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¿Qué es una factura?
Una factura es el documento oficial con obligación fiscal que agrupa una o varias ventas e incluye cliente, productos, cantidades, precios e impuestos.
El club define sus propios tipos de factura (simplificada, completa, rectificativa, global, proforma, recibo, canje, interna…) y cada tipo tiene reglas propias: por ejemplo, una simplificada no puede quedar pendiente de pago y una completa exige cliente.
Las facturas están en Menú Principal > Facturación > Facturas y en la pestaña Facturas de la ficha del cliente. Los tipos y series se configuran en Menú Configuración > Facturación.
¿Qué problema resuelve?
Cumplimiento fiscal con numeración por series, rectificativas y firma de facturas.
Automatiza la facturación: las facturas se crean solas al cobrar en reservas o TPV.
Flexibilidad: convertir simplificadas en completas, agrupar tickets en una global o mandar una proforma antes de facturar.
Control de deuda: cada factura muestra su importe pendiente y su estado de pago.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Tipos de factura personalizables | Adaptar validaciones, conversiones y plantilla a cada documento |
Facturación automática | Crear facturas al cobrar en reservas, TPV o cuotas |
Conversión entre tipos | Pasar de simplificada a completa |
Global, proforma y rectificativa | Agrupar tickets, enviar borradores y corregir facturas |
Recibos de factura | Cobrar una factura total o parcialmente |
Multi-impuestos y retenciones | Productos con varios impuestos y % de retención en la factura |
Imprimir, descargar y enviar | A4, ticket TPV, PDF o email, con control del estado de envío |
Multiempresa | Cada empresa factura solo sus productos |
Informe de facturación | Agrupar lo facturado por familia, subfamilia y producto |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Zona de usuarios (Menú Principal > Facturación): Facturas, Ventas, Cobros.
Zona de configuración (Menú Configuración > Facturación): Tipos de factura, Series de factura, Empresas, Configuración.
🔗 Flujo general: Ventas → (Pago) → Factura → Recibos de la factura. Puedes facturar en cualquier punto: antes o después de cobrar.
Requisitos previos
Tener configurados los tipos de factura y sus series.
Tener al menos una empresa con sus datos fiscales.
Permisos según la acción: Facturas manuales, Restablecer facturas a borrador, Borrar facturas.
Para facturas completas: que el cliente tenga los datos exigidos por el tipo (NIF, dirección).
Cómo se configura (paso a paso)
Accede a Menú Configuración > Facturación > Tipos de factura y revisa cada tipo (ver campos más abajo).
Revisa las Series de factura y, si trabajas con varias empresas, a qué empresa pertenece cada serie.
En Menú Configuración > Facturación > Configuración > sección Facturas, decide si activar Anular simplificadas al emitir factura completa.
Asigna los permisos necesarios a los perfiles de usuario.
Los campos de la factura en detalle
1) Estados
Campo | Valores |
Estado | Borrador, Confirmada, Anulada |
Estado de pago | Pendiente de pago, Parcialmente pagado, Pagado |
Estado de envío | Pendiente de envío, Enviado, Error en el envío |
Condiciones de pago | Pronto pago, 15, 30, 60 o 90 días |
2) Cabecera
Número de factura y Serie.
Tipo de factura.
Cliente (datos fiscales: nombre o razón social, NIF, dirección) y Pagado a.
Fecha y Fecha de vencimiento.
Empresa emisora.
Número de pedido, % Retención y Plantilla de factura A4.
Total, Total sin impuestos, Descuentos y Pendiente.
Observaciones y Observaciones públicas.
3) Indicadores (útiles como filtro en el listado)
Es anulación, Es proforma, Es global, Es recibo, Factura de canje, Es interno, Reseteado a borrador, Creado manualmente, Creado online, Impreso. Además: Convertida a, Global (factura global que la incluye), Original y Número original.
4) Pestañas
Líneas: conceptos de la factura.
Archivos: adjuntos.
Recibos: pagos asociados.
Facturas relacionadas: rectificativas, globales o conversiones.
Tipos de factura: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Facturación > Tipos de factura
Campo | Impacto en el sistema |
Nombre / Código | Identificación del tipo |
Cancelación por | Tipo de rectificativa que se usa al anular este tipo |
Convertible en | Tipo al que se puede convertir (p. ej. simplificada → completa) |
Factura recibo / rectificativa / proforma / global / de canje / Documento interno | Naturaleza del documento |
Cliente obligatorio / CIF obligatorio / Dirección obligatoria | Datos exigidos para poder confirmar |
Permite recibos | Si la factura puede quedar pendiente y cobrarse con recibos |
Límite máximo | Importe máximo permitido (p. ej. simplificadas) |
Impedir total negativo/positivo, Impedir líneas positivas/negativas | Validaciones de signo |
Permitir sin factura original | Rectificativas sin factura de origen |
Ignorar validaciones | Desactiva las validaciones anteriores |
Plantilla de factura A4 | Diseño de impresión del tipo |
Cómo se usa en el día a día
Generar facturas
Desde | Cómo | Tipo generado |
Reservas | Detalle de reserva > Pago rápido > Forma de pago > Aceptar | Simplificada |
TPV | Finalizar > Cliente > Tipo de factura > Forma de pago o Pendiente | El elegido (simplificada por defecto) |
Listado de ventas | Selecciona ventas > Pago rápido (simplificada) o Facturar > Cliente y Tipo > Aceptar | Simplificada, completa o proforma |
Listado de facturas (manual) | Nueva > Tipo, Cliente, Fecha, Empresa > añade productos > Guardar. Requiere permiso Facturas manuales | Cualquiera |
ℹ️ Simplificada: el cliente no es obligatorio, pero sí pagarla. Completa: el cliente es obligatorio, pero puede quedar pendiente de pago.
