Når ansøgningsfristen på en specifik ansøgningsperiode er nået, og bestyrelsen har gennemgået og taget stilling til alle modtagne ansøgninger, kan I give tilsagn til de ansøgninger, der skal have en bevilling.

Før I godkender ansøgninger til bevilling, er det meget vigtigt, at alle disse ansøgninger bliver placeret på listen "Udvalgt". Ansøgninger, der ikke figurerer på denne liste (og istedet fremgår på "Indbakke" eller "Egnet"), vil blive afvist automatisk.

Derudover er det vigtigt, at alle stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer, på dette tidspunkt i processen, er inviteret ind i systemet og registreret som stemmeberettigede i systemet. På den måde kan I notere stemmefordelingen retmæssigt i godkendelsesprocessen. I registrerer brugere med stemmeret under “Indstillinger” i venstremenuen. Læs mere om brugerrettigheder her.

Når alle relevante ansøgninger er tilføjet til "Udvalgt"-listen, skal I sørge for at allokere det endelige beløb til bevilling. Det allokerede beløb bliver, hvis I har benyttet den tilsvarende pladsholder i støttebrevet, kommunikeret til ansøger ved den endelige bevilling.

Når I har allokeret midler til alle ansøgere på listen "Udvalgt", er I klar til at godkende endeligt. Det gør I ved at klikke på den orange knap "Godkend udvalgte ansøgere". Herefter bliver I ledt igennem tre trin før registreringen er endelig.

Første trin i godkendelsesprocessen er en simpel påmindelse om de irreversible handlinger, som godkendelsesprocessen indebærer. Herunder et overblik over, hvor mange ansøgninger I henholdsvis godkender til bevilling og giver afslag i processen. Tryk på "Næste" for at komme videre.

Andet trin i processen omhandler registrering af bestyrelsens stemmer. Som udgangspunkt antager systemet altid, at bestyrelsen er enige i beslutningen. Er det også tilfældet i jeres situation, behøver I ikke registrere noget.

Er der dog medlemmer i bestyrelsen, der på behandlingstidspunktet er inhabile eller ikke deltager, kan I registrere dette. På den måde kan I historisk redegøre for, hvordan stemmefordelingen var i forbindelse med en specifik ansøgningsbehandling.

Registreringen af stemmer sker på ansøger-niveau. Hvis der således kun er en enkelt ansøgning, hvor et bestyrelsesmedlem er inhabil, kan dette registreres specifikt. Når du har registreret stemmerne, tryk da "Gem" og derefter "Næste".

Tredje og sidste trin, inden I endeligt godkender, omhandler støtte- og afslagsbeskeder. I Grant Compass er det obligatorisk at udsende støttebeskeder til bevilgede ansøgere. Afslagsbeskeder er derimod valgfrie.

Inden I godkender kan I gennemse og redigere begge beskeder ved at trykke på “Rediger besked” ud for den specifikke beskedtype. Læs også mere om støtte- og afslagsbeskeder her.

I kan bruge skabelonen eller skrive jeres egen tekst. I de markerede {pladsholdere} indsættes automatisk data fra den enkelte ansøgning. Klik på en eller flere af pladsholderne under tekstboksen for at benytte dem i beskeden.
​
Når beskeden er skrevet færdig, kan I se et eksempel på den endelige besked under fanen "Forhåndsvis besked". Tryk "Gem" når I er tilfredse med beskedernes indhold.

I er nu klar til at godkende de udvalgte ansøgninger. Klik på "Godkend ansøgere (X)" for at gøre bedømmelsen endelig. OBS! Bemærk, at dette er sidste trin i godkendelsesprocessen, og er der derfor er tale om en irreversibel handling.

Når I har færdiggjort godkendelsesprocessen, kan afviste såvel som godkendte ansøgere nu, via deres profil, se status på deres ansøgningen (tildelt eller afvist) samt støttebeskeden og den eventuelle afslagsbesked. Læs mere om ansøgerens oplevelse her.

Fremfor tre lister, vil der efter godkendelse kun være én enkelt liste tilbage. Denne liste indeholder alle de bevilgede ansøgninger for denne periode samt et overblik over, hvor mange midler, der i alt er blevet bevilget, til hvor mange, og hvor mange ansøgere, der er blevet afvist i alt.

Det beløb, der er blevet allokeret til bevilgede ansøgere, kan god ændres efter godkendelse. Det kan fx være relevant i tilfælde af, at ansøger har modtaget støtte fra anden side undervejs i jeres behandlingsproces.
​
Det allokerede/tildelte beløb kan dog kun sættes ned og aldrig overskride det oprindeligt godkendte beløb.

Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: