Da wachsen selbst manchem Abrechnungsprofi graue Haare. Mit lexoffice dagegen brauchen Sie sich keine Sorgen um Ihre Frisur zu machen.
Das wichtigste vorweg: Besonders bei Kurzarbeit unverzichtbar, dass Sie die Abwesenheitszeiten im Schritt 1 jeder monatlichen Abrechnung gewissenhaft und vollständig prüfen und erfassen. Denn sonst kann es zu Berechnungsfehlern und nachträglichen Korrekturen kommen, welche doppelte Arbeit verursachen. Dafür ist es hilfreich zu wissen, wie sich einzelne Abwesenheiten auswirken.
Voraussetzungen für die automatische Berechnungen
Um von den nachfolgend beschriebenen Automatismen zu profitieren, sollten Sie diese drei Punkte beherzigen:
Erfassen Sie die Kurzarbeitergeld-Bewilligung (ggf. den vorherigen Antrag) im Kurzarbeit-Assistenten (links oben auf der Übersicht / Startseite im Lohn); falls Sie den Kurzarbeit-Assistenten ausgeblendet haben, können Sie ihn über diesen LINK wieder aktivieren.
Geben Sie die Ausfallstunden Kurzarbeit möglichst immer als durchgängige Ausfallstunden (prozentualer Ausfall) ein. Dann brauchen Sie nicht selbst rumzurechnen. lexoffice macht das automatisch für Sie. Und zwar bei allen Mitarbeitern mit durchgängigem, also gleichbleidenden Arbeitsausfall über einen ganzen Monat oder auch Teilmonat (also zum Beispiel Beginn der Kurzarbeit am 16. März). Hier ist der Arbeitsausfall quasi immer prozentual im Verhältnis zu normaler Arbeit darstellbar und wird so in der monatlichen Abrechnung erfasst.
Keine automatische Berechnung für Individuelle Ausfallstunden
Es dürfte höchst selten vorkommen, dass bei "fest angestellten" Mitarbeiter:innen die Arbeitszeit extrem schwankt und Sie keine regelmäßigen Wochenarbeitstage vereinbart haben. Dann rechnet lexoffice mit den betriebsüblichen Arbeitstagen, welche Sie in den Firmendaten angegeben haben und die sich ja mit Öffnungs- oder Betriebszeiten decken. Aushilfen wie Minijobber, Kurzfristig Beschäftigte oder Werkstudenten haben dagegen ohnehin keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.
Geben Sie möglichst nie individuelle Ausfallstunden an, weil lexoffice dann bei Abwesenheiten nicht wie nachstehend erläutert rechnerisch unterstützen kann. Falls Sie mal gar keinen anderen Ausweg sehen, dann schildern Sie lieber uns im Support den Sachverhalt: Wir versuchen dann, Ihnen einen Lösungsweg aufzuzeigen.
A) Erholungsurlaub während Kurzarbeit
Mitarbeiter verlieren nicht ihren Urlaubsanspruch bei Kurzarbeit. Selbst bei längerer "Kurzarbeit Null" (kompletter Arbeitsausfall) besteht der vereinbarte oder der gesetzliche Mindest-Jahresurlaubsanspruch unverändert. Bereits genehmigter Urlaub kann nicht wegen Kurzarbeit abgelehnt werden.
Nehmen Mitarbeiter während der Kurzarbeit Urlaubstage, so gibt es für diese Tage kein Kurzarbeitergeld sondern das volle, ungekürzte Urlaubsentgelt. Das ermittelt lexoffice automatisch.
B) Krankheit parallel zu Kurzarbeit
Sind Mitarbeiter während Kurzarbeit im Betrieb krank, dann richtet sich auch die Entgeltfortzahlung am prozentualen Arbeitsausfall im jeweiligen Monat aus.
Beispiel 1: Krankheit mit Entgeltfortzahlung
Ein Mitarbeiter ist "zu 50 % auf Kurzarbeit" und ist in diesem Monat zwei Tage krank. Er erhält Entgeltfortzahlung entsprechend des hälftigen Arbeitsausfalls
zur einen Hälfte regulär oben in den Lohnarten der Abrechnung und
zur anderen Hälfte in Höhe des Kurzarbeitergeldes (in der Abrechnung im Kurzarbeitergeld enthalten, erhöht als "Netto-Bezug" die Auszahlung unterhalb des eigentlichen Netto)
Der Erstattungsantrag für den regulären Teil der Lohnfortzahlung wird wie sonst üblich automatisch von lexoffice erstellt und an die Krankenkasse gemeldet nachdem Sie die Abrechnung freigegeben haben. Der im Kurzarbeitergeld enthaltene Teil wird in die Abrechnungsliste mit übernommen und von der Arbeitsagentur mit erstattet.
