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Was sind Ausfallstunden Kurzarbeit und worauf muss ich achten?
Die Ausfallstunden Kurzarbeit sind die gegenüber dem Dienstplan oder der regelmäßigen / üblichen Arbeitszeit ausgefallenen Stunden.
Sobald die Arbeitsagentur Kurzarbeit bewilligt hat, sind die Ausfallstunden in der monatlichen Abrechnung zu erfassen:
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Ausfallstunden zu erfassen:
wenn die Arbeitszeit prozentual gekürzt wird (A)
oder
individuelle Erfassung, eher in Ausnahmefällen (B)
Wichtig: Abwesenheiten vorab vollständig erfassen
Achten Sie unbedingt darauf, dass die Abwesenheitszeiten im Schritt 1 der Abrechnung vollständig korrekt erfasst sind (siehe auch unserer weiterer Artikel Urlaub, Krankheit & Co während Kurzarbeit). Denn wenn Sie nachträglich etwas verbessern, sind anschließend zusätzlich auch die Kurzarbeitergeldabrechnung und die Anträge an die Arbeitsagentur korrigiert einzureichen.
Unser TIPP:
In Monaten mit Kurzarbeit immer erst nach dem Monatswechsel abrechnen, auch wenn Sie dies sonst gegebenenfalls vorher tun.
A) Durchgängiger Arbeitsausfall
Dies ist die für Sie einfachere Variante: Können Sie den Arbeitsausfall konkret prozentual angeben, dann ermittelt lexoffice die monatlichen Ausfallstunden automatisch.
Das ist zum Beispiel dann der Fall,
wenn an zwei von fünf Arbeitstagen = 40 % gearbeitet wird
oder
wenn gar nicht gearbeitet wird (Arbeitsausfall = 100 %).
✅ Auch wenn Kurzarbeit während eines laufenden Monats beginnt oder endet, berücksichtigt lexoffice das korrekt für Sie.
Beispiel: Die Arbeit wird während der Corona-Krise komplett eingestellt
Für Mitarbeiter, die während der durch die Arbeitsagentur bewilligten Kurzarbeit gar nicht arbeiten, beträgt der Arbeitsausfall 100 %. Lexoffice berechnet aufgrund der Sollarbeitszeit in den Mitarbeiterstammdaten den Arbeitsausfall. Das gilt auch, wenn die Kurzarbeit erst im Lauf des Monats begonnen hat.
Für die Mitarbeiterin Andrea Angestellte gilt üblicherweise folgende Sollarbeitszeit:
Ab 16. März ist der Betrieb wegen der Corona-Krise komplett geschlossen, das heißt es liegt 100 % Arbeitsausfall vor.
So geben Sie das ein:
lexoffice ermittelt die 96 Ausfallstunden anhand der Soll-Arbeitszeit, wie diese in den Mitarbeiterdaten hinterlegt ist. Auch für Teilmonate.
B) Individuelle Ausfallstunden als Ausnahme
Die Ausfallstunden sollten Sie nur dann individuell ermitteln und eingeben, wenn sich diese mit durchgängigem prozentualen Ausfall nicht darstellen lassen. Also beispielsweise
wenn die Auftragslage sich kurzfristig bessert und zwischendurch mehr Stunden gearbeitet wird oder
Mitarbeiter sich komplett frei einteilen können, wann sie die Arbeitszeit leisten um bei reduzierte Auftragslage die benötigte Arbeitsleistung im Interesse der Firma und/oder der Kunden flexibel erbringen
Achtung: In Feiertagsmonaten oder bei paralleler Abwesenheiten über Support!
In Monaten mit gesetzlichen Feiertagen ist anteilig anstelle von Kurzarbeitergeld üblicherweise für Feiertage das Entgelt durch Sie fortzuzahlen (siehe Artikel Feiertage während Kurzarbeit). Hier kann lexoffice nur dann alles korrekt abwickeln, wenn die Ausfallstunden durchgängig als prozentualer Ausfall erfasst werden. Auch bei Urlaubs- oder Krankheitstagen während KuG-Bezug ist es nachteilig, Individuellen Arbeitsausfall zu erfassen. Wenn dies gar nicht vermeidbar ist, müssen Sie die darauf entfallenen Stunden selbst berechnen.
Daher wenden Sie sich in entsprechenden Fällen, mit konkreter Schilderung des Sachverhalts an den Support. Schreiben Sie uns über das Chat-Symbol rechts unten. Wir versuchen, Ihnen so schnell wie möglich eine sachgerechte Lösung zu schildern oder im Korrekturfall für Sie für den entsprechenden Monat zu erfassen.
Nennen Sie uns folgende Angaben für möglichst effiziente Unterstützung:
betroffene(r) Mitarbeiter und Abrechnungsmonat
wieviele Arbeitsstunden lagen tatsächlich vor, wieviele Ausfallstunden
warum lassen diese sich nicht prozentual als durchgängiger Arbeitsausfall darstellen (z. B. vorübergehend höhere Arbeitsleistung wegen nicht erwartetem Auftrag vom ... bis ...)
Leider ist es nicht immer so einfach wie im Beispiel 1 oben (Abschnitt A).