Anular una simplificada para emitir una completa
Caso típico: un cliente compra en el TPV (se genera una simplificada) y después pide factura completa. Por defecto el sistema da error porque la venta ya está facturada.
Activa Anular simplificadas al emitir factura completa en Menú Configuración > Facturación > Configuración > sección Facturas.
En Ventas, selecciona la venta y pulsa Facturar eligiendo el tipo completa.
El sistema anula la simplificada y genera la completa asociada a la venta.
Factura global (recapitulativa)
Agrupa muchos tickets correlativos en una sola factura para contabilidad o Hacienda.
En Facturas, filtra las simplificadas a incluir (p. ej. Fecha = Hoy, Global no tiene valor, Serie contiene…, Tipo no contiene Completa). Guarda el listado.
Selecciona las facturas y pulsa Acciones > Generar Global.
Revisa Tipo, Fecha, Cliente (opcional) y Serie y pulsa Aceptar.
Factura proforma
Borrador sin obligación fiscal para enviar al cliente. Se genera con Facturar eligiendo el tipo proforma. Puedes hacer varias sobre la misma venta. Filtra con Es proforma = Sí.
Factura rectificativa
Se genera automáticamente al anular ventas facturadas. Manualmente:
Abre la factura y pulsa Acciones > Generar rectificativa.
Revisa el borrador y pulsa Confirmar > Aceptar.
⚠️ La rectificativa manual no genera el cobro negativo. Si debes devolver dinero, pulsa Generar recibo en la rectificativa.
Editar una factura confirmada
Requiere el permiso Restablecer facturas a borrador.
Abre la factura y pulsa Acciones > Restablecer a borrador.
Pulsa Editar, modifica y Guardar.
Pulsa Confirmar y confirma de nuevo.
Pagar una factura (Generar recibo)
Abre la factura y pulsa Acciones > Generar recibo.
Elige la Forma de pago y escribe la Cantidad (por defecto, el pendiente). Pulsa Enter.
Pulsa Aceptar. Se crea un recibo en la pestaña Recibos y se actualiza el Estado de pago (parcial o pagado).
Anular o eliminar una factura
Opción | Cómo |
Rectificativa desde facturas | Acciones > Generar rectificativa > Confirmar |
Anulando la venta | Desde Ventas o TPV: Anular > forma de pago de devolución. Se crea la rectificativa |
Eliminar | Solo la última factura de la serie, con permiso Borrar facturas |
Eliminar por completo | Permisos Borrar facturas y Restablecer a borrador, sin recibos asociados: Restablecer a borrador > Más acciones > Eliminar |
Plantilla de factura y forma de pago
La plantilla A4 puede definirse por tipo de factura o por factura. Al pie se muestra la forma de pago:
Pagada: formas de pago utilizadas.
Pendiente: Pendiente de pago + forma de pago preferida del cliente.
Domiciliación: Pendiente de pago + Domiciliación + últimos 4 dígitos de la cuenta.
Transferencia: Pendiente de pago + Transferencia + cuenta de la empresa emisora.
Informe de facturación
Ubicación: Menú Principal > Informes > Facturación - Informe
Alertas: enlace a las ventas pendientes de pago del periodo.
Fechas: inicio (00:00) y fin (23:59).
Forma de pago: cobros del periodo por forma de pago (no tiene por qué coincidir con lo facturado).
Facturación por familia, subfamilia y producto: cantidades, bases, impuestos y totales.
Listados y acciones disponibles
Pantalla | Acciones |
Listado de facturas | Nueva, Generar Global, Exportar, Edición masiva |
Detalle de factura | Confirmar, Editar, Nuevo, Generar recibo, Generar rectificativa, Imprimir A4, Imprimir en TPV, Ver como ticket, Descargar, Enviar, Restablecer a borrador, Firmar factura, Ver historial, Copiar, Eliminar |
Limitaciones a tener en cuenta
Solo se puede eliminar la última factura de cada serie.
Las simplificadas no pueden quedar pendientes de pago.
Las facturas solo se pueden firmar una vez.
Multiempresa: si el carrito tiene productos de varias empresas, factura por separado.
Generar recibo: no utilices formas de pago de tipo Bono; cobra con bono desde el TPV para que se descuente el saldo.
Preguntas frecuentes
Al facturar una venta me dice que ya está facturada.
Tiene una simplificada. Activa Anular simplificadas al emitir factura completa o genera antes la rectificativa.
No me deja confirmar una factura completa.
Revisa que el cliente tenga los datos exigidos por el tipo (CIF, dirección).
No veo la opción Restablecer a borrador.
Tu perfil necesita el permiso Restablecer facturas a borrador.
El total del informe no coincide con los cobros.
Es normal: se puede facturar sin cobrar y cobrar facturas de otros periodos.
Buenas prácticas recomendadas
Guarda listados filtrados para generar globales cada día.
Usa proformas antes de facturar a empresas o TTOO.
Corrige con rectificativas en lugar de borrar.
Limita los permisos de borrado y restablecimiento a perfiles de administración.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre facturación, escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.