Det er vigtigt, at administrator og bestyrelse aftaler, hvordan I sammen vil bruge Grant Compass, inden ansøgningsbehandlingen påbegyndes. Det er bl.a. væsentligt at forholde sig til:

Når du inviteres ind i Grant Compass, enten af en fondsadministrator eller Grant Compass, modtager du en email med et invitationslink.

Klik på "Start" for at oprette dig som bruger. Log ind med MitID ved at vælge enten MitID (privat) eller MitID Erhverv. Det er den valgte login-metode, du også skal benytte fremadrettet.

Når du er oprettet som bruger via linket i mailen, kan du fremadrettet logge ind via www.grantcompass.com. Tryk på "Log ind" i øverste højre hjørne.

OBS! Bemærk, at Grant Compass ikke understøtter brugen af Lokal IdP til MitID Erhverv.

Når du er logget ind havner du automatisk på "Oversigten". Her holder du overblik over fordelingen af fondens modtagne ansøgninger og endelige bevillinger for indeværende og tidligere regnskabsår.

Hvis du har rettighed til at læse ansøgninger, er det også her, du kan lave en søgning på tværs af alle behandlingsparate/arkiverede ansøgninger. Det er nyttigt, hvis du f.eks. skal finde en bestemt ansøgning på tværs af jeres ansøgningsperioder. Læs mere om rettigheder her.

Du finder jeres modtagne ansøgninger ved at klikke på "Ansøgninger" i venstremenuen. Her er alle ansøgninger opbevaret, fordelt på tværs af igangværende ansøgningsperioder og arkiverede ansøgningsperioder. Læg mærke til, at der kan ligge ansøgningsperioder, der er tilknyttet hvert sit støtteområde.

OBS! Arkiverede ansøgningsperioder indeholder kun bevilgede ansøgninger, der er færdigbehandlet i Grant Compass. Afviste ansøgninger slettes permanent efter behandling. Læs mere om compliance og GDPR i Grant Compass her.

Under fanen "Igangværende ansøgningsperioder" kan du se om en ansøgningsperiode enten er åben for ansøgninger eller om ansøgninger behandles (dvs. ansøgningsfristen er nået). Brug sorteringsværktøjet øverst i højre hjørne, hvis du vil sortere i perioderne på enten behandlingsstatus, åben for ansøgere, frist eller navn på støtteområde.

Du kan se alle modtagne ansøgninger under en bestemt ansøgningsperiode ved at klikke direkte på perioden.

Som udgangspunkt ligger alle modtagne ansøgninger, under en bestemt ansøgningsperiode, på listen "Indbakke". Her ligger de indtil I går igang med behandlingsprocessen og flytter ansøgningerne til en af de to øvrige lister eller afviser en eller flere af dem. Læs mere om "Indbakken" og de øvrige lister her.

Du kan sortere alfabetisk i ansøgningerne ved at trykke på pilen ud for hvert kolonnenavn. Pilen bliver synlig, når du holder musen ved kolonnen.

Listens datapunkter kan ændres individuelt for hver bruger i bestyrelsen. Du kan altså selv vælge, hvilken information om ansøgningen, du vil fremhæve og sortere efter på listevisningen. Standardvisningen indeholder navn, reference, ansøgt beløb, allokeret beløb og dato for indsendelse af ansøgningen.

Brug tandhjulet, øverst til højre over listen, til at tilføje og fjerne datapunkter på listevisningen. Du kan altid gendanne standardvisningen nederst på listen over datapunkter.

Når du klikker på en ansøgning på listen, åbner et vindue med ansøgningen i højre side af skærmen. Her ser du fanen "Ansøgning", "Oplysninger", "Beskeder" og "Aktivitet". Ansøgningens indhold afspejler den information og dokumentation, I har valgt at spørge efter i ansøgningsskemaet.

Du kan gå til næste eller forrige ansøgning, ved at bruge pilene i øverste på den viste ansøgning eller ved at klikke på en ansøgning direkte ude på listen.

Øverst på ansøgningen har du mulighed for at tilføje en reference til den specifikke ansøgning. Når du tilføjer en reference vil denne være synlig for alle fondens brugere.

Referencen er et godt værktøj til at sortere yderligere i ansøgninger. F.eks. hvis nogle ansøgninger skal læses af specifikke bestyrelsesmedlemmer eller hvis I i fonden har brug for at tilknytte en kort note til den specifikke ansøgning.

Du kan altid ændre eller slette referencen. OBS! Aftal internt i bestyrelsen, hvordan I bruger referencefeltet, da det er et tekstfelt til fælles brug.

