en el sistema: si un canal está desconectado, la IA no puede atender ni enviar por él.
Comportamiento del sistema: si aparece una autorización caducada, un usuario autorizado puede usar Sincronizar WhatsApp. Nunca pegues tokens de acceso en un chat.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el botón Enviar enlace de pago está desactivado: revisa aquí el aviso del canal.
Facturación
Nombre del ajuste: Facturación (si está habilitado).
Descripción: plan actual, estado de la suscripción, renovación y minutos del periodo.
Impacto en el sistema: desde Gestionar suscripción el propietario o administrador abre el portal de facturación seguro (facturas, método de pago, cambios de plan).
Comportamiento del sistema: los minutos suman la duración registrada de las llamadas del periodo. La barra de progreso no bloquea el exceso de uso.
Ejemplo de uso / qué ocurre: falla el cobro de la suscripción: usas Actualizar método de pago y actualizas la página una vez.
Qué queda registrado en Golfmanager
Reservas normales: las reservas que confirma la IA se crean como reservas de Golfmanager en la hoja de salidas. Figuran creadas por el usuario de API de la integración, lo que te permite identificarlas.
Venta con vencimiento: cada reserva genera su venta en Golfmanager con fecha de vencimiento, que marca el plazo de pago.
Anulaciones: si la IA cancela una reserva, queda anulada en Golfmanager como cualquier otra anulación.
Consultas en tiempo real: la IA lee de Golfmanager clientes, áreas, disponibilidad y tarifas en el momento de la conversación.
Dónde trabajar cada tarea
Tarea | Dónde | Qué comprobar |
Hoja de salidas y disponibilidad | Golfmanager | La disponibilidad actual y la reserva real. |
Green fees y elegibilidad de socios | Golfmanager + tarifas habilitadas en GolfPilot | Que la tarifa esté habilitada para la IA. |
Llamadas y transcripciones | GolfPilot > Llamadas | La conversación completa, no solo el resumen. |
Peticiones para el personal | GolfPilot > Handoffs | Resolver la petición antes de marcarla como resuelta. |
Reservas de la IA | GolfPilot > Reservas | La reserva vinculada en Golfmanager si hay dudas. |
Datos y horarios del club | GolfPilot > Ajustes + Golfmanager | Que ambos estén alineados; uno no sobrescribe al otro. |
Fichas de clientes | Golfmanager y GolfPilot > Contactos | Qué registro estás editando. |
Saludo y comportamiento de la IA | Solicitud al soporte de GolfPilot | Que el cambio se haya probado y publicado. |
Suscripción y facturas | GolfPilot > Ajustes > Facturación | Usar el portal para la suscripción existente. |
⚠️ Recomendación: la lista de reservas de GolfPilot no es tu hoja de salidas completa. Solo muestra las reservas creadas o recuperadas por GolfPilot. Para ver toda la ocupación, usa Golfmanager.
Qué puede gestionar la IA
Estas son las tareas que admite la plataforma. Cuáles están activas en tu club se confirma en la puesta en marcha.
Solicitud | Qué hace la IA |
Información del club | Responde con la información aprobada; si no conoce el dato, lo deriva al personal. |
Salidas y green fees | Consulta disponibilidad, elegibilidad y precio de las tarifas habilitadas. |
Socios y visitantes | Identifica al jugador; estar dado de alta como cliente no lo convierte en socio. |
Grupos y partidas mixtas | Confirma a cada jugador y aplica a cada uno su tarifa elegible. |
Buggies, palos y extras | Ofrece solo extras admitidos con disponibilidad y precio verificados. |
Reservas existentes y cancelaciones | Verifica la reserva, si afecta a todo el grupo o a un jugador, y la confirmación del llamante. |
Cambios de fecha u hora | Con restricciones; las reservas pagadas o con pago dudoso pasan a recepción. |
Torneos | Da información y enlaces de inscripción admitidos. |
Restaurante, clases, spa y paquetes | Solo con su propia integración; si no, informa y deriva al personal. |
Quejas, tarifas especiales y reembolsos | Siempre deriva al departamento correspondiente; no concede excepciones. |
📌 Idiomas: la IA atiende en los idiomas habilitados para tu club y puede cambiar de idioma durante la conversación. Si no entiende lo suficiente (acento, ruido, un nombre poco claro), pide aclaración o pasa a una persona; no adivina identidades, precios ni resultados.
