I jeres behandling af legat- og fondsansøgninger i Grant Compass er en essentiel del af arbejdet at afvise og godkende ansøgninger til bevilling.

Afvisning af ansøgninger i forbindelse med ansøgningsbehandlingen kan enten ske undervejs eller til sidst i behandlingsprocessen, som en sidefunktion til at godkende ansøgninger til bevilling.

❗️ Afvisning af ansøgninger i Grant Compass er en irreversibel handling. Det vil sige, at afvisning af ansøgning ikke kan fortrydes, og at ansøgningen straks herefter ikke længere vil være tilgængelig for bestyrelsen. Læs mere om GDPR og behandling af ansøgerdata på vores mini-website, Grant Compass Compliance, her.

Skal en ansøgning afvises enkeltvis tidligt i behandlingsprocessen, kan du enten afvise en den ved at åbne ansøgningen og klikke på pilen i øverste, højre hjørne af ansøgningen eller ved at markere ansøgningen med flueben på listevisningen og klikke "Afvis".

Via listevisningen over modtagne ansøgningerne kan du også afvise flere ansøgninger på én gang. Det gør du ved at sætte flueben ud for den eller de ansøgning(er), du ønsker at afvise, og derefter klikke "Afvis".

Uanset om du afviser en ansøgning direkte på listen eller inde på selve ansøgningen, skal du altid gennemgå et par verificerende trin før afvisningen er endelig.
​
Første trin gør dig opmærksom på konsekvenserne af at afvise ansøgninger. Afviste ansøgninger kan ikke længere tilgås af bestyrelsen, og efter I kan hverken skrive eller modtage beskeder fra ansøgerne længere. Al bagud- og fremadrettet kommunikation med ansøgerne stopper således. Ønsker du at fortsætte afvisningen, trykker du “Næste”.

Det er valgfrit at udsende afslagsbeskeder til afviste ansøgere i Grant Compass. På næste (og sidste) trin skal du derfor vælge, om I ønsker at udsende afslagsbeskeder til de ansøgere, I er ved at afvise. Du tilvælger udsendingen af afslagsbeskeder ved at sætte flueben ved “Send besked med afslag”.

Du kan se og redigere afslagsbeskeden ved at trykke på “Rediger besked”. Brug skabelonen eller skriv din egen tekst.

Anvender du de markerede {pladsholdere}, som er tilgængelige nedenfor tekstboksen, udfyldes beskeden automatisk med data fra den enkelte ansøgning. Under fanen "Forhåndsvis besked" kan du se et eksempel på den endelige afslagsbesked.

Indstillinger for både støtte- og afslagsbeskeder kan ændres under de tre prikker i øverste højre hjørne under ansøgningsperioden - indtil beskeden er sendt afsted.

Når ansøgningsfristen er nået, og bestyrelsen har gennemgået og taget stilling til alle modtagne ansøgning samt allokeret midler til alle ansøgninger på listen "Udvalgt", kan du trykke "Godkend ansøgere" for at starte tilsagnsprocessen.

❗️ Ansøgninger, der på godkendelsestidspunktet ligger på enten listen "Indbakke" eller listen "Egnet" vil automatisk blive afvist og kan herefter ikke tilgås af bestyrelsen. Læs mere om Grant Compass' opbevaring af og sletterutine for personoplysninger her.

Ved at trykke "Godkend ansøgere" tages du igennem tre trin:

Når du er nået igennem alle trin, bliver bevillingerne registreret og støttebreve (og eventuelt afslag) sendes ud. Registreringen af tilsagn er først endelig, når alle tre trin er gennemført.

Første trin informerer dig om sletteproceduren for de ansøgninger, der ligger på listen "Indbakke" eller "Egnet" på godkendelsestidspunktet. Du får også overblik over, hvor mange ansøgninger I henholdsvis godkender til bevilling og giver afslag i processen. Tryk på "Næste" for at komme videre.

På andet trin kan du registre bestyrelsens stemmer på hver af de udvalgte ansøgninger. Som udgangspunkt er alle bestyrelsesmedlemmer registreret som enige på tværs af alle ansøgninger.

Skulle der være bestyrelsesmedlemmer, der stemmer imod en eller flere ansøgninger eller er inhabile, kan dette registreres. Brug kommentarfeltet til at angive noter omkring afstemningen. På den måde kan I historisk set redegøre for, hvordan stemmefordelingen var i forbindelse med en specifik ansøgningsbehandling
​
❗️ Forinden dette trin, er det vigtigt, at alle stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer er inviteret ind i systemet og tildelt de relevante brugerrettigheder, så de figurerer som stemmeberettigede. Dette gør du under “Indstillinger” i venstremenuen. Du kan læse mere om brugerrettigheder her.

Når du har registreret stemmerne, tryk da "Gem" og derefter "Næste".

Tredje og sidste trin omhandler opsætningen af støttebreve (og eventuelle afslagsbreve). Du kan se og redigere støttebeskeden ved at trykke på “Rediger skabelon”.

Beskederne fungerer via brevfletning. Klik på {pladsholderne} nedenfor tekstboksen for at indsætte dem i beskeden. På den måde tilpasses standardbrevet automatisk med data fra enkelte ansøgning, såsom navn og bevilget beløb.

Når du er tilfreds med beskedens indhold, tryk "Gem".

Du er nu klar til at godkende de udvalgte ansøgninger. Herefter registreres tilsagnene og støttebeskeder (og afslag) sendes ud.

❗️ Klik på "Godkende udvalgte ansøgere (X)" for at gennemføre handlingen. Dette er en irreversibel handling.

Ansøgerne kan nu, via deres individuelle ansøgerprofil i Grant Compass, se ansøgningens status (tildelt eller afvist). Læs mere om ansøgernes oplevelse her.

Når tilsagnene er registreret, og ansøgerne har fået støttebrevet tilsendt, er ansøgningsperioden udgjort af en oversigt over bevilgede ansøgninger udelukkende.

Datapunktet, der før hed "Allokeret", fremstår nu som "Bevilget". Det bevilgede beløb kan nedsættes efter tilsagnet er givet, men ikke sættes op. Dette kan være relevant i tilfælde af, at bestyrelsen bliver bekendt med ny dokumentation eller nye forhold vedrørende det formål, der oprindeligt er givet tilsagn til.

Efter tilsagn er tildelt kan I enten vælge at udbetale og/eller indhente dokumentation til eventuelt betingede bevillinger. Læs mere om begge dele samt arkivering af ansøgningsperioder her.

Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: