Índice
¿Qué son las Cuotas?
En Menú Principal > Facturación > Cuotas ves todas las cuotas asociadas a tus clientes. No hay una base de datos de socios separada: todos los clientes están en el listado de clientes y, en este listado, se les asocia una o varias cuotas.
Desde aquí asignas cuotas, añades addons y beneficiarios, emites los recibos, gestionas las bajas y readmisiones.
Este artículo explica la zona de usuarios. Antes de asignar cuotas, debes crear los tipos de cuota en la zona de configuración. Consulta el artículo v3 - Facturación: Cuotas (configuración).
¿Qué problema resuelve?
Centraliza los socios y abonados y el estado de sus pagos.
Emite los recibos de todos los clientes a la vez, con venta y factura.
Agrupa los cobros familiares en una sola factura con Facturar a.
Agiliza las bajas temporales, definitivas y las readmisiones con botones rápidos.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Asignar cuotas | Desde el listado de cuotas, la ficha del cliente o el TPV |
Addons | Añadir extras o descuentos facturados como conceptos separados |
Beneficiarios | Extender los beneficios de una cuota familiar o corporativa |
Emitir cuotas | Generar los recibos de una cuota o de todas a la vez |
Domiciliación | Cobrar los recibos por banco con remesa Q19 (SEPA) |
Contratos | Generar el contrato de la cuota a partir de una plantilla |
Bajas y readmisiones | Baja temporal, baja definitiva con motivo y readmisión |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Listado de cuotas (Menú Principal > Facturación > Cuotas) con los botones Nueva, Acciones y Emitir cuotas.
Detalle de una cuota (al seleccionar su ID):
General: datos de la cuota del cliente.
Addons: extras o descuentos de la cuota.
Beneficiarios: clientes que disfrutan de la cuota del titular.
Contratos: contratos generados desde una plantilla.
Las cuotas también se ven en la ficha del cliente > pestaña Cuotas y en la tabla del tipo de cuota.
🔗 Flujo general: Cuota del cliente → Addons y beneficiarios → Emitir cuotas → Venta (y factura) → Cobro (TPV, cobro automático o remesa Q19).
Requisitos previos
Tener creados los tipos de cuota en Menú Configuración > Cuotas > Tipos de cuota.
Tener el cliente dado de alta en el CRM.
Para addons: tener creados los productos correspondientes.
Para vender cuotas en el TPV: tener configurado un botón de cuota.
Para domiciliar: que el cliente tenga cuenta bancaria con IBAN y fecha de mandato.
La cuota del cliente: campos en detalle
Ubicación: Menú Principal > Facturación > Cuotas > Nueva (o detalle de una cuota)
Cliente (obligatorio): titular de la cuota.
Tipo de cuota (obligatorio): define periodicidad, producto y etiquetas.
Fecha de inicio: desde cuándo es socio o abonado.
Fecha de fin (opcional): si se deja vacía, el sistema sigue emitiendo recibos indefinidamente.
Precio personalizado (opcional): sustituye el precio estándar del producto para este cliente.
Domiciliar: incluye los recibos de la cuota en la remesa Q19.
Cuenta bancaria (opcional): fuerza la cuenta a la que se domicilia, incluso la de otro cliente. Vacía, se usa la cuenta del cliente con mayor prioridad.
Descripción (opcional): se muestra en la descripción de la venta.
Observaciones privadas: solo visibles internamente.
Observaciones en factura: visibles para el cliente en sus facturas.
Activa (solo lectura): indica si la cuota está vigente.
Pendiente de pago (solo lectura): la cuota tiene recibos sin cobrar.
Motivo de baja: se rellena al dar de baja definitiva.
Fecha de fin original (solo lectura): fecha de fin que tenía la cuota antes de una baja.
Cómo se usa en el día a día
Asignar una cuota nueva a un cliente
Puedes crear una cuota desde tres sitios:
Desde | ¿Se genera el primer recibo? | ¿Hay que emitirlo manualmente? |
TPV (botón Cuota) | ✅ Sí, y se puede cobrar al momento | ❌ No |
Ficha del cliente > pestaña Cuotas | ❌ No, solo se crea la cuota | ✅ Sí, con Emitir cuota |
Listado de cuotas > Nueva | ❌ No, solo se crea la cuota | ✅ Sí, con Emitir cuota |
Pasos desde la ficha del cliente (el proceso es igual en los tres casos):
Accede a Menú Principal > CRM y selecciona el ID del cliente.
En la pestaña Cuotas, pulsa Nueva.
Selecciona el Tipo de cuota y la Fecha de inicio.
Completa, si aplica, Fecha de fin, Precio personalizado, Domiciliar, Cuenta bancaria, Descripción y observaciones.
Pulsa Guardar. Se habilitan las secciones Addons, Beneficiarios y Contratos.
ℹ️ En el TPV puedes configurar dos tipos de botón de cuota: uno que muestra el desplegable con todos los tipos de cuota y otro con el tipo de cuota ya predefinido.
Añadir un addon a una cuota existente
Un addon es un extra (o descuento) de la cuota principal que se factura como concepto separado. Ej.: taquilla o buggy.
Entra en el detalle de la cuota y ve a la sección Addons.
Pulsa Nuevo y selecciona el Producto.
Opcional: Precio personalizado, o Porcentaje de cuota para que el importe sea un porcentaje del precio de la cuota (útil para descuentos o suplementos).
Opcional: Fecha de inicio y Fecha de fin (vacías, se usan las de la cuota principal).
Opcional: Acumulativo, para calcular el porcentaje sobre el importe acumulado, y Prioridad, que define el orden de cálculo de los addons.
