La sección de Recalls te permite gestionar y recordar a tus pacientes las revisiones o tratamientos periódicos que tienen pendientes.
Existen dos tipos de Recalls:
Recalls marcados en el software de gestión de la clínica.
Recalls que genera Kokuai de forma retroactiva y automática, sin necesidad de marcarlos previamente en el software de gestión.
ℹ️ Si la clínica marca un recall en su software y Kokuai también lo genera, no se duplicará. Prevalece el marcado del software y Kokuai únicamente crea los nuevos. |
1️⃣ Recalls marcados en el software de gestión
Kokuai se conecta con tu software de gestión para mostrar una lista de todos los pacientes a los que les has marcado un recall.
1. Selecciona un rango de fechas
Decide qué periodo de recalls quieres gestionar. Utiliza el selector de fechas para definir un rango.
Ejemplo: puedes seleccionar todo el mes de mayo para ver los pacientes con recall pendiente durante ese mes.
2. Filtra por estado y motivo del recall
Filtrar por Estado: Se recomienda seleccionar siempre "Pendientes", para mostrar únicamente los pacientes que aún no han agendado su cita de revisión. El sistema descarta automáticamente a los pacientes que ya han acudido o tienen cita programada.
(Si quieres enviárselo también a pacientes que aceptaron un Recall previo pero no asistieron, a los que lo rechazaron y a los que no respondieron, añade al filtro el resto de estados).
Filtrar por Motivo: Permite centrarte en un tipo de recall específico. Por ejemplo, seleccionando "Limpieza" verás solo los pacientes con limpieza pendiente. Puedes seleccionar varios motivos a la vez.
⚠️ Se debe seleccionar un solo motivo o varios motivos relacionados entre sí. El motivo elegido determina qué tratamientos descartarán el envío en el paso siguiente. Ejemplo: si eliges "Higiene 6 meses" e "Higiene 12 meses", y el paciente tiene tratamiento de Limpieza, se descarta automáticamente. |
3. Prepara el envío
Una vez tengas la lista filtrada, marca a los pacientes a los que quieres enviar el Recall (puedes seleccionarlos todos a la vez) y haz clic en "Preparar el envío".
El sistema te muestra un listado de tratamientos: selecciona el tratamiento o tratamientos relacionados con el Recall que quieres enviar.
Aparecerá un listado donde podrás ver si un paciente, por ejemplo con Recall de "Limpieza", ya lo realizó o ya tiene cita futura.
ℹ️ Al lado de cada nombre con la fecha de la cita, hay un icono “i” que proporciona información detallada sobre esa cita (Si se realizó, si se canceló, a qué paciente pertenece, etc..) |
Si deseas enviar el Recall a alguien descartado por el sistema, marca la casilla junto al nombre; el contador se actualizará automáticamente en el siguiente paso ("Prepara el envío").
Los pacientes que no has descartado recibirán el mensaje y el estado del Recall pasará de "Pendiente" a "Enviado"." Y los que se han descartado aparecerán como "Agendado".
4. Envía el mensaje de Recall
Cuando tengas tu lista definitiva, haz clic en "Enviar".
Elige la plantilla que quieres utilizar (por ejemplo, "Recall General de Limpieza") y dale a "Continuar".
Los pacientes que no has descartado recibirán el mensaje y el estado del recall pasará de "Pendiente" a "Enviado".
5. Seguimiento
Si tienes dudas sobre un paciente concreto, puedes ir directamente a la conversación con él y gestionar cualquier consulta de forma personalizada.
Desde el apartado de Recordatorios de Kokuai puedes comprobar el estado de entrega de cada mensaje enviado:
✓ Un check: mensaje enviado.
✓✓ Doble check gris: mensaje entregado.
✓✓ Doble check azul: mensaje leído.
🔴 Símbolo del hexágono: problema de entrega. Ver sección "¿Qué hacer si el recall no llega al paciente?" más abajo.
2️⃣ Bot de Recalls
Puedes gestionar los recalls sin utilizar un bot. Si decides usar uno, ten en cuenta lo siguiente:
⚠️ No uses un bot de recordatorios para recalls: no funcionará. Necesitas un bot de recalls específico, diseñado para actuar sobre los botones de una plantilla de recalls. |
1. Cómo funciona el bot de Recalls
Si el paciente pulsa "Agendar cita":
El estado del recall pasa a "Aceptado".
El bot responde algo como: "¿Prefieres mañanas o tardes?".
El mensaje pasa a la bandeja de entrada y el bot se desconecta para gestión manual.
Si el paciente pulsa "No gracias":
El estado del recall pasa a "Rechazado".
El bot responde: "Muchas gracias, nos pondremos en contacto contigo más adelante".
La conversación se cierra y el bot se desconecta.
ℹ️ Las respuestas del bot se pueden personalizar a petición de la clínica. Contacta con soporte para solicitarlo. |
2. Diferencia entre el bot de Recalls y el Bot de Gestión de Recordatorios
| Bot de Recalls | Bot de Gestión de Recordatorios |
Para qué sirve | Gestionar las respuestas a los botones de una plantilla de recall (Agendar / No gracias) | Sincronizar confirmar / cancelar / reagendar citas de recordatorios de agenda |
Qué actualiza | El estado del recall (Aceptado / Rechazado) | El estado de la cita en la agenda (confirmada / cancelada) |
¿Se puede usar para recalls? | ✅ Sí, es el correcto | ❌ No, no funcionará para recalls |
Si el bot de recalls no está configurado, las respuestas del paciente llegarán a la bandeja de entrada y deberás actualizar el estado del recall manualmente desde la conversación.
3️⃣ Recalls generados automáticamente por Kokuai
Kokuai también puede generar recalls de forma retroactiva y automática, sin necesidad de que estén previamente marcados en el software de gestión.
Esto permite identificar pacientes que requieren revisiones o tratamientos periódicos aunque no se hayan registrado manualmente en el sistema.
ℹ️ Si la clínica marca un recall en su software y Kokuai también lo genera, no se duplicará. Prevalece el marcado del software. |
4️⃣ ¿Qué hacer si el recall no llega al paciente?
Si un paciente no recibe el recall, sigue este proceso de diagnóstico antes de contactar con soporte:
1. Verifica el estado de entrega en Kokuai
Ve al apartado de Recordatorios y localiza el mensaje enviado al paciente. Comprueba el estado:
✓ Un check: enviado desde Kokuai pero pendiente de entrega.
✓✓ Doble check gris: entregado al dispositivo del paciente.
✓✓ Doble check azul: leído por el paciente.
🔴 Hexágono rojo: error de entrega. Haz clic sobre él para ver el detalle del error.
2. Identifica el tipo de error
"Not Suitable Device": el paciente no ha aceptado las políticas de WhatsApp. Pídele que envíe un mensaje al número de la clínica: esto acepta automáticamente las condiciones y permite la entrega.
"Invalid Params": alguna variable de la plantilla no está correctamente configurada. Revisa el formato de las variables de la plantilla de recall utilizada.
Hexágono sin mensaje de error concreto: el paciente puede no tener conexión a internet, haber bloqueado el número de la clínica, o no tener la app de WhatsApp actualizada.
3. Comprueba los datos del paciente
Verifica que el número de teléfono en la ficha del paciente es correcto y está en formato internacional (ej: +34 612 345 678).
Si el paciente tiene varios números registrados, deja únicamente el número principal para evitar que el sistema seleccione uno incorrecto.
Si el paciente aparece con fichas duplicadas, unifícalas para que exista un único perfil.
4. Si el problema persiste
Contacta con soporte indicando:
Nombre del paciente y número de teléfono.
Nombre de la plantilla utilizada.
Mensaje de error que aparece al hacer clic en el hexágono rojo.
Captura de pantalla del estado del mensaje en Kokuai.
5️⃣ ¿Por qué el estado del recall no se actualiza?
Si el estado del recall no cambia tras la respuesta del paciente, comprueba:
Estado | Significado | Qué hacer |
Pendiente | El paciente todavía no ha respondido | Verifica que el mensaje se envió correctamente y que el bot de recalls está activo. |
Enviado (sin cambio posterior) | El paciente recibió el mensaje pero no ha interactuado con los botones | Espera o realiza seguimiento manual desde la conversación. |
Estado actualizado en Kokuai pero no en la agenda externa | Problema de sincronización entre Kokuai y el software de gestión | Contacta con el equipo técnico. |
Causas habituales por las que el estado no se actualiza automáticamente:
El paciente respondió escribiendo texto libre en lugar de pulsar los botones del mensaje.
El bot de recalls no estaba activo en el momento en que el paciente respondió.
Se interrumpió la conexión con el software de gestión en el momento de la sincronización.
⚠️ Si el estado cambió correctamente en Kokuai pero no se refleja en tu agenda y han pasado más de 10 minutos, contacta con el equipo técnico. |
6️⃣ Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar un recall a un paciente que ya fue descartado?
Sí. En el paso de preparación del envío, marca la casilla junto al nombre del paciente descartado. El contador de envíos se actualizará automáticamente y el paciente recibirá el mensaje.
¿Qué pasa si marco a todos los pacientes pero algunos ya tienen cita?
El sistema los descarta automáticamente durante la preparación del envío. Los pacientes que ya han acudido o tienen cita futura programada no recibirán el recall, aunque los hayas seleccionado inicialmente.
¿Se puede gestionar un recall sin bot?
Sí. Puedes enviar el mensaje de recall y gestionar las respuestas manualmente desde la bandeja de entrada, sin necesidad de configurar ningún bot. En ese caso, deberás actualizar el estado del recall manualmente en Kokuai.
¿Puedo personalizar las respuestas automáticas del bot?
Sí. Las respuestas del bot de recalls se pueden personalizar a petición de la clínica. Contacta con soporte e indica exactamente el comportamiento o los textos que deseas.