Cómo gestionar un contrato en el CLM

Desde Contratos > Contratos, abre el contrato. En la parte superior verás las etapas del contrato (negociación, aprobación y firma) y, dentro de la negociación, las etapas y tareas del flujo de trabajo, con sus responsables asignados.

Dentro del contrato encontrarás además estas pestañas:

• Actividades: donde las personas con acceso pueden interactuar y dejar registro del trabajo.

• Documentos: el documento principal del contrato y los archivos adjuntos.

• Datos del contrato: los datos del formulario.

• Accesos: los usuarios que participan en el contrato y sus permisos.

Puedes abrir el documento desde tu tarea o desde la pestaña Documentos. Verás el contrato con los datos del formulario ya reemplazados.

• Edita el texto directamente y agrega la información que necesites.

• Haz clic en Guardar para registrar los cambios. El sistema te mostrará cuáles fueron los últimos cambios realizados.

• Para insertar una cláusula configurada, ve al espacio de Cláusulas, cópiala y pégala en el lugar del documento que corresponda.

Cada modificación queda respaldada. Para revisarlas, entra al documento y abre la opción Historial de versiones.

Los responsables asignados en el flujo ya tienen permiso sobre el contrato. Si necesitas sumar a otra persona:

• Ve a la pestaña Accesos y haz clic en Agregar participante.

• Selecciona al usuario.

• Elige el tipo de permiso: Seguimiento (solo puede ver el avance) o Edición (puede modificar el documento).

Importante: el permiso que asignas en el contrato es independiente del rol que la persona tenga en la plataforma.

En la pestaña Documentos puedes cargar archivos de apoyo para el abogado, por ejemplo, antecedentes de las partes. Ten en cuenta que solo el documento principal se envía a firma y es el único sobre el que se hacen los cambios. Los archivos adjuntos no se firman.

Paso 6. Avanza a la etapa de aprobación

Cuando termines el trabajo de negociación, puedes finalizar las etapas una por una o hacer clic en Avanzar a aprobación.

Recuerda: la aprobación es opcional. Sirve cuando alguien que no redactó el contrato, por ejemplo, el gerente del área, debe dar su visto bueno antes de enviarlo a firma. Si no la necesitas, puedes omitirla y pasar directamente a la firma.

• Aprobador interno: si la persona tiene usuario en LemonFlow, selecciónala de la lista.

• Aprobador externo: si no tiene usuario, agrégala dejando su correo electrónico.

Haz clic en Agregar por cada aprobador y, una vez que los tengas todos, haz clic en Mandar a aprobar.

Importante: agregar al aprobador no envía la notificación. La solicitud solo se envía cuando haces clic en «Mandar a aprobar».

El aprobador recibe un correo con la solicitud de aprobación:

• Si es usuario interno, al hacer clic en la notificación se abre el contrato en LemonFlow (debe iniciar sesión).

• Si es usuario externo, al hacer clic en la notificación se abre una ventana desde la que puede revisar y aprobar el contrato, sin necesidad de tener cuenta.

Desde el documento, el aprobador puede:

• Comentar: seleccionando el texto, con clic derecho y la opción Añadir comentario.

• Aprobar: el sistema le pedirá confirmar la acción.

• Rechazar: debe indicar el motivo del rechazo, que queda visible para quien redactó el contrato.

En el contrato verás el estado de la aprobación y la información de las rondas. Si agregaste varios aprobadores y alguno aún no responde, puedes reenviar la notificación.

Una vez aprobado, el contrato queda listo para enviarse a firma. Revisa el artículo Cómo enviar un contrato a firma para usuarios internos y externos.