Pulsa Guardar.
⚠️ Los addons tienen la misma periodicidad que la cuota principal y se cancelan si se cancela la cuota. Si un extra se cobra en otra fecha, crea otra cuota.
Añadir un beneficiario a una cuota existente
Útil para cuotas familiares o corporativas.
En el detalle de la cuota, ve a Beneficiarios y pulsa Nuevo.
Selecciona el Cliente beneficiario.
Pulsa Guardar.
El beneficiario recibe la Etiqueta de beneficiario del tipo de cuota mientras la cuota del titular esté activa.
Emitir el primer recibo
Entra en el detalle de la cuota.
Pulsa Emitir cuota.
Confirma el Rango de fechas (por defecto, el mes actual).
Pulsa Aceptar. Se genera la venta (y la factura si está activo Crear facturas) pendiente de pago.
Para cobrarla, entra en la factura, pulsa Recibo, elige la Forma de pago y pulsa Aceptar.
Emitir recibos masivamente
En el listado de cuotas, pulsa Emitir cuotas.
Confirma el Rango de fechas.
Pulsa Aceptar. El sistema calcula a qué clientes corresponde un recibo y genera sus ventas.
ℹ️ La emisión se ejecuta como una tarea en segundo plano con su progreso y resultado. Si en el rango no hay recibos que emitir, el botón Aceptar aparece desactivado. Los recibos omitidos desde la tabla del tipo de cuota no se emiten.
Cómo se facturan los recibos
Cada recibo genera una venta. Con Crear facturas activo, también se genera la factura.
Si el cliente tiene Facturar a, la venta, la factura y el cobro van al cliente indicado. Así se agrupan las cuotas de una familia en una sola factura, con cada cuota desglosada.
Si el tipo de factura exige NIF, no se emitirá el recibo de clientes sin NIF (salvo familiares que facturan al titular).
Las observaciones en factura de cada forma de pago (por ejemplo, el número de cuenta para transferencia) se imprimen automáticamente.
Cobrar los recibos
Manualmente: los recibos son ventas normales; cóbralas desde el TPV, ventas, facturas o la ficha del cliente.
Automáticamente: con el Cobro automático configurado.
Por domiciliación: con la remesa Q19. Consulta el artículo v3 - Integración SEPA (Domiciliación bancaria), que explica cómo generar la remesa, marcar pagados, devolver recibos y cobrar recibos devueltos.
Bajas y readmisiones
Al seleccionar una o varias cuotas en el listado se habilitan los botones de baja.
Baja temporal
El cliente estará ausente y pagará una cuota reducida. El sistema:
Pone fecha de fin a la cuota activa.
Crea una cuota del tipo indicado en Cuota de baja temporal, con inicio en la fecha de baja.
Baja definitiva
Selecciona las cuotas y pulsa Baja definitiva.
Indica la Fecha de baja.
Selecciona el Motivo de baja (o crea uno nuevo).
Pulsa Aceptar. Se asigna esa fecha de fin a las cuotas.
Readmisión
Para reincorporar a un cliente tras una baja temporal. El sistema pone fecha de fin a la cuota de baja y crea una nueva cuota del tipo original con inicio en la fecha de readmisión.
🔐 El botón Readmisión solo está disponible si la baja se hizo con el botón Baja temporal. No aparece en bajas manuales ni definitivas.
Listados y acciones disponibles
Listado | Acciones |
Cuotas | Generar Q19, Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Ver la papelera, Modo edición, Edición masiva, Emitir cuotas, Baja temporal, Baja definitiva, Readmisión |
Detalle de cuota | Editar, Nuevo, Ver historial, Copiar, Eliminar, Emitir cuota |
Addons / Beneficiarios / Contratos | Nuevo (Generar contrato en Contratos), Edición masiva |
Limitaciones a tener en cuenta
Desde el listado y la ficha no se genera el primer recibo: hay que emitirlo.
Sin fecha de fin, la cuota sigue emitiendo recibos indefinidamente.
Los addons comparten periodicidad con la cuota principal.
La readmisión solo funciona tras una baja temporal hecha con el botón.
Una venta incluida en una Q19 no se puede pagar ni anular directamente; se gestiona desde la remesa.
Preguntas frecuentes
He creado la cuota pero no aparece ningún recibo.
Desde el listado o la ficha del cliente solo se crea la cuota. Pulsa Emitir cuota o espera a la emisión masiva o automática.
El botón Aceptar de Emitir cuotas está desactivado.
No hay recibos pendientes en ese rango. Cambia las fechas.
Un beneficiario no tiene los privilegios de socio.
Comprueba que el tipo de cuota tenga Etiqueta de beneficiario y que la cuota del titular esté activa.
¿Cómo cobro a un cliente un precio distinto?
Usa Precio personalizado en su cuota, o un addon con Porcentaje de cuota negativo como descuento.
¿Cómo agrupo las cuotas de una familia en una factura?
Indica en la ficha de cada familiar el titular en Facturar a.
No aparece el botón Readmisión.
La baja no se hizo con Baja temporal. Crea una nueva cuota manualmente.
¿A qué cuenta se domicilia la cuota?
A la indicada en Cuenta bancaria de la cuota o, si está vacía, a la cuenta del cliente con mayor prioridad.
Buenas prácticas recomendadas
Vende en el TPV las cuotas que quieras cobrar en el momento.
Revisa los NIF antes de una emisión masiva con facturación.
Usa los botones de baja en lugar de editar fechas a mano, para poder readmitir y registrar el motivo.
Usa addons para extras con la misma periodicidad en lugar de cuotas separadas.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la gestión de cuotas, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.