LeanPay vous permet d'associer un ou plusieurs de vos utilisateurs à chacun de vos clients : gestionnaire de compte, mais aussi commercial dédié, comptable référent, credit manager... Ces associations, appelées propriétés utilisateurs, vous permettent ensuite de filtrer vos clients selon les utilisateurs qui leur sont associés, et - combinées aux rôles - de définir le périmètre de clients auquel un utilisateur a accès. Elles servent aussi à automatiser l'expéditeur et les destinataires en copie de vos relances.
Où les trouver
Les propriétés utilisateurs se configurent depuis Paramètres et réglages → Propriétés utilisateurs, à côté des onglets Propriétés clients et Propriétés factures. Cette page est réservée aux administrateurs.
À quoi ça sert
Une propriété utilisateur associe un ou plusieurs de vos utilisateurs LeanPay à vos clients. LeanPay crée automatiquement une propriété système, Gestionnaires de compte, pour couvrir le cas d'usage le plus courant - mais vous pouvez créer autant de propriétés que nécessaire pour représenter vos propres rôles (comptable référent, commercial dédié...).
Ces associations servent principalement à filtrer ou restreindre l'accès à vos clients selon les utilisateurs qui leur sont associés : filtrage dans votre liste de clients, et - combiné aux rôles - définition du périmètre de clients qu'un utilisateur peut voir. Elles sont aussi utilisées pour choisir l'expéditeur et les destinataires en copie de vos relances automatiques.
Créer une propriété utilisateur
Depuis Paramètres et réglages → Propriétés utilisateurs, cliquez sur Ajouter.
Renseignez le nom de la propriété (par exemple "Comptable référent").
Choisissez le nombre de valeurs autorisées : Unique si un seul utilisateur peut être associé par client, Multiple si plusieurs utilisateurs peuvent l'être.
Cliquez sur Valider.
Bon à savoir : le nombre de valeurs autorisées ne peut plus être modifié une fois la propriété créée. Choisissez-le avec soin dès la création. Une fois créée, seul le nom de la propriété reste modifiable.
Assigner une propriété à vos clients
Depuis la fiche d'un client : ouvrez la fiche du client concerné, retrouvez le bloc Propriétés utilisateurs, puis sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs pour chaque propriété.
En masse depuis la liste des clients : sélectionnez les clients concernés, puis, depuis le menu Actions, choisissez Éditer une propriété utilisateur pour assigner des utilisateurs, ou Réinitialiser une propriété utilisateur pour retirer une valeur existante sur tous les clients sélectionnés.
Par import : lors d'un import de clients, les propriétés utilisateurs existantes sont proposées comme colonnes à faire correspondre - chaque valeur importée doit correspondre à l'adresse e-mail d'un utilisateur de votre société.
Filtrer et restreindre l'accès à vos clients
Dans la liste de vos clients, un filtre Utilisateurs associés vous permet d'afficher uniquement les clients associés à un ou plusieurs utilisateurs via une propriété utilisateur.
Combiné aux rôles, ce même principe permet de restreindre l'accès : depuis Paramètres → Rôles, activez l'option Périmètre restreint pour un rôle donné. Les utilisateurs de ce rôle ne verront alors que les clients sur lesquels ils sont assignés via au moins une propriété utilisateur - qu'il s'agisse de la propriété Gestionnaires de compte ou de l'une de vos propriétés personnalisées.
Utiliser les propriétés utilisateurs dans vos plans de relance
Dans la configuration d'une étape automatique de votre plan de relance, les propriétés utilisateurs apparaissent à deux endroits :
Expéditeur : en plus d'un compte précis ou du gestionnaire de compte, vous pouvez choisir une propriété utilisateur comme expéditeur de la relance. LeanPay envoie alors la relance au nom du premier utilisateur associé au client pour cette propriété.
Copie (CC) : vous pouvez ajouter en copie les utilisateurs associés à un client via une ou plusieurs propriétés utilisateurs, en plus des destinataires habituels.
Bon à savoir : une propriété utilisée comme expéditeur ou en copie dans un plan de relance ne peut pas être supprimée tant qu'elle y est référencée. Retirez-la du plan avant de pouvoir la supprimer.