Under "Indstillinger" i venstremenuen under fanen "Brugere og rettigheder" kan du se de brugere, der har adgang til jeres profil i Grant Compass, tilføje og fjerne brugere samt tilpasse hver enkelt brugers rettigheder på platformen.
Det er også under denne fane, du kan indstille rettigheder pr. støtteområde for alle brugere.
Tilføj bruger(e)
Tilføj en ny bruger ved at trykke på "Tilføj bruger" i øverste højre hjørne.
Indtast brugerens email og tryk Enter eller "Send invitation". Skal du tilføje flere brugere på en gang, tryk da Enter efter hver indtastet mail for at registrere flere. Når alle er indtastet, tryk "Send invitation" Den/de inviterede brugere vil modtage en email med et link i, de skal følge for at blive oprettet.
Straks efter en eller flere brugere er tilføjet, bliver du bedt om at tilpasse rettighederne for den enkelte bruger. Brug slideren til højre for hver rettighed for at slå den til eller fra.
Når slideren er grøn, er rettigheden slået til. Når den er grå, er den slået fra.
Klik på "Tilføj bruger" for at sende invitationen samt gemme brugerens rettigheder.
Værd at vide ✅ Ved oprettelse af brugeren dækker de tildelte rettigheder over brugerens generelle rettigheder på platformen. Skal brugeren have specifikke rettigheder eller adgange til et eller flere støtteområder, skal dette indstilles efterfølgende. Læs mere her.
Et godt fif 💡 Overvej nøje, hvordan I fordeler rettigheder mellem brugerne i forhold til hvilke ansvarsområder og hvilken rolle, hver bruger spiller i fonden.
Hvem er f.eks. stemmeberettiget, hvem skal kunne kommunikere med ansøgere, og hvem skal stå for administrationen af støttebreve, udbetalingsfiler og ansøgningsskemaer? Læs mere om den typiske fordeling af rettigheder her.
Tildelingen af rettigheder styrer i det hele taget hvilke menupunkter, man som bruger kan se og tilgå på platformen.
Rettigheder pr. støtteområde
For hver bruger er det muligt at tilpasse de støtteområder, brugeren må få adgang til i forbindelse med behandling af ansøgninger. Skal en bestemt pulje (dvs. støtteområde) således kun være tilgængeligt for bestemte brugere - f.eks. bestyrelsesmedlemmer eller særlige personer i et bedømmelsesudvalg - kan dette indstilles individuelt for hver bruger.
Klik på den givne bruger på listen over alle brugere.
Som udgangspunkt dækker de oprindeligt tildelte rettigheder over generelle rettigheder på platformen. Klik på pilen til højre for "Generelle rettigheder" for at folde en liste ud til tildelingen af rettigheder pr. støtteområde.
Klik på et af de registrerede støtteområder på listen for at tilpasse brugerens rettigheder inden for dette område. Et nyt sæt af rettigheder dukker nu op. Sæt flueben i "Indstil brugerens rettigheder specifikt for dette støtteområde" for at ændre indstillingerne.
Gør igen brug af slideren til højre for hver rettighed for at slå rettigheden til eller fra. Tryk på "Gem ændringerne" nederst på siden, når indstillingerne er lavet.
Værd at vide ✅ Skal en bruger kun have adgang til at se ét enkelt støtteområde (og de tilknyttede ansøgninger) på platformen, skal alle generelle rettigheder under "Ansøgninger", "Støtteområder" og "Beskeder" slås fra.
Indstil istedet rettighederne specifikt for det støtteområde, der skal gives adgang til. Har en bruger kun adgang til et eller flere bestemte støtteområder, så kan brugeren således også kun se ansøgninger, henvendelser og ansøgningsperioder for dette/disse område(r).
Skal man som bruger have adgang til alle støtteområder, skal rettigheder kun tilpasses under "Generelle rettigheder".
Hvis en bruger har fået tildelt rettigheder til et eller flere støtteområder, vil der fremgå en grøn prik ud for de støtteområder, der er lavet indstillinger på.
Tilpas rettigheder eller fjern bruger
I forbindelse med omfordelt ansvarsområder eller udtrædelse i bestyrelsen, kan det ske, at rettighederne på ny skal indstilles.
Klik på en bruger for at ændre rettighederne for denne specifikt. Tryk "Gem ændringer" nederst på siden, når indstillingerne er lavet.
Skal en bruger fjernes helt fra profilen, klik da på "Fjern bruger" øverst i højre hjørne af skærmen. Brugerens profil i Grant Compass bevares, men brugeren har ikke længere adgang til jeres specifikke fondsprofil.
Typisk fordeling af brugerrettigheder
Typisk vil fondsadministratoren have ansvar for at tildele relevante rettigheder til de forskellige brugere. Rettighederne er opdelt efter “Ansøgninger”, "Beskeder", "Støtteområder, “Dokumenter” og “Indstillinger". For forvaltningskunder vil der også være et punkt, der hedder "Økonomi".
Vi anbefaler altid, at administratoren eller forpersonen har fulde rettigheder. Vær dog opmærksom på om administrator har stemmeret eller ej.
Bestyrelsesmedlemmer har typisk færre rettigheder end administrator/forperson. Bestyrelsesmedlemmer, der skal læse og behandle ansøgninger, har typisk ikke rettighed til at oprette og redigere støtteområder, afvise og godkende ansøgere samt skrive beskeder til ansøgerne. Det er dog helt op til jer at vurdere, hvem der skal have hvilke rettigheder.
Skal jeres revisor eller bogholder inviteres ind, f.eks. i forbindelse med regnskab eller stikprøvekontrol, bør disse som minimum tildeles rettigheder til at se, læse og kommentere ansøgninger samt se revisionsoplysninger pr. ansøger. Ofte kan de også have nytte af adgang til dokumentarkivet.
Værd at vide ✅ For alle brugere gælder det, at man som minimun skal have rettigheden "Kan se, læse og kommentere ansøgninger" for at se statistikken for jeres uddelinger i et specifikt regnskabsår.
Statistikken vedr. gennemførte betalinger i et regnskabsår samt download af legatarfortegnelser kan som minimum kun tilgås for brugere med rettighederne "Kan se, læse og kommentere ansøgninger" samt "Kan godkende udvalgte ansøgere, angive uddelingsstatus og arkivere ansøgningsperioder".