La sección Revisión del área es el espacio donde tú, como responsable de un área, completas, complementas y validas la información de cada tratamiento que el DPO te ha asignado. Una vez que toda la información esté lista, la envías de vuelta al DPO para su revisión final.
Cuando tu empresa gestiona una normativa de protección de datos, el Delegado de Protección de Datos (DPO) registra cada uno de los tratamientos de datos personales que se realizan en la organización. Un tratamiento es cualquier actividad que involucre datos personales: recopilarlos, almacenarlos, archivarlos o transferirlos.
A continuación te explicamos cómo hacerlo paso a paso:
1. Accede a la sección de Revisión del área
En el menú superior, haz clic en “Cumplimiento” y luego selecciona “Revisión del área”.
2. Revisa el listado de tratamientos
Se abrirá la pantalla Registro de Actividades de Tratamiento. Aquí verás todos los tratamientos asignados a tu área, ordenados por área, nombre del tratamiento, fecha esperada de término, responsable, estado de la revisión del área y última actualización.
Puedes filtrar los tratamientos por Área y por Estado, o usar el buscador para encontrar un tratamiento específico por su nombre.
• En revisión: el tratamiento aún tiene información pendiente por completar o validar.
• Completado: la información del tratamiento ya fue revisada y enviada al DPO.
Además de los tratamientos que el DPO te ha asignado, puedes crear uno de forma manual. Si necesitas registrar un tratamiento adicional para que el DPO lo revise, haz clic en el botón “+ Crear nuevo tratamiento”, ubicado en la parte superior derecha del listado.
3. Abre un tratamiento para revisarlo
Ubica el tratamiento que deseas trabajar y, en la columna Acciones, haz clic en “Revisar” (ícono de ojo)
4. Revisa la información del tratamiento
Se abrirá el detalle del tratamiento, organizado en secciones. En la parte superior verás el nombre del tratamiento, el DPO encargado, el área y el estado de la validación del área.
La información está dividida en las siguientes secciones:
• Identificación del dato: los datos personales recabados, su categoría, el modo de obtención y la finalidad del uso del dato personal.
• Almacenamiento del dato: el sistema donde se guardan los datos (por ejemplo, Google Drive o Microsoft SharePoint).
• Transferencia y/o sesión: el destinatario al que se transfieren los datos, en caso de que aplique.
Si algún campo aparece como “Sin Información”, significa que aún debes completarlo. No te preocupes si no puedes llenar todo de una vez: puedes guardar tu avance e ir completando la información de forma progresiva.
5. Completa o edita cada sección
Para completar o modificar la información de una sección, haz clic en el botón “Editar” que aparece a la derecha de cada una.
Se habilitarán los campos para que puedas seleccionar o ingresar la información correspondiente. Por ejemplo, en la sección Identificación del dato podrás indicar los datos personales recabados, la categoría de los datos, el modo de obtención y la finalidad del uso.
Una vez que termines de completar los campos, haz clic en “Guardar”. Si no quieres conservar los cambios, haz clic en “Cancelar”.
6. Deja comentarios en la pestaña "Actividad"
Dentro del detalle del tratamiento encontrarás dos pestañas: Tratamiento y Actividad.
En la pestaña Actividad puedes dejar comentarios y hacer seguimiento a las conversaciones durante la revisión. Para notificar a alguien, escribe @ seguido de su nombre y selecciónalo del listado.
Etiqueta únicamente al DPO encargado del tratamiento, ya que es la persona con acceso para revisarlo. Al escribir @, algunos usuarios aparecerán con la nota “Este usuario no tiene acceso”: si etiquetas a alguno de ellos, no podrá ver el comentario ni la mención, así que asegúrate de seleccionar al DPO correcto.
7. Envía el tratamiento al DPO
Cuando hayas completado y revisado toda la información, en la parte superior aparecerá el mensaje “Todos los campos han sido completados”.
En ese momento se habilitará el botón “Enviar a DPO”, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Haz clic en él para enviar el tratamiento de vuelta al DPO.
8. Verifica el estado del tratamiento
Una vez enviado, el tratamiento cambiará su estado a “Completado” en el listado de Revisión del área. Así sabrás que la información ya fue enviada correctamente al DPO.
Consejos adicionales
• Avanza de forma progresiva: Guarda tu progreso y retoma la revisión cuando lo necesites.
• Usa los comentarios para coordinar: la pestaña Actividad te permite resolver dudas directamente con el DPO sin salir de la plataforma.
• Etiqueta solo al DPO: recuerda que los usuarios marcados como “Este usuario no tiene acceso” no podrán ver tus comentarios ni menciones.
• Revisa antes de enviar: asegúrate de que toda la información sea correcta, ya que el botón “Enviar a DPO” solo se habilita cuando todos los campos están completos.