¡Ahora podrás cargar tu personal de forma masiva o añadir colaboradores manualmente! 🚀
🚨 Para importar tu personal es súper importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos a la hora de llenar la plantilla que te proporcionamos:
No debe haber correos repetidos.
Debes completar todos los campos para cada registro, es decir que no deben quedar celdas vacías.
Los nombres de las columnas no se deben modificar, ya que es lo que permite que la plataforma identifique la información y pueda ser cargada.
No se deben eliminar columnas.
Si hay acentos al momento de descargar en formato csv, el formato de encoding debe ser Utf-8 para no tener problemas con caracteres especiales.
Si lo hacen por Drive, esto se hace automáticamente.
El formato de las fechas deben ser MM/DD/AAAA.
Es decir, que si el día o el mes es del 1 al 9, deben tener un 0 antes, por ejemplo 01/01/2023 (en caso de que sea tanto el mes como el día), 09/15/2023 (en caso que solo sea el mes), etcétera. Si colocas solo "4/13/2023", por ejemplo, la carga del archivo mostrará un mensaje de error.
Para ir a este módulo solo debes ir a “Personal” en la barra lateral izquierda dentro de nuestra plataforma, cómo te mostramos a continuación:
¡Vayamos a añadir información! ✨
Cómo podrás ver, aquí encontrarás dos opciones para comenzar a cargar el personal de tu empresa:
Sincronizar personal: Para conocer más sobre esta funcionalidad, te recomendamos leer nuestros artículos de ¡Sincroniza tu personal con BambooHR! y ¡Sincroniza tu personal con Google!
Añadir persona: Es aquí donde podrás realizar una carga masiva por medio de un template, ¡a continuación te explicamos cómo hacer esto!
Importar personas
Al dar clic en la opción "Añadir personas", la plataforma te mostrará la siguiente ventana:
Para continuar, debes realizar los siguientes pasos:
Da clic en el botón "Descargar template”.
Llena la plantilla con la información solicitada, considerando los criterios que te mencionamos al inicio de este artículo:
No debe haber correos repetidos.
Debes completar todos los campos para cada registro, es decir que no deben quedar celdas vacías.
Los nombres de las columnas no se deben modificar, ya que es lo que permite que la plataforma identifique la información y pueda ser cargada.
No se deben eliminar columnas.
Si hay acentos al momento de descargar en formato csv, el formato de encoding debe ser Utf-8 para no tener problemas con caracteres especiales.
Si lo hacen por Drive, esto se hace automáticamente.
El formato de las fechas deben ser MM/DD/AAAA. Es decir, que si el día o el mes es del 1 al 9, deben tener un 0 antes, por ejemplo 01/01/2023 (en caso de que sea tanto el mes como el día), 09/15/2023 (en caso que solo sea el mes), etcétera. Si colocas solo "4/13/2023", por ejemplo, la carga del archivo mostrará un mensaje de error.
Una vez que hayas completado la información solicitada dentro del template, súbelo a la plataforma dando clic en el botón “Subir template”.
Una vez cargado el archivo, se habilitará el botón de “Importar personal” y debes dar clic en él para completar la acción.
Te aparecerá un mensaje de éxito y ya podrás ver en la plataforma toda tu información cargada, como se ve en el siguiente ejemplo:
En caso de que la información dentro del template cuente con algún error que no te permita completar la carga del archivo, la plataforma te mostrará una ventana como la siguiente, en la cual te indicará los detalles que debes corregir:
Al lograr la carga del archivo, ¡ya tendrás lista toda la información de tus colaboradores en nuestra plataforma!
Puedes seguir realizando cargas masivas aunque ya tengas información cargada desde el botón en la esquina superior derecha en la vista principal:
💡 Solo recuerda que las cargas de información son aditivas, por lo que debes asegurarte de no tener registros duplicados.
Añadir personas manualmente
Otra de las opciones que tienes disponibles para añadir a tu personal es hacerlo manualmente desde el botón que se ve a continuación:
O bien, si ya tienes información cargada y requieres añadir colaboradores, esta opción la tienes también en la esquina superior derecha:
A continuación te mostramos el flujo completo del llenado del formulario que te solicitamos en la plataforma para añadir a una nueva persona:
Pero acá también te explicamos paso a pasito cómo llenar el formulario. Para comenzar, debes ingresar los datos personales del colaborador que te pide la plataforma, los cuales son los siguientes:
Nombre
Apellido
Mail de la empresa
Fecha de ingreso
💡 Si no tienes esta información, solicítala a tu equipo de Recursos Humanos para poder completar el registro.
Posteriormente, debes asignar el área a la que pertenece el colaborador, y el puesto que ejerce:
💡 Puedes seleccionar una opción de las ya existentes en el listado desplegable o agregar nuevas opciones. Para ello, solo tienes que escribir el nombre completo del área o puesto que necesitas y dar clic enter para guardar los cambios, como se ve en el siguiente vídeo:
Hackmetrix Automation⚡- Toda la información del colaborador cargada aquí, será habilitada en otros módulos, como el módulo de Activos, Riesgos y Accesos. Esto te facilitará mucho la asignación de responsables, reduciendo tiempos de tareas manuales y asegurando que los datos siempre estén correctos y actualizados.
Además, el formulario para añadir una nueva persona te da la opción de crearla también como un activo dentro de tu inventario, es decir dentro del módulo de Activos. Para hacerlo, solo debes activar este botón:
💡 Recomendamos crear como activos a aquellas personas que sean alcanzadas por tu SGSI, pero si no deseas hacerlo desde este formulario, ¡no hay problema! Solo deja el botón “apagado” y posteriormente, puedes crear activos de personal desde el módulo de Activos.
Una vez llenados todos los campos del formulario, el botón de “Crear nueva persona” se habilitará y podrás cargar a este nuevo colaborador:
Editar personas
Si deseas editar la información de alguno de tus colaboradores, solo debes dar clic sobre la persona correspondiente, y podrás realizar esta acción desde el menú lateral:
Los campos que puedes editar son los siguientes:
Nombre y apellido de la persona
Área a la que pertenece
Puesto que ejerce
Si el colaborador está dentro del alcance de alguno de tus sistemas de gestión o programas de seguridad, puedes seleccionar aquí la normativa correspondiente
Fecha de ingreso
Dar de baja a una persona
Para realizar esta acción solo debes dar clic al colaborador correspondiente que desees dar de baja. Recuerda que esto te mostrará el menú lateral donde encontrarás la opción de “Dar de baja persona”:
Al dar clic aquí, te abrirá la siguiente ventana:
Donde debes ingresar la siguiente información:
Fecha de la baja del colaborador.
Opción de reasignación de activos y riesgos de los que era dueño dicho colaborador para seleccionar al nuevo responsable.
💡 Esta ventana sólo te mostrará los elementos (activos y/o riesgos) que tenga asignados dicho colaborador.
Reactivar personas
Sabemos que podría darse el caso de que una persona que hayas dado de baja anteriormente, deba ser reactivada de nuevo en la plataforma. Y para eso, solo debes realizar lo siguiente:
Asegúrate de quitar el filtro de "personal activo":
Busca a la persona que deseas reactivar, ya sea usando el filtro de "Personal inactivo", como se ve a continuación:
O colocando directamente su nombre en el buscador, como se ve a continuación:
Una vez que encuentres al colaborador correspondiente, debes seleccionarlo y luego, desde el menú lateral debes dar clic en los 3 puntitos (...) al lado de su nombre y seleccionar la opción de "Reactivar" como se muestra en el siguiente vídeo:
Para finalizar, solo debes confirmar la acción ingresando la palabra "REACTIVAR" ¡y listo! El colaborador estará habilitado nuevamente dentro de la plataforma.
Define quien de tu personal está dentro del alcance
Ahora puedes definir cuáles de tus colaboradores pueden estar dentro del alcance. ¡Esto te ayudará en el momento de auditoría! 🌟
La nueva funcionalidad implementada en este módulo te permite especificar con precisión qué colaboradores están dentro del alcance de tu sistema de gestión. Esta mejora resulta fundamental cuando tu organización se prepara para certificaciones como ISO 27001, PCI DSS o cualquier otra norma de cumplimiento.
¿Por qué es importante definir el alcance de colaboradores?
Durante los procesos de auditoría, los auditores revisarán exhaustivamente la gestión de accesos y permisos de tu organización. Sin embargo, no todos los colaboradores necesitan estar bajo el mismo escrutinio. Al definir claramente quiénes están dentro del alcance:
Optimizas el proceso de auditoría: Los auditores se concentrarán exclusivamente en los colaboradores relevantes para la certificación, evitando preguntas innecesarias sobre personal fuera del alcance.
Reduces la carga documental: Solo necesitarás preparar evidencias para el personal incluido en el alcance, disminuyendo significativamente el volumen de documentación requerida.
Alineas la gestión de accesos con tu declaración de aplicabilidad: Esta funcionalidad permite asegurar que el alcance de colaboradores coincida con los sistemas y procesos definidos en tu declaración de aplicabilidad.
Facilitas auditorías recurrentes: Una vez definido el alcance, las verificaciones periódicas o recertificaciones se vuelven más eficientes y predecibles.
Conexión con otros módulos
Al seleccionar a algún colaborador, te aparecerá un menú lateral donde encontrarás unas pestañas que corresponden a cada uno de los módulos de la plataforma, como se ve a continuación:
¡A continuación te explicaremos cada una de estas pestañas!
Esta pestaña te muestra las capacitaciones que tenemos disponibles en nuestra plataforma para que las envíes o reenvíes exclusivamente al colaborador seleccionado. Además, también puedes consultar el estado de completitud de las mismas:
Estado de capacitaciones:
Enviar significa que no se le ha compartido el material de la capacitación al colaborador.
Reenviar significa que ya se le compartió el material de la capacitación, pero el colaborador aún no lo termina.
Completada significa que el colaborador realizó la capacitación y obtuvo satisfactoriamente su certificado de participación.
💡 Recuerda que para lograr un envío de capacitaciones exitoso y eficiente dentro de la plataforma, primero debes cargar la información de tus colaboradores en este módulo de Personal.
Esta pestaña te muestra los sistemas y aplicaciones a los que tiene acceso el colaborador seleccionado:
💡 Al cargar tu listado de personal y registrar tus activos, la plataforma te mostrará automáticamente la información necesaria en el módulo de Accesos para agilizar la asignación de roles y permisos en los sistemas usados en tu empresa.
Si diste de baja a un colaborador pero no has verificado que sus accesos hayan sido removidos correctamente, la plataforma te mostrará el siguiente mensaje en esta pestaña "Baja incompleta, verifica sus accesos":
Una vez que verifiques que los accesos efectivamente fueron removidos de todos los sistemas, la baja estará completada y la plataforma te mostrará el siguiente mensaje "Baja de accesos verificada":
Esta pestaña te muestra los activos de los que es dueño el colaborador seleccionado:
Esta pestaña te muestra los riesgos de los que es dueño el colaborador seleccionado:
Esta pestaña te muestra los dispositivos de los que es dueño el colaborador seleccionado:
Entonces ¿qué esperas? ¡Registra la información de tus colaboradores, agiliza tus procesos y aprovecha al máximo las automatizaciones que tenemos para ti! Verás que la gestión y monitoreo de tu personal será mucho más sencilla 💪🏼.
¡Califica este artículo 👇, esto nos ayudará a mejorar nuestro contenido para ti! Recuerda que también puedes contactarnos por nuestro chat de soporte y te brindaremos la atención que necesites.