Hvis I har bedt ansøgerne om at vedhæfte et eller flere dokumenter, så vil vedhæftningerne fremgå på selve ansøgningen. I får adgang til at læse dem ved at klikke direkte på den vedhæftede fil.

Du kan bladre mellem de forskellige vedhæftninger ved at bruge pilene i hver side af dokumentet.

Under punktet "Vurdering" på ansøgningen kan du afgive din personlige vurdering af den enkelte ansøgning. Du kan ændre vurderingen, så mange gange du vil undervejs i behandlingen.

Din personlige vurdering indgår i en "Samlet vurdering", som er et gennemsnit af de vurderinger, der er afgivet på tværs af fondens bestyrelse.

Hold musen over den samlede vurdering for at se, hvor mange vurderinger, ansøgningen har modtaget i alt i behandlingsperioden. OBS! Hvis vurderingen ikke fremgår på listen over ansøgninger, så tjek dine tilvalgte datapunkter på listen. Læs mere om datapunkter her.

Under punktet "Allokeret støtte" kan du indsætte et foreløbigt uddelingsbeløb til den specifikke ansøgning. Beløbet kan ændres af bestyrelsen helt frem til den endelige godkendelse af bevillinger.

OBS! Når du allokerer et beløb er det også synligt for fondens øvrige bestyrelsesmedlemmer/brugere.

Hver gang beløbet opdateres, registreres det under fanen "Aktivitet" (læs mere om aktivitet her). Beløbet er kun synligt for ansøgere, hvis/når I har godkendt ansøgningen til bevilling og udsendt støttebreve.

Nederst i ansøgningen finder du et felt til både interne kommentarer mellem fondens brugere og egne kommentarer.

"Interne kommentarer" bruges af hele bestyrelsen til at skrive og læse hinandens kommentarer til den pågældende ansøgning. Når en fra bestyrelsen har skrevet en kommentar, vil det fremgå med et taleboble-ikon på listevisningen ud for den konkrete ansøgning.

"Egne noter" kan derimod bruges til dine egne, private kommentarer til ansøgningen. De er altså ikke synlige for resten af bestyrelsen.

Når du skriver en kommentar til en ansøgning, fælles eller privat, gemmes kommentaren automatisk som en kladde i tekstfeltet på den specifikke ansøgning. Det betyder, at du altid kan finde tilbage til en påbegyndt kommentar, hvis du bliver afbrudt i din skrivning eller klikker videre til andre ansøgninger, inden du har indsendt kommentaren.

OBS! Kommentarerne, både under "Interne kommentarer" og "Egne noter" er udelukkende til internt brug i bestyrelsen, og ansøgere vil derfor på intet tidspunkt før, i eller efter behandlingsprocessen kunne se kommentarerne.

I behandlingen og sorteringen af ansøgninger i Grant Compass arbejder man med tre forskellige lister. De tre lister er "Indbakke", "Egnet" og "Udvalgt". Listerne skal imødekomme, at I, som bestyrelse, kan arbejde kategoriseret med ansøgningerne undervejs som I behandler dem.

OBS! Det er kun brugere med rettigheden "Kan flytte ansøgninger mellem lister", der kan flytte ansøgninger mellem listerne. I de fleste tilfælde er administrator, der har denne rettighed. Det er dog en arbejdsfordeling, I skal aftale internt i fonden, ligeledes hvordan og hvornår I vil bruge de enkelte lister. Læs mere om brugerrettigheder her.

Hvis du vil flytte en eller flere ansøgninger til en specifik liste, kan du sætte flueben ved dem og vælge “Flyt til egnet” eller “Flyt til udvalgt”. Flyttes en ansøgning, vil det også fremgå hos fondens øvrige brugere.

Når I har læst alle ansøgninger og afgivet eventuelle kommentarer og vurderinger, er I klar til at mødes og behandle ansøgningerne færdigt.

I selve behandlingen, dvs. den endelige godkendelse og afvisning, anbefaler vi, at det er én - typisk administrator eller forperson - i bestyrelsen, der varetager den opgave. Det er også noget, der automatisk koordineres via fordelingen af rettigheder. Læs mere om rettigheder her.

Læs mere om godkendelsesprocessen i denne artikel, inden I går igang.

Rigtig god fornøjelse med ansøgningsbehandlingen!

Har du spørgsmål eller brug for hjælp, er du velkommen til at ringe til os på tlf. 70 70 73 80 eller skrive til os på support@grantcompass.com