La categorización de las plantillas la realiza directamente WhatsApp (Meta) y es crucial para la facturación y el tipo de contenido permitido.

Importante: Si una plantilla es categorizada como “Marketing”, puede tener un coste adicional. Es fundamental que el contenido sea claro y específico para que WhatsApp la apruebe como “Utility”.

Sí, puedes personalizar tus plantillas usando las variables disponibles en la sección "Campos Disponibles" dentro del editor de plantillas. Sigue estos pasos:

Para crear una plantilla que te permita escribir contenido personalizado al enviarla, debe incluir la variable {{motivo}}. Recuerda estos requisitos:

El proceso de aprobación lo realiza directamente Meta y no tiene un tiempo fijo. Puede variar desde unos pocos minutos hasta varias horas. Un tiempo de espera de 30 minutos a 1 hora es completamente normal. Mientras la plantilla está en revisión, su estado será "Enviada".

Una vez que una plantilla ha sido aprobada por Meta, no se puede editar por motivos de seguridad. Para hacer cualquier cambio, debes crear una nueva plantilla con un nombre diferente y enviarla a aprobación. Solo las plantillas en estado "Borrador" pueden ser modificadas.

Si una plantilla aprobada te da un error de “inválido”, puede deberse a varias razones:

Si el problema persiste, contacta con soporte indicando el nombre exacto de la plantilla.

Sí, puedes corregirla y volver a enviarla. Si Meta rechaza tu plantilla, contacta con soporte y proporciona la siguiente información:

Las razones más comunes de rechazo son el uso incorrecto de variables, el formato de los botones o contenido que parece promocional.

Para aumentar la probabilidad de que tus plantillas sean categorizadas como "Utility", sigue estas buenas prácticas:

Si notas que algunos pacientes no reciben tus mensajes, sigue estos pasos:

Si el problema persiste, solicita a nuestro agente virtual que te pase con un agente y te resolveremos la duda personalmente.

Esto ocurre cuando un paciente aparece en varias agendas. La solución recomendada es unificar las fichas duplicadas para que solo exista un perfil, aunque tenga citas en diferentes agendas.

El símbolo del hexágono indica que hay un problema con la entrega del mensaje. Esto puede deberse a que el paciente no tiene conexión, ha bloqueado el número o no ha aceptado las políticas de comunicación de WhatsApp.

Actualmente, el sistema puede tener dificultades para seleccionar el número correcto. Para asegurar el envío, deja únicamente el número principal en la ficha del paciente y elimina temporalmente los secundarios.

La sincronización automática del calendario (confirmar, cancelar, reagendar) requiere que el Bot de Gestión de Recordatorios esté activo. Para que funcione, es imprescindible que añadas este bot al enviar los recordatorios de cita.

La configuración de respuestas personalizadas del bot (por ejemplo, confirmar o reprogramar una cita) es una funcionalidad avanzada. Si deseas añadir más bots o automatismos personalizados, es necesario solicitar un presupuesto al equipo de Kokuai para ampliar tu plan.

No es posible crear automatismos tan puntuales o específicos (ej. enviar mensajes solo a una agenda en un día concreto). El sistema está diseñado para seguir reglas generales. Para este tipo de cambios, la gestión debe hacerse manualmente.

La importación puede fallar por problemas de formato. Se recomienda:

Si después de esto sigues teniendo errores, solicita a nuestro agente virtual que te pase con un agente y envía el archivo CSV para que te solucionemos el problema personalmente.

Esto puede ocurrir por dos razones principales: que el paciente haya respondido de forma incorrecta o que se haya interrumpido la conexión con tu software de gestión. Te recomiendo que verifiques el estado de la cita en el apartado de Recordatorios de Kokuai. Si el estado aparece como "Pendiente", significa que el paciente todavía no ha respondido. Si el estado es diferente pero no se refleja en tu agenda, probablemente sea un problema de sincronización y deberías contactar con nuestro equipo técnico.

Es muy sencillo. Dirígete al apartado de Recordatorios en Kokuai y revisa la columna Estado. Si el estado es "Pendiente", significa que el paciente todavía no ha respondido. Si muestra "Confirmado" o "Cancelado", podrás ver la respuesta del paciente. También puedes comprobar directamente desde la conversación con el paciente para ver su respuesta.

En primer lugar, dirígete al apartado de Recordatorios y comprueba el estado de la cita. Si aparece como "Pendiente", significa que el paciente todavía no ha respondido. Revisa que el recordatorio se haya enviado correctamente, que el paciente haya respondido y que el bot haya gestionado la respuesta adecuadamente. Si el estado en Kokuai es diferente de "Pendiente" pero no aparece actualizado en tu software de gestión, ponte en contacto con nosotros para que lo revisemos.

No, no hay retrasos conocidos. Cualquier retraso que experimentes puede deberse a una interrupción en la sincronización. Los tiempos de actualización no deberían superar los específicos de cada sincronización. Si experimentas retrasos superiores a los esperados, contacta con nuestro equipo técnico.

Primero, comprueba que el servidor esté encendido y que tengas acceso a Internet. Si utilizas una extensión del navegador, verifica que esté activa. Si todo parece estar correcto, ponte en contacto con nosotros para que podamos revisar el problema en detalle.

La respuesta depende del software de gestión que utilices. Si trabajas con Gesden G5, tienes el módulo de Agenda activado y cuentas con la versión más actualizada del conector, entonces sí: la agenda será bidireccional y podrás realizar modificaciones desde ambas agendas. Si utilizas otro software, la bidireccionalidad puede variar.

Sí, es normal. La sincronización no es instantánea. El tiempo de actualización depende del software con el que trabajes. Aquí te muestro los tiempos aproximados:

Si los tiempos de espera superan estos valores, ponte en contacto con nosotros.

Si solo una cita no se sincroniza o desaparece, comprueba primero el estado o situación de esa cita en tu software de gestión. Si el problema persiste, contacta con nosotros. Si el problema afecta a todas las citas, definitivamente debes ponerte en contacto con nuestro equipo técnico.

No es posible que lo hagas directamente. Tendrás que comunicarte con nuestro equipo técnico para que realicen la resincronización completa de tu agenda.

Se establece una relación entre los estados de Kokuai (Confirmado, Cancelado, Pendiente) y los estados o situaciones de las citas en tu software de gestión. Cuando un paciente responde a un recordatorio, el estado se actualiza en Kokuai y, posteriormente, se sincroniza con tu software de agenda.

Dirígete al apartado de Recordatorios y comprueba que la columna de recordatorio indique que el mensaje se ha enviado. Si se ha enviado, verifica el estado de la cita:

Para saber exactamente por qué no se están entregando, necesito que hagas clic en el icono rojo junto al mensaje fallido. Allí verás el detalle del error. Uno de los errores más comunes es "Not Suitable Device", que significa que el paciente no ha aceptado las políticas de privacidad y comunicación de WhatsApp. La forma más sencilla de solucionarlo es que el paciente te envíe un mensaje. De este modo, acepta automáticamente recibir comunicaciones por tu parte. Si el error es diferente, cuéntame exactamente qué dice y te ayudaré a resolverlo.

En el apartado de Recordatorios de Kokuai puedes comprobar fácilmente si los mensajes se han enviado, recibido o leído. Funciona exactamente como WhatsApp: verás los checks de verificación. Cuando envíes la plantilla, enseguida empezarás a ver, a la derecha de cada cita del paciente de ese día, los checks que te indicarán en qué punto está el proceso.

Para saber por qué no están recibiendo el mensaje, necesito ver qué error aparece. Puedes revisarlo abajo a la derecha del mensaje: al pasar el cursor por encima del círculo rojo, se muestra la descripción del error. Los errores más comunes son "not suitable device" o "invalid params". Si me dices exactamente qué pone, lo revisaremos. Si lo prefieres, puedes decirme el nombre del paciente y revisaremos nosotros la conversación.

Hay dos situaciones que nos ayudan a identificar el problema:

Lo más práctico es que me indiques el nombre de la plantilla que quieres enviar y lo revisaremos juntos.

El bot está configurado para responder a una plantilla que incluye botones. Si el paciente, en lugar de responder mediante uno de esos botones, inicia una conversación, el bot interviene. Para evitar que se convierta en una conversación a tres, simplemente debes desactivar el bot haciendo clic en la X que aparece a la derecha de la conversación.

No, esto no es posible. El bot no diferencia por pacientes, sino que responde a una plantilla concreta que lleva un tipo de botones determinado. Si envías una plantilla con un bot asociado, siempre responderá lo mismo, independientemente del paciente. Si tienes algún grupo de pacientes a los que no te interesa que responda el bot, simplemente debes enviar la plantilla sin añadir el bot.

Si ves que el bot no está respondiendo correctamente a lo que solicita el paciente, simplemente debes eliminar el bot de esa conversación. Puedes hacerlo desde el apartado que aparece a la derecha de la conversación. De esta forma, podrás continuar la conversación directamente con el paciente.

La configuración del bot la realiza únicamente nuestro equipo técnico. Debes indicarnos exactamente cómo deseas que se comporte el bot, y nuestros técnicos lo revisarán y evaluarán para determinar si lo solicitado es viable.

Si crees que los mensajes no se están enviando según lo solicitaste, debes indicarme qué comportamiento incorrecto está ocurriendo. Esta tarea debe ser gestionada por nuestro equipo técnico. Lo revisarán y procederán a corregirlo.

Por supuesto. Para que nuestro equipo técnico pueda configurar correctamente los automatismos, necesito que rellenes la siguiente información:

Con esta información, podremos crear los automatismos exactamente como los necesitas.

La causa más común por la que falla el envío de un recordatorio es que se haya eliminado la plantilla con la que se había creado. Si la plantilla se borra, el automatismo no puede ejecutarse. Si la plantilla no se ha borrado, tendremos que revisar con nuestro equipo técnico qué ha podido fallar.

Puedes comprobar si un automatismo se ha ejecutado correctamente desde el apartado de Automatismos en la plataforma de Kokuai. Desde allí, podrás ver la fecha y la hora de la última ejecución de ese automatismo y verificar si el envío se realizó correctamente.

Claro. Para crear un automatismo, necesitamos que nos proporciones la siguiente información:

Una vez que nos proporciones estos datos, nuestro equipo técnico creará el automatismo para ti.

La razón más habitual por la que un automatismo no se ejecuta es que se haya borrado la plantilla que debía enviar. Comprueba si la plantilla todavía existe. Si no fuera así, tendremos que revisar internamente cuál es el motivo del fallo.

No, para eso no se utiliza un automatismo. Tendrías que hacer una difusión puntual. Debes subir el listado de pacientes con los que quieres contactar y crear una plantilla para enviarles. Esto se puede hacer desde el apartado de Marketing, creando una nueva difusión.

Para cualquier modificación de un automatismo, debes ponerte en contacto con nosotros y explicarnos qué tipo de cambio deseas. Desde soporte, lo remitiremos al equipo técnico para que realice los ajustes que solicites.

La foto de perfil se gestiona desde tu Facebook Business Manager. Kokuai no puede cambiarla directamente. Debes acceder a la configuración de WhatsApp Business desde Facebook.

Si los agentes desaparecen después de añadirlos, puede tratarse de un comportamiento inesperado del sistema. Esto no es normal. En ese caso, por favor contacta con el equipo de soporte técnico para que puedan investigar el problema en tu cuenta.