I Grant Compass kan I opsætte og udsende støtte- og afslagsbeskeder, som automatisk sendes til jeres ansøgere, når I har færdigbehandlet en ansøgningsperiode.
❗ Vær opmærksom på, at det er obligatorisk at udsende støttebeskeder til bevilgede ansøgere i Grant Compass. Kontakt Grant Compass' support, hvis du har spørgsmål til udsendingen af støttebreve.
Om støtte- og afslagsbeskeder
Du kan ændre opsætningen af både støtte- og afslagsbeskeder flere steder på platformen - og på flere forskellige tidspunkter i bestyrelsens ansøgningsbehandling:
I opsætningen af ansøgningsperioden (inden ansøger kan ansøge)
Undervejs i behandlingen, evt. imens I stadigvæk modtager ansøgninger
I den endelige godkendelse (og afvisning) af ansøgningerne
Værd at vide ✅ Støttebeskeder kan kun udsendes én gang pr. ansøgningsperiode. Dette gøres, når man godkender (og eventuelt afviser) ansøgningerne endeligt til bevilling.
Afslagsbeskeder kan udsendes løbende fra efter ansøgningen er modtaget til den endelige bevilling, og dermed afslutning, af en behandlingsproces.
Gennemsyn og opsætning
Du kan som udgangspunkt indstille støtte- og afslagsbeskeder for en specifik ansøgningsperiode allerede i opsætningen af ansøgningsskemaet/-perioden. Læs mere om opsætning af ansøgningsperioder her. Denne opsætning kan ændres løbende frem til den endelige godkendelse af ansøgninger til bevilling, hvor beskederne udsendes.
Værd at vide ✅ Når I opsætter støtte- og/eller afslagsbeskeder for en specifik ansøgningsperiode, gemmes og overføres denne opsætning automatisk til den næstkommende ansøgningsperiode under støtteområdet - præcis som med den øvrige opsætning i ansøgningsperioden.
Undervejs i modtagelsen og behandlingen af ansøgninger kan du ændre støtte- og afslagsbeskederne under henholdsvis "Se og rediger støttebesked" og "Se og rediger besked med afslag". Du finder de to funktioner under de tre prikker i øverste højre hjørne af den respektive ansøgningsperiode.
Pladsholdere til brevfletning
I opsætningen af både støtte- og afslagsbeskeder kan du formulere din egen tekst.
Et godt fif 💡 Benyt altid {pladsholderne} nederst for tekstboksen, f.eks. allokeret beløb eller navn på ansøger. På den måde indsættes data fra den enkelte ansøgning automatisk i beskederne og tilpasses den enkelte ansøgning/ansøger.
Klik på en pladsholder under tekstboksen for at indsætte den i teksten. Du kan kun bruge de pladsholdere, der er defineret på forhånd af Grant Compass.
Under "Indstillinger" i venstremenuen kan du tilføje fonden/foreningens logo samt relevante kontaktoplysninger, som eventuelt skal medtages i afslags- og støttebeskederne. Læs mere om jeres generelle oplysninger her.
Personaliserede beskeder - støtte og afslag
Som udgangspunkt modtager alle bevilgede ansøgere, inden for den samme ansøgningsperiode, en identisk og brevflettet støttebesked, såvel som afviste ansøgere, der modtager en identisk og brevflettet afslagsbesked.
Skal en ansøger dog have særskilt information i forbindelse med enten tilsagn eller afslag, så er det muligt at oprette beskeder med personaliseret indhold. Opsætningen af disse beskeder kan enten laves for én specifik ansøger eller for flere ansøgere, der f.eks. falder i samme uddelingskategori.
Et godt fif 💡 Hvis I har forskellige udbetalingsprocedurer på tværs af jeres ansøgere, kan de personaliserede støttebreve være en god idé at gøre brug af.
Eksempelvis kan I opsætte, at ansøgere, der har fået en betinget bevilling (fx hvor I kræver afrapportering på projektet før der kan ske udbetaling) og ansøgere, der skal have straks-udbetaling, modtager to forskellige beskedtyper.
Der er ingen begrænsninger for, hvor mange variationer af støtte- og afslagsbreve, man ønsker at gøre brug af og sende ud.
❗ Opsætning af personaliserede beskeder skal ske, før I gennemgår den endelige godkendelsesproces via knappen "Godkend udvalgte ansøgere".
Individuelt personaliserede beskeder indstilles på den individuelle ansøgning under fanen "Beskeder". Klik "Personaliser støttebesked/afslagsbesked for denne ansøgning" for at opsætte beskeden til den valgte ansøgning udelukkende.
Fælles, personaliserede beskeder indstilles på listevisningen over ansøgningerne. Marker de ansøgere på listen, der skal have den særskilte besked. Klik herefter på de tre prikker, øverst til højre, og vælg enten "Personaliser støttebesked for valgte ansøgere" eller "Personaliser afslagsbesked for valgte ansøgere". Dette kan være relevant, hvis jeres ansøgere kan opdeles i mindre uddelingsgrupper.
Et godt fif 💡 Hvis du opretter flere forskellige personaliserede beskeder til flere ansøger-/uddelingsgrupper, kan du med fordel bruge "Reference"-feltet til at holde overblik over typen af besked, som de specifikke ansøgere modtager.
F.eks. "Personlig besked" eller "Betinget" versus "Straks" i referencen på de forskellige ansøgninger alt efter relevans.
Skriv støttebrevet (eller afslaget) og gør brug af pladsholderne, som sædvanligt.
Tryk "Gem" når støttebeskeden er udarbejdet. Herefter gemmes beskeden på de valgte ansøgninger og ligger klar til at blive sendt ud ved færdigbehandlingen af ansøgningerne.
Når du når til den endelige godkendelse af ansøgninger til bevilling, får du information om, hvor mange af de i alt bevilgede ansøgere, der modtager en personaliseret besked. De, der ikke modtager en personaliseret besked, modtager den standardiserede besked.
Afsend støttebeskeder
Det er obligatorisk at sende støttebeskeder til bevilgede ansøgere i Grant Compass. Selve udsendelsen af støttebeskeder er en engangshandling pr. ansøgningsperiode og kan først gøres i forbindelse med den endelige godkendelse af ansøgninger til bevilling.
Du godkender ansøgninger ved at klikke på "Godkend udvalgte ansøgere" på "Udvalgt"-listen og følge de dertilhørende trin. Læs mere om godkendelsesprocessen her. Du kan gennemse og tilpasse støttebeskeden en sidste gang, inden den sendes ud, ved at klikke "Rediger skabelon".
❗ "Rediger skabelon" henviser til den standardiserede støttebesked, der sendes ud til alle bevilgede ansøgere, som ikke har fået defineret en personlig besked.
Beskederne, standardiserede såvel som personaliserede, sendes ud til alle bevilgede ansøgere, når du klikker "Godkend udvalgte ansøgere (x)".
Når støttebeskederne er sendt til ansøgerne, vil handlingen fremgå i aktivitetsloggen på den individuelle ansøgning. Læs mere om aktivitetsloggen her.
Bevillingsmodtagerne underrettes om ny status på deres ansøgning via email og skal derefter logge ind i på deres ansøgerprofil i Grant Compass for at se selve indholdet af beskeden. Ansøgere kan downloade støttebeskeden som PDF.
Du kan se og tilgå den udsendte støttebesked og vedhæftede PDF i fanen "Beskeder" under hver individuel ansøgning.
Afsend afslagsbeskeder
Du kan afvise og sende afslagsbeskeder til ansøgere undervejs i hele behandlingsprocessen. Alternativt kan du også vente med at afvise i forbindelse med den endelige godkendelse af ansøgere til bevilling. Det er valgfrit, om du ønsker at udsende afslagsbeskeder til afviste ansøgere i Grant Compass.
Hvis en eller flere ansøgninger skal afvises inden godkendelse af bevilgede ansøgninger, kan du gøre dette ved at markere ansøgningen på listevisningen og derefter klikke "Afvis".
❗ Vær opmærksom på, at afvisning af en ansøgning er en irreversibel handling. Læs mere om afvisning af ansøgninger her.
Hvis du ønsker at sende en afslagsbesked til ansøgeren, kan du gennemse og tilpasse afslagsbeskeden under "Rediger besked". Benyt {pladsholderne} for at tilpasse beskeden specifikt til ansøgningen. Når beskeden er rettet til, klik da "Gem" for at nå til sidste trin i afvisning af ansøgningen.
Ønsker du ikke at sende en afslagsbesked til en afvist ansøgning, fjerner du blot markeringen ved "Send besked med afslag...".
Når du godkender de udvalgte ansøgninger på "Udvalgt"-listen, vil ansøgninger på "Indbakke"- og "Egnet"-listerne automatisk blive afvist. De modtager kun en afslagsbesked, hvis I har valgt det aktivt til. Læs mere om at afvise og godkende her.
Når en ansøgning er blevet afvist kan den ikke længere tilgås af jer. Du kan dog altid se antallet af afviste ansøgninger, ud af den samlede mængde modtagne ansøgninger i en specifik ansøgningsperiode, ved at flytte musen over "Indbakke"-ikonet, der ses ovenfor listevisningen.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: