Inden I går i gang: Aftal arbejdspraksis i behandlingsprocessen
Grant Compass er et digitalt fondsadministrationssystem til fonde og uddelende foreninger. At vores software er bygget specifikt til fondsarbejdet betyder, at compliance og sikkerhed i forhold til f.eks. GDPR er bygget direkte ind i softwaren og automatiseret på tværs af platformens mange funktioner.
Selvom platformen er skræddersyet til fonde, så arbejder mange fonde og uddelende foreninger forskelligt i behandlingen af ansøgninger. Derfor er det vigtigt, at administrator og bestyrelse indbyrdes aftaler, hvordan I sammen vil bruge Grant Compass, inden ansøgningsbehandlingen og bestyrelsesarbejdet påbegyndes på platformen.
Det er bl.a. væsentligt at forholde sig til spørgsmål som:
Hvilke rettigheder skal bestyrelsen versus administrator have?
Hvad skal jeres interne dokumentarkiv bruges til og af hvem?
Hvor ofte vil I uddele/åbne nye ansøgningsperioder?
Hvem skal kunne afvise irrelevante ansøgninger (irreversibel handling)?
Hvem skal opsætte/udsende afslags- og støttebreve?
Hvordan vil I arbejde med de forskellige lister, og hvem har ansvar for at flytte ansøgningerne mellem listerne i takt med behandlingen?
Hvordan/hvornår bruger I kommentarfeltet?
Hvordan og hvem bruger reference- og allokeret-feltet?
Hvem skal kunne kommunikere generelt med ansøgerne?
Opret dig som bruger
Når du inviteres ind i Grant Compass, enten af fondsadministratoren eller Grant Compass, modtager du en email med et invitationslink.
Klik på "Opret bruger via MitID" for at oprette dig som bruger. Log ind med MitID ved at vælge enten MitID (privat) eller MitID Erhverv. Det er den valgte login-metode, du også skal benytte fremadrettet.
Når du er oprettet som bruger via linket i mailen, skal du fremadrettet logge ind via www.grantcompass.com. Tryk på "Log ind" i øverste højre hjørne. Gem eventuelt login-siden som en favorit i din browser for hurtig adgang.
❗️ Bemærk, at Grant Compass ikke understøtter brugen af Lokal IdP til MitID Erhverv. Kontakt os, hvis du har spørgsmål.
Notifikationer og dine indstillinger
Når du er logget ind, vil du kunne se, at du i venstremenuen har et personligt menupunkt. Herunder kan du både til- og fravælge notifikationer og indstille login-metode samt din brugers tilknyttede email.
Inden du går i gang med at bruge Grant Compass, er det en god idé at indstille de e-mail-notifikationer, du ønsker at modtage i forbindelse med dit arbejde på platformen. Klik på menupunktet efterfulgt at fanen "Notifikationer" og til- og fravælg de notifikationer, du ønsker.
❗️ De notifikationer, du indstiller, gælder generelt for din bruger i Grant Compass. Har du derfor adgang til flere fonde på platformen, så vil dine valgte notifikationsindstillingerne også slå igennem der.
Under fanen "Oplysninger" kan du rette din tilknyttede e-mail eller dit navn, hvis der skulle forekomme ændringer i disse.
Værd at vide ✅ Hvis fonden benytter Grant Compass økonomimodul, kan det enkelte bestyrelsesmedlem indtaste sine personlige bankoplysninger under fanen "Oplysninger". På den måde kan eventuelle udlæg, foretaget af brugeren, tilbagebetales automatisk ved registreringen af udlægget under fanen "Betalinger".
Har du spørgsmål, så kontakt os på tlf. 70 70 73 80 eller support@grantcompass.com.
Statistik over jeres uddelinger
Når du er logget på din bruger, havner du automatisk på siden "Oversigt".
Her kan du bl.a. få overblik over antallet af jeres modtagne ansøgninger, fordelt på uddelingsformål, samt bevillinger og betalinger for indeværende og tidligere regnskabsår.
Hvis du har rettighed til at læse ansøgninger, er det også her, du kan lave en søgning på tværs af alle behandlingsparate/arkiverede ansøgninger. Det er nyttigt, hvis du f.eks. skal finde en bestemt ansøgning på tværs af jeres ansøgningsperioder. Læs mere om rettigheder her.
Det er også muligt at tilgå dette overblik over ansøgninger via punktet "Ansøgninger" i venstremenuen, efterfulgt af fanen "Statistik".
Nederst på siden finder du information om support og kontakt til Grant Compass.
Dokumentarkiv og digital signering
Som en del af bestyrelsesarbejdet kan det være relevant at kunne tilgå og dele forskellige interne dokumenter. Menupunktet "Dokumenter" giver jer adgang til bestyrelsens fælles dokumentarkiv, som I kan bruge til administrativt overblik og digital signatur af referater, årsrapporter m.v.
Typisk opbevarede dokumenter er fundats/vedtægt, mødereferater, årsrapporter, m.v.
Både dokumenter og tilhørende mapper er udelukkende til jeres interne brug og kan således på intet tidspunkt tilgås af ansøgere. Fondens brugere må dog individuelt have rettighed til at kunne se og bruge dokumentarkivet. Læs mere om brugerrettigheder her.
Som en del af dokumentarkivet, er det muligt for at sende specifikke dokumenter til digital signatur hos udvalgte brugere i fonden. Læs mere om digital signatur her.
Adgang til ansøgningerne
Du ser jeres modtagne ansøgninger ved at gå til punktet "Ansøgninger" i venstremenuen.
Jeres modtagne ansøgninger ligger fordelt i såkaldte ansøgningsperioder. En ansøgningsperiode er en tidsbegrænset pulje, der hører under et specifikt uddelingsformål - i Grant Compass kaldes disse formål for støtteområder.
Hvis I arbejder med flere uddelingsformål/støtteområder, kan I således have flere ansøgningsperioder, tilknyttet forskellige støtteområde, på én gang.
Værd at vide ✅ Et "støtteområde" er det samme som et uddelingsformål. Uddeler I til flere formål, f.eks. studerende og foreninger, så vil I normalvist skulle oprette to separate støtteområder. Hvert støtteområde skal have sit eget "ansøgningsskema". Dette kalder vi en "ansøgningsperiode" i Grant Compass.
En "ansøgningsperiode" dækker over en tidsbegrænset pulje, som ansøgere kan indsende en digital ansøgning til. Når fristen på en ansøgningsperiode er nået, kan perioden ikke længere modtage ansøgninger. En ny periode, og dermed en ny frist, skal oprettes, før I igen kan modtage ansøgninger under et bestemt formål. Denne opgave, at oprette nye perioder, ligger typisk hos jeres administrator.
Ansøgningsperioderne deles op i igangværende ansøgningsperioder og arkiverede ansøgningsperioder (orienter dig efter fanerne i toppen af siden).
Under fanen "Igangværende ansøgningsperioder" kan du se perioder, der enten er åben for ansøgninger eller hvor ansøgninger behandles (dvs. ansøgningsfristen er nået og voteringen er i gang). Brug sorteringsværktøjet øverst i højre hjørne, hvis du vil sortere i perioderne på f.eks. behandlingsstatus, frist eller navn på støtteområde.
Fanen "Arkiverede ansøgningsperioder" indeholder de ansøgningsperioder, som er færdigbehandlet. Det vil sige, at al kommunikation er overstået og der er blevet betalt/bevilget de retmæssige beløb.
❗️ Arkiverede perioder indeholder kun bevilgede ansøgninger, der er færdigbehandlet i Grant Compass. Afviste ansøgninger slettes permanent efter behandling. Læs mere om compliance og GDPR i Grant Compass her.
Overblikket over ansøgninger - listerne
Når en ansøger har indsendt en ansøgning til jer via Grant Compass, lander ansøgningen automatisk inden for det støtteområde og dermed ansøgningsperiode, som ansøger har søgt.
Gå til fanen "Igangværende ansøgninger" og klik herefter på den ansøgningsperiode/det formål, du vil læse ansøgninger fra.
En ansøgningsperiode, der er åben for ansøgninger, er opbygget af tre forskellige lister, "Indbakke", "Egnet" og "Udvalgt". Den liste, du befinder dig på, vil være markeret med mørkegrøn.
Når en ansøgning er indsendt lander den automatisk på listen "Indbakke". Her ligger den, indtil I aktivt flytter den til en af de øvrige lister ("Egnet" eller "Udvalgt") eller afviser ansøgningen.
Listen "Egnet" bruges som et mellemstadie i jeres behandling. Her vil ansøgninger typisk blive flyttet over, når administrator eller anden person i bestyrelsen har lavet en forhåndssortering af ansøgningerne og deres relevans inden bestyrelsen skal læse dem. Bestyrelsen kan således ofte "nøjes" med at gå direkte til listen "Egnet", når de bliver bedt om at tage stilling til og vurdere ansøgningerne.
Listen "Udvalgt" er den liste, som ansøgninger i sidste ende skal placeres på, hvis de udtages til at modtage en bevilling. Læs mere om "Indbakken" og de øvrige lister her.
Værd at vide ✅ For at kunne flytte ansøgninger mellem hver liste, skal man være tildelt rettighed til at benytte funktionen. Ofte er det fondens administrator eller forperson, der er tildelt denne rettighed.
Funktionen er rettighedsstyret, da I på den måde bedst kan sikre overblik over og ansvarsfordele opgaver i de forskellige behandlingsstadier på tværs af bestyrelsen.
Kontakt os eller administrator, hvis du har spørgsmål til jeres brug af listerne i behandlingsprocessen eller til rettighedsfordelingen.
Overblikket over ansøgninger - sortering
Modtagne ansøgninger, inden for en bestemt ansøgningsperiode, fremstår via listevisning. Listevisningen indeholder forskellige datapunkter, som kan hjælpe jer med at skabe hurtigt overblik over, hvordan ansøgningerne fordeler sig på tværs af hinanden.
Hvilke datapunkter der fremgår på listen over ansøgningerne er individuelt for hver bruger i bestyrelsen. Du vælger derfor selv, hvilken information fra ansøgningen, du vil synliggøre på listevisningen. Standardvisningen indeholder dog navn, reference, ansøgt beløb, allokeret beløb og dato for indsendelse af ansøgningen.
Brug tandhjulet, øverst til højre for listen, til at tilføje eller fravælge datapunkter på listevisningen. Du kan altid gendanne standardvisningen nederst på listen over datapunkter.
Værd at vide ✅ Datapunkterne på listevisningen er enten genereret ud fra ansøgningens eget indhold (f.eks. ansøgt beløb, dato for indsendelse, navn på ansøger, svar på spørgsmål osv.) eller administrators/bestyrelsens egne indtastninger (f.eks. reference, ⭐-vurdering eller allokeret beløb).
Du kan sortere ansøgningerne alfabetisk ved at trykke på pilen ud for hvert datapunkt/kolonne. Pilen bliver synlig, når du holder musen ved kolonnen.
Den enkelte ansøgnings indhold
Når du klikker på en ansøgning på listevisningen åbner et vindue med den enkelte ansøgning i højre side af skærmen. Her ser du fanerne "Ansøgning", "Oplysninger", "Beskeder" og "Aktivitet". Ansøgningens indhold afspejler den information og dokumentation, I har valgt at spørge efter i ansøgningsskemaet til den specifikke ansøgningsperiode/støtteområde.
Du kan gå til næste eller forrige ansøgning ved at bruge pilene øverst oppe på den viste ansøgning eller ved at klikke på en ansøgning direkte ude på listevisningen.
Værd at vide ✅ Hvis man som bestyrelsesmedlem har rettigheden "Kan se og redigere information vedrørende revision" vil der på ansøgningen fremgå en yderligere fane, "Revision".
Her kan man se indtægtsart (til skatteindberetning), bestyrelsens stemmefordeling (efter afsluttet behandling) samt relevante dokumenter for den specifikke ansøgning i forbindelse med udbetaling (skatte- eller betalingskvittering).
Reference-funktion
Øverst på ansøgningen har I mulighed for at tilføje en reference til den specifikke ansøgning. Når du tilføjer en reference vil denne være synlig for alle fondens brugere. Funktionen er således et fælles tekstfelt for alle i bestyrelsen.
Et godt fif 💡 Referencen er et godt værktøj til at sortere yderligere i ansøgninger. F.eks. hvis nogle ansøgninger skal læses af specifikke bestyrelsesmedlemmer eller hvis I i internt i bestyrelsen har brug for at tilknytte en kort note til den specifikke ansøgning. F.eks. "Bestyrelsesmedlem 1".
Aftal internt i bestyrelsen, hvordan I bruger referencefeltet, så I ikke overskriver hinandens indtastninger.
Vedhæftede dokumenter
Hvis I har bedt ansøgerne om at vedhæfte et eller flere dokumenter, så vil vedhæftningerne fremgå på selve ansøgningen. Du får adgang til at læse et dokument ved at klikke direkte på den vedhæftede fil i ansøgningen.
Du kan bladre mellem de forskellige vedhæftninger ved at bruge pilene i hver side af dokumentet.
Ansøgningen består typisk både af obligatoriske og valgfrie vedhæftninger. Det er jeres eget ansvar at vurdere hvilke vedhæftninger, I ønsker fra ansøger samt hvilke af disse, der skal være valgfrie eller obligatoriske af indsende på ansøgningstidspunktet.
Vedhæftninger som "Motiveret ansøgning" eller "Budget" vil dog altid være obligatoriske for ansøger at vedhæfte, hvis I har efterspurgt dem i opsætningen.
Vurderinger
Under punktet "Vurdering" på ansøgningen kan du afgive din personlige vurdering af den enkelte ansøgning. Du kan ændre vurderingen, så mange gange du vil undervejs i behandlingen.
Et godt fif 💡 Det er en god idé at tale om i bestyrelsen, hvordan I bruger vurderingsværktøjet i fællesskab. Er der f.eks. elementer i ansøgningen, som I hver især vurderer højt/lavt?