Das Abrechnungsbeispiel zeigt Ihnen meine Kollegin Claudia auch gern im zweiten Teil dieses Videos (auch inklusive Feiertagsfortzahlung für Stundenlöhner während Kurzarbeit):
Beispiel 2: Krankheit ohne Entgeltfortzahlung
Im Betrieb "herrscht" Kurzarbeit mit 100 % Ausfall. Eine Mitarbeiterin meldet sich ab 11. Mai für den Rest des Monats krank. Wegen Vorerkrankungen ist der 6-wöchige Entgeltfortzahlungsanspruch bereits abgelaufen. Sie erfassen also als Abwesenheiten Krankheit ohne Entgeltfortzahlung vom 11.5. - 31.5.
In diesem Fall erhält die Mitarbeiterin Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes. Kurios daran: Sie zahlen in diesem Fall Ihrem Mitarbeiter dieses Krankengeld im Auftrag der Krankenkasse aus und erhalten es auf Antrag erstattet. Den Antrag stellt Ihnen - wie nicht anders erwartet - natürlich lexoffice versandfertig zur Verfügung.
Das müssen Sie beachten:
Erfassen Sie (ganz normal) die Krankheitstage im ersten Abrechnungsschritt unter Abwesenheiten
geben Sie unbedingt die Ausfallstunden Kurzarbeit als durchgängigen prozentualen Arbeitsausfall ein
schließen Sie die Abrechnung erst kurz nach dem Monatswechsel ab. Oder zumindest frühestens dann, wenn Sie das Ende des Krankheitszeitraums wissen und keine sonstigen Änderungen mehr zu erwarten sind. Denn diesen Sachverhalt möchten Sie sicher nicht auch noch korrigieren müssen, oder? Zugegeben: Wir im Support auch nicht. 🤔
C) Sonderfall: Krankheitsbeginn vor Kurzarbeitbeginn
Normalerweise müssten Sie bei Krankheit das Entgelt bis zu sechs Wochen fortzahlen. Weil aber Kurzarbeit herrscht, wäre irgendwie auch die Arbeitsagentur "am Drücker". Hier ist es aber so, dass wenn sich zwei streiten, der Dritte sich vermutlich eher ärgert als freut: Jedenfalls erhält hier der Mitarbeiter ab betrieblichem Kurzarbeit-Beginn "Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes" - und zwar von seiner Krankenkasse.
Und um es für den Mitarbeiter so unbürokratisch wie möglich zu machen: Sie strecken das finanziell vor im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Beschäftigten über die Lohnabrechnung . Und "dürfen" es sich von der Krankenkasse zurückholen. Aber nicht über den normalen Umlage-Erstattungsantrag wie bei sonstigen Krankheitszeiten, sondern über einen gesonderten Antrag. Dafür bekommen Sie die Kohle aber voll zurück und nicht nur anteilig.
Hört sich wahnsinns-deutsch-kompliziert an 🤯, nicht wahr?
Ist es eigentlich auch, aber nicht mit lexoffice!
So gehen Sie im Detail vor
Erfassen Sie die Abwesenheit Krankheit
Wichtig: Solange noch Anspruch auf die sechswöchige Entgeltfortzahlung besteht als "normale Krankheit", also NICHT(!) "ohne Entgeltfortzahlung"; nur so wird sicher gestellt, dass lexoffice die Krankenkassen-Abrechnung dafür korrekt erstellt.
Wenn die Krankheit länger als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit auslösen sollte, ist natürlich ab Beginn der 7. Woche Krankheit ohne Entgeltfortzahlung zu erfassen.
Ausfallstunden erfassen (Anfang Juni im Rahmen der Lohnabrechnung Mai)
Im Schritt Löhne und Gehälter erfassen Sie die Ausfallstunden prozentual über den ganzen Monat; und zwar unabhängig davon dass der Mitarbeiter krank ist inklusive der Krankheitsdauer. Also zum Beispiel durchgängige Ausfallzeit mit 40/60/80/100 % Arbeitsausfall - wie eben von der Arbeitsagentur genehmigt).
Den sich überschneidenden Zeitraum erkennt lexoffice und grenzt ab, was anteilig Krankengeld in Höhe KuG und was (ab Arbeitsfähigkeit) tatsächlich als Kurzarbeitergeld ausgezahlt und von wem zurückgefordert werden soll.
Schließen Sie den Monat ab, sobald Ihnen alle Daten vorliegen (am besten nach dem Monatswechsel). Nach Freigabe der Mai-Abrechnung brauchen Sie nur noch den Antrag auszudrucken, zu unterschreiben und an die Krankenkasse zu schicken. Und dann auf den Zahlungseingang zu warten.
Sie finden ihn - wie auch die Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld (4) über das Menü > Dokumente (1) > Dokumente für Sie als Arbeitgeber (2) bei den Krankenkassen-Dokumenten (3).
Bei der Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld ist ein fertig an die Krankenkasse addressiertes Anschreiben mit dabei, Sie brauchen also nur noch unterschreiben, eintüten und versenden.
Bitte um feedback zur Verständlichkeit
Ist das für Sie alles nachvollziebar? Gerne kritisches feedback mit konkreten Punkten, wo Sie ggf. einen Abhänger haben, oder wo es "too much" ist. Vielen Dank 😎