Définir une stratégie de relance cohérente et efficace est indispensable pour optimiser rapidement votre performance de recouvrement. LeanPay offre une grande souplesse dans la configuration des actions de relance, vous permettant d'adapter chaque étape aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un plan de relance ?
Un plan de relance est une séquence d'actions programmables et personnalisables dont l'objectif est de parvenir à l'obtention du paiement des factures concernées de façon amiable et en protégeant votre relation client.
Accès aux plans de relance
Pour accéder aux paramètres des plans de relances :
Cliquez sur l'icône ⚙️ situé en haut à droite de l'écran
Puis, cliquez sur l'onglet 'Plans de relance' dans le menu situé à gauche de l'écran
Vous vous trouvez alors devant la liste de vos plans de relance.
Lorsque vous cliquez sur l'un d'entre eux, vous accédez aux paramètres de ce plan de relance en particulier :
Onglet 'Général' du plan de relance
Nom et description du plan de relance
Donnez un nom à votre plan et ajoutez une description pour identifier sa cible ou son objectif.
Délai minimum entre deux actions de relance
Ce délai sert de garde-fou : aucune relance ne pourra être envoyée dans un délai inférieur au délai défini ici, quelque soit les actions et délais ensuite définis dans le plan de relance.
Plan par défaut
Choisissez si ce plan est le plan de relance par défaut, c'est-à-dire celui qui sera attribué automatiquement aux nouveaux clients.
Choix de la langue
Choisissez la langue du plan de relance : la tableau des factures affiché dans les relances sera automatiquement traduit dans la langue choisie.
Onglet 'Actions' du plan de relance
Les notifications pré-échéance
Les notifications pré-échéance ont pour objectif de prévenir les clients d'une échéance à venir. C'est une approche pro-active qui permet d'identifier d'éventuels litiges ou bloquages avec le client en amont de l'échéance de la facture.
La notification peut être envoyée par email ou par sms.
L'envoi de la notification peut être automatique ou manuel. Dans ce dernier cas, elle apparaît dans la liste des 'Relances à effectuer' le jour J et disparait ensuite si elle n'a pas été envoyée.
Une fois la notification envoyée, elle apparaît dans la liste des 'Relances effectuées' et dans les historiques facture et client.
Les relances post-échéance
Avec LeanPay, une relance client se déclenche lorsque la facture la plus ancienne du client a un retard qui dépasse l'un des délais définis dans le plan de relance attribué à ce client.
Envoi J+X après échéance
Ce délai permet de personnaliser le déclenchement d'un niveau de relance par rapport à la date d'échéance de la facture la plus ancienne du client (par exemple, J+10, J+20).
Canal de Communication
Pour chaque niveau de relance, vous pouvez sélectionner le canal le plus approprié pour communiquer avec vos clients.
Voici un aperçu des options disponibles :
Canal | Réglages par défaut | Options supplémentaires disponibles |
Email : Idéal pour des relances rapides et personnalisés, avec la possibilité d'inclure des pièces jointes. |
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Courrier simple : Utilisé pour une approche plus formelle. |
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Courrier recommandé : Pour les situations plus critiques nécessitant une confirmation de réception.
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Appel téléphonique : Un canal direct pour gérer des situations spécifiques, avec la possibilité de définir un scénario d’appel adapté.
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SMS : Un message rapide auprès d'un numéro mobile |
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Action interne : Une action à effectuer en interne, intégrée au processus de relance |
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Envoi automatique des relances
En activant l'envoi automatique d'un niveau de relance, LeanPay génère la relance en fonction du paramétrage défini et l'envoie automatiquement.
Au moment de la personnalisation de l'envoi automatique, il faut choisir, parmi les utilisateurs du compte, qui sera expéditeur de cette de relance grâce au menu déroulant qui s'affiche.
L'envoi automatique ne fonctionne que si les informations de contact du client sont enregistrées dans LeanPay. Si le client ne dispose pas des informations de contacts nécessaires à l'envoi automatique, alors la relance sera proposée parmi les 'Relances à effectuer' avec la possibilité d'ajouter les informations de contact afin d'envoyer la relance manuellement.
L'envoi automatique n'est disponible que pour les relances par email. Les relances par courrier et par sms étant soumis à une facturation additionnelle, l'envoi automatique est désactivé.
Pénalités de retard et personnalisation des scénarios
LeanPay calcule automatiquement les pénalités de retard :
Indemnités forfaitaires de recouvrement (IFR)
Pénalités contractuelles, calculées selon un taux personnalisable
Vous avez la possibilité d'afficher ces pénalités de retard dans chaque niveau de relance.
Les pénalités contractuelles sont calculées automatiquement par LeanPay en fonction du montant dû, du taux de pénalités défini et du nombre de jours de retard.
Le calcul appliqué est le suivant :
Pénalités de retard contractuelles = Montant TTC * Taux de pénalité * (Nombre de jours de retard / 365)
Répétition de la dernière étape de relance
La dernière étape du plan de relance est programmée pour se répéter avec une fréquence définie par le délai minimum entre deux actions (voir section 'Général' du plan de relance).
Cette répétition est active jusqu'à ce que la facture la plus ancienne du client soit payée intégralement.
Une fois la facture la plus ancienne payée, LeanPay réinitialise la planification des relances sur ce client et se base sur la nouvelle facture la plus ancienne de ce client.
Onglet 'Clients' du plan de relance
Cette section liste simplement l'ensemble de vos clients afin que vous puissiez leur attribuer ce plan de relance.
L'attribution d'un plan de relance à un groupe de clients est également réalisable depuis le tableau des Clients : découvrir comment réaliser cette opération.
Prochaine étape :
Une fois vos plans de relance définis et personnalisés, l'étape suivante consiste à assigner ces plans de relance aux clients concernés