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¿Qué es un usuario del sistema?
Un usuario del sistema es una persona (o un programa) que trabaja desde la zona de administración de Golfmanager. Un cliente, en cambio, opera desde la zona de clientes (web/app).
Cada usuario tiene asignado un perfil, que determina a qué páginas y acciones puede acceder (ver v3 - Seguridad: Perfiles). Las políticas de contraseña, el 2FA y las passkeys se definen en v3 - Seguridad: Configuración.
¿Quién necesita un usuario?
El personal de recepción y de contabilidad.
Cualquier empleado que necesite la agenda de reservas, la facturación, etc. (marketing, camareros…).
El gerente.
Un programa de terceros que se conecte por API.
ℹ️ Los profesores de la escuela se gestionan desde Menú Principal > Escuela > Profesores y acceden a su propia app de clases.
¿Qué problema resuelve?
Acceso individual: cada empleado entra con sus credenciales y sus acciones quedan registradas a su nombre.
Control de permisos: cada usuario solo ve y hace lo que su perfil permite.
Seguridad: historial de accesos, bloqueo por intentos fallidos, rango de IPs y passkeys.
Agilidad: página de inicio, TPV y empresa por defecto para cada usuario.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Ficha de usuario | Datos, perfil, empresa, TPV y página de inicio |
Envío de email de acceso | Que el usuario cree su propia contraseña |
Historial de accesos | Ver intentos de inicio de sesión, IP, navegador y resultado |
Reseteos de contraseña | Consultar las solicitudes de cambio de contraseña |
Passkeys | Gestionar las llaves de acceso registradas por el usuario |
PIN | Identificación rápida con FastLogin (código o tarjeta) |
Clave API | Conectar Golfmanager con sistemas externos |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Ubicación: Menú Configuración > Seguridad > Usuarios
Al abrir la Referencia de un usuario verás:
General: datos y opciones del usuario.
Accesos: historial de intentos de inicio de sesión.
Reseteos de contraseña: solicitudes de cambio de contraseña.
Passkeys: llaves de acceso registradas.
🔗 Flujo general: Perfil → Usuario (email + perfil) → Enviar email de acceso → El usuario crea su contraseña → Inicio de sesión (con 2FA o passkey si están activos en la configuración de seguridad) → Registro en Accesos.
Requisitos previos
Tener permiso Administrador de sistema para crear y editar usuarios.
Tener creado el perfil que se le va a asignar.
Disponer de un email real del usuario: es su vía de acceso, de recuperación de contraseña y de recepción del código 2FA.
Para el PIN: tener contratado el módulo FastLogin.
Cómo se crea un usuario (paso a paso)
Accede a Menú Configuración > Seguridad > Usuarios y pulsa Nuevo.
Completa Nombre (obligatorio), Email y, opcionalmente, Alias y Teléfono.
Selecciona el Perfil.
Opcional: indica Empresa, Página de inicio, Puesto y TPV.
Guarda los cambios.
En Acciones, pulsa Enviar email de acceso para que el usuario cree su contraseña.
⚠️ Recomendación: usa Enviar email de acceso en lugar de Establecer contraseña. Así nadie más conoce la contraseña del usuario.
Los campos del usuario en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Seguridad > Usuarios > Referencia > General
Datos del usuario
1) Imagen
• Descripción: Foto del usuario.
2) Nombre (obligatorio)
• Descripción: Nombre del usuario, visible en el historial de operaciones.
3) Alias
• Descripción: Nombre corto alternativo del usuario.
4) Email
• Descripción: Email de acceso al sistema.
• Impacto en el sistema: Es la vía para recibir el email de acceso, el código 2FA y los reseteos de contraseña. Debe ser real.
5) Teléfono
• Descripción: Teléfono del usuario.
Perfil y entorno de trabajo
6) Perfil
• Descripción: Perfil de permisos del usuario. Selecciona uno del desplegable (por ejemplo, Administrador, Básico, Profesor) o crea uno nuevo.
• Impacto en el sistema: Determina qué páginas y acciones puede usar. Más información en v3 - Seguridad: Perfiles.
7) Empresa
• Descripción: Empresa con la que opera el usuario por defecto.
8) Página de inicio
• Descripción: Página que verá al entrar (por ejemplo, Dashboard, Ocupación, TPV, Clientes, Facturas, Cuotas).