Beispiel - vorübergehend volle Arbeitsleistung (Teilmonat)
Seit April gilt im ganzen Betrieb zu 100 % Kurzarbeit. Nun kommt im Juli ein überraschender Auftrag rein: Sie bitten einen Mitarbeiter, die Woche vom Mo 6.7. bis Fr 10.7. voll = 40 Stunden zu arbeiten (5-Tage-Woche, Mo-Fr 8h/Tag = 40 h/Woche). Er braucht aber etwas länger und arbeitet tatsächlich insgesamt 46 Stunden an dem Job.
Lösung:
Sie setzen die 46 Stunden (IST-Stunden) ins Verhältnis mit den Sollstunden (im Juli 2020 = 23 Arbeitstage Mo-Fr * 8 Stunden = 184 Stunden). Wichtig: Fehlzeiten oder Feiertagsstunden ziehen Sie bei den Soll-Stunden nicht ab.
Das entspricht dann 25 % (also 46 * 100 / 184). Diese können Sie dann auch als durchgängigen Arbeitsausfall erfassen. Das entspricht zwar nicht genau dem Fall in der Praxis, kommt aber centgenau auf das gleiche Ergebnis.
TIPP:
Um die Sollstunden für einen Monat nicht manuell ermitteln zu müssen, ist es am einfachsten, lexoffice rechnen zu lassen. Geben Sie zunächst 100 % durchgängigen Arbeitsausfall für den Monat ein.
lexoffice zeigt Ihnen die Soll-Stunden für den Monat an (ohne Abwesenheiten / Feiertage abzuziehen).
Für die Verhältnisberechnung brauchen Sie dann nur noch die durch Kurzarbeit ausgefallenen Stunden des Mitarbeiters. Den so ermittelten Prozentsatz tragen Sie dann anstelle der hilfsweise eingegebenen 100 % ein (im Biespiel 25 %). Als Kontrolle sehen Sie dann wieder die IST-Stunden (hier 46 Stunden).
Übrigens: Sie können maximal zwei Nachkommastellen als Prozentwert eingeben, was im Einzelfall mal zu einer geringfügigen Abweichung führen kann.
❗️Achtung bei Abwesenheiten oder in Feiertagsmonaten:
Feiertags-/Urlaubs- oder Krankheitsstunden sind in der durch lexoffice errechneten Brutto-Sollarbeitszeit mit enthalten (der durch 100 % - Eingabe ermittelte Monatswert zieht zunächst keine Stunden dafür ab).
Für die Ermittlung des Prozentwertes setzen Sie dazu ausschließlich die wegen Kurzarbeit ausgefallenen Stunden ins Verhältnis. Und zwar ohne Abwesenheiten oder Feiertagsstunden mit einzurechnen, das macht lexoffice dann im Hintergrund: Immer vorausgesetzt diese sind vollständig erfasst bei der Abrechnung.
Beispiel - schwankender Arbeitsausfall
Sie haben bei der Arbeitsagentur zwar von April bis zunächst Oktober 60 % Arbeitsausfall (2-Tage-Woche anstatt 5-Tage-Woche) beantragt und genehmigt bekommen. Die Auftragslage schwankt bei Ihnen stark. Sie bitten einzelne Mitarbeiter in unterschiedlichem Umfang, diese Aufträge mit zu unterstützen über die 40 % Arbeitsleistung hinaus.
Lösung:
Im Normalfall passt es auch hier, die individuellen Ist-Stunden jedes Mitarbeiters ins Verhältnis mit seinen Sollstunden zu setzen. Dann können Sie auch hier durchgängigen Arbeitsausfall / prozentual erfassen.
Alternative Lösung (mit Abwesenheiten oder Feiertag):
Beauftragen Sie uns im Support und schildern Sie uns je Mitarbeiter (Namen nennen zwecks Eindeutigkeit)
Umfang beantragte Kurzarbeit, bezogen auf den Abrechnungsmonat (ggf. Teilmonat mit von-bis Datum)
Summe der Ist-Stunden (am besten wöchentlich), ggf. davon konkreter Anteil geleistete Feiertagsstunden falls an Feiertagen gearbeitet.
Wir bemühen uns dann um schnellstmöglichen Lösungsvorschlag und ggf. Umsetzung. Oder wir können dann bei der Entwicklung Anforderungen prüfen lassen, was hier geändert werden könnte um Ihre Anforderung künftig abzubilden.
Wichtig: Überprüfen der Mitarbeiter-Arbeitszeiten vor Beginn der Kurzarbeit
Damit die automatische Berechnung der Ausfallstunden zu korrekten Ergebnissen führt, ist es sinnvoll, nochmal je Mitarbeiter (1) nachzusehen, ob in den Vertragsdaten das Arbeitszeitmodell (3) korrekt erfasst ist.
Die Verteilung auf die Wochenarbeitstage können Sie ändern (4). Wenn die Arbeitszeit nicht an allen Tagen gleich ist, genügt es nicht, die wöchentliche Arbeitszeit (3) einzugeben, weil diese ansonsten gleichmäßig auf die betrieblichen Arbeitstage verteilt wird.
Ausfallstunden für Feiertage können Sie nur dann mit ansetzen, wenn für Mitarbeitende an diesem Tag Arbeitsleistung vorgesehen war, also generell Feiertage auch als Arbeitstage in Frage kommen, also wenn (5) = Ja.
Mehr Informationen dazu, wie Sie die Arbeitszeit richtig erfassen finden Sie in einem gesonderten Artikel.
(Stand: 7.8.2020)