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¿Qué es este módulo?
El módulo de Contratos permite al club preparar plantillas de documentos (contrato de socio, condiciones de una estancia, autorización de cargo, etc.) y convertirlas en contratos personalizados con los datos del cliente, listos para imprimir y firmar.
Además, se integra con el TPV: puedes exigir que el cliente firme el ticket antes de completar un cobro con determinadas formas de pago, al domiciliar o al dejar una venta pendiente de pago. El cliente firma en una tablet (el Panel de firmas) con el dedo o, si el club lo prefiere, introduciendo su PIN.
Cada contrato firmado queda guardado con una firma digital: un código único calculado a partir del texto del documento y de la firma, que prueba que el contenido no ha cambiado desde que se firmó.
¿Qué problema resuelve?
Adiós al papel: los contratos se generan, firman y archivan dentro de Golfmanager, en la ficha de cada cliente.
Menos errores al redactar: los datos del cliente, de la cuota o de la reserva se rellenan solos a partir de la plantilla.
Cobros a crédito con respaldo: cuando una venta queda pendiente de pago o se domicilia, el cliente firma el ticket en el momento, y esa firma queda vinculada a las líneas cobradas.
Documentos que no se pueden alterar: una vez firmado, ni el contrato ni los importes de las ventas firmadas se pueden modificar.
Facturación automática: con el módulo de facturación, las ventas pendientes se facturan en el momento de la firma, a nombre de quien firma.
Requisitos previos
Tener el módulo Contratos instalado en tu Golfmanager.
Para generar contratos desde reservas: el módulo Hotel. Desde cuotas: el módulo de Cuotas.
Para firmar en el TPV: una tablet u ordenador con pantalla táctil junto a la caja, con sesión iniciada en Golfmanager, para usarla como Panel de firmas.
Para firmar con PIN (opcional): el módulo Firmar con pin de cliente.
Para la facturación automática al firmar (opcional): el módulo de facturación.
Permisos adecuados: gestionar plantillas y contratos requiere permisos de administración del sistema; el Panel de firmas requiere permiso de uso de facturación.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Crear las plantillas
Ve a Herramientas > Plantillas de contratos.
Crea una plantilla nueva y ponle un Nombre (será también el título de los contratos que generes con ella).
Redacta el Cuerpo del documento. Donde quieras que aparezcan datos del cliente, de la cuota o de la reserva, escribe la variable correspondiente (ver Datos automáticos en las plantillas).
Guarda.
📌 Nota: este paso solo es necesario para los contratos que se generan desde una cuota o una reserva. La firma del ticket en el TPV no usa plantillas: el documento es el propio ticket.
Paso 2 — Elegir qué cobros del TPV exigen firma
Hay tres momentos del TPV en los que puedes pedir la firma del cliente. Actívalos solo en los que lo necesites:
Al cobrar con una forma de pago concreta: abre la forma de pago en Formas de pago y marca Requiere firmar contrato.
Al domiciliar: en Configuración > Facturación > Configuración de firma en contrato, activa Firmar en domiciliar.
Al dejar una venta como «Pendiente de pago»: en la misma sección, activa Firmar en pendiente de pago.
Paso 3 — Preparar el Panel de firmas
En la tablet que usará el cliente, inicia sesión y abre Contratos > Panel de firmas.
En el selector de la parte superior, elige el TPV junto al que está la tablet (Seleccionar TPV).
Déjala abierta en esa pantalla. El TPV elegido queda recordado en ese navegador para la próxima vez.
⚠️ Importante: el Panel de firmas solo recibe las solicitudes del TPV seleccionado. Si no hay ningún TPV elegido, o es otro, la caja se quedará en «Esperando firma digital...».
Paso 4 — (Opcional) Firma con PIN
Con el módulo Firmar con pin de cliente instalado, abre la ficha de cada cliente que vaya a firmar con PIN.
Rellena el campo Pin de firma y guarda.
A partir de ese momento, en el Panel de firmas el cliente firmará introduciendo su PIN en lugar de dibujar su firma.
🔒 Seguridad: el PIN se guarda cifrado y no se muestra de nuevo al abrir la ficha.
Detalle de cada campo de configuración
Plantilla: Nombre
Nombre del campo: Nombre. Texto.
Descripción: identifica la plantilla al elegirla en «Generar contrato».
Impacto en el sistema: se copia como Título de cada contrato generado con ella.