• Comportamiento del sistema: la página del usuario prevalece sobre la del perfil y sobre la global del sistema.
9) Puesto
• Descripción: Puesto de trabajo del usuario (opcional).
10) TPV
• Descripción: TPV que se abre por defecto al iniciar sesión.
Opciones de uso
11) Deshabilitado
• Descripción: Impide que el usuario inicie sesión.
• Comportamiento del sistema: los intentos de acceso quedan registrados como Deshabilitado. Úsalo en lugar de eliminar el usuario para conservar su historial.
12) Links a relaciones
• Descripción: Convierte ciertos datos de los listados en accesos directos (por ejemplo, el producto de una venta enlaza a la configuración del producto).
• Impacto en el sistema: facilita navegar, pero también modificar la configuración sin querer. Recomendado solo para usuarios expertos.
13) Edición directa
• Descripción: Permite editar los registros directamente desde su ficha.
14) Auto guardar
• Descripción: Guarda automáticamente los cambios en los formularios.
15) Super usuario (Root)
• Descripción: Reservado a usuarios de Golfmanager.
16) OAuth
• Descripción: Habilita la autenticación del usuario mediante OAuth (uso en integraciones).
Seguridad del usuario
17) Fallos de Login
• Descripción: Número de intentos fallidos al introducir email y contraseña.
• Comportamiento del sistema: si la cuenta se bloquea (resultado Cuenta bloqueada), pon este contador a 0 para desbloquearla.
18) Último acceso
• Descripción: Fecha y hora del último inicio de sesión (informativo).
19) Caducidad de contraseña
• Descripción: Fecha en la que vence la contraseña actual, según la configuración de seguridad.
20) Última validación 2FA
• Descripción: Fecha de la última vez que el usuario validó el código de doble factor (informativo).
21) Rango de IP
• Descripción: Limita desde qué IPs puede acceder este usuario. Ejemplo: 192.168.1.1 para una IP o 192.168.1.10 - 192.168.1.20 para un rango.
• Ejemplo de uso: impides que un recepcionista entre desde fuera del club.
22) PIN
• Descripción: Permite identificarse rápidamente con un código o tarjeta en FastLogin. Sitúa el cursor en el campo y escanea la tarjeta o escribe el código.
⚠️ No pueden existir dos usuarios con el mismo PIN. Debe cumplir la Longitud mínima del PIN definida en la configuración de seguridad.
Integraciones
23) Peticiones por minuto y 24) Peticiones por hora
• Descripción: Límite de llamadas a la API que puede hacer este usuario. Por defecto, 30 por minuto y 1000 por hora.
25) Código API v1
• Descripción: Código para la API v1. Lo cumplimenta el equipo de Golfmanager.
26) ApiKey
• Descripción: Clave que usa este usuario (normalmente un integrador) para conectar Golfmanager con sistemas externos. Ver Claves API e integraciones.
Acciones disponibles en la ficha
Editar y Nuevo.
Generar clave API: crea una nueva clave API para el usuario.
Enviar email de acceso: envía instrucciones para que el usuario elija su contraseña y acceda.
Establecer contraseña: asigna manualmente una contraseña que cumpla la política de seguridad.
Ver historial, Copiar y Eliminar.
Accesos, reseteos de contraseña y passkeys
Pestaña Accesos
Historial de intentos de inicio de sesión del usuario, útil para detectar problemas o accesos no autorizados.
Referencia: identificador del intento.
Fecha: día y hora.
Dirección IP e IP redireccionada (IP pública final si hubo proxy).
Navegador: navegador o dispositivo usado.
Resultado: estado del intento.
Resultado | Significado |
✅ Éxito | Acceso correcto |
❌ Contraseña incorrecta | La contraseña no coincide; suma un fallo de login |
🔒 Cuenta bloqueada | Demasiados intentos fallidos; pon Fallos de Login a 0 |
⛔ Deshabilitado | El usuario está marcado como deshabilitado |
Necesita 2FA | Contraseña correcta; pendiente del código por email |
Necesitas una passkey | La passkey es obligatoria y no se ha validado |
La passkey ha fallado | La validación con la passkey no se completó |
Pestaña Reseteos de contraseña
Muestra las solicitudes de restablecimiento de contraseña del usuario: Referencia, Éxito (Sí/No) y Fecha de creación.
