Dostosuj ustawienia faktur VAT, aby w pełni odpowiadały standardom Twojej firmy. W tym artykule wyjaśniamy, jak skonfigurować niestandardową numerację, zdefiniować domyślne terminy płatności oraz zarządzać szablonami dokumentów, aby zautomatyzować procesy księgowe w Twoim wydarzeniu.
Z tego artykułu dowiesz się:
Jak skonfigurować niestandardowy format numeracji faktur VAT.
Jak ustawić domyślny termin płatności dla faktur.
Czym różni się ręczna od automatycznej akceptacji faktur.
Jak włączyć możliwość dodawania własnych szablonów faktur.
Podobne artykuły:
Krok 1: Przejdź do ustawień płatności
Aby rozpocząć konfigurację, przejdź do panelu zarządzania Twoim wydarzeniem.
W menu po lewej stronie znajdź i kliknij nazwę swojego wydarzenia.
Z rozwiniętego menu wybierz Zamówienia.
Przejdź do zakładki Ustawienia płatności.
W sekcji Faktury znajdziesz wszystkie opcje opisane poniżej.
Krok 2: Ustawienia numeracji faktur
System Gridaly domyślnie nadaje fakturom kolejne numery w ramach wydarzenia. Możesz jednak dostosować format numeracji, dodając własne elementy, które ułatwią identyfikację i archiwizację dokumentów.
Prefiks – tekst lub ciąg znaków, który pojawi się przed numerem faktury (np. FV/TWOJA_FIRMA/).
Sufiks – tekst lub ciąg znaków, który pojawi się po numerze faktury (np. /MM/RRRR).
Zera wiodące – określona liczba cyfr, do której numer faktury zostanie uzupełniony zerami od lewej strony. Na przykład, jeśli wpiszesz 5, numer 23 zostanie zapisany jako 00023.
Przykład:
Dla prefiksu FV/, sufiksu /2024 i 4 zer wiodących, pierwsza faktura w systemie otrzyma numer FV/0001/2024.
💡 Wskazówka: Używaj w numeracji symboli, które jednoznacznie identyfikują Twoje wydarzenie lub rok. Ułatwi to późniejsze sortowanie i analizę dokumentów księgowych.
Krok 3: Akceptacja faktur i termin płatności
Możesz zdecydować, czy faktury mają być akceptowane automatycznie, czy każda z nich będzie wymagała ręcznego zatwierdzenia.
Wymagaj ręcznej akceptacji faktur – po włączeniu tej opcji każda nowo wygenerowana faktura będzie miała status "oczekująca" i nie zostanie wysłana do klienta, dopóki jej ręcznie nie zaakceptujesz w panelu zamówień. Daje to pełną kontrolę nad wystawianymi dokumentami. Jeśli opcja jest wyłączona, faktury generują się i wysyłają automatycznie po opłaceniu zamówienia.
Dla płatności odroczonych (np. przelew tradycyjny) możesz zdefiniować domyślny termin płatności:
Dni na opłacenie faktury – podaj liczbę dni, po której upłynie termin płatności faktury, licząc od daty jej wystawienia.
Termin płatności – możesz również ustawić sztywną, konkretną datę, do której wszystkie faktury z odroczoną płatnością powinny zostać opłacone, niezależnie od daty ich wystawienia.
Krok 4: Niestandardowy szablon faktury
Jeśli korzystasz ze specyficznego wzoru faktury i chcesz go używać zamiast standardowego szablonu Gridaly, możesz włączyć taką możliwość.
Niestandardowy plik/szablon faktury – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że podczas ręcznego tworzenia lub edycji faktury w panelu zamówień pojawi się pole do wgrania własnego pliku PDF z dokumentem.
Ważne: Ta opcja nie służy do wgrania jednego wzoru dla wszystkich faktur. Umożliwia jedynie podmianę pojedynczych, ręcznie zarządzanych dokumentów.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę zmienić format numeracji faktur w trakcie trwania sprzedaży biletów?
Czy mogę zmienić format numeracji faktur w trakcie trwania sprzedaży biletów?
Tak, możesz to zrobić, ale nie jest to zalecane. Zmiana formatu w trakcie sprzedaży może wprowadzić niekonsekwencję w numeracji i utrudnić późniejsze rozliczenia. Najlepiej skonfigurować numerację przed rozpoczęciem sprzedaży.
Co się stanie, jeśli nie ustawię domyślnego terminu płatności?
Co się stanie, jeśli nie ustawię domyślnego terminu płatności?
Jeśli nie zdefiniujesz liczby dni na opłacenie ani konkretnej daty, system zastosuje domyślne ustawienia, zazwyczaj 14 dni.
Gdzie znajdę faktury wymagające ręcznej akceptacji?
Gdzie znajdę faktury wymagające ręcznej akceptacji?
Wszystkie faktury znajdziesz w zakładce Zamówienia i Uczestnicy → Faktury. Dokumenty wymagające akceptacji będą miały odpowiedni status, np. "Oczekująca na akceptację".