Comportamiento del sistema: cambiar el nombre después no renombra los contratos ya generados.
Ejemplo de uso / qué ocurre: creas «Contrato de socio 2027». Todos los contratos que generes con ella se titulan así en la ficha del cliente.
Plantilla: Cuerpo
Nombre del campo: Cuerpo. Editor de texto con formato.
Descripción: el texto completo del documento, con las variables que se sustituirán por datos reales.
Impacto en el sistema: al generar un contrato, el texto se copia al contrato con las variables ya rellenadas. Si una variable está mal escrita, aparece el aviso «Error generando la plantilla» y no se crea el contrato.
Comportamiento del sistema: modificar la plantilla solo afecta a los contratos que se generen después; los ya generados conservan su texto.
Ejemplo de uso / qué ocurre: escribes «D./Dña. {{clientName}}, con NIF {{taxNumber}}...». Al generarlo para Ana López, el contrato dice «D./Dña. Ana López, con NIF 12345678Z...».
Forma de pago: Requiere firmar contrato
Nombre del campo: Requiere firmar contrato. Casilla (sí/no), en la ficha de la forma de pago.
Descripción: obliga a que el cliente firme el ticket cuando se cobra con esa forma de pago en el TPV.
Impacto en el sistema: al pulsar esa forma de pago, el ticket se envía al Panel de firmas y el cobro no se completa hasta que el cliente firma.
Comportamiento del sistema: si el cliente pulsa Cancelar en el Panel, la caja muestra «Firma cancelada» y el cobro no se realiza.
Ejemplo de uso / qué ocurre: la marcas en «Cargo a cuenta». Cada vez que un camarero cobra con ella, el cliente firma el ticket en la tablet antes de cerrar la operación.
Firmar en domiciliar
Nombre del campo: Firmar en domiciliar. Interruptor, en Configuración > Facturación > Configuración de firma en contrato.
Descripción: pide la firma del cliente cuando en el TPV se pulsa Domiciliar.
Impacto en el sistema: antes de dejar las líneas domiciliadas, el ticket se envía al Panel de firmas del TPV.
Comportamiento del sistema: el mismo que al cobrar: sin firma, no se domicilia.
Ejemplo de uso / qué ocurre: lo activas. Un socio pide cargar su consumo en su cuenta bancaria: firma el ticket en la tablet y la venta queda domiciliada.
📌 Nota: el texto de ayuda de este ajuste habla del «perfil de consumidor», pero la firma se hace en el TPV, con el Panel de firmas, no desde el área de cliente.
Firmar en pendiente de pago
Nombre del campo: Firmar en pendiente de pago. Interruptor, en la misma sección.
Descripción: pide la firma del cliente cuando en el TPV se pulsa Pendiente de pago.
Impacto en el sistema: las líneas quedan a crédito del cliente seleccionado solo después de que firme.
Comportamiento del sistema: se firman solo las líneas de ese cliente (y las que no tienen cliente asignado); las de otros comensales de la misma mesa no entran en su firma.
Ejemplo de uso / qué ocurre: lo activas. En restaurante, un socio deja su parte de la mesa pendiente: firma su ticket y su consumo queda a crédito y, si tienes facturación, facturado a su nombre.
Cliente: Pin de firma
Nombre del campo: Pin de firma. Campo de texto en la ficha del cliente (requiere el módulo Firmar con pin de cliente).
Descripción: el código que el cliente introducirá para firmar.
Impacto en el sistema: con el módulo instalado, el Panel de firmas pide «Introduzca su pin para firmar» en lugar de la firma dibujada.
Comportamiento del sistema: si el PIN no coincide con el del cliente del ticket, aparece «El PIN es incorrecto» y no se firma.
Ejemplo de uso / qué ocurre: asignas el PIN 4821 a un socio. Cuando deja una cuenta pendiente, lo teclea en la tablet y la firma queda registrada.
Datos automáticos en las plantillas
Escribe cada dato entre dobles llaves, respetando mayúsculas y minúsculas: {{clientName}}.