Ved at etablere en fælles forståelse for, hvad den gode ansøgning er, for jer som bestyrelse, kan I også bedre understøtte, at vurderingsværktøjet tjener jer bedst muligt i jeres videre behandlingsproces.
Din personlige vurdering indgår i datapunktet "Samlet vurdering", som er et gennemsnit af de vurderinger, der er afgivet på tværs af fondens bestyrelse. Datapunktet tilvælges under tandhjulet på listevisningen. Læs mere om datapunkter her.
Hold musen over den samlede vurdering for at se, hvor mange vurderinger, ansøgningen har modtaget i alt i behandlingsperioden.
Allokeret støtte
Under punktet "Allokeret støtte" kan I indsætte et (evt. foreløbigt) uddelingsbeløb til den specifikke ansøgning. Beløbet kan ændres af bestyrelsen helt frem til den endelige godkendelse af bevillinger.
Værd at vide ✅ Talfeltet "Allokeret støtte" er fælles for hele bestyrelsen. Derfor skal I forinden brugen af feltet aftale indbyrdes 1) hvem i bestyrelsen, der bruger feltet og 2) hvornår i behandlingsprocessen, I indsætter et allokeret beløb.
Typisk vil det være administrator eller forperson, der udelukkende benytter feltet. Bestyrelsen kan alternativt afgive forslag til allokeret beløb i kommentarsporet nederst på hver ansøgning.
❗️ Ansøgere meddeles kun om det allokerede beløb, hvis de udtages til bevilling og først efter støttebrevet er udsendt.
Når det allokerede beløb indtastes på ansøgningen, registreres det under fanen "Aktivitet" (læs mere om aktivitet her). Det er også muligt at allokere det samme beløb til flere ansøgere eller at allokere det søgte beløb.
Kommentarer og egne noter
Nederst i ansøgningen finder du et felt til både interne kommentarer mellem bestyrelsen og dine egne kommentarer.
"Interne kommentarer" bruges af hele bestyrelsen til at skrive og læse hinandens kommentarer til den pågældende ansøgning. Når en fra bestyrelsen har skrevet en kommentar, vil det fremgå med et taleboble-ikon på listevisningen ud for den konkrete ansøgning.
"Egne noter" bruges til dine egne, private kommentarer til ansøgningen. De er altså ikke synlige for resten af bestyrelsen.
Når du skriver en kommentar til en ansøgning, fælles eller privat, gemmes kommentaren automatisk som en kladde i tekstfeltet på den specifikke ansøgning. Det betyder, at du altid kan finde tilbage til en påbegyndt kommentar, hvis du bliver afbrudt i din skrivning eller klikker videre til andre ansøgninger, inden du har indsendt kommentaren.
Nye kommentarer i kommentarsporet angives med en orange notifikationsikon på listevisningen (hvis du har "Aktivitet" valgt til som datapunkt. Læs mere om datapunkter her).
Klik på firkant-ikonet til højre på kommentarfeltet for at flytte det ud ved siden af ansøgningen.
Har du brug for at nævne en specifik bruger/bestyrelsesmedlem i kommentarsporet, kan du tagge dem ved at indsætte @ efterfulgt af vedkommendes navn. Herefter notificeres personen per mail. Listen over personer, der kan tagges, er baseret på de brugere, der har adgang til ansøgningerne i det hele taget.
Et godt fif 💡 Det er en god idé af aftale i fællesskab, hvordan I bruger kommentarsporet. Skal I hver især f.eks. give en uddybende begrundelse for jeres vurdering? En "karakter"? Eller skal kommentarerne bruges til at aftale, hvilke bestyrelsesmedlemmer, der læser bestemte ansøgninger? På den måde kan I skabe strømlining i jeres brug af funktionen.
❗️ Kommentarerne, både under "Interne kommentarer" og "Egne noter" er udelukkende til internt brug i bestyrelsen, og ansøgere vil derfor på intet tidspunkt før, i eller efter behandlingsprocessen kunne se kommentarerne.
Klar til bestyrelsesmødet
Når I har læst alle ansøgninger og afgivet eventuelle kommentarer og vurderinger, er I klar til at mødes og behandle ansøgningerne færdigt.
I selve behandlingen, dvs. den endelige godkendelse og afvisning, anbefaler vi, at det er én - typisk administrator eller forperson - i bestyrelsen, der varetager at godkende, allokere, afvise og udsende støtte- og afslagsbreve. Det er også noget, der automatisk koordineres via fordelingen af rettigheder. Læs mere om rettigheder her.
Læs mere om godkendelsesprocessen i denne artikel, inden I går igang.
Support
Har du spørgsmål eller brug for hjælp, er du velkommen til at ringe til os på tlf. 70 70 73 80 (hverdage ml. kl. 10-15) eller skrive til os på support@grantcompass.com
Rigtig god fornøjelse med ansøgningsbehandlingen!