Cómo se usa en el día a día
Al empezar cada turno
Abre Inicio y revisa Pendiente de acción.
Comprueba los correos de pago fallidos, las reservas pendientes y las derivaciones.
Revisa Reservas del agente y las llamadas recientes.
Acordad quién se encarga de cada tema sin resolver antes del relevo.
Encontrar una reserva
Abre Reservas y elige Pendientes, Confirmadas, Canceladas, No show, Completadas o Todas.
Usa la búsqueda y los filtros. Si no aparece, amplía los filtros de estado y fecha.
Antes de actuar, confirma jugador, campo y fecha, y compáralo con la reserva en Golfmanager.
Gestionar una derivación (Handoff)
Abre Handoffs y revisa el contexto y los datos de contacto.
Haz el seguimiento (llamar, escribir, gestionar en Golfmanager).
Márcala como resuelta cuando el trabajo esté hecho. Descártala solo si no hace falta nada más y reábrela si vuelve a hacer falta.
Revisar lo que dijo la IA
Abre Llamadas, acota la lista y selecciona la conversación.
Revisa el resumen, la transcripción y la grabación cuando estén disponibles.
Si hay discrepancias sobre una reserva, compárala con la reserva real, no solo con el resumen.
Enviar un enlace de pago por WhatsApp
Abre WhatsApp y busca por nombre o teléfono. Usa Actualizar si hace falta.
Selecciona Enviar enlace de pago, verifica el destinatario y la reserva activa correcta, y revisa antes de enviar.
Si el botón está desactivado, revisa el aviso del canal o pide ayuda al administrador.
Ver o corregir un cliente
Abre Contactos y busca a la persona antes de crear otra ficha.
Confirma en qué sistema debes corregir el dato. Editar en GolfPilot no siempre actualiza Golfmanager.
Qué ocurre al reservar, pagar o cancelar
Reserva confirmada solo con éxito real: la IA recoge campo, fecha, hora, jugadores y extras, consulta disponibilidad y precio, lee la reserva al golfista y solo la da por hecha cuando Golfmanager confirma que se ha creado.
Consultar no es reservar: preguntar por horarios o precios, o una cotización, no bloquea la salida. Si la hora deja de estar libre, la IA ofrece otra y pide nueva confirmación.
Pago: según tu configuración, mediante enlace de pago seguro (por correo o WhatsApp), cargo aceptado en monedero o gestión por recepción. El enlace de WhatsApp de las reservas por voz se envía al número que llama.
Plazo de pago: la venta queda con fecha de vencimiento. Con la cancelación automática activa, la reserva no pagada se libera al terminar el plazo.
Reserva incompleta: si no se pudo reservar a todo el grupo, la reserva aparece como Incompleta con un aviso. Recepción debe terminar la parte pendiente.
Cancelar no implica reembolso: los reembolsos siguen la política del club y los gestiona el personal.
Corte de llamada o error: la reserva puede haberse creado igualmente. Comprueba en Golfmanager antes de reintentar para no duplicarla.
Consultar el panel: secciones y acciones
Secciones del panel
Inicio: contactos, llamadas, minutos consumidos y reservas gestionadas del periodo, y la lista Pendiente de acción.
Llamadas: cada conversación con su resumen, transcripción y grabación.
Handoffs: peticiones que necesitan a una persona.
Reservas: reservas creadas o recuperadas por GolfPilot, por estado.
