Når ansøgningerne er færdigtbehandlet i Grant Compass, har du mulighed for at udsende støtte- og afslagsbeskeder til ansøgerne. Vær opmærksom på, at det er obligatorisk at udsende støttebeskeder til bevilgede ansøgninger i Grant Compass.

Du kan redigere i støtte- og afslagsbeskeder flere steder på platformen. Blandt andet som en del af opsætningen af en ny ansøgningsperiode under punktet "Workflow" i højremenuen (Læs mere om opsætningen af ansøgningsperioder her). Støtte- og afslagsbeskeder kan ændres løbende frem til den endelige godkendelse af ansøgninger til bevilling.

Klik "Rediger støttebesked" eller "Rediger besked med afslag" for at opsætte henholdsvis støtte- og afslagsbeskeder.

I opsætningen kan du gøre brug af de eksisterende skabeloner eller formulere din egen tekst. Når du anvender {pladsholderne}, indsættes der automatisk data fra den enkelte ansøgning. På den måde kan der sendes individuelle afslags- og støttebeskeder ud til flere på én gang.

Under "Fond" i venstremenuen kan du tilføje logo samt relevante kontaktoplysninger på fonden, som skal fremgå på afslags- og støttebeskederne (Læs mere om fondsoplysninger her).

Støtte- og afslagsbeskederne kan ændres løbende under henholdsvis "Se og rediger støttebesked" og "Se og rediger besked med afslag", som du finder under de tre prikker i øverste højre hjørne under den respektive ansøgningsperiode.

Det er obligatorisk at sende støttebeskeder til bevilgede ansøgere i Grant Compass. Udsendelse af støttebeskeder er en engangshandling per ansøgningsperiode og kan først gøres i forbindelse med den endelige godkendelse af ansøgninger til bevilling.

Du godkender ansøgninger ved at klikke på "Godkend udvalgte ansøgere" på "Udvalgt"-listen og følge de dertilhørende trin (Læs mere om godkendelse af ansøgninger her). Du kan gennemse og tilpasse støttebeskeden en sidste gang inden den sendes ud ved at klikke "Rediger besked".

Beskederne sendes ud til de bevilgede ansøgere, når du klikker "Godkend udvalgte ansøgere (x)".

Når støttebeskederne er sendt til ansøgerne, vil handlingen fremgå i aktivitetsloggen på den individuelle ansøgning (Læs mere om aktivitetsloggen her).

Bevillingsmodtagerne underrettes via email og skal derefter logge ind i på deres ansøgning i Grant Compass' system for at tilgå selve støttebeskeden. Ansøgere kan downloade støttebeskeden som PDF.

Du kan se og tilgå den udsendte støttebesked og vedhæftede PDF i fanen "Beskeder" under den individuelle ansøgning.

Du kan afvise og sende afslagsbeskeder til ansøgere under hele behandlingsprocessen eller i forbindelse med den endelige godkendelse af ansøgere til bevilling. Det er valgfrit, om du ønsker at udsende afslagsbeskeder til afviste ansøgere i Grant Compass.
​

Hvis en eller flere ansøgninger skal afvises inden godkendelse af bevilgede ansøgninger, kan du gøre dette ved at markere ansøgningen på listevisningen og derefter klikke "Afvis".

OBS! Vær opmærksom på, at afvisning af en ansøgning er en irreversibel handling (Læs mere om afvisning af ansøgninger her).

Hvis du ønsker at sende en afslagsbesked, kan du gennemse og tilpasse afslagsbeskeden under "Rediger besked". Også her kan du benytte {pladsholderne}. Når beskeden er rettet til, klik da "Gem" for at nå til sidste trin i afvisning af ansøgningen.
​

Ønsker du ikke at sende en afslagsbesked til en afvist ansøgning, fjerner du blot markeringen ved "Send besked med afslag".

Når du godkender de udvalgte ansøgninger på "Udvalgt"-listen, vil ansøgninger på "Indbakke"- og "Egnet"-listerne automatisk blive afvist. De modtager kun en afslagsbesked, hvis I har valgt det aktivt til (Læs mere om at afvise og godkende her).

​

Når en ansøgning er blevet afvist kan den ikke længere tilgås af fonden. Du kan skabe overblik over den samlede mængde modtagne ansøgninger, herunder afviste ansøgninger, på den specifikke ansøgningsperiode ved at flytte musen over "Indbakke"-ikonet, som du finder ovenfor listevisningen.

Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: