Si las citas, cancelaciones o cambios de estado no se están reflejando correctamente entre tu software de gestión y Kokuai, esta guía te ayuda a diagnosticar el problema en pocos pasos y a resolverlo, o a saber cuándo contactar con el equipo técnico.
Qué encontrarás en esta Guía?
|
1️⃣ El problema está relacionado con recordatorios de cita
Si el error aparece después de enviar un recordatorio de cita, sigue estos dos pasos antes de contactar con soporte.
Comprueba que el BOT está añadido a la plantilla
Sin el BOT activado en la plantilla de recordatorio, la sincronización de respuestas no es posible.
Cómo verificarlo: ve a la plantilla de recordatorio en Kokuai y comprueba que el BOT aparece añadido.
Si no está: añádelo y vuelve a probar.
Si ya está: continúa con el Paso 2.
Comprueba que no se han modificado los botones de la plantilla
Si los nombres de los botones de la plantilla han sido cambiados o eliminados y no se ha notificado al equipo técnico, los cambios de estado no se sincronizarán correctamente.
Si los botones fueron modificados: contacta con el equipo técnico indicando qué cambios se hicieron.
Si los botones están intactos y el problema persiste: haz una captura de pantalla del error y contacta con el equipo técnico.
💡 Otras causas frecuentes Si ves:
|
2️⃣ El problema no está relacionado con recordatorios
Si los datos no sincronizan en general (citas, cancelaciones, cambios de estado) y no tiene que ver con el envío de recordatorios, el diagnóstico depende del software de gestión que uses en tu clínica.
Si usas Gesden One, Klinikare o Nubimed
Estos softwares funcionan mediante una extensión del navegador. La mayoría de los problemas de sincronización se resuelven verificando su estado. ¿Cómo comprobarlo?
Asegúrate de que la extensión está instalada en todos los ordenadores de la clínica.
Comprueba que está activa en el navegador.
Fíjate si aparece un signo de exclamación (⚠️) sobre el icono de la extensión.
¿Qué hacer si hay un problema con la extensión?
Si hay signo de exclamación o no está activa: actívala y recarga la página. Espera unos minutos y comprueba si la sincronización se ha restablecido.
Si tras activarla y recargar el problema persiste: contacta con el equipo técnico.
Si usas Gesden G5, Odontoned o AgendaBox
Para estos softwares, el diagnóstico requiere revisión técnica directa. Antes de contactar, verifica lo siguiente:
¿El servidor está encendido?
¿Hay conexión a internet?
¿La extensión del navegador está activa (si aplica)?
Si todo está correcto y el problema persiste, contacta con el equipo técnico para que puedan revisarlo.
3️⃣ Tiempos de sincronización esperados
La sincronización entre Kokuai y tu software de gestión no siempre es instantánea. Consulta los tiempos normales según tu software antes de concluir que hay un error:
Software | Software → Kokuai | Kokuai → Software |
Gesden G5 | ~1 minuto | ~1 minuto |
Gesden One | ~10 minutos | Instantáneo |
Klinikare | ~10 minutos | Instantáneo |
Nubimed | Instantáneo (portal online: 10h, 12h, 15h, 18h, 20h, 22h) | Instantáneo |
AgendaBox / Softgam | ~1 minuto | ~1 minuto |
⚠️ ¿Los tiempos superan los valores indicados? Es posible que haya un problema de conexión entre Kokuai y tu software. Contacta con el equipo técnico indicando qué software usas y desde cuándo ocurre el problema. |
4️⃣ Cuándo contactar directamente con el equipo técnico
En los siguientes casos, no es necesario seguir más pasos de diagnóstico. Contacta directamente con soporte:
Los tiempos de sincronización se han superado y has verificado los checks básicos.
Has activado la extensión y recargado la página pero el problema persiste.
Los botones de la plantilla fueron modificados sin notificar al equipo técnico.
Una cita individual ha desaparecido o no sincroniza y el problema persiste tras las comprobaciones.
Todas las citas están afectadas al mismo tiempo.
Necesitas una resincronización completa de la agenda: esto no es posible hacerlo desde la plataforma. Es necesario que el equipo técnico la realice.
Usas Gesden G5, Odontoned o AgendaBox y has verificado servidor, internet y extensión sin éxito.
📌 Información adicional útil
|