Cómo enviar un contrato a firma: usuarios internos y externos

Ingresa a CLM > Configuración > Firmas. Aquí puedes:

• Ver las firmas disponibles y utilizadas por proveedor y tipo de firma.

• Definir los días de caducidad de una solicitud de firma, en días corridos o días hábiles.

Proveedores de firma: según tu plan, puedes tener activos distintos proveedores. Con Agile la firma es secuencial: cada firmante recibe la solicitud recién cuando firmó el anterior, en el orden en que los agregaste. Con MiFiel la firma es paralela: todos los firmantes pueden firmar al mismo tiempo.

Con el contrato listo (y aprobado, si usaste esa etapa), ve a la etapa Firma y haz clic en Configurar firma. Se mostrarán los proveedores activos en tu ambiente. Selecciona el que quieres usar.

Haz clic en Crear solicitud de firma y agrega a cada firmante:

• Firmante interno: selecciona a la persona de la lista de usuarios de LemonFlow.

• Firmante externo: selecciona Usuario externo y completa los campos obligatorios: nombre, apellido y correo electrónico.

Para cada firmante, elige el tipo de firma disponible con ese proveedor (por ejemplo, firma electrónica simple o firma con verificación biométrica) y haz clic en Agregar.

Consejo: en un mismo documento puedes asignar distintos tipos de firma a cada firmante. Por ejemplo, firma simple para el representante de tu empresa y firma con verificación biométrica para la contraparte.

Importante: si usas un proveedor con firma secuencial, agrega a los firmantes en el orden en que deben firmar.

Con todos los firmantes agregados, haz clic en Enviar a firmar. El sistema te avisará que se bloqueará la edición del documento y qué proveedor se utilizará. Confirma para enviar.

Importante: si no haces clic en «Enviar a firmar», los firmantes no recibirán la solicitud.

Cada firmante recibe un correo con la solicitud de firma y un botón para revisar el documento. El enlace expira en 24 horas; si expira, el firmante puede solicitar que se le reenvíe.

• Firmante interno: el enlace lo lleva al documento en LemonFlow.

• Firmante externo: el enlace abre el documento como invitado, sin necesidad de crear una cuenta ni iniciar sesión.

Desde el documento, el firmante puede:

• Comentar: seleccionando el texto, con clic derecho y la opción Añadir comentario. El firmante puede comentar, pero no editar.

• Rechazar: indicando el motivo del rechazo.

• Firmar: con el botón Firmar con seguido del nombre del proveedor (por ejemplo, «Firmar con Agile» o «Firmar con MiFiel»).

Al hacer clic en firmar, se abre el portal del proveedor para validar la identidad del firmante:

• Firma electrónica simple: el firmante recibe un código en su correo electrónico, lo copia y pega en el portal, y la firma se estampa. La ventana se cierra sola al terminar.

• Firma con verificación biométrica: además, el firmante debe escanear un código QR con su celular, escanear su rostro y su cédula de identidad.

Consejo: si el firmante es externo, compártele con anticipación qué pasos deberá seguir, sobre todo si usará verificación biométrica, para que tenga a mano su celular y su documento de identidad.

En el contrato verás el avance de la firma (por ejemplo, «1 de 2 firmas») y el estado de la ronda. Con un proveedor secuencial, el siguiente firmante recibe su notificación apenas firma el anterior.

Cuando todos firman, cada firmante recibe un correo confirmando que su firma fue exitosa y otro con el documento firmado. El firmante externo lo recibe como archivo adjunto; el interno puede revisarlo directamente en LemonFlow.

¿Dónde está la firma? la firma electrónica no aparece como una rúbrica manuscrita. El documento firmado incluye un certificado con la información de cada firmante y la validación realizada.

• Al enviar un documento a firma, las firmas necesarias quedan reservadas y no aparecen disponibles para otros contratos mientras el proceso esté en curso.

• Las firmas se descuentan cuando el documento queda firmado por todas las partes.

• Si un firmante rechaza el documento, la firma no se descuenta. Deberás hacer las correcciones y volver a enviar el documento a firma a todas las partes.

• Según el proveedor, el consumo puede ser por firmante o por documento: considéralo al estimar cuántas firmas necesitas.

Importante: si subes un PDF protegido o encriptado, no podrás avanzar con el proceso de firma. Usa una versión del documento sin protección.