Contactos: fichas de clientes.
Campos: información de los recorridos.
Torneos: información de torneos y enlaces de inscripción.
WhatsApp: conversaciones del canal.
Ajustes: configuración del club, del equipo y de la facturación.
Cómo leer las cifras
Reservas gestionadas no equivale a ingresos ni a reservas pagadas.
Hoy cuenta las reservas creadas hoy, que pueden ser para jugar otro día. La lista de reservas puede filtrarse por fecha de juego.
La ausencia de etiqueta de pago no indica si está pagada o no. Comprueba la venta en Golfmanager.
Acciones disponibles
Reservas: buscar, filtrar, revisar, confirmar manualmente según tu rol y reenviar correos fallidos.
Handoffs: resolver, descartar y reabrir.
WhatsApp: ver conversaciones, Actualizar, Enviar enlace de pago y Sincronizar WhatsApp (usuarios autorizados).
Facturación: Gestionar suscripción y Actualizar método de pago.
Limitaciones a tener en cuenta
No hay sincronización bidireccional instantánea: parte de la información se consulta en directo, parte se guarda en caché y algunos registros del panel se actualizan al abrirlos.
El panel no es tu hoja de salidas: no importa todas las reservas históricas ni las de recepción.
Editar un contacto en GolfPilot no siempre actualiza Golfmanager.
Límite de peticiones: la conexión con Golfmanager tiene un máximo de peticiones por minuto y por hora definido por Golfmanager.
Capacidad de llamadas: no se garantiza un tiempo de respuesta, una capacidad ilimitada ni cero llamadas perdidas. Avísanos antes de torneos o picos de llamadas.
Sin botón de pausa en el panel: pausar la IA o devolver las llamadas a recepción es un cambio de desvío que se coordina con soporte o con tu operador. Cancelar la suscripción no restaura el desvío.
WhatsApp: la pantalla no es un cuadro de respuesta libre para el personal; no admite campañas, envíos masivos ni números arbitrarios. Una marca de enviado no garantiza que se haya leído.
Transferencias: una derivación registrada no significa que la llamada se haya transferido ni que se haya garantizado una devolución de llamada.
Grupos grandes y salidas consecutivas: los límites dependen de la configuración; los casos que no admita pasan a recepción.
Pools es una función piloto restringida, no disponible para todas las cuentas.
Sin app móvil para el personal: el panel es web; prueba el navegador de tu móvil o tableta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta y qué incluye?
Contacta con Golfmanager en la burbuja azul para conocer planes, precios, uso incluido, cuota de puesta en marcha, pruebas y compromiso mínimo. Los cargos del operador telefónico o de mensajería pueden ir aparte.
¿Tengo que cambiar el número de teléfono del club?
No. Conservas tu número; el equipo te indica cómo desviarlo.
¿Cómo reconoce la IA a un socio?
Por el teléfono reconocido y la búsqueda de clientes en Golfmanager. Precio y condición de socio dependen de los datos verificados, no de que el llamante diga que es socio. Si llama desde otro número u oculto, la IA puede verificar por otra vía; si no puede, recepción revisa el caso.
Recepción ve un hueco libre, pero la IA dice que no puede reservarlo. ¿Por qué?
Compara campo, hoyos, hora exacta y tamaño del grupo. Lo habitual es que no haya una tarifa habilitada y elegible para algún jugador, o que aplique una restricción de reserva. Envíanos el ejemplo.
El precio de la IA no coincide con el que esperaba recepción.
Revisa categoría del jugador, condición de invitado, campo, fecha y hora, hoyos, oferta y extras, y la tarifa en Golfmanager. Envíanos la cotización y la tarifa esperada.
La IA dijo que había reservado, pero no la encuentro en Golfmanager.
Busca por fecha, campo y grupo, y revisa la conversación y el registro en GolfPilot (pendiente, incompleta o de seguimiento por recepción). Si el resultado no está claro, contacta con soporte antes de crear otra reserva.