Fecha y hora del momento en que se genera el contrato
Escribe | Resultado |
| Fecha larga |
| Fecha corta |
| Hora (HH:mm) |
Contratos generados desde una cuota
Variable | Dato |
| Nombre del cliente |
| NIF / documento |
| |
| Teléfono |
| Dirección, código postal, ciudad, provincia y país |
| Fecha de nacimiento |
| Código de socio |
| Nombre de la cuota |
| Precio de la cuota |
| Inicio y fin de la cuota |
| Comentarios públicos de la cuota |
| Últimos dígitos de la cuenta bancaria (con el módulo SEPA) |
Contratos generados desde una reserva (módulo Hotel)
Variable | Dato |
| Nombre del beneficiario (o del cliente si no hay beneficiario) |
| NIF / documento |
| Fecha de nacimiento |
| País |
| Tipo de reserva |
| Recurso (p. ej. la habitación) y su tipo |
| Entrada y salida |
| Número de noches |
| Importe total de la reserva y sus extras |
| Caducidad del documento (con el módulo de parte de viajeros) |
⚠️ Recomendación: las variables de cuotas solo funcionan en contratos generados desde una cuota, y las de reservas solo desde una reserva. Genera siempre un contrato de prueba para comprobar cómo se ven los datos (sobre todo fechas e importes) antes de usar una plantilla con clientes.
Cómo se usa en el día a día
Generar un contrato desde una cuota
Abre la cuota del cliente (ya guardada).
En la tarjeta de Contratos, pulsa Generar contrato.
Elige la Plantilla y acepta.
Se abre el contrato con los datos ya rellenados. Revísalo: mientras no esté firmado, puedes corregir el Texto a mano.
Generar un contrato desde una reserva (módulo Hotel)
Abre la reserva.
En la tarjeta de Contratos, pulsa Generar contrato.
Elige la Plantilla y acepta. El contrato queda asociado a la reserva y al cliente.
Firmar un contrato desde la administración
Abre el contrato y pulsa Firmar.
El cliente dibuja su firma en el recuadro (Limpiar para repetirla) y pulsa Firmar.
Aparece «Documento firmado correctamente» y el campo Firma digital muestra el código de la firma. El botón Firmar desaparece.
Para entregar una copia, pulsa Imprimir: se abre el documento con la firma y el código de firma digital; desde la ventana de impresión del navegador también puedes guardarlo como PDF.
Firma del ticket en el TPV
En el TPV, el cajero cobra con una forma de pago que requiere firma, pulsa Domiciliar o pulsa Pendiente de pago (según lo que hayas activado en la configuración).
La caja muestra «Esperando firma digital...» y el ticket aparece en el Panel de firmas de ese TPV como Solicitud de firma, con las líneas, impuestos y total.
El cliente revisa el ticket y pulsa Firmar (dibuja su firma o introduce su PIN) o Cancelar.
Al firmar, la caja muestra «Documento firmado correctamente», la operación se completa y el ticket muestra la etiqueta Firmado. El Panel vuelve a quedar a la espera.
📌 Nota: si el cliente ya había firmado ese mismo ticket y no ha cambiado nada, no se le vuelve a pedir la firma. Si se añaden, quitan o modifican líneas antes de firmar, el documento se regenera y la firma anterior deja de valer.
Qué ocurre al firmar
El documento queda cerrado: el texto del contrato ya no se puede editar y no se puede volver a firmar.
Las ventas firmadas quedan protegidas: no se puede cambiar su cliente, producto, unidades, precio, impuesto, descuento, total ni fecha de vencimiento. Si se intenta, aparece «Esta venta no puede editarse porque está firmada».
Las líneas pasan a nombre del firmante: todas las líneas del ticket firmado se asignan al cliente que firma.
Facturación automática (con el módulo de facturación): las líneas pendientes de pago o sin coste del ticket firmado se facturan en ese momento, a nombre del firmante.
Restaurante: una línea pendiente de pago que ya está firmada cuenta como resuelta a la hora de cerrar la mesa automáticamente. Si en la mesa quedan líneas de otros comensales sin pagar ni firmar, la mesa sigue abierta.
Consultar contratos
Todos los contratos: en Herramientas > Contratos, ordenados del más reciente al más antiguo. Los tickets firmados en el TPV aparecen como «Venta carrito #número».
Contratos de un cliente: en su ficha, pestaña Contratos (grupo Facturación).
Desde la cuota o la reserva: en su tarjeta de Contratos.
El propio cliente: en el área de cliente, Perfil > Documentación > Contratos, donde ve la fecha, la descripción, si está firmado y puede imprimirlo.