ℹ️ Cuando un reseteo es correcto, se actualiza la contraseña y se cierran todas las sesiones abiertas del usuario en cualquier dispositivo.
Pestaña Passkeys
Lista las llaves de acceso registradas por el usuario:
Nombre: nombre identificativo de la passkey (por ejemplo, el dispositivo).
Creado: fecha de registro.
Último uso: última vez que se usó para iniciar sesión.
Si un dispositivo se pierde o deja de usarse, elimina su passkey desde esta pestaña.
Claves API e integraciones
La ApiKey es la clave que necesita un integrador para conectar Golfmanager con otros sistemas.
Integraciones multitenant (por ejemplo, GolfDirecto): se encarga el equipo de soporte de Golfmanager.
Integraciones propias del club: el club activa la conexión con un usuario administrador y genera la ApiKey con Acciones > Generar clave API.
⚠️ Si el club ya tiene 3 ApiKeys propias, el sistema muestra un error al generar una nueva. Para ampliar conexiones, contacta con nuestro equipo a través de la burbuja azul y te pasaremos presupuesto. Tarifas orientativas: 1 conexión 15 €/mes; hasta 3 conexiones 50 €/mes; de 4 a 6 conexiones 75 €/mes.
Menú de perfil de usuario
Desde cualquier pantalla, haz clic en el círculo azul con tu inicial (arriba a la derecha). Se despliega un menú con opciones de tu sesión:
Nombre del usuario.
Idioma del sistema: cambia el idioma de la interfaz.
TPV: TPV desde el que trabajas; por defecto, el asignado en tu usuario.
Empresa: empresa desde la que operas; por defecto, la asignada en tu usuario.
Impresora del TPV: por defecto, la del TPV; puedes elegir otra configurada en tu dispositivo.
En la parte inferior, el perfil asignado (informativo) y Cerrar sesión.
Recuperar la contraseña de un usuario
Desde la pantalla de acceso
Accede a la URL de tu club:
https://eu.golfmanager.com/NOMBREDELCLUB/login.Pulsa ¿Olvidaste la contraseña?
Escribe tu email y pulsa Enviar código.
Sigue los pasos del email para crear la nueva contraseña.
Desde administración
Accede a Menú Configuración > Seguridad > Usuarios y entra en la Referencia del usuario.
En Acciones, pulsa Enviar email de acceso (recomendado) o Establecer contraseña.
ℹ️ Ambas opciones requieren que el email del usuario sea real. Si no lo es, otro usuario con permisos deberá usar Establecer contraseña.
Limitaciones a tener en cuenta
Sin email real no se puede enviar el acceso, recuperar la contraseña ni recibir el código 2FA.
El PIN debe ser único y cumplir la longitud mínima.
Máximo de 3 ApiKeys propias por club sin ampliación.
Un reseteo de contraseña cierra todas las sesiones y, según la configuración de seguridad, puede invalidar las passkeys.
Super usuario y Código API v1 están reservados al equipo de Golfmanager.
Preguntas frecuentes
Un usuario tiene la cuenta bloqueada.
Abre su ficha, pon Fallos de Login a 0 y guarda. Si no recuerda la contraseña, envíale el email de acceso.
¿Cómo quito el acceso a un empleado que deja el club?
Activa Deshabilitado en su ficha. Así conservas su historial de operaciones.
El usuario no ve la página que esperaba al entrar.
Revisa la Página de inicio de su ficha: prevalece sobre la del perfil y la del sistema.
¿Cómo sé desde dónde ha accedido un usuario?
En la pestaña Accesos de su ficha verás fecha, IP, navegador y resultado de cada intento.
Un usuario cambió de móvil y no puede entrar con su passkey.
Elimina la passkey antigua desde la pestaña Passkeys y pídele que registre una nueva en el dispositivo actual.
El sistema no permite generar una nueva ApiKey.
El club ha alcanzado el máximo de 3 ApiKeys propias. Contacta con nosotros para ampliarlo.
Buenas prácticas recomendadas
Un usuario por persona: no compartas credenciales entre empleados.
Usa emails reales en todos los usuarios.
Deshabilita en lugar de eliminar.
Usa "Enviar email de acceso" en lugar de establecer contraseñas manualmente.
Limita por IP los usuarios que solo deban trabajar desde el club.
Activa Links a relaciones solo en usuarios expertos.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la gestión de usuarios, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.