La sección de Recalls te permite gestionar y recordar a tus pacientes las revisiones o tratamientos periódicos que tienen pendientes.
Existen dos tipos de recalls:
Recalls marcados en el software de gestión de la clínica.
Recalls que genera Kokuai de forma retroactiva y automática, sin necesidad de marcarlos previamente en el software de gestión de la clínica.
Nota: Si la clínica marca un recall en su software y Kokuai también lo genera, no se duplicará. Prevalece el marcado del software y Kokuai únicamente crea los nuevos.
1️⃣ Recalls que están marcados en el software de gestión de la clínica
Kokuai se conecta con tu software de gestión para mostrar una lista de todos los pacientes a los que les has marcado un recall.
👉 Cómo Gestionar tus Recalls
1. Selecciona un Rango de Fechas
Decide qué periodo de recalls quieres gestionar. Utiliza el selector de fechas para definir un rango.
Por ejemplo, puedes seleccionar todo el mes de mayo para ver los pacientes que tienen un recall pendiente durante ese mes.
2. Filtra por Estado y Motivo del recall
Para organizar mejor tu trabajo, puedes usar los siguientes filtros:
Filtrar por Estado: Se recomienda seleccionar siempre "Pendientes", para mostrar únicamente a los pacientes que aún no han agendado su cita de revisión. Sin embargo, no es obligatorio, ya que el sistema descarta automáticamente a los pacientes que ya han acudido o tienen una cita programada.
Filtrar por Morivo: Permite centrarte en un tipo de recall específico. Por ejemplo, si seleccionas "Limpieza", la lista mostrará solo a los pacientes con limpieza pendiente. Puedes seleccionar varios motivos a la vez para enviarles la misma plantilla.
3. Prepara el Envío
Una vez que tengas la lista filtrada, marca a los pacientes a los que quieres enviar el recall (puedes seleccionarlos todos a la vez) y haz clic en "Preparar el envío".
En este momento, el sistema te muestra un listado de tratamientos, debes seleccionar el tratamiento o los tratamientos que están relacionados con el recall que quieres mandar.
Aparecerá un listado donde podrás ver si un paciente con un recall de "Limpieza", por ejemplo, ya lo realizó o ya tiene cita futura.
Si deseas enviar el recall a alguien descartado por el sistema, marca la casilla junto al nombre; el contador de envíos se actualizará automáticamente.
Los pacientes descartados se marcarán como “agendado” en Kokuai.
4. Envía el Mensaje de Recall
Cuando tengas tu lista definitiva, haz clic en "Enviar".
A continuación, solo tienes que elegir la plantilla que quieres utilizar (por ejemplo, "Recall General de Limpieza") y darle a "Continuar".
Los pacientes que no has descartado, recibirán el mensaje y el estado del recall pasará de “pendiente” a “enviado”
5. Seguimiento
Si en algún momento tienes dudas sobre un paciente, puedes ir directamente a la conversación con él y gestionar cualquier consulta de forma personalizada.
6. Bot de recalls
Puedes gestionar los recalls sin utilizar de un bot.
Si decides usar un bot, no uses un bot de recordatorios, ya que no funcionará para recalls. Necesitas un bot de recalls que haga una acción sobre los botones de una plantilla de recalls , normalmente “Agendar cita” y “No gracias”.
Si el paciente presiona “Agendar cita”, el estado del recall pasa a “aceptado” y el bot responde algo como: “¿Prefieres mañanas o tardes?”. El mensaje pasa a la bandeja de entrada y el bot se desconecta.
Si el paciente presiona “No gracias”, el estado pasa a “rechazado” y el bot responde: “Muchas gracias, nos pondremos en contacto contigo más adelante”. La conversación se cierra y el bot se desconecta.
Las respuestas del bot se pueden personalizar a petición de la clínica.
2️⃣ Recalls generados automáticamente por Kokuai
Kokuai también puede generar recalls de forma retroactiva y automática, sin necesidad de que estén previamente marcados en el software de gestión de la clínica.
Esto permite identificar pacientes que requieren revisiones o tratamientos periódicos aunque no se hayan registrado manualmente en el sistema.