Limitaciones a tener en cuenta
No se crean contratos sueltos desde el listado de Contratos: se generan desde una cuota, desde una reserva (módulo Hotel) o automáticamente al firmar un ticket en el TPV.
La firma es presencial: en la administración o en el Panel de firmas. No hay envío del contrato por email para firmar a distancia, ni firma desde el área de cliente.
Un único firmante por contrato.
Una firma no se puede deshacer desde la interfaz: un contrato firmado no se puede editar ni volver a firmar.
El Panel de firmas depende del TPV seleccionado y de tener la pantalla abierta; si no, la caja se queda esperando la firma.
Firma con PIN: el PIN que se comprueba es el del cliente asociado al ticket. Además, con este módulo y Firmar en domiciliar activo, un «Pendiente de pago» que incluya líneas de varios clientes se bloquea con «Debe de elegir un único cliente».
Área de cliente y PIN: los contratos firmados con PIN no guardan una firma dibujada, por lo que en el área de cliente pueden aparecer como «Firmado: No» aunque sí estén firmados (en la administración, el campo Firma digital lo confirma).
Sin descarga directa en PDF: se usa Imprimir y, si hace falta, «Guardar como PDF» del navegador.
Datos automáticos limitados a los de cuotas y reservas de hotel indicados arriba.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el código que aparece en «Firma digital»?
Es una huella única calculada a partir del texto del contrato y de la firma. Si alguien alterara el texto, la huella dejaría de coincidir. Sirve para demostrar que el documento no ha cambiado desde que se firmó.
¿Las firmas tienen validez legal?
Golfmanager registra la firma, el texto firmado y su huella digital. La validez legal de cada tipo de documento depende de la normativa aplicable a tu club, por lo que te recomendamos revisar tus plantillas con tu asesor legal.
He cambiado la plantilla, ¿se actualizan los contratos ya generados?
No. Cada contrato guarda su propio texto en el momento de generarse. Los cambios en la plantilla solo afectan a los contratos nuevos.
¿Puedo corregir un contrato después de generarlo?
Sí, mientras no esté firmado: abre el contrato y edita el campo Texto. Una vez firmado ya no se puede modificar.
Al generar el contrato aparece «Error generando la plantilla». ¿Qué hago?
Casi siempre es una variable mal escrita en el Cuerpo de la plantilla (llaves sin cerrar o un nombre que no existe). Revisa las variables con la tabla de Datos automáticos en las plantillas.
La caja se queda en «Esperando firma digital...». ¿Por qué?
Comprueba que el Panel de firmas está abierto en la tablet y que tiene seleccionado el mismo TPV desde el que se cobra. Si el cliente no quiere firmar, debe pulsar Cancelar en el Panel para liberar la caja.
¿Qué pasa si el cliente cancela la firma?
La caja muestra «Firma cancelada» y la operación (cobro, domiciliación o pendiente de pago) no se realiza. Las líneas siguen en el ticket para cobrarlas de otra forma.
¿Puedo modificar una venta que ya está firmada?
No en sus datos económicos (cliente, producto, unidades, precio, impuesto, descuento, total, vencimiento). Es lo que garantiza que lo cobrado coincide con lo que el cliente firmó.
En una mesa con varios comensales, ¿qué firma cada uno?
Cada cliente firma solo sus propias líneas (y las que no tienen cliente asignado). Las de otros comensales no forman parte de su firma.
¿El cliente puede ver sus contratos?
Sí, en el área de cliente, en Perfil > Documentación > Contratos, donde puede imprimirlos.
¿Cómo cambio el PIN de firma de un cliente?
Abre su ficha, escribe el nuevo valor en Pin de firma y guarda. Por seguridad, el PIN actual nunca se muestra.
Buenas prácticas recomendadas
Genera un contrato de prueba con cada plantilla nueva y revisa cómo salen los datos antes de usarla con clientes.
Revisa las plantillas con tu asesor legal, sobre todo contratos de socio y autorizaciones de cargo.
Activa la firma solo donde aporta valor (crédito, domiciliación, formas de pago concretas) para no alargar los cobros habituales.
Deja la tablet del Panel de firmas siempre abierta y con el TPV correcto seleccionado, y comprueba su conexión al empezar el turno.
Revisa el texto antes de firmar: una vez firmado no hay vuelta atrás.
Si usas PIN, asígnalo a los socios con antelación para no retrasar el cobro en caja.