La Ley N° 21.719 de Protección de Datos Personales le otorga a cada persona (también llamada "titular de datos") el derecho de decidir cómo se usa su información. En LemonFlow, estos derechos se gestionan a través de las solicitudes ARSOP, disponibles dentro del Módulo de Protección de Datos.

ARSOP es la sigla que tradicionalmente agrupa los derechos de Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición y Portabilidad. En LemonFlow el titular puede elegir entre seis tipos de solicitud.

En LemonFlow, cada solicitud queda registrada, se le asigna un responsable (el DPO, u "Oficial de Protección de Datos", que es la persona encargada de velar por el cumplimiento de la normativa de datos dentro de la empresa) y se hace seguimiento hasta su resolución, respetando los plazos legales establecidos.

El titular de los datos o solicitante deberá seguir estos pasos:

Ingresar al enlace o portal habilitado por la organización para el ejercicio de los derechos sobre datos personales. No se necesita tener una cuenta activa en LemonFlow para completar este formulario.

Elegir entre las siguientes opciones:

• Conocer y acceder a mis datos: Solicita acceso a la información personal que mantenemos de ti y conoce cómo la usamos.

• Actualizar o corregir mis datos: Solicita la corrección o actualización de cualquier dato que esté incompleto, desactualizado o incorrecto.

• Eliminar mis datos: Pide que eliminemos los datos personales que mantenemos sobre ti en nuestros registros y sistemas.

• Retirar mi consentimiento: Revoca tu autorización para que usemos, compartamos o tratemos tus datos personales.

• Portar mis datos: Obtén una copia de tus datos personales en un formato digital y transfiérelos fácilmente a otro proveedor o servicio.

• Bloquear el uso de mis datos: Suspende temporalmente el uso de tus datos personales mientras revisamos una solicitud que hayas hecho sobre ellos.

Ingresar la información requerida para que la organización pueda identificar y responder al solicitante. Adicionalmente, debe adjuntar una imagen del documento de identidad para confirmar que es el titular de los datos.

En la imagen se visualiza el formulario base con los campos mínimos, no obstante, es posible incorporar campos adicionales en caso de querer capturar información adicional.

Nota: el método de verificación de identidad se encuentra pendiente de definición por parte de la agencia reguladora. Esta sección podría actualizarse una vez que dicha definición esté disponible.

Una vez enviada, el solicitante recibirá un correo electrónico confirmando que su solicitud fue ingresada correctamente.

A medida que la solicitud avance, el solicitante recibirá una notificación por correo electrónico en cada etapa del proceso: recibida, en revisión y resuelta o rechazada.

Si eres el DPO o formas parte del equipo de cumplimiento, así es como gestionas las solicitudes que ingresan a la plataforma.

Navega desde Cumplimiento → Normativas → Protección de Datos Personales → Solicitudes.

Allí encontrarás el listado completo de solicitudes, ordenadas por ID, tipo de solicitud, fecha de ingreso, fecha límite, estado y responsable asignado.

Haz clic en la solicitud que quieras revisar. Podrás ver toda la información entregada por el titular: sus datos de contacto, la descripción del requerimiento y la imagen del documento de identidad adjunto.

Al ingresar una nueva solicitud, el DPO queda automáticamente como responsable (esto se define previamente en la configuración de la plataforma). Si necesitas la colaboración de otros equipos, puedes asignar áreas responsables para que cada encargado participe de la solicitud con una tarea específica o cargando evidencia.

Antes de continuar, confirma que la persona que realizó la solicitud es efectivamente el titular de los datos, revisando la imagen del documento de identidad adjunto. Si corresponde, puedes continuar gestionando la solicitud y, si no corresponde, puedes rechazarla.

A medida que avanza el proceso, el estado se va actualizando:

• Recibida: aún no se ha realizado ninguna verificación. Una vez que el solicitante haga clic en “Enviar”, como DPO recibirás un correo de notificación avisando del ingreso de una nueva solicitud.

• En revisión: una vez que abres la solicitud dentro de LemonFlow y procedes con la verificación de identidad y asignación de áreas responsables.

• En progreso: estás realizando las gestiones correspondientes, como revisión de los datos o recolección de evidencia. Puedes visualizar el listado de tareas y sus responsables.

• Resuelta: enviaste la respuesta vía correo al solicitante y marcaste todas las tareas como completadas y validadas. El estado cambiará automáticamente al hacer clic en “Enviar respuesta al titular”.

• Rechazada: si la solicitud no aplica, puedes enviar la respuesta rechazando el requerimiento directamente desde la plataforma.

Dentro de la solicitud, deja comentarios, adjunta documentos o enlaces relacionados a las acciones que vas realizando. Esto te permite mantener un historial completo del proceso.

Una vez completadas y validadas las tareas, envía por correo la respuesta final al solicitante. Al hacer clic en “Sí, continuar” el estado de la solicitud cambiará automáticamente a “Resuelta”.

También puedes rechazar la solicitud si corresponde, ya sea porque no se pudo validar la identidad del solicitante o porque la solicitud no aplica, directamente desde LemonFlow. El motivo del rechazo quedará indicado en la notificación que reciba el solicitante y la solicitud quedará dentro de la plataforma solo para lectura (no podrás realizar modificaciones).

• Respeta los plazos legales: cada tipo de solicitud tiene un plazo de respuesta definido por la normativa vigente. LemonFlow te muestra la fecha límite en cada solicitud para que no se te pase el plazo.

• Documenta cada gestión: utiliza las tareas y el apartado de actividades para dejar constancia de cada paso, esto es clave en caso de una fiscalización.

• Coordina con las áreas involucradas: asignar áreas responsables permite repartir tareas y evidencia sin perder el control centralizado que tiene el DPO sobre la solicitud.

¿Tienes preguntas sobre cómo funciona el módulo de Protección de Datos? Escríbenos y con gusto te ayudamos.