Som i jeres normale behandling af legat- og fondsansøgninger, er en essentiel del af arbejdet i Grant Compass at afvise og godkende ansøgninger til bevilling.

Afvisning af ansøgninger i forbindelse med ansøgningsbehandlingen kan enten ske undervejs eller til sidst i behandlingsprocessen, som en sidefunktion til at godkende ansøgninger til bevilling.

OBS! Afvisning af ansøgninger i Grant Compass er en irreversibel handling. Det vil sige, at afvisning af ansøgning ikke kan fortrydes og at ansøgningen straks herefter ikke længere vil være tilgængelig for fonden. Læs mere om GDPR og behandling af ansøgerdata på vores mini-website Grant Compass Compliance her.

Du kan afvise en ansøgning ved at åbne ansøgningen og klikke på pilen i øverste, højre hjørne af ansøgningen.

Hvis du skal afvise flere ansøgninger på én gan, kan du også gøre det direkte på listevisningen over modtagne ansøgningerne. Det gør du ved at sætte flueben ud for den eller de ansøgning(er), du ønsker at afvise. Når du sætter flueben, kommer der en bjælke frem i toppen af listen, hvor du kan vælge "Afvis".

Uanset om du afviser en ansøgning direkte på listen eller inde på selve ansøgningen, skal du altid gennemgå et par verificerende trin før afvisningen er endelig.
​
Første trin gør dig opmærksom på konsekvenserne af at afvise ansøgninger: Afviste ansøgninger kan ikke længere tilgås af fonden, og I kan hverken skrive eller modtage beskeder fra ansøgerne. Al bagud- og fremadrettet kommunikation med ansøgerne stopper således. Ønsker du at fortsætte afvisningen, trykker du “Næste”.

På næste (og sidste) trin skal du vælge, om I ønsker at udsende afslagsbeskeder til de ansøgere, fonden er ved at afvise. Det tilvælger udsendingen af afslagsbeskeder ved at sætte flueben ved “Send besked med afslag”. Det er valgfrit i Grant Compass at udsende afslagsbeskeder til afviste ansøgere.

Du kan se og redigere afslagsbeskeden ved at trykke på “Rediger besked”. Brug skabelonen eller skriv din egen tekst.

Anvender du de markerede {pladsholdere}, som er tilgængelige nedenfor tekstboksen, udfyldes beskeden automatisk med data fra den enkelte ansøgning. Under fanen "Forhåndsvis besked" kan du se et eksempel på den endelige afslagsbesked.

Indstillinger for både støtte- og afslagsbeskeder kan altid ændres inden afsendelse under de tre prikker i øverste højre hjørne under ansøgningsperioden.

Når ansøgningsfristen er nået, og der er allokeret midler, kan du godkende de ansøgninger, der figurerer på listen "Udvalgt". Du kan samtidig registrere bestyrelsens stemmer.

Før du godkender ansøgningerne, er det vigtigt, at alle ansøgninger, der skal godkendes i denne runde, figurerer på listen "Udvalgt".

Det er desuden vigtigt, at alle stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer er inviteret ind i systemet og tildelt de relevante brugerrettigheder, så de figurerer som stemmeberettigede. Dette gør du under “Indstillinger” i venstremenuen. Du kan læse mere om brugerrettigheder her.

Når alle relevante ansøgninger er tilføjet til "Udvalgt"-listen, kan du trykke "Godkend ansøgere". OBS: Dette er første trin i godkendelsesprocessen. Den endelige godkendelse sker først efter registrering af stemmer og gennemgang/opsætning af støtte- og afslagsbeskeder.

Når du trykker på "Godkend ansøgere", kommer du igennem 3 trin, hvor du kan registrere bestyrelsens stemmer og redigerer støtte- og afslagsbeskeder. Når ansøgningerne godkendes, bliver listen "Udvalgt" låst for redigering. OBS! Ansøgninger, der ikke er godkendt, afvises og kan ikke længere tilgås. Læs mere om afvisning af ansøgninger her.

Når du har registreret stemmerne tryk da "Gem" og derefter "Næste".

Inden du endeligt godkender de udvalgte ansøgninger, kan du redigere den obligatoriske støttebesked, der sendes ud til de bevilgede ansøgere. Du kan se og redigere støttebeskeden ved at trykke på “Rediger besked”. Du kan bruge skabelonen eller skrive din egen tekst. I de markerede {pladsholdere} indsættes automatisk data fra den enkelte ansøgning.

Det er valgfrit, om du ønsker at udsende afslagsbeskeder til de resterende ansøgere. Disse bliver afvist, når du godkender de udvalgte ansøgere. Ønsker du at udsende afslagsbeskeder sæt da flueben ved "Send besked med afslag til # ansøgere". Du redigerer ligeledes afslagsbeskeden under "Rediger besked".

Når du er tilfreds med beskedernes indhold tryk "Gem". Du er nu klar til at godkende de udvalgte ansøgninger. OBS! Dette er sidste trin i godkendelsesprocessen, og er en irreversibel handling.

Ansøgerne kan nu, via deres profil, se ansøgningens status (tildelt eller afvist). Du kan læse mere om ansøgerens oplevelse her.

Når ansøgningerne er godkendt, vil der kun være én liste tilbage med de bevilgede ansøgninger. Den allokerede støtte kan ændres efter godkendelse, men den kan aldrig overskride det godkendte beløb. Det vil sige, at du godt kan nedskrive støtten, hvis dette bliver relevant.

OBS! Det kan være en fordel at vente med at afslutte ansøgningsperioden, til du er færdig med at kommunikere med de bevilgede ansøgere, og de har uploadet alle relevante dokumenter mv.

Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: