1. Liste des Automatisations
Cet onglet vous permet de centraliser et gérer vos automatisations dans un espace unique.
Vérifiez vos droits : Assurez-vous que votre rôle LeanPay dispose des permissions nécessaires via les paramètres de votre compte ou contactez votre administrateur.
Accédez aux paramètres : Cliquez sur l’icône de la roue crantée en haut à droite de l’application.
Naviguez vers la section “Automatisations” : Retrouvez ici toutes vos automatisations.
2. Liste des Actions effectuées
Cet onglet vous permet de visualiser tous les déclenchements d’automatisations passés.
Depuis la liste des automatisations, ouvrez l’onglet “Actions effectuées” en haut de votre écran.
Accédez à l'historique des actions effectuées
Date et heure de l’événement.
Nom de l’automatisation utilisée.
Nom du client ou entité mise à jour.
Statut de l’automatisation (succès, échec, etc.).
3. Création d'une automatisation
La création
Configurez des règles personnalisées adaptées à vos besoins. Une fois activées, ces règles surveillent les modifications dans votre base client et déclenchent automatiquement les actions configurées. Chaque entité peut configurer jusqu’à cinq automatisations simultanées.
Étapes de création :
Accédez au bouton “Créer une automatisation” depuis la liste des automatisations ou l’onglet des actions effectuées.
Sélectionner le type d'automatisation que vous souhaitez créer (client ou facture).
Saisissez un nom pour l’automatisation.
Définissez les conditions de déclenchement.
Configurez les actions à effectuer lorsque les conditions sont remplies.
Une fois les paramètres complétés, activez ou désactivez votre automatisation, puis enregistrez.
Les conditions
Les conditions permettent de définir des critères précis déclenchant vos automatisations. L'automatisation se déclenche automatiquement après une mise à jour des données sur LeanPay, si les conditions sont réunies.
Définir une ou plusieurs conditions de déclenchement
Cliquez sur l’encart “Condition” dans l’interface d’automatisation.
Sélectionnez la donnée sur laquelle mettre une condition.
Choisissez les valeurs ou critères correspondants.
Validez votre configuration.
Les actions
Les actions définissent les tâches exécutées automatiquement par LeanPay lorsque les conditions prédéfinies sont remplies. Lorsqu’une facture ou un client sont modifiés (manuellement ou via un import), LeanPay analyse ces changements et applique automatiquement les actions définies aux clients remplissant les conditions spécifiées.
Choisir une action à effectuer automatiquement
Accédez à l’encart “Action” dans l’interface d’automatisation.
Sélectionnez le type d’action à effectuer parmi les options disponibles.
Configurez les paramètres spécifiques à l’action choisie.
Validez et appliquez votre action.
Quelques exemples d'actions possibles :
Pour les factures :
Mettre en litige : Met la facture au statut litige en appliquant facultativement une propriété litige.
Annuler la mise en litige : Retire le statut litige et la propriété de litige de la facture.
Pour les clients :
Assigner un plan de relance : Choisissez le plan à appliquer automatiquement à un client lorsque les conditions sont réunies.
Assigner un ou plusieurs gestionnaires de comptes : Désignez de nouveaux gestionnaires pour les clients remplissant les conditions.
Astuce : Combinez plusieurs actions dans une même automatisation pour une gestion encore plus efficace !
4. Déclenchement des automatisations
Activer ou désactiver une automatisation
Une fois toutes les données nécessaires (conditions et actions) configurées et valides :
Enregistrez votre automatisation
Activez ou désactivez une automatisation en basculant le switch Actif/Inactif.
Si des données sont incomplètes ou invalides, l’automatisation ne pourra pas être activée.
Automatisations désactivées en cas de suppression de données
Si des données utilisées par une automatisation sont supprimées dans LeanPay, l’automatisation concernée sera automatiquement désactivée.
Une alerte visuelle apparaîtra dans la liste et le détail de l’automatisation pour signaler cette désactivation.
Comportement des déclenchements
Un déclenchement unique : Chaque automatisation s’exécute une seule fois pour un événement donné.
Ordre d’exécution : Les automatisations sont traitées dans l’ordre d'affichage. Il est possible de personnaliser facilement cet ordre grâce à un gilsser / déposer.
Pas d’effet en cascade : Une automatisation ne peut pas en activer une autre, ce qui évite tout risque de boucle.
Délai entre actions : L’automatisation se déclenche 3 secondes après que toutes les conditions soient remplies. Elle est mise en pause si une donnée impliquée dans les conditions est modifiée par un utilisateur.