He cambiado una reserva en Golfmanager y en GolfPilot sigue igual.
Actualiza la vista y compara con la reserva real. El panel puede ir con retraso. No repitas la acción solo para que cambie lo que se muestra; si persiste, avísanos.
El golfista dice que ha pagado, pero la reserva aparece sin pagar.
No le pidas que pague de nuevo. Comprueba la venta en Golfmanager y, si no coincide, envíanos la referencia y la hora. Nunca pidas datos completos de tarjeta.
El enlace de pago falta, falló o caducó.
Comprueba que la reserva sigue activa y pendiente de pago, verifica el destinatario y usa el reenvío. No vuelvas a crear la reserva para generar otro enlace.
Las llamadas no llegan a la IA.
Anota qué número se marcó, a qué hora y desde qué tipo de línea. Pide a tu responsable de telefonía que revise el desvío y envíanos el ejemplo.
Falta una transcripción o grabación.
Puede estar procesándose. Actualiza una vez; si sigue faltando, envíanos la referencia de la conversación y la hora.
WhatsApp muestra una autorización caducada o un agente que no coincide.
Lee el aviso. Un usuario autorizado puede usar Sincronizar WhatsApp; si no está disponible, envíanos el texto del aviso y el número de empresa afectado.
No puedo entrar o no me llega el correo para restablecer la contraseña.
Pide al administrador del club que verifique tu cuenta y te envíe el restablecimiento desde Ajustes > Equipo. Revisa la carpeta de spam. Si eres el administrador y no puedes entrar, escríbenos.
¿Puedo cambiar yo el saludo, la voz o los departamentos de transferencia?
Pídelo al soporte de GolfPilot a través del contacto autorizado del club. Los cambios se revisan y prueban antes de aplicarse.
¿GolfPilot cumple el RGPD?
Sí. Las grabaciones se almacenan conforme a la normativa de la UE y al RGPD. Para documentación de privacidad, contrato de encargo del tratamiento (DPA), plazos de conservación, aviso de grabación o solicitudes de acceso, rectificación o supresión, escribe al soporte de GolfPilot.
Un empleado se ha ido o sospecho de un acceso no autorizado.
El propietario del club debe retirar su acceso en Ajustes > Equipo. Si sospechas de un acceso no autorizado, deja de compartir datos y contacta con soporte de inmediato.
Buenas prácticas recomendadas
Nombra un responsable por turno para revisar derivaciones y reservas pendientes, y usa los estados de forma coherente.
Lee la conversación y la reserva antes de actuar: no crees otra reserva, no reenvíes un pago ni contactes dos veces al golfista solo porque el primer resultado no está claro.
Mantén la información del club al día y envíanos los errores recurrentes con ejemplos concretos, la respuesta correcta y su fecha de vigencia.
En cierres temporales, bloquea también la disponibilidad en Golfmanager; cambiar solo la información de la IA no bloquea salidas.
Antes de un torneo o cambio de temporada, revisa inventario, tarifas, horarios, notificaciones y desvío de llamadas, y avísanos de los picos previstos.
Usa cuentas individuales y no compartas contraseñas, claves de API ni tokens.
Mide con datos comparables: volumen de consultas, reservas, derivaciones y casos sin resolver en periodos equivalentes, más una muestra de llamadas revisadas.
¿Necesitas ayuda?
Información comercial (precios, planes, demostraciones, contratación): escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.
Soporte de la plataforma GolfPilot: escribe a mateo@golfpilot.es, de lunes a viernes, de 09:00 a 18:00. Incluye:
Nombre del club y sección afectada.
Fecha y hora del suceso, con zona horaria.
Referencia de la reserva o de la conversación.
Qué esperabas y qué ocurrió.
Comprobaciones que ya has hecho.
🔒 Seguridad: no envíes contraseñas, claves de API, tokens ni datos completos de tarjetas.